SES Hospedajes : ce que c’est, comment s’inscrire et se conformer en 2026
SES Hospedajes est la plateforme du ministère espagnol de l’Intérieur par laquelle les hébergements touristiques déclarent les données de leurs clients. Nous vous expliquons ce que c’est, qui est concerné et comment vous mettre en conformité sans effort.
Commencer gratuitementEn bref
SES Hospedajes est la plateforme du ministère espagnol de l’Intérieur par laquelle tous les hébergements touristiques d’Espagne déclarent les données de leurs clients. Elle remplace les anciens systèmes Webpol et Hospederías et est pleinement opérationnelle depuis fin 2024. La déclaration doit être effectuée dans un délai maximum de 24 heures après l’arrivée du client, conformément au décret royal 933/2021.
Qu’est-ce que SES Hospedajes ?
SES Hospedajes est la plateforme numérique du ministère espagnol de l’Intérieur par laquelle les établissements d’hébergement déclarent aux autorités les données des personnes qui y séjournent.
Elle fait partie du système SES (Sistema de Entrada de Viajeros) et remplace d’anciens systèmes de déclaration comme Webpol et Hospederías. Elle est pleinement opérationnelle depuis fin 2024.
L’objectif est de centraliser et de numériser l’enregistrement des voyageurs, qui reposait jusqu’ici sur des fiches papier ou des systèmes dispersés.
Sources officielles
- hospedajes.ses.mir.es— Portail officiel SES Hospedajes (ministère de l’Intérieur)
- BOE-A-2021-17461 — Décret royal 933/2021— Texte consolidé au Journal officiel espagnol (BOE)
- interior.gob.es— Ministère de l’Intérieur — informations institutionnelles
Qui est tenu d’utiliser SES Hospedajes ?
L’obligation s’applique à tout établissement exerçant une activité d’hébergement, quelle que soit sa taille.
- ✓Hôtels, auberges et pensions.
- ✓Appartements touristiques et logements à usage touristique.
- ✓Gîtes ruraux et hébergements de tourisme rural.
- ✓Campings et aires de camping.
- ✓Plateformes et gestionnaires qui interviennent dans la location de ces hébergements.
S’inscrire : bailleur, établissement et les deux identifiants
Avant de pouvoir envoyer la moindre fiche, il faut s’inscrire sur le site officiel du ministère de l’Intérieur, en vous identifiant avec un certificat numérique, le DNI électronique ou Cl@ve (et, pour signer l’inscription, en étant inscrit à Cl@ve Firma ou avec autofirm@ installé). Vous enregistrez d’abord l’entité — le bailleur, l’entreprise ou la personne titulaire de l’activité, le sujet obligé — qui reçoit un code de bailleur ; vous enregistrez ensuite chaque établissement, chaque hébergement physique, et chacun reçoit son propre code. Les deux codes comptent 10 caractères ou moins et ne doivent pas être confondus avec le numéro d’enregistrement touristique régional (VT, VFT…).
Une fois cela fait, vous disposez de deux identifiants distincts : ceux de l’application (votre numéro de document) et ceux du service web, gérés par entité dans « Servicio de comunicación » → « Credenciales » — en choisissant l’entité si vous en gérez plusieurs — dont le mot de passe n’est jamais affiché, seulement modifiable. Notre guide étape par étape parcourt chaque écran de ce processus.
Ressources associées
- Comment s’inscrire à SES Hospedajes étape par étape— Le parcours complet de l’inscription, écran par écran
- Bailleur, établissement et un compte pour plusieurs logements— Le code de bailleur, le code d’établissement et l’organisation de plusieurs hébergements
- Certificat numérique et Cl@ve : accès et échecs de connexion— Les échecs d’accès les plus courants et pourquoi l’erreur 401 ne vient presque jamais du certificat
Quelles données envoyer et dans quel délai
Pour chaque client, il faut déclarer un large ensemble de données : identification (nom, prénom, type et numéro de document), date de naissance, nationalité, sexe, coordonnées et résidence, ainsi que des informations sur la réservation, les dates et le paiement.
Les données des mineurs doivent également être enregistrées, y compris celles des moins de 14 ans, en indiquant leur lien avec l’adulte responsable.
La déclaration doit être effectuée dans un délai maximum de 24 heures à compter de l’arrivée du client (check-in).
| Document | Qui l’utilise | Le numéro de support est-il envoyé ? |
|---|---|---|
| DNI | Citoyens espagnols | Oui |
| NIE / TIE | Étrangers résidant en Espagne | Oui |
| Carte d’identité nationale d’un autre pays de l’UE | Citoyens de l’UE | Non |
| Passeport | Toutes nationalités | Non |
Le numéro de support se compose de trois lettres et six chiffres sur le DNI, et d’un « E » suivi de huit chiffres sur le NIE. Il n’est jamais envoyé avec un passeport.
Comment vous mettre en conformité avec SES Hospedajes sans effort
Effectuer cet envoi manuellement, client par client, prend des heures et multiplie les risques d’erreur. BookCheckin automatise l’ensemble du processus de bout en bout.
Le client effectue son check-in en ligne avant son arrivée : il scanne son document, vérifie ses données et signe. BookCheckin valide les informations et les envoie à SES Hospedajes dans le délai légal, et conserve le justificatif.
Les cas qui posent le plus de questions : mineurs, étrangers, délais et erreurs
Le fonctionnement général de SES Hospedajes est simple, mais la plupart des questions concrètes portent sur des cas précis : comment enregistrer un mineur, quel document est valable pour un client étranger, que faire en cas de dépassement du délai de 24 heures, ou comment corriger une fiche déjà envoyée. Nous traitons chacun de ces cas en détail dans son propre guide :
| Type d’infraction | Montant | Cas typique |
|---|---|---|
| Légère | De 100 à 600 € | Envoyer la fiche après le délai de 24 heures |
| Grave | De 601 à 30 000 € | Ne pas déclarer le séjour |
Montants prévus par la loi organique 4/2015. La qualification exacte est décidée par l’autorité de sanction : un envoi tardif relève généralement de l’infraction légère ; ne pas déclarer le séjour peut être grave.
Ressources associées
- Enregistrement des mineurs dans SES Hospedajes— La règle des 14 ans et le champ du lien de parenté, obligatoire et motif fréquent de rejet
- Clients étrangers : passeport, NIE et carte d’identité— Quel document est valable selon la nationalité, et quand envoyer le numéro de support
- Fiche de voyageurs hors délai— Ce qui se passe en cas de dépassement du délai de 24 heures : infraction mineure ou grave
- Annuler ou corriger une fiche déjà envoyée— Pourquoi il n’existe pas de bouton « modifier » et comment corriger une donnée en annulant le lot
- Certificat numérique et Cl@ve : accès et échecs de connexion— Comment accéder au portail et pourquoi l’erreur 401 ne vient presque jamais du certificat
- Enregistrement des voyageurs en Catalogne et au Pays basque— Pourquoi ces deux régions n’utilisent pas SES Hospedajes
- Fiche de voyageurs ou déclaration de réservation— Les deux types de communication de SES, et lequel correspond à chaque moment
Comment envoyer la fiche de police à SES Hospedajes, étape par étape
Procédure pour déclarer les données des clients sur SES Hospedajes dans le délai légal de 24 heures.
- 1
Ouvrez le portail SES Hospedajes
Rendez-vous sur https://hospedajes.ses.mir.es depuis un navigateur. Ce portail est le point d’entrée national du système du ministère de l’Intérieur.
- 2
Identifiez-vous avec vos identifiants d’accès à l’application
Connectez-vous avec votre identifiant personnel — votre numéro de document — et votre mot de passe de l’application, celui obtenu en achevant l’inscription comme assujetti. Ce ne sont pas les identifiants du service web : ceux-là servent uniquement à un système connecté qui envoie des fiches automatiquement.
- 3
Téléversez le lot XML avec les enregistrements des voyageurs
Générez un fichier XML contenant les 21 données obligatoires par client et le champ soporteDocumento, ou saisissez-les manuellement dans le formulaire. Chaque envoi groupé est appelé un lot (lote).
- 4
Confirmez l’envoi du lot
Validez le contenu du lot et confirmez-le. Le système traite les enregistrements et rejette ceux dont les données sont incomplètes ou mal formées, ce qui vous permet de les corriger avant l’échéance des 24 heures.
- 5
Conservez le code du lot comme justificatif
Une fois accepté, SES Hospedajes renvoie un code de lot unique. Conservez-le : c’est la preuve légale que la déclaration a été présentée dans les délais et qu’elle couvre votre obligation au titre du RD 933/2021.
Questions fréquentes
SES Hospedajes est-il obligatoire ?+
Oui. Tous les établissements d’hébergement en Espagne sont tenus de déclarer les données de leurs clients via le système SES du ministère de l’Intérieur.
Que sont devenus Webpol et Hospederías ?+
Les anciens systèmes Webpol et Hospederías ont été remplacés par la plateforme SES Hospedajes, qui centralise la déclaration des voyageurs à l’échelle nationale.
Combien de temps ai-je pour envoyer les données ?+
La déclaration doit être effectuée dans les 24 heures suivant l’arrivée du client. Avec BookCheckin, l’envoi est automatique et s’effectue en quelques secondes.
Faut-il enregistrer les mineurs ?+
Oui. Les données des mineurs, y compris celles des moins de 14 ans, doivent également être déclarées, en indiquant leur lien avec l’adulte responsable.
Que se passe-t-il si j’envoie la fiche hors délai ?+
Un envoi tardif constitue déjà un manquement, généralement qualifié d’infraction mineure (de 100 à 600 €). Il vaut tout de même mieux l’envoyer en retard que ne pas l’envoyer du tout : ne pas déclarer le séjour peut être qualifié d’infraction grave (de 601 à 30 000 €), conformément à la Loi organique 4/2015.
Peut-on corriger ou annuler une fiche déjà envoyée ?+
SES Hospedajes ne propose pas de fonction « modifier » une déclaration déjà transmise. Pour corriger une donnée, il faut annuler le lot (avec le code renvoyé par le système lors de son acceptation) et redéclarer l’ensemble du séjour avec les informations correctes.
Quel document est valable pour un client étranger ?+
Le passeport est valable pour toute nationalité. Un étranger résident en Espagne s’identifie avec son NIE/TIE, et un citoyen de l’UE peut aussi utiliser sa carte d’identité nationale. Le numéro de support (trois lettres et six chiffres sur le DNI ; un « E » suivi de huit chiffres sur le NIE) n’est envoyé qu’avec un DNI ou un NIE, jamais avec un passeport.
Puis-je conserver une copie de la carte d’identité ou du passeport du client ?+
Non. Depuis juin 2025, l’AEPD (l’autorité espagnole de protection des données) a précisé qu’il n’est pas permis de conserver une copie du document — ni photocopie, ni scan, ni photo. La loi impose de recueillir les données de l’Annexe I, pas une image du document.
Comment accède-t-on au portail de SES Hospedajes ?+
Avec un moyen d’identification électronique : certificat numérique de la FNMT, DNI électronique ou Cl@ve. C’est différent des identifiants du service web (nom d’utilisateur et mot de passe) que le bailleur utilise pour envoyer les fiches depuis un système connecté, gérés par entité dans « Servicio de comunicación » → « Credenciales », pas par établissement.
SES Hospedajes s’applique-t-il aussi en Catalogne et au Pays basque ?+
Non. Ces deux régions disposent de leur propre police, et les hébergements déclarent les données de leurs clients aux Mossos d’Esquadra ou à l’Ertzaintza, et non à SES Hospedajes. BookCheckin transmet automatiquement au SES Hospedajes national, et couvre la Catalogne autrement : vous enregistrez sur l’hébergement l’identifiant d’établissement attribué par les Mossos, et BookCheckin prépare le fichier de voyageurs à leur format officiel, que vous téléversez vous-même sur registreviatgers.mossos.gencat.cat. Pour le Pays basque, avec l’Ertzaintza, c’est identique : vous enregistrez sur l’hébergement le code d’établissement attribué par l’Ertzaintza, et BookCheckin prépare le fichier XML pour son Registro Hostelero, que vous déposez vous-même sur le portail de l’Ertzaintza.
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