SES Hospedajes : ce que c’est, comment s’inscrire et se conformer en 2026

Qu’est-ce que SES Hospedajes ?

SES Hospedajes est la plateforme numérique du ministère espagnol de l’Intérieur par laquelle les établissements d’hébergement déclarent aux autorités les données des personnes qui y séjournent.

Elle fait partie du système SES (Sistema de Entrada de Viajeros) et remplace d’anciens systèmes de déclaration comme Webpol et Hospederías. Elle est pleinement opérationnelle depuis fin 2024.

L’objectif est de centraliser et de numériser l’enregistrement des voyageurs, qui reposait jusqu’ici sur des fiches papier ou des systèmes dispersés.

S’inscrire étape par étape : bailleur, établissement et Cl@ve

Avant de pouvoir envoyer la moindre fiche, il faut s’inscrire au système. L’inscription repose sur deux notions qu’il vaut mieux ne pas confondre : le bailleur — l’entreprise ou la personne titulaire de l’activité d’hébergement, le sujet obligé, celui qui répond devant l’Administration — et l’établissement, chaque hébergement physique concret depuis lequel des voyageurs sont hébergés. Un même bailleur peut avoir un ou plusieurs établissements.

La démarche s’effectue sur le site officiel et exige un moyen d’identification électronique : certificat numérique de la FNMT (de personne physique ou de représentant de l’entreprise), DNI électronique ou Cl@ve. Sans l’un d’eux, vous n’accédez même pas au formulaire d’inscription.

Le certificat numérique est la voie la plus courante, surtout lorsque l’activité est exercée par une entreprise. Il doit être valide et correctement installé dans le navigateur depuis lequel vous vous connectez : un certificat expiré — ou installé dans un autre navigateur — est la cause la plus fréquente d’un accès refusé. Cl@ve est l’alternative si vous préférez ne pas gérer de certificat, avec une exigence propre : s’être inscrit au préalable au système.

Lorsque vous enregistrez le titulaire, le système lui associe un code de bailleur qui l’identifie comme sujet obligé et qui figure dans l’en-tête de chaque communication : c’est ainsi que SES Hospedajes sait qui présente la fiche. Ensuite, chaque hébergement que vous enregistrez obtient son propre code d’établissement, qui identifie le bien précis dans chaque fiche, et génère ses propres identifiants de communication : un nom d’utilisateur et un mot de passe propres au service d’envoi.

Ces identifiants d’envoi ne sont pas la même chose que le certificat ou Cl@ve avec lesquels vous vous connectez au site, et les confondre est l’écueil le plus fréquent du premier envoi. L’erreur 401 ne vient presque jamais du certificat, mais d’un espace invisible copié en trop en collant le nom d’utilisateur ou le mot de passe : ressaisissez-les sans espace avant ni après. Si nécessaire, ils peuvent être régénérés sur le site officiel, sachant que les précédents cessent d’être valides et doivent être mis à jour dans tout système connecté qui les utilise.

La structure se présente en couches : un bailleur (le sujet obligé) → plusieurs établissements (chaque logement) → chaque établissement avec son code et ses identifiants d’envoi. C’est le schéma pensé pour ceux qui gèrent plusieurs hébergements, car un compte différent par logement n’est pas nécessaire. Et si vous administrez des logements appartenant à plusieurs propriétaires et que chacun est titulaire de sa propre activité, chaque propriétaire est un bailleur distinct pour le système, avec ses propres établissements : pour chaque logement, mieux vaut savoir clairement au nom de quel titulaire les fiches sont présentées, car le bailleur est celui qui répond légalement de la communication.

Une fois l’inscription faite commence l’obligation récurrente : déclarer chaque séjour dans les 24 heures suivant l’arrivée du client et conserver le code de lot que le système renvoie lorsqu’il accepte l’envoi, qui est la preuve d’une déclaration dans les délais. Le parcours de l’inscription, dans l’ordre, est toujours celui-ci :

• ✓Préparez votre moyen d’identification électronique : certificat numérique, DNI électronique ou Cl@ve, avec l’inscription préalable faite si vous choisissez cette dernière voie.
• ✓Enregistrez le bailleur, le titulaire de l’activité d’hébergement : c’est lui qui reçoit le code de bailleur et qui répond légalement des communications.
• ✓Enregistrez chaque établissement rattaché à ce même bailleur ; chaque hébergement obtient son propre code d’établissement.
• ✓Conservez les identifiants de communication de chaque établissement — nom d’utilisateur et mot de passe du service d’envoi — copiés sans espace avant ni après.
• ✓Pour vous développer, ajoutez de nouveaux établissements au même bailleur : inutile de refaire l’inscription du titulaire à chaque fois.

Comment vous mettre en conformité avec SES Hospedajes sans effort

Effectuer cet envoi manuellement, client par client, prend des heures et multiplie les risques d’erreur. BookCheckin automatise l’ensemble du processus de bout en bout.

Le client effectue son check-in en ligne avant son arrivée : il scanne son document, vérifie ses données et signe. BookCheckin valide les informations et les envoie à SES Hospedajes dans le délai légal, et conserve le justificatif.