Quels documents accepte SES Hospedajes pour les clients étrangers — passeport, NIE et carte d’identité de l’UE —, quand envoyer le numéro de support, comment éviter le rejet pour nationalité et ce que dit l’AEPD sur la copie du document.
En bref
Pour un client étranger, SES Hospedajes accepte le passeport (valable pour n’importe quelle nationalité), le NIE/TIE de l’étranger résidant en Espagne et la carte d’identité nationale d’un citoyen de l’UE. Le numéro de support ne s’envoie qu’avec le DNI et le NIE, jamais avec un passeport ni une carte d’identité de l’UE, et la nationalité doit être choisie dans la liste officielle, pas saisie à la main.
Depuis juin 2025, l’AEPD a précisé qu’il n’est pas permis de conserver une copie du DNI ou du passeport : ce qu’il faut recueillir, ce sont les données de l’Annexe I, pas une image du document.
Quels documents accepte SES Hospedajes
Avec un client étranger, la première question est de savoir quel document est valable. SES Hospedajes fonctionne avec un catalogue fermé de types de document, et choisir le bon est ce qui permet à tous les autres champs de se valider correctement. En résumé :
| Profil du voyageur | Document | Numéro de support ? |
|---|---|---|
| Espagnol | DNI (NIF) | Oui |
| Étranger résidant en Espagne | NIE / TIE | Oui |
| Citoyen de l’UE / EEE | Carte d’identité nationale de son pays | Non |
| Toute nationalité | Passeport | Non |
Le passeport est valable pour tout voyageur étranger ; le citoyen de l’UE peut également s’identifier avec sa carte d’identité nationale. Le numéro de support ne s’envoie qu’avec le DNI et le NIE.
Le numéro de support : uniquement pour le DNI et le NIE
Le numéro de support est la source de confusion la plus fréquente avec les clients étrangers. C’est une donnée que seules la carte du DNI et celle du NIE/TIE possèdent, pas le passeport ni la carte d’identité d’un autre pays. Il sert à identifier l’exemplaire physique de la carte et change à chaque renouvellement.
Ses formats sont fixes : sur le DNI, ce sont trois lettres suivies de six chiffres (par exemple, BMP123456) ; sur le NIE/TIE, c’est un « E » suivi de huit chiffres (par exemple, E12345678). Une erreur qui entraîne le rejet de l’envoi consiste à transmettre un numéro de support avec un passeport : comme le passeport n’en a pas, le système renvoie la communication. La règle est simple : le support uniquement avec le DNI et le NIE ; jamais avec un passeport ou une carte d’identité de l’UE.
La nationalité : choisissez-la dans la liste, ne la saisissez pas
La nationalité est un autre rejet classique avec les étrangers. Le système attend un code pays issu de la liste officielle ; si on le saisit à la main (« Allemagne », « Germany », « DE »…), il arrive souvent que la valeur ne corresponde à aucun code reconnu et que la communication soit rejetée.
La correction consiste toujours à sélectionner le pays dans la liste plutôt que de le saisir. Ainsi, le code transmis est le bon et ne dépend pas de la façon dont le réceptionniste ou le client lui-même l’a écrit. C’est une erreur purement mécanique : il n’est pas nécessaire de demander quoi que ce soit au voyageur, il suffit de bien choisir.
Copie du document : ce que dit l’AEPD
Il convient ici d’être précis, car la confusion est grande. Depuis juin 2025, l’Agence espagnole de protection des données a précisé qu’il n’est pas permis de conserver une copie du DNI ou du passeport du client — ni photocopie, ni scan, ni photo prise avec le mobile et conservée. Ce que la loi oblige à recueillir, ce sont les données de l’Annexe I, pas une image du document.
Cela correspond à la façon dont un bon check-in doit fonctionner : l’objectif est de capturer les bonnes données, pas d’accumuler des images de documents. Vérifier l’identité et transférer les champs exigés suffit ; conserver la photographie du passeport est précisément ce que l’AEPD déconseille.
Comment BookCheckin résout ce problème
BookCheckin est conçu précisément pour ce scénario. Le client scanne lui-même son document avec l’appareil photo de son mobile, et le système extrait les données par OCR — lecture de texte —, sans reconnaissance faciale. Il sélectionne le bon type de document (DNI, NIE, passeport ou autre), envoie le numéro de support uniquement quand c’est nécessaire, et reprend la nationalité comme un code pays valide, évitant le rejet dû à une saisie manuelle.
Et conformément au critère de l’AEPD, nous ne stockons pas l’image du document : nous l’utilisons pour lire les données et ne la conservons pas. Ainsi, la fiche de voyageurs est envoyée complète et correcte pour n’importe quelle nationalité, sans conserver de copies que vous ne devez pas avoir. Vous pouvez commencer avec un seul logement, sans minimum.
Ressources associées
- Guide de SES Hospedajes— Ce que c’est, qui y est soumis et quelles données exige l’enregistrement des voyageurs
- Modèle de fiche de voyageurs— Les champs obligatoires de chaque voyageur, pour les recueillir sans erreur
- Inscription à SES Hospedajes étape par étape— Comment vous inscrire et envoyer votre première fiche de voyageurs
Comment enregistrer un client étranger dans SES Hospedajes
Choisir le bon document, envoyer le numéro de support uniquement quand c’est nécessaire, et éviter le rejet pour nationalité.
- 1
Choisissez le bon type de document
Utilisez le passeport pour n’importe quelle nationalité, le NIE/TIE pour un étranger résidant en Espagne, et la carte d’identité nationale pour un citoyen de l’UE. Le système fonctionne avec un catalogue fermé : DNI, NIE, passeport et « autre document ».
- 2
Envoyez le numéro de support uniquement avec le DNI ou le NIE
Le numéro de support n’existe que sur la carte du DNI (trois lettres et six chiffres) et celle du NIE/TIE (un « E » et huit chiffres). L’envoyer avec un passeport entraîne le rejet de la communication.
- 3
Sélectionnez la nationalité dans la liste
Choisissez le pays dans la liste officielle plutôt que de le saisir manuellement, afin qu’un code reconnu soit transmis. C’est la cause la plus fréquente de rejet pour nationalité, et elle se corrige sans rien demander au client.
- 4
Ne conservez pas de copie du document
Recueillez les données de l’Annexe I, pas une image : l’AEPD a précisé qu’il n’est pas permis de conserver une copie du DNI ou du passeport.