Logiciel d’enregistrement des voyageurs pour l’Espagne
En bref
BookCheckin est un logiciel d’enregistrement des voyageurs pour les hébergements touristiques en Espagne. Il recueille les données du voyageur via un check-in en ligne et la numérisation du document (DNI, NIE ou passeport), puis transmet automatiquement la déclaration des voyageurs à SES Hospedajes, le système national du ministère de l’Intérieur exigé par le décret royal 933/2021, dans le délai légal de 24 heures. Les forfaits démarrent à 3 €/hébergement/mois, sans minimum ni commission, avec 3 mois d’essai gratuit.
- Système
- SES Hospedajes (national)
- Réglementation
- RD 933/2021
- Délai de déclaration
- 24 h (automatique en quelques secondes)
- À partir de
- 3 €/hébergement/mois
Comment ça marche, étape par étape
Du lien de check-in à l’accusé de réception du ministère, sans jamais vous connecter au portail officiel.
La réservation arrive
Vous créez l’hébergement et ajoutez la réservation manuellement, ou vous la synchronisez depuis votre PMS ou votre canal de réservation. BookCheckin génère un lien de check-in unique pour le voyageur.
Le voyageur fait son check-in en ligne
Il reçoit le lien par e-mail, WhatsApp ou SMS et renseigne ses données depuis son téléphone, dans sa langue, avant son arrivée.
Il numérise son document
Il photographie son DNI, son NIE ou son passeport. Notre IA extrait le prénom, le nom de famille, le numéro de document, la nationalité et la date de naissance — sans aucune saisie manuelle.
Il vérifie, valide et signe
Le voyageur confirme ses données et signe numériquement. BookCheckin valide chaque champ par rapport à ce que SES Hospedajes accepte avant tout envoi.
La déclaration est transmise à SES Hospedajes
La déclaration des voyageurs est communiquée automatiquement au système national du ministère de l’Intérieur, et l’accusé de réception est conservé avec la réservation, prêt pour toute inspection.
Ce qui est inclus
Tout ce qu’il faut pour respecter le RD 933/2021 et accélérer le check-in — décrit honnêtement, sans promesses que nous ne tenons pas.
- Check-in en ligne pour les voyageurs, multilingue, depuis n’importe quel appareil.
- Numérisation du DNI, du NIE et du passeport par IA (OCR) : le voyageur ne saisit pas ses données.
- Envoi automatique de la déclaration des voyageurs à SES Hospedajes (système national).
- Validation préalable de chaque champ selon les formats exigés par SES Hospedajes.
- Signature numérique du voyageur et accusé de réception de chaque envoi conservé à des fins d’audit.
- Données chiffrées sur des serveurs européens et conservées uniquement le temps exigé par la loi (RGPD).
Ce que nous NE faisons PAS (et que d’autres ne vous disent pas)
Aucune reconnaissance faciale au check-in
La vérification repose sur le document : numérisation OCR et confirmation du voyageur. Le check-in n’utilise aucune reconnaissance faciale : il vérifie le document par OCR, pas le visage.
Nous ne stockons pas les images des documents
Nous extrayons les données exigées par la loi et ne conservons pas la photo du DNI ou du passeport du voyageur. Moins de données sensibles stockées, moins de surface de risque.
Nous transmettons uniquement au système national (SES Hospedajes)
La Catalogne (Mossos d’Esquadra) et le Pays basque (Ertzaintza) ont leur propre registre policier, auquel nous ne transmettons pas de données aujourd’hui. BookCheckin ne prend pas encore en charge les hébergements de ces communautés : il est impossible de créer des liens de check-in pour eux.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un logiciel d’enregistrement des voyageurs ?+
C’est un outil qui recueille les données d’identification de chaque voyageur et les communique aux autorités comme l’exige la loi espagnole. Avec BookCheckin, le voyageur fait son check-in en ligne et numérise son document, et la déclaration des voyageurs est transmise automatiquement à SES Hospedajes, le système national du ministère de l’Intérieur.
BookCheckin transmet-il la déclaration à SES Hospedajes automatiquement ?+
Oui. Dès que le voyageur termine son check-in et signe, BookCheckin construit la déclaration dans le format exigé par SES Hospedajes et la transmet au système national en quelques secondes, sans que vous ayez à vous connecter au portail officiel. Le délai légal est de 24 heures à compter de l’arrivée du voyageur.
Quels documents peut-il numériser ?+
Les DNI et NIE espagnols — recto et verso — ainsi que les passeports. L’IA extrait le prénom, le nom de famille, le numéro de document, la nationalité et la date de naissance, et le voyageur vérifie les données avant de signer. Rien n’est saisi à la main.
Utilise-t-il la reconnaissance faciale ou conserve-t-il les photos des documents ?+
Non. Pendant le check-in, BookCheckin n’utilise aucune reconnaissance faciale — il vérifie le document, pas le visage — et ne stocke pas les images du DNI ou du passeport. Il extrait uniquement les données que la réglementation exige de communiquer et les conserve chiffrées pendant la durée légalement établie.
Est-ce que cela fonctionne si mon hébergement se trouve en Catalogne ou au Pays basque ?+
BookCheckin transmet au système national SES Hospedajes. La Catalogne et le Pays basque maintiennent leurs propres registres policiers (Mossos d’Esquadra et Ertzaintza), auxquels nous ne transmettons pas de données aujourd’hui. BookCheckin ne prend pas encore en charge les hébergements de ces communautés : il est impossible de créer des liens de check-in pour eux.
Combien coûte le logiciel d’enregistrement des voyageurs ?+
Les forfaits BookCheckin démarrent à 3 €/hébergement/mois, fonctionnent dès 1 hébergement et ne facturent aucune commission par check-in, par voyageur ni par déclaration envoyée. Les 3 premiers mois sont gratuits, puis le prix standard de votre forfait s’applique.
Dans quel délai faut-il envoyer la déclaration des voyageurs ?+
Le décret royal 933/2021 exige de communiquer les données dans un délai maximum de 24 heures à compter de l’arrivée du voyageur. BookCheckin le fait automatiquement en quelques secondes dès que le voyageur termine son check-in, si bien que le délai cesse d’être un risque.
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