BookCheckin (bookcheckin.com) est une plateforme Software-as-a-Service proposant des services automatisés de check-in des clients hébergés et de déclaration réglementaire pour les établissements d'hébergement en Espagne, exploitée par Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Espagne.
Responsable du traitement : L'établissement d'hébergement (hôtel, auberge, appartement, etc.) qui utilise BookCheckin pour collecter les données des clients hébergés.
Sous-traitant : Serlet Servicios Auxiliares (BookCheckin), agissant sur instructions du Responsable du traitement.
Pour toute question relative à cette politique : privacy@bookcheckin.com
| Données | Finalité | Base juridique |
|---|---|---|
| Nom, adresse e-mail, nom d'utilisateur | Création de compte et authentification | Exécution du contrat (art. 6(1)(b) RGPD) |
| Profil Google / Apple (nom, e-mail) | Connexion optionnelle via Google ou Apple, si vous choisissez la connexion sociale | Exécution du contrat (art. 6(1)(b)) |
| Données de facturation (via Stripe) | Traitement des paiements | Exécution du contrat |
| Horodatages de connexion, adresses IP, appareil/agent utilisateur | Sécurité, gestion des sessions et prévention de la fraude | Intérêts légitimes (art. 6(1)(f)) |
| Photo de profil (facultative) | Affichée pour vous et les membres de votre équipe au sein de la plateforme, afin de personnaliser votre compte. Vous choisissez de la téléverser ou non et pouvez la supprimer à tout moment dans les Paramètres ; elle est supprimée immédiatement en cas de retrait ou de suppression du compte. | Consentement (art. 6(1)(a)) |
| Catégorie de données | Exemples | Base juridique |
|---|---|---|
| Identité | Nom complet, date de naissance, nationalité, sexe | Obligation légale (art. 6(1)(c)) — Décret royal 933/2021 |
| Document d'identité | Type de document, numéro, numéro de support. L'image scannée du document est traitée de manière transitoire pour en extraire ces données et n'est pas stockée sur nos serveurs (voir section 4). | Obligation légale (art. 6(1)(c)) |
| Résidence | Adresse, ville, code postal, pays | Obligation légale (art. 6(1)(c)) |
| Signature | Signature électronique / déclaration recueillie lors du check-in (clients hébergés majeurs) | Obligation légale (art. 6(1)(c)) |
| Données des mineurs | Pour les enfants de moins de 14 ans : nom, date de naissance, nationalité et lien de parenté avec l'adulte accompagnant. Aucun document d'identité ni signature n'est requis pour les moins de 14 ans. | Obligation légale (art. 6(1)(c)) |
| Contact | Téléphone, e-mail (fournis par le client hébergé ; peuvent également être importés depuis la réservation) | Intérêts légitimes du Client |
| Données de séjour | Dates d'arrivée/de départ, numéro de réservation | Obligation légale + Exécution du contrat |
Lorsque les clients hébergés téléversent des images de documents d'identité, ces images sont envoyées à l'API Claude d'Anthropic (un service d'IA tiers basé aux États-Unis) afin d'extraire les champs du document requis pour l'enregistrement des voyageurs (nom, numéro de document, nationalité, date de naissance, date d'expiration). Toutes les images sont transmises via des connexions chiffrées. Conformément aux conditions commerciales de l'API d'Anthropic, Anthropic n'utilise pas les données soumises via l'API pour entraîner ses modèles. Une fois les champs requis extraits, l'image du document est supprimée et n'est pas conservée sur nos serveurs.
Stockage des images de documents. Les images de documents d'identité ne sont ni stockées ni conservées sur nos serveurs. Elles sont transmises à l'API Claude d'Anthropic (métadonnées EXIF supprimées, via une connexion chiffrée) uniquement pour extraire les champs requis pour l'enregistrement des voyageurs, puis sont supprimées. Seuls les champs de texte extraits sont stockés dans notre base de données, pour la durée de conservation décrite à la section 7, et ces champs de texte sont supprimés de manière sécurisée lorsqu'une demande d'effacement est satisfaite. Ces données ne sont utilisées à aucune autre fin que celles décrites dans la présente politique.
Pour les pratiques d'Anthropic en matière de données, voir anthropic.com/privacy.
Nous ne partageons les données personnelles que dans les circonstances suivantes, et uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir le service selon les instructions du Client :
| Destinataire | Finalité | Garanties |
|---|---|---|
| Ministère espagnol de l'Intérieur (SES Hospedajes) | Enregistrement obligatoire des voyageurs (Décret royal 933/2021) | Obligation légale — aucune garantie de transfert nécessaire |
| Anthropic (API Claude) | Extraction de champs de document par IA (OCR) | Accord de sous-traitance ; clauses contractuelles types pour les transferts internationaux (États-Unis) |
| Autocomplétion d'adresse (HERE Technologies ; CartoCiudad / IGN-CNIG pour les adresses espagnoles) | Lorsqu'un client hébergé utilise le champ de recherche d'adresse facultatif, conversion de l'adresse de résidence saisie en suggestions structurées afin de l'aider à saisir une adresse exacte. Seul le texte de l'adresse saisie est envoyé — ni nom, ni document, ni e-mail, ni aucune autre donnée — et la requête est effectuée côté serveur par BookCheckin, de sorte que le fournisseur ne reçoit pas l'adresse IP ni les informations de navigateur du client hébergé. | Accord de sous-traitance ; clauses contractuelles types pour tout traitement hors EEE. Utilisé uniquement lorsque l'établissement active la recherche d'adresse ; les clients hébergés peuvent saisir leur adresse manuellement. |
| Stripe | Traitement des paiements (facturation du Client uniquement) | Clauses contractuelles types ; conforme à la norme PCI-DSS |
| Systèmes de gestion hôtelière / gestionnaires de canaux (par exemple Amenitiz) | Importation des données de réservation et du réservataire pour les comptes connectés | Sur instruction du Client ; accord de sous-traitance |
| Fournisseur de messagerie (WhatsApp) | Envoi des liens de check-in et des notifications aux clients hébergés, lorsque cela est configuré | Accord de sous-traitance ; limité aux données de contact nécessaires à l'envoi du message |
| Fournisseur d'envoi d'e-mails | E-mails transactionnels et de support | Accord de sous-traitance |
| Google / Apple | Connexion sociale facultative pour les comptes Client | Uniquement lorsque le Client choisit de se connecter avec Google/Apple |
| Google Analytics (Google Ireland Limited) | Statistiques d'utilisation agrégées du site — quelles pages sont consultées et comment les visiteurs arrivent sur le site | Accord de sous-traitance (Google Ads Data Processing Terms, qui régissent Google Analytics) ; cadre de protection des données UE - États-Unis, avec les clauses contractuelles types lorsque celui-ci ne s'applique pas (voir section 6). Le recours aux cookies et identifiants de mesure d'audience dépend de votre choix dans le bandeau cookies (voir section 11). |
| Fournisseurs de serrures connectées (par exemple Nuki, igloohome, TTLock) | Émission de codes d'accès pour le check-in autonome, lorsque le Client l'active | Accord de sous-traitance ; uniquement les données nécessaires pour accorder l'accès |
| Infrastructure cloud (DigitalOcean) | Hébergement des serveurs et base de données | Accord de sous-traitance ; serveurs situés dans l'UE (Francfort, Allemagne) |
Nous ne vendons ni ne louons les données personnelles, et nous ne les partageons pas avec des annonceurs ou des courtiers de données.
Anthropic est basé aux États-Unis. Lorsque des images de documents des clients hébergés sont envoyées à l'API d'Anthropic afin d'en extraire les champs requis, cela constitue un transfert hors EEE. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne. Nos serveurs et notre base de données sont hébergés au sein de l'UE (Francfort, Allemagne).
Lorsqu'un client hébergé utilise la recherche d'adresse facultative, le texte de l'adresse saisie peut être traité par HERE Technologies (détenu par un consortium européen). Dans la mesure où un tel traitement aurait lieu hors EEE, il est encadré par les clauses contractuelles types prévues par l'accord de sous-traitance de HERE. La recherche d'adresse pour les adresses espagnoles utilise CartoCiudad, un service de l'Institut géographique national espagnol (IGN-CNIG), traité au sein de l'UE.
Notre site utilise Google Analytics, fourni par Google Ireland Limited (Dublin, Irlande) au titre des Google Ads Data Processing Terms. Les données d'utilisation collectées peuvent être traitées par Google hors EEE, notamment aux États-Unis. Pour ces transferts, Google s'appuie sur le cadre de protection des données UE - États-Unis — qui fait l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 et au titre duquel Google LLC est certifiée — ainsi que sur les clauses contractuelles types lorsque ce cadre ne s'applique pas. Votre choix dans le bandeau cookies détermine si des cookies et identifiants de mesure d'audience sont utilisés (voir section 11) ; la balise Google Analytics, elle, se charge sur toutes les pages, de sorte que Google est destinataire dans tous les cas. Ce qu'elle transmet, ce sont des informations sur la page et l'appareil — adresse de la page, page de provenance, navigateur, taille d'écran — et non les documents d'identité ni les données de check-in saisies par le client hébergé.
| Type de données | Durée de conservation | Motif |
|---|---|---|
| Dossiers d'identité des clients hébergés | 3 ans à compter de la date du séjour | Exigence réglementaire espagnole (Décret royal 933/2021 ; Loi organique 4/2015) |
| Images de documents d'identité | Non conservées — traitées de manière transitoire pour en extraire les données requises, puis supprimées (voir section 4) | Les images ne sont pas stockées sur nos serveurs |
| Données du compte Client | Durée du contrat + 2 ans | Obligation légale et résolution des litiges |
| Registres de facturation | 5 ans | Obligations fiscales et comptables (droit espagnol) |
| Journaux de sécurité (IP, horodatages) | Jusqu'à 12 mois | Sécurité et détection de la fraude |
| Identifiant de prévention de la fraude à l'essai gratuit (un hachage opaque de carte de paiement fourni par Stripe — il ne s'agit pas d'un numéro de carte et il n'est pas réversible en un numéro de carte) | Jusqu'à 24 mois après la suppression du compte | Prévention des essais gratuits répétés. Cet identifiant unique est conservé après une demande d'effacement, votre adresse e-mail en étant retirée, afin que la suppression d'un compte ne puisse pas servir à réinitialiser l'essai gratuit (intérêts légitimes, art. 6(1)(f)). Il est ensuite supprimé automatiquement. |
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles, notamment :
En cas de violation de données affectant vos droits et libertés, nous notifierons l'autorité de contrôle compétente dans un délai de 72 heures et informerons les personnes concernées sans retard injustifié.
Si vous résidez dans l'UE/EEE, vous disposez des droits suivants :
Pour exercer ces droits, contactez privacy@bookcheckin.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.
Si vous estimez que nous n'avons pas traité vos données correctement, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité espagnole de protection des données (AEPD) : aepd.es.
Les clients hébergés dont les données sont traitées via BookCheckin doivent contacter l'établissement d'hébergement (le Responsable du traitement) pour exercer leurs droits en vertu du RGPD. L'établissement d'hébergement est responsable de répondre à ces demandes. BookCheckin assistera l'établissement d'hébergement dans le traitement de ces demandes, conformément à notre accord de sous-traitance.
BookCheckin utilise les cookies suivants :
| Cookie | Finalité | Type | Durée |
|---|---|---|---|
| access_token | Session d'authentification | httpOnly, SameSite=Lax (non accessible par JS) | Session / configurable |
| csrf_token | Protection CSRF | SameSite=Lax (lisible par JS) | Session / configurable |
| _ga, _ga_* | Statistiques d'usage agrégées via Google Analytics 4 — pages consultées et manière dont les visiteurs arrivent sur le site | Tiers (Google) — déposé uniquement après que vous avez accepté les cookies analytiques dans le bandeau cookies | 2 ans (valeur par défaut de Google) |
Les cookies analytiques ne sont déposés qu'avec votre consentement. Google Analytics est chargé avec le stockage refusé par défaut : aucun cookie _ga n'est écrit et aucun identifiant analytique n'est conservé sur votre appareil tant que vous n'avez pas choisi « Accepter » dans le bandeau cookies. Si vous choisissez « Refuser » — ou si vous ne faites aucun choix —, le stockage analytique reste refusé. Votre choix est conservé dans votre navigateur ; en effaçant les données enregistrées par ce site dans votre navigateur, le bandeau réapparaît et vous pouvez le modifier.
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Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous informerons les Clients par e-mail ou par notification dans l'application au moins 14 jours avant l'entrée en vigueur de toute modification substantielle. La date de « Dernière mise à jour » en haut de cette page reflète la révision la plus récente.
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