« BookCheckin », « nous » ou « notre » désigne BookCheckin (bookcheckin.com), exploité par Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Espagne.
« Service » désigne la plateforme web BookCheckin, ses API et les logiciels associés.
« Client » ou « vous » désigne toute personne physique ou morale qui s'inscrit et utilise le Service.
« Client hébergé » désigne un voyageur dont les données sont traitées via le Service pour le compte d'un Client.
Vous devez être âgé d'au moins 18 ans et disposer de la capacité juridique de conclure le présent contrat en votre nom ou au nom de votre organisation. En acceptant les présentes conditions, vous déclarez remplir ces exigences.
BookCheckin propose :
Vous devez fournir des informations exactes, complètes et à jour lors de la création d'un compte. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et de toute activité effectuée sous votre compte. Signalez-nous immédiatement toute utilisation non autorisée à sergio@bookcheckin.com.
Le Service est facturé mensuellement par établissement. Les tranches de tarification et les éventuelles remises applicables sont détaillées sur notre page de tarifs. L'abonnement minimum couvre 3 établissements.
Les paiements sont traités de manière sécurisée via Stripe. En fournissant vos informations de paiement, vous nous autorisez à prélever les frais applicables sur une base mensuelle récurrente. Tous les prix sont exprimés en euros (EUR) et hors taxes applicables (par exemple la TVA espagnole, IVA).
Les nouveaux comptes peuvent être éligibles à une période d'essai gratuite promotionnelle, telle qu'annoncée au moment de l'inscription. Aucun paiement n'est requis pendant la période d'essai. Nous vous informerons avant toute conversion de l'essai en abonnement payant.
Vous pouvez annuler votre abonnement à tout moment depuis les paramètres de votre compte. Votre accès reste actif jusqu'à la fin de la période de facturation en cours. Nous n'offrons pas de remboursement pour les mois entamés, sauf lorsque la loi applicable l'exige.
Vous acceptez de ne pas :
BookCheckin agit en tant que Sous-traitant lorsqu'il traite les données personnelles des clients hébergés pour votre compte ; vous êtes le Responsable du traitement. Notre Politique de confidentialité décrit la manière dont nous traitons les données personnelles.
La présente section 7 constitue le contrat écrit exigé par l'article 28, paragraphe 3, du RGPD entre vous, en qualité de Responsable du traitement, et BookCheckin, en qualité de Sous-traitant. Aucun document distinct n'est à demander ni à signer : en acceptant les présentes Conditions, vous acceptez la présente section, qui lie les deux parties aussi longtemps que nous traitons des données personnelles de Clients hébergés pour votre compte. Elle s'applique à compter de la date à laquelle vous acceptez les présentes Conditions ; pour les Clients existants, elle prend effet dans les conditions prévues à la section 16. Lorsque notre Politique de confidentialité mentionne « notre Accord de Sous-traitance », elle vise la présente section.
Nous pourrons ultérieurement proposer un Accord de Sous-traitance autonome, par exemple si votre propre politique de conformité exige un document signé séparément. Le cas échéant, il complétera ou remplacera la présente section par accord écrit entre nous. Jusque-là, la présente section s'applique et aucun autre contrat de sous-traitance n'existe entre nous.
Objet et finalité : le traitement des données personnelles des Clients hébergés afin que vous puissiez satisfaire à votre obligation légale de déclaration des voyageurs au titre du Décret royal 933/2021 et assurer l'enregistrement des arrivées. Nature du traitement : collecte via les formulaires d'enregistrement destinés aux clients hébergés ; extraction transitoire, assistée par IA, des champs requis à partir des pièces d'identité ; conservation, structuration et affichage dans votre tableau de bord ; transmission au ministère espagnol de l'Intérieur (SES Hospedajes) ; export à votre demande ; et effacement. Durée : aussi longtemps que votre abonnement est en vigueur, puis uniquement dans les conditions prévues à la section 7.10.
Types de données personnelles : ceux énumérés à la section 2.2 de la Politique de confidentialité — données d'identité, données de la pièce d'identité, adresse de résidence, signature électronique, coordonnées et données de séjour. Les images des pièces d'identité sont traitées de manière transitoire pour en extraire ces champs et ne sont pas conservées sur nos serveurs. Catégories de personnes concernées : les Clients hébergés séjournant dans vos établissements, y compris les mineurs accompagnants, ainsi que la personne ayant effectué la réservation lorsqu'elle est différente.
Nous ne traitons pour votre compte aucune catégorie particulière de données personnelles (article 9 du RGPD) : le parcours d'enregistrement ne demande aucun selfie et ne procède ni à une reconnaissance faciale ni à une comparaison biométrique.
Nous traitons les données personnelles des Clients hébergés uniquement sur vos instructions documentées, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers. Vos instructions documentées sont les présentes Conditions, la configuration que vous choisissez dans la plateforme (les établissements actifs, ainsi que les intégrations, notifications, serrures connectées et la recherche d'adresse que vous activez) et toute instruction écrite complémentaire que nous acceptons. Nous ne traitons pas ces données à nos propres fins, nous ne les vendons pas et ni nous ni notre sous-traitant ultérieur chargé de l'extraction documentaire ne les utilisons pour entraîner des modèles d'IA.
Lorsque le droit de l'Union ou le droit espagnol nous impose de traiter des données personnelles de Clients hébergés en dehors de vos instructions, nous vous informons de cette obligation avant le traitement, sauf si la loi l'interdit. Nous vous informons également si, selon nous, l'une de vos instructions constitue une violation du RGPD ou d'une autre règle applicable en matière de protection des données.
Toute personne que nous autorisons à traiter des données personnelles de Clients hébergés est tenue à une obligation de confidentialité qui subsiste après la fin de sa mission, et l'accès à ces données est limité aux personnes qui en ont besoin pour exploiter le Service ou en assurer le support.
Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites à la section 8 de la Politique de confidentialité, laquelle est intégrée à la présente section par référence et constitue notre engagement au titre de l'article 32 du RGPD — notamment le chiffrement en transit (TLS 1.2+), des cookies de session httpOnly et SameSite ainsi que des jetons CSRF, des en-têtes HTTP de sécurité, la suppression des métadonnées EXIF des images téléversées, une limitation de débit sur les points de terminaison d'authentification et de scan de documents, l'authentification à deux facteurs disponible sur tous les comptes, un accès du personnel limité au strict nécessaire, et des serveurs et une base de données hébergés dans l'UE. Nous pouvons faire évoluer ces mesures, sous réserve que le niveau global de protection ne soit pas réduit.
Vous nous accordez une autorisation écrite générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. Ceux auxquels nous recourons sont énumérés, avec leur finalité et leurs garanties, à la section 5 de la Politique de confidentialité. À la date des présentes Conditions, il s'agit de :
Nous imposons à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que celles de la présente section, et nous demeurons responsables envers vous de l'exécution de ces obligations, sous réserve de la section 12.
Transferts hors EEE. Anthropic et Resend sont établis aux États-Unis ; le traitement qu'ils réalisent constitue donc un transfert hors EEE. Ces deux transferts sont encadrés par les Clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées aux accords de sous-traitance de ces prestataires. Nos propres serveurs et notre base de données sont situés dans l'UE.
Le ministère n'est pas un sous-traitant ultérieur. La transmission des données de voyageurs au ministère espagnol de l'Intérieur (SES Hospedajes) est une obligation légale au titre du Décret royal 933/2021. Le ministère reçoit ces données en qualité de responsable du traitement autonome, et non sur vos instructions ou sur les nôtres.
Modifications de la liste. Nous vous informerons par e-mail, à l'adresse figurant sur votre compte, au moins 30 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur traitant des données personnelles de Clients hébergés — ou dès que raisonnablement possible lorsqu'un changement urgent est nécessaire pour préserver la sécurité ou la disponibilité du Service. Vous pouvez vous y opposer, pour des motifs légitimes tenant à la protection des données, pendant ce délai ; si nous ne pouvons pas vous proposer d'alternative, vous pouvez résilier votre abonnement par notification écrite avec effet immédiat, sans qu'aucune somme supplémentaire ne soit due.
Compte tenu de la nature du traitement, nous vous assistons dans l'exécution de votre obligation de répondre aux Clients hébergés qui exercent les droits prévus au chapitre III du RGPD. La plateforme vous donne les outils pour le faire vous-même : vous pouvez exporter le dossier d'un client hébergé (article 20) ou l'intégralité de votre registre des voyageurs aux formats CSV, XLSX ou PDF, et effacer le dossier d'un client hébergé (article 17) depuis le tableau de bord. Ces outils restent disponibles même si votre abonnement prend fin, car votre obligation de répondre à un client hébergé ne s'éteint pas avec votre facturation.
Si un client hébergé s'adresse directement à nous, nous ne répondrons pas au fond de sa demande : nous le renverrons vers vous et vous en informerons sans retard injustifié. Nous vous assistons également, compte tenu des informations à notre disposition, dans vos obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD — sécurité, notification des violations, analyses d'impact et consultation préalable.
Nous vous informerons sans retard injustifié après avoir pris connaissance d'une violation de données personnelles affectant des données de Clients hébergés traitées pour votre compte, et vous communiquerons les informations dont nous disposons : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de Clients hébergés et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures que nous avons prises ou envisageons. La notification à l'Agence espagnole de protection des données (AEPD) dans les 72 heures, lorsqu'elle est requise, et l'information des Clients hébergés concernés vous incombent en qualité de Responsable du traitement ; nous vous y assistons. Lorsque BookCheckin est lui-même responsable du traitement — par exemple pour les données de votre propre compte Client —, nous procédons à cette notification en notre nom propre, comme indiqué à la section 8 de la Politique de confidentialité.
Nous mettons à votre disposition toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28 du RGPD, et nous permettons la réalisation d'audits, y compris d'inspections, par vous-même ou par un auditeur que vous mandatez, et y contribuons. Les audits requièrent un préavis écrit d'au moins 30 jours, se déroulent pendant les heures ouvrables normales, sont soumis à la confidentialité et ne doivent pas perturber le Service ni la sécurité et la confidentialité des données des autres Clients. Nous pouvons d'abord fournir une documentation à jour de nos mesures ; si celle-ci ne répond pas raisonnablement à vos questions, l'audit a lieu. Au-delà d'un audit par période de douze mois, nous pouvons facturer nos coûts raisonnables, sauf si l'audit supplémentaire fait suite à une violation de données personnelles ou est exigé par une autorité de contrôle.
Lorsque nous cessons de vous fournir le Service, nous supprimons ou vous restituons, à votre choix, les données personnelles des Clients hébergés traitées pour votre compte et supprimons les copies existantes — sauf lorsque le droit de l'Union ou le droit espagnol nous impose de les conserver. L'article 28, paragraphe 3, point g), du RGPD prévoit cette exception, et elle n'est pas théorique ici.
Exception de conservation légale. L'article 5.3 du Décret royal 933/2021 impose de conserver le registre des voyageurs pendant trois ans à compter de la fin de la prestation contractée — en pratique, à compter du départ du client hébergé. Lorsqu'un enregistrement de voyageur se trouve encore dans ce délai de trois ans à la fin de votre abonnement, nous ne le supprimons pas : nous le conservons jusqu'au terme de ce délai, uniquement pour satisfaire à cette obligation légale et à aucune autre fin, et nous le supprimons une fois le délai écoulé. Les enregistrements déjà sortis de ce délai sont supprimés ou restitués, à votre choix. Promettre de tout supprimer à la résiliation entrerait en conflit avec cette obligation ; nous ne le promettons donc pas.
Emporter votre registre. Vous pouvez exporter votre registre des voyageurs à tout moment aux formats CSV, XLSX ou PDF, sans nous solliciter et quel que soit l'état de votre facturation.
Si vous supprimez votre compte. La suppression d'un compte titulaire dans la plateforme constitue une instruction d'effacement immédiate de votre part, en qualité de Responsable du traitement, et nous l'exécutons aussitôt : nous effaçons les champs identifiants de chaque dossier de client hébergé rattaché à ce compte, supprimons les fichiers stockés et — lorsqu'une déclaration a déjà été effectuée — demandons son annulation auprès du ministère, ne laissant qu'un enregistrement d'audit non identifiant. Cela n'équivaut pas à l'exception ci-dessus. La conservation du registre légal pendant trois ans vous incombe en qualité de Responsable du traitement : exportez-le donc avant de supprimer votre compte.
Vous êtes responsable de :
BookCheckin facilite la transmission des données des clients hébergés au ministère espagnol de l'Intérieur, conformément à la loi. Vous demeurez juridiquement responsable de l'exactitude et de l'exhaustivité de toutes les données de voyageurs que vous soumettez. BookCheckin ne saurait être tenu responsable des sanctions réglementaires résultant de données inexactes fournies par vous ou par vos clients hébergés.
Tous les droits, titres et intérêts relatifs au Service (y compris les logiciels, marques et contenus) demeurent la propriété de BookCheckin. Nous vous accordons une licence limitée, non exclusive et non transférable pour utiliser le Service pendant la période d'abonnement, exclusivement à des fins commerciales internes.
Nous visons une haute disponibilité mais ne garantissons pas un accès ininterrompu. Nous pouvons effectuer des opérations de maintenance, des mises à jour ou des modifications du Service, avec ou sans préavis. Nous pouvons interrompre certaines fonctionnalités moyennant un préavis d'au moins 30 jours, lorsque cela est raisonnablement possible.
Le Service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité », sans garantie d'aucune sorte, expresse ou implicite. Nous ne garantissons pas que le Service sera exempt d'erreurs ni que les résultats de reconnaissance de documents seront exacts à 100 %. Il vous appartient de vérifier l'exactitude des données avant leur transmission à toute autorité.
Dans toute la mesure permise par la loi applicable, la responsabilité totale de BookCheckin découlant des présentes Conditions ou en lien avec celles-ci ne pourra excéder le montant total des frais que vous avez payés au cours des 12 mois précédant la réclamation. Nous ne sommes pas responsables des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs.
Vous acceptez d'indemniser BookCheckin et de le tenir indemne de toute réclamation, perte ou dommage (y compris les frais juridiques raisonnables) résultant de votre violation des présentes Conditions, de votre non-respect de la loi ou de votre utilisation abusive du Service.
Chaque partie peut résilier les présentes Conditions à tout moment. Nous pouvons suspendre ou résilier votre compte immédiatement en cas de violation des présentes Conditions ou si la loi nous y oblige. À la résiliation, votre droit d'accès au Service cesse et nous supprimerons ou anonymiserons vos données conformément à notre politique de conservation des données (voir la Politique de confidentialité).
Les présentes Conditions sont régies par le droit espagnol. Tout litige relèvera de la compétence exclusive des tribunaux espagnols. Si vous êtes un consommateur au sein de l'UE, vous disposez également du droit de recourir à la plateforme européenne de règlement en ligne des litiges, à l'adresse ec.europa.eu/consumers/odr.
Nous pouvons mettre à jour ces Conditions de temps à autre. Nous vous en informerons par e-mail ou via la plateforme au moins 14 jours avant l'entrée en vigueur de toute modification substantielle. L'utilisation continue du Service après cette date vaut acceptation des Conditions mises à jour.
Pour toute question concernant les présentes Conditions, contactez-nous :
Serlet Servicios Auxiliares — BookCheckin
CIF : B42527879
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