Un logiciel de check-in conçu par ceux qui exploitent des hébergements
BookCheckin est né de l’exploitation quotidienne de 176 appartements touristiques en Espagne. Ce n’est pas une idée de bureau : c’est l’outil dont nous avions besoin pour respecter la déclaration des voyageurs sans y perdre des heures chaque semaine.
En bref
BookCheckin est un logiciel espagnol de check-in en ligne et de déclaration des voyageurs, créé par une équipe qui exploite 176 hébergements touristiques. Il automatise la collecte des données du voyageur, la lecture du document par OCR et l’envoi de la déclaration à SES Hospedajes conformément au RD 933/2021 — sans reconnaissance faciale et sans conserver les images des documents. Plus de 9 000 déclarations transmises et acceptées.
Pourquoi BookCheckin existe
En gérant des hébergements touristiques en Espagne, nous nous heurtions chaque jour au même problème : recueillir les données de chaque voyageur, les ressaisir à la main et les téléverser une par une dans le système du ministère de l’Intérieur avant l’expiration du délai de 24 heures du décret royal 933/2021. Lent, répétitif, et il suffisait d’un oubli pour qu’une déclaration ne parte jamais.
Nous avons construit BookCheckin pour régler le problème à la racine. Le voyageur reçoit un lien de check-in dès la confirmation de la réservation, renseigne ses données, scanne son document avec l’appareil photo de son téléphone et signe, le tout avant son arrivée. Une fois le check-in terminé, nous générons la déclaration des voyageurs et la transmettons à SES Hospedajes, avec l’accusé de réception du ministère enregistré.
Chaque fonctionnalité est utilisée quotidiennement sur nos propres réservations avant d’arriver sur les vôtres. C’est pourquoi nous sommes exigeants sur ce que nous promettons : nous préférons expliquer clairement ce que le produit fait et ce qu’il ne fait pas encore, plutôt que de gonfler la liste des fonctionnalités.
Déclarations de voyageurs transmises et acceptées dans SES Hospedajes
Hébergements touristiques gérés en Espagne
D’essai gratuit pour démarrer
Ce que nous faisons exactement (et ce que nous ne faisons pas)
L’honnêteté sur le périmètre fait partie de la confiance. Voici ce que vous pouvez tenir pour acquis avec BookCheckin.
SES Hospedajes — et, en Catalogne, le fichier pour les Mossos
Hors Catalogne et Pays basque, nous envoyons les déclarations de voyageurs au système du ministère espagnol de l’Intérieur, conformément au RD 933/2021. La Catalogne dispose de son propre registre : vous saisissez une fois, dans l’onglet Légal de l’hébergement, l’identifiant que les Mossos d’Esquadra ont attribué à votre établissement, puis vous le confirmez. Tant qu’il n’y figure pas, aucun lien de check-in ne peut être créé ; dès qu’il y figure, le check-in fonctionne comme partout ailleurs et nous générons le fichier au format officiel des Mossos, que vous téléversez vous-même sur registreviatgers.mossos.gencat.cat — nous n’envoyons jamais rien aux Mossos. BookCheckin prend en charge les hébergements du Pays basque : ajoutez dans l’onglet Légal du logement le code d’établissement que l’Ertzaintza vous a attribué et activez-le, et le lien de check-in, le scan du document et la signature fonctionnent de bout en bout. BookCheckin prépare ensuite le fichier au format XML du Registro Hostelero de l’Ertzaintza ; c’est vous qui le téléchargez et le déposez sur leur portail avec vos identifiants. BookCheckin ne se connecte jamais à ce portail et ne détient aucun identifiant de l’Ertzaintza.
Italie (Alloggiati Web) : c’est nous qui transmettons, avec vos identifiants
Lorsque l’hébergement a activé l’envoi vers l’Italie, BookCheckin transmet directement la schedina à Alloggiati Web : nous nous connectons avec l’Utente, le mot de passe et la WS Key que la Questura a délivrés à l’hébergement, que nous conservons chiffrés. Nous transmettons dans les 24 heures suivant l’arrivée (6 heures si le séjour est de 24 heures ou moins). L’obligation et les identifiants restent ceux de l’hébergement, et BookCheckin ne peut ni annuler ni corriger un envoi déjà transmis. Nous ne couvrons ni le CIN, ni l’ISTAT, ni l’imposta di soggiorno, et nous ne vérifions pas l’enregistrement auprès de la Questura.
Lecture du document par OCR, sans reconnaissance faciale
Le voyageur photographie sa carte d’identité, son NIE ou son passeport et nous en extrayons les données par reconnaissance de texte (OCR). Au check-in, nous n’utilisons pas la reconnaissance faciale : nous lisons le document, pas le visage.
Nous ne conservons pas les images des documents
Nous utilisons la photo du document pour en lire les données et nous ne la stockons pas. Nous ne conservons que les informations que la réglementation oblige à communiquer, chiffrées et avec un accès restreint par hébergement.
Un message de l’équipe
Nous sommes l’équipe qui gère les hébergements dont BookCheckin est né. Nous écrivons le guide et les articles sur SES Hospedajes, la déclaration des voyageurs et la conformité au RD 933/2021 à partir de cette exploitation quotidienne, pas de la théorie.
La Catalogne est désormais couverte : l’hébergement enregistre son identifiant des Mossos d’Esquadra, le check-in fonctionne comme dans le reste de l’Espagne et nous préparons le fichier pour que vous le téléversiez sur le portail des Mossos. Le Pays basque l’est aussi : BookCheckin prépare le fichier de l’Ertzaintza et c’est vous qui le déposez. L’Italie aussi : là où c’est activé, c’est nous qui transmettons, avec les identifiants que l’hébergement conserve. Et quand le produit ne couvre pas encore quelque chose, nous le disons sur cette même page, avant que vous ne souscriviez.
— L’équipe BookCheckin
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