Foire aux questions BookCheckin

SES Hospedajes est la plateforme du ministère espagnol de l’Intérieur par laquelle tous les hébergements touristiques d’Espagne — hôtels, appartements, gîtes ruraux, auberges — communiquent les données de leurs voyageurs. Son utilisation est obligatoire depuis le décret royal 933/2021. BookCheckin recueille ces données et les envoie automatiquement à votre place.

La réglementation exige que les données soient communiquées dans un délai maximal de 24 heures après l’arrivée du voyageur. BookCheckin le fait automatiquement dès que le voyageur termine son check-in en ligne : la déclaration part donc toujours dans les délais, sans que vous ayez à y penser.

Le décret royal 933/2021 encadre les obligations d’enregistrement documentaire et informatique des établissements d’hébergement et des loueurs de véhicules. Il s’applique aux hôtels, appartements touristiques, gîtes ruraux, campings, auberges et gestionnaires de logements à usage touristique. Il définit quelles données doivent être recueillies, combien de temps les conserver et comment les communiquer.

Le décret royal 933/2021 fixe une durée de conservation de trois ans à compter de la fin du séjour. Passé ce délai, les données doivent être supprimées : les conserver indéfiniment n’est pas conforme au RGPD. BookCheckin conserve les données chiffrées pendant la durée légale et ne stocke aucune image du document.

Ne pas communiquer les données, les communiquer après le délai de 24 heures, ou les communiquer de façon incomplète, constitue une infraction administrative sanctionnable en vertu de la loi organique 4/2015 relative à la protection de la sécurité citoyenne. Automatiser l’envoi est le moyen le plus sûr de toujours respecter le délai et de conserver le justificatif de chaque lot en cas de contrôle.

BookCheckin transmet les déclarations des voyageurs à SES Hospedajes, le système national du ministère de l’Intérieur. La Catalogne et le Pays basque disposent de leurs propres registres, gérés respectivement par les Mossos d’Esquadra et l’Ertzaintza, auxquels nous ne transmettons pas les données de façon automatique à ce jour. Si votre hébergement se trouve dans l’une de ces deux communautés, BookCheckin ne peut pas le gérer aujourd’hui : il est impossible de créer des liens de check-in pour les logements situés en Catalogne ou au Pays basque, car il s’agit de systèmes distincts que nous ne prenons pas encore en charge.

Non. BookCheckin s’intègre uniquement au système national SES Hospedajes. Nous ne transmettons pas automatiquement aux registres régionaux des Mossos d’Esquadra (Catalogne) ni de l’Ertzaintza (Pays basque). Si votre hébergement se trouve dans l’une de ces communautés, nous vous en avertissons lors de sa création et, pour le moment, nous n’y assurons pas le service : il est impossible de créer des liens de check-in pour ces logements.

Non, pas aujourd’hui. BookCheckin ne prend pas en charge les hébergements situés en Catalogne ou au Pays basque : il est impossible de créer des liens de check-in pour eux, donc le voyageur ne peut pas effectuer son check-in, scanner son document ni signer via la plateforme. Dans le reste de l’Espagne, BookCheckin fonctionne de bout en bout et transmet la déclaration automatiquement à SES Hospedajes.

Le voyageur photographie son document depuis son mobile, et notre moteur d’IA en extrait automatiquement le prénom, les noms de famille, le numéro de document, la nationalité, la date de naissance et la date d’expiration. Le voyageur vérifie les données et signe, sans rien saisir à la main. Il s’agit d’un scan par OCR : la lecture des données imprimées sur le document.

Non. Lors du check-in, BookCheckin n’utilise pas de reconnaissance faciale. Le système se contente de lire par OCR les données imprimées sur le document pour remplir la déclaration des voyageurs ; il vérifie le document, pas le visage.

Non. BookCheckin extrait les champs exigés par la loi et supprime l’image du document après traitement : nous ne conservons ni photocopies ni photographies de la carte d’identité, du NIE ou du passeport. L’Agence espagnole de protection des données (AEPD) a averti que conserver des copies de documents constitue une collecte excessive de données au regard du RGPD ; notre processus est conçu pour l’éviter.

Oui. BookCheckin respecte le Règlement général sur la protection des données. Les données sont stockées chiffrées sur des serveurs situés dans l’Union européenne et ne sont conservées que pendant la durée légalement exigée. Nous agissons en tant que sous-traitant : la responsabilité vis-à-vis de l’administration continue d’incomber au titulaire de l’hébergement.

Sur des serveurs situés dans l’Union européenne, toujours chiffrées. Nous ne transférons pas les données de vos voyageurs en dehors de l’Espace économique européen, et elles ne sont conservées que le temps exigé par la réglementation.

BookCheckin propose trois offres, facturées par hébergement et par mois : Basic (3 €), Pro (5 €) et Business (7 €). Vous pouvez commencer avec un seul hébergement et, à partir de 4 hébergements, le prix par hébergement baisse automatiquement. Il n’y a ni frais d’inscription ni engagement de durée.

3 mois entièrement gratuits — puis le tarif standard de votre forfait. Vous ajoutez votre carte lors de l’inscription, mais aucun prélèvement n’est effectué pendant l’essai et vous pouvez résilier à tout moment depuis votre tableau de bord.

Non. Nous n’exigeons aucun minimum d’hébergements ni d’unités : vous pouvez créer un seul logement, appartement ou chambre, puis en ajouter d’autres quand vous en avez besoin. Vous pouvez également résilier à tout moment.

Non. Vous payez un tarif fixe par hébergement et par mois, que vous réalisiez 2 check-ins ou 200. Nous n’appliquons aucune commission par voyageur, par déclaration envoyée, ni sur aucun paiement du voyageur.

Oui. L’offre Pro inclut des intégrations natives avec Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway et Lodgify. Dès qu’une réservation arrive dans votre PMS, BookCheckin envoie automatiquement le lien de check-in au voyageur, sans que vous ayez à le créer manuellement.

Oui, via votre PMS. BookCheckin n’a pas de connexion directe avec Booking.com ni Airbnb : leurs réservations arrivent lorsque votre PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway ou Lodgify) les synchronise, et chaque nouvelle réservation déclenche l’envoi du lien de check-in au voyageur. Sans PMS, vous pouvez créer le lien manuellement en quelques secondes.

Oui, avec l’offre Business. BookCheckin génère une clé virtuelle unique pour chaque voyageur et l’envoie une fois le check-in correctement terminé, ce qui supprime la remise des clés en personne. Il est compatible avec les serrures Nuki, TTLock et Igloohome.