Foire aux questions BookCheckin

SES Hospedajes est la plateforme du ministère espagnol de l’Intérieur par laquelle tous les hébergements touristiques d’Espagne — hôtels, appartements, gîtes ruraux, auberges — communiquent les données de leurs voyageurs. Son utilisation est obligatoire depuis le décret royal 933/2021. BookCheckin recueille ces données et les envoie automatiquement à votre place.

La réglementation exige que les données soient communiquées dans un délai maximal de 24 heures après l’arrivée du voyageur. BookCheckin le fait automatiquement dès que le voyageur termine son check-in en ligne : la déclaration part donc toujours dans les délais, sans que vous ayez à y penser.

Le décret royal 933/2021 encadre les obligations d’enregistrement documentaire et informatique des établissements d’hébergement et des loueurs de véhicules. Il s’applique aux hôtels, appartements touristiques, gîtes ruraux, campings, auberges et gestionnaires de logements à usage touristique. Il définit quelles données doivent être recueillies, combien de temps les conserver et comment les communiquer.

Le décret royal 933/2021 fixe une durée de conservation de trois ans à compter de la fin du séjour. Passé ce délai, les données doivent être supprimées : les conserver indéfiniment n’est pas conforme au RGPD. BookCheckin conserve les données chiffrées pendant la durée légale et ne stocke aucune image du document.

Ne pas communiquer les données, les communiquer après le délai de 24 heures, ou les communiquer de façon incomplète, constitue une infraction administrative sanctionnable en vertu de la loi organique 4/2015 relative à la protection de la sécurité citoyenne. Automatiser l’envoi est le moyen le plus sûr de toujours respecter le délai et de conserver le justificatif de chaque lot en cas de contrôle.

Ce sont désormais deux réponses différentes. La Catalogne est prise en charge : les hébergements catalans déclarent leur registre des voyageurs aux Mossos d’Esquadra, et BookCheckin vous prépare cette déclaration. Saisissez dans l’onglet Légal de l’hébergement l’identifiant d’établissement que les Mossos vous ont attribué lors de votre enregistrement sur registreviatgers.mossos.gencat.cat, confirmez-le, et les liens de check-in fonctionnent de bout en bout. BookCheckin prépare ensuite, à partir des check-ins de vos voyageurs, le fichier au format officiel des Mossos (V24) : c’est vous qui le téléchargez et le téléversez sur le portail, car les Mossos ne publient aucune API de télédéclaration. Tant que cet identifiant n’est pas enregistré, l’hébergement catalan ne peut toujours pas créer de liens de check-in. Le Pays basque n’est pas pris en charge : l’Ertzaintza gère son propre registre, auquel BookCheckin n’est intégré d’aucune manière, et il est impossible de créer des liens de check-in pour les hébergements qui s’y trouvent.

Pas de façon automatique : BookCheckin ne contacte jamais le portail des Mossos et ne conserve aucun identifiant de connexion. En revanche, nous préparons la déclaration pour vous. Pour un hébergement catalan dont l’identifiant d’établissement Mossos est confirmé, BookCheckin génère à partir des check-ins de vos voyageurs le fichier au format officiel V24, que vous téléchargez puis téléversez sur registreviatgers.mossos.gencat.cat. Les Mossos ne publient aucune API de dépôt : ce téléversement revient toujours à l’hébergeur, qu’il passe par BookCheckin ou qu’il saisisse tout à la main. Rien de tel n’existe pour l’Ertzaintza : nous ne sommes intégrés d’aucune manière au registre basque, et il est impossible de créer des liens de check-in pour les hébergements du Pays basque. Dans le reste de l’Espagne, la déclaration part automatiquement vers SES Hospedajes.

En Catalogne, oui. Il y a d’abord une étape de configuration, exactement comme il faut renseigner ses identifiants SES dans le reste de l’Espagne : indiquez votre identifiant d’établissement Mossos dans l’onglet Légal de l’hébergement et confirmez-le. Ensuite, vous pouvez créer des liens de check-in, le voyageur effectue son check-in, scanne son document et signe, et BookCheckin tient prêt le fichier que vous téléversez sur le portail des Mossos. Sans cet identifiant, l’hébergement catalan reste bloqué et aucun lien de check-in ne peut être créé. Au Pays basque, non : BookCheckin n’y assure pas le service, aucun lien de check-in ne peut être créé pour ces hébergements, et le registre de l’Ertzaintza reste en dehors de la plateforme. Si la mise en route en Catalogne vous pose problème, écrivez-nous : nous vous aiderons.

Le voyageur photographie son document depuis son mobile, et notre moteur d’IA en extrait automatiquement le prénom, les noms de famille, le numéro de document, la nationalité, la date de naissance et la date d’expiration. Le voyageur vérifie les données et signe, sans rien saisir à la main. Il s’agit d’un scan par OCR : la lecture des données imprimées sur le document.

Non. Lors du check-in, BookCheckin n’utilise pas de reconnaissance faciale. Le système se contente de lire par OCR les données imprimées sur le document pour remplir la déclaration des voyageurs ; il vérifie le document, pas le visage.

Non. BookCheckin extrait les champs exigés par la loi et supprime l’image du document après traitement : nous ne conservons ni photocopies ni photographies de la carte d’identité, du NIE ou du passeport. L’Agence espagnole de protection des données (AEPD) a averti que conserver des copies de documents constitue une collecte excessive de données au regard du RGPD ; notre processus est conçu pour l’éviter.

Oui. BookCheckin respecte le Règlement général sur la protection des données. Les données sont stockées chiffrées sur des serveurs situés dans l’Union européenne et ne sont conservées que pendant la durée légalement exigée. Nous agissons en tant que sous-traitant : la responsabilité vis-à-vis de l’administration continue d’incomber au titulaire de l’hébergement.

Sur des serveurs situés dans l’Union européenne, toujours chiffrées. Nous ne transférons pas les données de vos voyageurs en dehors de l’Espace économique européen, et elles ne sont conservées que le temps exigé par la réglementation.

BookCheckin propose trois offres, facturées par hébergement et par mois : Basic (3 €), Pro (5 €) et Business (7 €). Vous pouvez commencer avec un seul hébergement et, à partir de 4 hébergements, le prix par hébergement baisse automatiquement. Il n’y a ni frais d’inscription ni engagement de durée.

3 mois entièrement gratuits — puis le tarif standard de votre forfait. La création du compte est gratuite et ne demande aucune carte : vous choisissez une formule et ajoutez votre carte plus tard, depuis Facturation, et c’est là que démarrent vos 3 mois. Aucun prélèvement n’est effectué pendant l’essai et vous pouvez résilier à tout moment depuis votre tableau de bord.

Non. Nous n’exigeons aucun minimum d’hébergements ni d’unités : vous pouvez créer un seul logement, appartement ou chambre, puis en ajouter d’autres quand vous en avez besoin. Vous pouvez également résilier à tout moment.

Non. Vous payez un tarif fixe par hébergement et par mois, que vous réalisiez 2 check-ins ou 200. Nous n’appliquons aucune commission par voyageur, par déclaration envoyée, ni sur aucun paiement du voyageur.

Oui. L’offre Pro inclut des intégrations natives avec Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway et Lodgify. Dès qu’une réservation arrive dans votre PMS, BookCheckin envoie automatiquement le lien de check-in au voyageur, sans que vous ayez à le créer manuellement.

Oui, via votre PMS. BookCheckin n’a pas de connexion directe avec Booking.com ni Airbnb : leurs réservations arrivent lorsque votre PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway ou Lodgify) les synchronise, et chaque nouvelle réservation déclenche l’envoi du lien de check-in au voyageur. Sans PMS, vous pouvez créer le lien manuellement en quelques secondes.

Oui, avec l’offre Business. BookCheckin génère une clé virtuelle unique pour chaque voyageur et l’envoie une fois le check-in correctement terminé, ce qui supprime la remise des clés en personne. Il est compatible avec les serrures Nuki, TTLock et Igloohome.