Domande frequenti su BookCheckin

SES Hospedajes è la piattaforma del Ministero dell'Interno spagnolo attraverso cui tutte le strutture ricettive turistiche della Spagna — hotel, appartamenti, case rurali, ostelli — comunicano i dati dei propri ospiti. Il suo utilizzo è obbligatorio dal Regio Decreto 933/2021. BookCheckin raccoglie questi dati e li invia automaticamente al posto tuo.

La normativa impone di comunicare i dati entro un termine massimo di 24 ore dall'arrivo dell'ospite. BookCheckin lo fa automaticamente non appena l'ospite completa il check-in online, così la schedina viene sempre inviata entro i termini, senza che tu debba ricordartene.

Il Regio Decreto 933/2021 disciplina gli obblighi di registrazione documentale e informatica delle strutture ricettive e delle imprese di noleggio veicoli. Riguarda hotel, appartamenti turistici, case rurali, campeggi, ostelli e gestori di case vacanza. Definisce quali dati vanno raccolti, per quanto tempo conservarli e come comunicarli.

Il Regio Decreto 933/2021 fissa un periodo di conservazione di tre anni dalla conclusione del servizio. Trascorso tale termine, i dati devono essere eliminati: conservarli a tempo indeterminato non è conforme al GDPR. BookCheckin conserva i dati cifrati per il periodo previsto dalla legge e non memorizza alcuna immagine del documento.

Non comunicare i dati, farlo oltre il termine di 24 ore o farlo in modo incompleto costituisce un illecito amministrativo sanzionabile ai sensi della Legge Organica 4/2015 sulla protezione della sicurezza dei cittadini. Automatizzare l'invio è il modo più sicuro per rispettare sempre i termini e per conservare la ricevuta di ogni invio in caso di ispezione.

Sono coperte entrambe, ciascuna con il proprio file. La Catalogna è coperta: le strutture catalane comunicano il registro degli ospiti ai Mossos d’Esquadra, e BookCheckin ti prepara quella comunicazione. Inserisci nella scheda Legale della struttura l’identificativo della struttura che i Mossos ti hanno assegnato al momento della registrazione su registreviatgers.mossos.gencat.cat, confermalo e i link di check-in funzionano dall’inizio alla fine. BookCheckin prepara poi, con i dati dei tuoi ospiti, il file nel formato ufficiale dei Mossos (V24): lo scarichi e lo carichi tu sul portale. Finché quell’identificativo non risulta registrato, la struttura catalana continua a non poter creare link di check-in. BookCheckin copre le strutture dei Paesi Baschi: aggiungi nella scheda Legale della struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo, e il link di check-in, la scansione del documento e la firma funzionano dall’inizio alla fine. Con quei dati BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza: sei tu a scaricarlo e a caricarlo sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai al portale dell’Ertzaintza, non invia nulla a tuo nome e non conserva alcuna credenziale.

In automatico no: BookCheckin non contatta mai il portale dei Mossos e non conserva credenziali per accedervi. Quello che fa è preparare la comunicazione al posto tuo. Per una struttura catalana con l’identificativo presso i Mossos confermato, BookCheckin genera dai check-in dei tuoi ospiti il file nel formato ufficiale V24, e sei tu a scaricarlo e a caricarlo su registreviatgers.mossos.gencat.cat. BookCheckin prepara il file ufficiale e il caricamento sul portale dei Mossos è un passaggio tuo. BookCheckin copre le strutture dei Paesi Baschi: aggiungi nella scheda Legale della struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo, e il link di check-in, la scansione del documento e la firma funzionano dall’inizio alla fine. Con quei dati BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza: sei tu a scaricarlo e a caricarlo sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai al portale dell’Ertzaintza, non invia nulla a tuo nome e non conserva alcuna credenziale. Nel resto della Spagna, la comunicazione parte automaticamente verso SES Hospedajes.

In Catalogna sì. Prima c’è un passaggio di configurazione, esattamente come nel resto della Spagna vanno inserite le credenziali SES: inserisci l’identificativo della struttura presso i Mossos nella scheda Legale della struttura e confermalo. Fatto questo puoi creare link di check-in, l’ospite completa il check-in, scansiona il documento e firma, e BookCheckin ti lascia pronto il file da caricare sul portale dei Mossos. Senza quell’identificativo la struttura catalana resta bloccata e non è possibile creare link di check-in. Se qualcosa si blocca durante la configurazione in Catalogna, scrivici e ti aiutiamo. BookCheckin copre le strutture dei Paesi Baschi: aggiungi nella scheda Legale della struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo, e il link di check-in, la scansione del documento e la firma funzionano dall’inizio alla fine. Con quei dati BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza: sei tu a scaricarlo e a caricarlo sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai al portale dell’Ertzaintza, non invia nulla a tuo nome e non conserva alcuna credenziale. Il Registro Hostelero dell’Ertzaintza è il percorso che abbiamo aperto più di recente. Se il loro portale rifiuta un file, segnalacelo dalla pagina dei contatti — o da Assistenza, nel tuo pannello — con il messaggio di errore e lo correggiamo.

L'ospite fotografa il proprio documento con lo smartphone e il nostro motore di IA estrae automaticamente nome, cognome, numero del documento, nazionalità, data di nascita e data di scadenza. L'ospite verifica i dati e firma, senza digitare nulla a mano. Si tratta di scansione OCR: la lettura dei dati stampati sul documento.

No. Durante il check-in, BookCheckin non utilizza il riconoscimento facciale. Il sistema si limita a leggere con OCR i dati stampati sul documento per compilare la schedina alloggiati; verifica il documento, non il volto.

No. BookCheckin estrae i campi richiesti dalla legge e scarta l'immagine del documento dopo l'elaborazione: non conserviamo fotocopie né fotografie della carta d'identità, del NIE o del passaporto. L'Agenzia spagnola per la protezione dei dati (AEPD) ha avvertito che conservare copie dei documenti costituisce una raccolta eccessiva di dati ai sensi del GDPR; il nostro processo è progettato per evitarlo.

Sì. BookCheckin rispetta il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati. I dati vengono archiviati cifrati su server situati nell’Unione Europea e conservati solo per il periodo legalmente previsto. Agiamo come responsabile del trattamento: la responsabilità nei confronti dell’amministrazione resta in capo al titolare della struttura.

Su server situati nell'Unione Europea, sempre cifrati. Non trasferiamo i dati dei tuoi ospiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, e vengono conservati solo per il tempo richiesto dalla normativa.

BookCheckin ha tre piani, con prezzo per struttura al mese: Basic (3 €), Pro (5 €) e Business (7 €). Puoi iniziare con una sola struttura e, a partire da 4 strutture, il prezzo per struttura si riduce automaticamente. Non ci sono costi di attivazione né vincoli di permanenza.

3 mesi completamente gratuiti, poi il prezzo standard del tuo piano. Creare l’account è gratis e non richiede una carta: scegli un piano e aggiungi la carta più tardi, da Fatturazione, ed è lì che iniziano i tuoi 3 mesi. Durante la prova non viene addebitato alcun importo e puoi disdire in qualsiasi momento dal tuo pannello.

No. Non richiediamo alcun numero minimo di strutture né di unità: puoi registrare una sola casa, appartamento o stanza e ampliare quando ne hai bisogno. Puoi anche disdire in qualsiasi momento.

No. Paghi una tariffa fissa per struttura al mese, che tu faccia 2 check-in o 200. Non applichiamo commissioni per ospite, per schedina inviata né su alcun pagamento dell’ospite.

Sì. Il piano Pro include integrazioni native con Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway e Lodgify. Quando arriva una prenotazione nel tuo PMS, BookCheckin invia automaticamente il link di check-in all’ospite, senza che tu debba crearlo a mano.

Sì, in due modi. Con un PMS: BookCheckin non ha una connessione diretta con Booking.com o Airbnb, ma le loro prenotazioni arrivano quando il tuo PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway o Lodgify) le sincronizza. Senza PMS: collega il calendario. Airbnb, Booking.com e Vrbo pubblicano ciascuno una URL di esportazione iCal (.ics) del tuo annuncio; aggiungila nella scheda «Sincronizzazione calendario» della struttura — viene controllata subito e poi automaticamente ogni 30 minuti — e le tue prenotazioni compaiono nel pannello. Incluso in tutti i piani a pagamento, Basic compreso.

Sì. Se la tua piattaforma pubblica una URL di calendario iCal (.ics) — Airbnb, Booking.com e Vrbo lo fanno tutte — aggiungila nella scheda «Sincronizzazione calendario» della struttura. Viene controllata quando la aggiungi e poi automaticamente ogni 30 minuti; se non vuoi aspettare, premi «Sincronizza ora» nella scheda Integrazioni della tua azienda. Le prenotazioni di Airbnb e Vrbo arrivano direttamente come prenotazioni; quelle di Booking.com e di qualsiasi altra piattaforma passano prima da una coda perché tu confermi quali sono prenotazioni reali e quali sono tuoi blocchi di calendario, perché quei calendari mescolano le due cose.

Porta le date di arrivo e partenza e il riferimento della prenotazione. Nessun calendario di nessuna piattaforma include l'email o il telefono dell'ospite, né il numero reale di persone. Per questo, in una prenotazione importata da calendario aggiungi tu il contatto per poter inviare il link di check-in e confermi quanti sono gli ospiti. BookCheckin non trasmette la comunicazione degli ospiti di una prenotazione importata finché non hai confermato quel numero: è voluto, perché non venga mai inviata una comunicazione con un numero di ospiti presunto. Come per qualsiasi link di check-in, la struttura ha bisogno di credenziali SES Hospedajes verificate.

Sì, nel piano Business. BookCheckin genera una chiave virtuale unica per ogni ospite e la invia quando il check-in è stato completato correttamente, eliminando la consegna delle chiavi di persona. È compatibile con le serrature Nuki, TTLock e Igloohome.