Häufig gestellte Fragen zu BookCheckin

SES Hospedajes ist die Plattform des spanischen Innenministeriums, über die alle touristischen Unterkünfte in Spanien — Hotels, Apartments, Landhäuser, Hostels — die Daten ihrer Gäste melden. Die Nutzung ist seit dem Königlichen Dekret 933/2021 gesetzlich vorgeschrieben. BookCheckin erfasst diese Daten und übermittelt sie automatisch für Sie.

Die Vorschriften verlangen, dass die Daten spätestens 24 Stunden nach der Ankunft des Gastes gemeldet werden. BookCheckin erledigt das automatisch, sobald der Gast den Online-Check-in abgeschlossen hat — so wird die Meldung immer fristgerecht übermittelt, ohne dass Sie daran denken müssen.

Das Königliche Dekret 933/2021 regelt die dokumentarischen und elektronischen Registrierungspflichten von Beherbergungsbetrieben und Fahrzeugvermietungen. Es gilt für Hotels, touristische Apartments, Landhäuser, Campingplätze, Hostels und Verwalter von Ferienunterkünften. Es legt fest, welche Daten erhoben werden müssen, wie lange sie aufzubewahren sind und wie sie zu melden sind.

Das Königliche Dekret 933/2021 legt eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren ab Ende der Dienstleistung fest. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Daten gelöscht werden — eine unbegrenzte Aufbewahrung ist nicht DSGVO-konform. BookCheckin speichert die Daten verschlüsselt für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum und bewahrt kein Bild des Dokuments auf.

Werden die Daten gar nicht, erst nach Ablauf der 24-Stunden-Frist oder unvollständig gemeldet, gilt dies als Ordnungswidrigkeit, die nach dem Organgesetz 4/2015 über den Schutz der öffentlichen Sicherheit sanktioniert werden kann. Die Automatisierung der Übermittlung ist der sicherste Weg, um die Frist stets einzuhalten und den Beleg jeder einzelnen Meldung für den Fall einer Kontrolle aufzubewahren.

BookCheckin übermittelt die Gästemeldungen an SES Hospedajes, das nationale System des Innenministeriums. Katalonien und das Baskenland führen eigene Register, die von den Mossos d’Esquadra beziehungsweise der Ertzaintza verwaltet werden und an die wir derzeit nicht automatisch übermitteln. Liegt Ihre Unterkunft in einer dieser Regionen, kann BookCheckin sie derzeit nicht verwalten: Für Unterkünfte in Katalonien oder im Baskenland können keine Check-in-Links erstellt werden, da es sich um eigene Systeme handelt, die wir noch nicht unterstützen.

Nein. BookCheckin ist ausschließlich in das nationale System SES Hospedajes integriert. Wir übermitteln nicht automatisch an die regionalen Register der Mossos d’Esquadra (Katalonien) oder der Ertzaintza (Baskenland). Liegt Ihre Unterkunft in einer dieser Regionen, weisen wir Sie beim Anlegen der Unterkunft darauf hin; derzeit unterstützen wir diese Regionen nicht — es können keine Check-in-Links für solche Unterkünfte erstellt werden.

Nein, derzeit nicht. BookCheckin unterstützt Unterkünfte in Katalonien und im Baskenland nicht: Für sie können keine Check-in-Links erstellt werden, der Gast kann also weder den Check-in ausfüllen noch sein Dokument scannen oder unterschreiben. Im übrigen Spanien funktioniert BookCheckin von Anfang bis Ende und übermittelt die Meldung automatisch an SES Hospedajes.

Der Gast fotografiert sein Dokument mit dem Smartphone, und unsere KI-Engine extrahiert automatisch Vor- und Nachnamen, die Dokumentnummer, die Staatsangehörigkeit, das Geburtsdatum und das Ablaufdatum. Der Gast prüft die Daten und unterschreibt, ohne etwas von Hand eingeben zu müssen. Es handelt sich um einen OCR-Scan: das Auslesen der auf dem Dokument aufgedruckten Daten.

Nein. Beim Check-in verwendet BookCheckin keine Gesichtserkennung. Das System liest per OCR ausschließlich die auf dem Dokument aufgedruckten Daten aus, um die Gästemeldung auszufüllen — es prüft das Dokument, nicht das Gesicht.

Nein. BookCheckin extrahiert die gesetzlich vorgeschriebenen Felder und verwirft das Bild des Dokuments nach der Verarbeitung: Wir speichern weder Kopien noch Fotos des DNI, der NIE oder des Reisepasses. Die spanische Datenschutzbehörde (AEPD) hat davor gewarnt, dass die Aufbewahrung von Dokumentenkopien nach der DSGVO eine übermäßige Datenerhebung darstellt; unser Ablauf ist so gestaltet, dass dies vermieden wird.

Ja. BookCheckin erfüllt die Datenschutz-Grundverordnung. Die Daten werden verschlüsselt auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und nur für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt. Wir handeln als Auftragsverarbeiter: Die Verantwortung gegenüber den Behörden bleibt beim Inhaber der Unterkunft.

Auf Servern innerhalb der Europäischen Union, stets verschlüsselt. Wir übermitteln die Daten Ihrer Gäste nicht außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, und sie werden nur so lange aufbewahrt, wie es die Vorschriften verlangen.

BookCheckin bietet drei Pläne, mit einem Preis pro Unterkunft und Monat: Basic (3 €), Pro (5 €) und Business (7 €). Sie können mit nur einer Unterkunft starten, und ab 4 Unterkünften sinkt der Preis pro Unterkunft automatisch. Es gibt weder eine Einrichtungsgebühr noch eine Mindestvertragslaufzeit.

3 Monate komplett kostenlos — danach der Standardpreis Ihres Plans. Sie hinterlegen Ihre Karte bei der Registrierung, aber während der Testphase wird nichts abgebucht, und Sie können jederzeit über Ihr Dashboard kündigen.

Nein. Wir verlangen keine Mindestanzahl an Unterkünften oder Einheiten: Sie können mit nur einer Wohnung, einem Apartment oder einem Zimmer starten und bei Bedarf erweitern. Sie können außerdem jederzeit kündigen.

Nein. Sie zahlen eine feste Pauschale pro Unterkunft und Monat, egal ob Sie 2 oder 200 Check-ins durchführen. Wir erheben keine Gebühren pro Gast, pro übermittelter Meldung oder auf Zahlungen des Gastes.

Ja. Der Pro-Plan enthält native Integrationen mit Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway und Lodgify. Sobald eine Reservierung in Ihrem PMS eingeht, sendet BookCheckin automatisch den Check-in-Link an den Gast, ohne dass Sie ihn manuell erstellen müssen.

Ja, über Ihr PMS. BookCheckin hat keine direkte Verbindung zu Booking.com oder Airbnb: Deren Reservierungen gehen ein, sobald Ihr PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway oder Lodgify) sie synchronisiert, und jede neue Reservierung löst den Versand des Check-in-Links an den Gast aus. Ohne PMS können Sie den Link manuell in Sekunden erstellen.

Ja, im Business-Plan. BookCheckin erzeugt für jeden Gast einen individuellen virtuellen Schlüssel und sendet ihn, sobald der Check-in erfolgreich abgeschlossen ist — die persönliche Schlüsselübergabe entfällt damit. Es ist kompatibel mit Schlössern von Nuki, TTLock und Igloohome.