BookCheckin (bookcheckin.com) ist eine Software-as-a-Service-Plattform, die Beherbergungsbetrieben in Spanien automatisierte Dienste für den Gäste-Check-in und die behördliche Meldung bereitstellt, betrieben von Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Spanien.
Verantwortlicher: Der Beherbergungsbetrieb (Hotel, Hostel, Apartment usw.), der BookCheckin zur Erhebung von Gästedaten nutzt.
Auftragsverarbeiter: Serlet Servicios Auxiliares (BookCheckin), handelnd auf Weisung des Verantwortlichen.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung: privacy@bookcheckin.com
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Benutzername | Kontoerstellung und Authentifizierung | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Google-/Apple-Profil (Name, E-Mail) | Optionale Anmeldung über Google oder Apple, sofern Sie die Social-Login-Funktion wählen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Zahlungsdaten (über Stripe) | Zahlungsabwicklung | Vertragserfüllung |
| Anmeldezeitstempel, IP-Adressen, Geräte-/User-Agent-Informationen | Sicherheit, Sitzungsverwaltung und Betrugsprävention | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Profilbild (optional) | Wird Ihnen und Ihren Teammitgliedern innerhalb der Plattform angezeigt, um Ihr Konto zu personalisieren. Sie entscheiden, ob Sie eines hochladen, und können es jederzeit in den Einstellungen entfernen; es wird beim Entfernen oder bei Kontolöschung sofort gelöscht. | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) |
| Datenkategorie | Beispiele | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Identität | Vollständiger Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) — Königliches Dekret 933/2021 |
| Ausweisdokument | Dokumenttyp, Nummer, Trägernummer. Das Dokumentenscan-Bild wird vorübergehend verarbeitet, um diese Felder zu extrahieren, und wird nicht auf unseren Servern gespeichert (siehe Abschnitt 4). | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Wohnsitz | Adresse, Stadt, Postleitzahl, Land | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Unterschrift | Elektronische Unterschrift/Erklärung, die beim Check-in erfasst wird (erwachsene Gäste) | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Daten Minderjähriger | Für Kinder unter 14 Jahren: Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Verwandtschaftsverhältnis zur begleitenden erwachsenen Person. Für unter 14-Jährige sind weder ein Ausweisdokument noch eine Unterschrift erforderlich. | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Kontakt | Telefon, E-Mail (vom Gast angegeben; kann auch aus der Buchung importiert werden) | Berechtigte Interessen des Kunden |
| Aufenthaltsdaten | An- und Abreisedatum, Reservierungsnummer | Gesetzliche Verpflichtung + Vertragserfüllung |
Wenn Gäste Ausweisdokumentbilder hochladen, werden diese Bilder an die Claude API von Anthropic (einen Drittanbieter für KI-Dienste mit Sitz in den USA) gesendet, um die für die Reisendenmeldung erforderlichen Dokumentfelder zu extrahieren (Name, Dokumentnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Ablaufdatum). Alle Bilder werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen. Gemäß den kommerziellen API-Bedingungen von Anthropic verwendet Anthropic über die API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. Nach der Extraktion der erforderlichen Felder wird das Dokumentenbild verworfen und nicht auf unseren Servern gespeichert.
Speicherung von Dokumentenbildern. Ausweisdokumentbilder werden nicht auf unseren Servern gespeichert oder aufbewahrt. Sie werden (mit entfernten EXIF-Metadaten, über eine verschlüsselte Verbindung) ausschließlich zur Extraktion der für die Reisendenmeldung erforderlichen Felder an die Claude API von Anthropic übermittelt und anschließend verworfen. Nur die extrahierten Textfelder werden in unserer Datenbank für den in Abschnitt 7 beschriebenen Aufbewahrungszeitraum gespeichert und bei Erfüllung eines Löschantrags sicher gelöscht. Diese Daten werden zu keinen anderen als den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken verwendet.
Zu den Datenpraktiken von Anthropic siehe anthropic.com/privacy.
Wir geben personenbezogene Daten nur unter folgenden Umständen weiter, und nur soweit dies erforderlich ist, um den Dienst nach Weisung des Kunden zu erbringen:
| Empfänger | Zweck | Schutzmaßnahmen |
|---|---|---|
| Spanisches Innenministerium (SES Hospedajes) | Verpflichtende Reisendenmeldung (Königliches Dekret 933/2021) | Gesetzliche Verpflichtung — keine Übermittlungsgarantie erforderlich |
| Anthropic (Claude API) | KI-gestützte Extraktion von Dokumentfeldern (OCR) | Auftragsverarbeitungsvertrag; Standardvertragsklauseln für internationale (US-)Übermittlungen |
| Adress-Autovervollständigung (HERE Technologies; CartoCiudad / IGN-CNIG für spanische Adressen) | Wenn ein Gast das optionale Adresssuchfeld nutzt, Umwandlung der eingegebenen Wohnadresse in strukturierte Vorschläge, damit eine korrekte Adresse eingegeben werden kann. Es wird nur der eingegebene Adresstext übermittelt — kein Name, kein Dokument, keine E-Mail-Adresse und keine sonstigen Daten — und die Anfrage erfolgt serverseitig durch BookCheckin, sodass der Anbieter weder die IP-Adresse noch Browserinformationen des Gastes erhält. | Auftragsverarbeitungsvertrag; Standardvertragsklauseln für jede Verarbeitung außerhalb des EWR. Wird nur genutzt, wenn der Beherbergungsbetrieb die Adresssuche aktiviert; Gäste können ihre Adresse stattdessen manuell eingeben. |
| Stripe | Zahlungsabwicklung (nur Kundenabrechnung) | Standardvertragsklauseln; PCI-DSS-konform |
| Property-Management-Systeme / Channel-Manager (z. B. Amenitiz) | Import von Reservierungsdaten und Daten der buchenden Person für verbundene Konten | Auf Weisung des Kunden; Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Messaging-Anbieter (WhatsApp) | Zustellung von Check-in-Links und Benachrichtigungen an Gäste, sofern konfiguriert | Auftragsverarbeitungsvertrag; beschränkt auf die für den Nachrichtenversand erforderlichen Kontaktdaten |
| E-Mail-Versanddienstleister | Transaktions- und Support-E-Mails | Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Google / Apple | Optionale Social-Anmeldung für Kundenkonten | Nur wenn sich der Kunde für die Anmeldung mit Google/Apple entscheidet |
| Google Analytics (Google Ireland Limited) | Aggregierte Nutzungsstatistiken der Website — welche Seiten aufgerufen werden und wie Besucher auf die Website gelangen | Auftragsverarbeitungsvertrag (Google Ads Data Processing Terms, die für Google Analytics gelten); Datenschutzrahmen EU-USA, ergänzt um Standardvertragsklauseln, soweit dieser nicht greift (siehe Abschnitt 6). Ob Analyse-Cookies und -Kennungen verwendet werden, hängt von Ihrer Auswahl im Cookie-Banner ab (siehe Abschnitt 11). |
| Smart-Lock-Anbieter (z. B. Nuki, igloohome, TTLock) | Ausgabe von Zugangscodes für den Self-Check-in, sofern der Kunde dies aktiviert | Auftragsverarbeitungsvertrag; nur die für die Zugangsgewährung erforderlichen Daten |
| Cloud-Infrastruktur (DigitalOcean) | Serverhosting und Datenbank | Auftragsverarbeitungsvertrag; Server befinden sich in der EU (Frankfurt, Deutschland) |
Wir verkaufen oder vermieten personenbezogene Daten nicht und geben sie nicht an Werbetreibende oder Datenhändler weiter.
Anthropic hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Werden Gästedokumentbilder an die API von Anthropic gesendet, um die erforderlichen Felder zu extrahieren, stellt dies eine Übermittlung außerhalb des EWR dar. Diese Übermittlung wird durch die von der Europäischen Kommission angenommenen Standardvertragsklauseln (SCC) geregelt. Unsere Server und Datenbank werden innerhalb der EU (Frankfurt, Deutschland) gehostet.
Nutzt ein Gast die optionale Adresssuche, kann der eingegebene Adresstext von HERE Technologies (im Besitz eines europäischen Konsortiums) verarbeitet werden. Soweit eine solche Verarbeitung außerhalb des EWR erfolgt, wird sie durch Standardvertragsklauseln im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags von HERE geregelt. Die Adresssuche für spanische Adressen nutzt CartoCiudad, einen Dienst des spanischen Nationalen Geografischen Instituts (IGN-CNIG), der innerhalb der EU verarbeitet wird.
Unsere Website nutzt Google Analytics, bereitgestellt von Google Ireland Limited (Dublin, Irland) auf Grundlage der Google Ads Data Processing Terms. Die dabei erhobenen Nutzungsdaten können von Google außerhalb des EWR verarbeitet werden, unter anderem in den Vereinigten Staaten. Für diese Übermittlungen stützt sich Google auf den Datenschutzrahmen EU-USA — Gegenstand des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023, unter dem Google LLC zertifiziert ist — sowie auf die Standardvertragsklauseln, soweit dieser Rahmen nicht greift. Ihre Auswahl im Cookie-Banner bestimmt, ob Analyse-Cookies und -Kennungen verwendet werden (siehe Abschnitt 11); das Google-Analytics-Tag selbst wird auf jeder Seite geladen, sodass Google in jedem Fall Empfänger ist. Übermittelt werden Seiten- und Geräteinformationen — etwa Seitenadresse, verweisende Seite, Browser und Bildschirmgröße — nicht jedoch die Ausweisdokumente oder die vom Gast eingegebenen Check-in-Daten.
| Datentyp | Aufbewahrungsfrist | Grund |
|---|---|---|
| Identitätsdaten der Gäste | 3 Jahre ab Datum des Aufenthalts | Spanische gesetzliche Vorgabe (Königliches Dekret 933/2021; Organgesetz 4/2015) |
| Ausweisdokumentbilder | Nicht gespeichert — werden vorübergehend zur Extraktion der erforderlichen Felder verarbeitet und anschließend verworfen (siehe Abschnitt 4) | Bilder werden nicht auf unseren Servern gespeichert |
| Kundenkontodaten | Vertragsdauer + 2 Jahre | Gesetzliche Verpflichtung und Streitbeilegung |
| Abrechnungsunterlagen | 5 Jahre | Steuer- und Buchführungspflichten (spanisches Recht) |
| Sicherheitsprotokolle (IP, Zeitstempel) | Bis zu 12 Monate | Sicherheit und Betrugserkennung |
| Kennung zur Betrugsprävention beim kostenlosen Testzeitraum (ein von Stripe bereitgestellter opaker Zahlungskarten-Hash — keine Kartennummer und nicht in eine solche rückführbar) | Bis zu 24 Monate nach Kontolöschung | Verhinderung wiederholter kostenloser Testzeiträume. Diese einzelne Kennung wird nach einem Löschantrag aufbewahrt, wobei Ihre E-Mail-Adresse daraus entfernt wird, damit die Löschung eines Kontos nicht genutzt werden kann, um den kostenlosen Testzeitraum zurückzusetzen (berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Anschließend wird sie automatisch gelöscht. |
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten um, unter anderem:
Im Falle einer Datenschutzverletzung, die Ihre Rechte und Freiheiten beeinträchtigt, informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden und benachrichtigen betroffene Personen unverzüglich.
Wenn Sie sich in der EU/im EWR befinden, haben Sie folgende Rechte:
Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie privacy@bookcheckin.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß behandelt haben, haben Sie das Recht, bei der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) Beschwerde einzulegen: aepd.es.
Gäste, deren Daten über BookCheckin verarbeitet werden, sollten sich zur Ausübung ihrer DSGVO-Rechte an den Beherbergungsbetrieb (den Verantwortlichen) wenden. Der Beherbergungsbetrieb ist für die Bearbeitung solcher Anfragen verantwortlich. BookCheckin unterstützt den Beherbergungsbetrieb bei der Erfüllung dieser Anfragen im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.
BookCheckin verwendet die folgenden Cookies:
| Cookie | Zweck | Typ | Dauer |
|---|---|---|---|
| access_token | Authentifizierungssitzung | httpOnly, SameSite=Lax (für JS nicht zugänglich) | Sitzung / konfigurierbar |
| csrf_token | CSRF-Schutz | SameSite=Lax (von JS lesbar) | Sitzung / konfigurierbar |
| _ga, _ga_* | Aggregierte Nutzungsstatistiken über Google Analytics 4 — welche Seiten aufgerufen werden und wie Besucher auf die Website gelangen | Drittanbieter (Google) — wird nur gesetzt, nachdem Sie im Cookie-Banner in die Analyse eingewilligt haben | 2 Jahre (Google-Standardwert) |
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Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wir informieren Kunden per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung mindestens 14 Tage, bevor wesentliche Änderungen in Kraft treten. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben auf dieser Seite spiegelt die jüngste Überarbeitung wider.
Serlet Servicios Auxiliares — BookCheckin Datenschutzteam
CIF: B42527879
Adresse: Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Spanien
E-Mail: privacy@bookcheckin.com
Website: bookcheckin.com