BookCheckin (bookcheckin.com) ist eine Software-as-a-Service-Plattform, die Beherbergungsbetrieben in Spanien und, sofern der Betrieb die Übermittlung an Alloggiati Web aktiviert hat, in Italien automatisierte Dienste für den Gäste-Check-in und die behördliche Meldung bereitstellt, betrieben von Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Spanien.
Verantwortlicher: Der Beherbergungsbetrieb (Hotel, Hostel, Apartment usw.), der BookCheckin zur Erhebung von Gästedaten nutzt.
Auftragsverarbeiter: Serlet Servicios Auxiliares (BookCheckin), handelnd auf Weisung des Verantwortlichen.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung: privacy@bookcheckin.com
| Daten | Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse, Benutzername | Kontoerstellung und Authentifizierung | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Google-/Apple-Profil (Name, E-Mail) | Optionale Anmeldung über Google oder Apple, sofern Sie die Social-Login-Funktion wählen | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Zahlungsdaten (über Stripe) | Zahlungsabwicklung | Vertragserfüllung |
| Zugangsdaten für Behörden — Benutzername und Passwort des Web-Dienstes des Ministeriums für SES Hospedajes und, sofern der Betrieb die Übermittlung an Alloggiati Web aktiviert hat, Utente, Password und WS Key von Alloggiati Web | Anmeldung beim Dienst der Behörde in Ihrem Namen, um Ihre eigenen Meldungen für Ihre Betriebe vorzunehmen. Verschlüsselt gespeichert und für keinen anderen Zweck verwendet; gelöscht, wenn Sie uns darum bitten oder der Betrieb gelöscht wird (siehe Abschnitt 7.12 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen). BookCheckin verfügt über keine Zugangsdaten für die Mossos d'Esquadra oder die Ertzaintza. | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Anmeldezeitstempel, IP-Adressen, Geräte-/User-Agent-Informationen | Sicherheit, Sitzungsverwaltung und Betrugsprävention | Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Profilbild (optional) | Wird Ihnen und Ihren Teammitgliedern innerhalb der Plattform angezeigt, um Ihr Konto zu personalisieren. Sie entscheiden, ob Sie eines hochladen, und können es jederzeit in den Einstellungen entfernen; es wird beim Entfernen oder bei Kontolöschung sofort gelöscht. | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) |
| Datenkategorie | Beispiele | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Identität | Vollständiger Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Geschlecht | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) — Königliches Dekret 933/2021 (Spanien); Art. 109 TULPS (Italien, sofern der Betrieb die Übermittlung an Alloggiati Web aktiviert hat) |
| Ausweisdokument | Dokumenttyp, Nummer, Trägernummer. Das Dokumentenscan-Bild wird vorübergehend verarbeitet, um diese Felder zu extrahieren, und wird nicht auf unseren Servern gespeichert (siehe Abschnitt 4). | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Wohnsitz | Adresse, Stadt, Postleitzahl, Land | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Unterschrift | Elektronische Unterschrift/Erklärung, die beim Check-in erfasst wird (erwachsene Gäste) | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Daten Minderjähriger | Für Kinder unter 14 Jahren: Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Verwandtschaftsverhältnis zur begleitenden erwachsenen Person. Für unter 14-Jährige sind weder ein Ausweisdokument noch eine Unterschrift erforderlich. | Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| Kontakt | Telefon, E-Mail (vom Gast angegeben; kann auch aus der Buchung importiert werden) | Berechtigte Interessen des Kunden |
| Aufenthaltsdaten | An- und Abreisedatum, Reservierungsnummer | Gesetzliche Verpflichtung + Vertragserfüllung |
Wenn Gäste Ausweisdokumentbilder hochladen, werden diese Bilder an die Claude API von Anthropic (einen Drittanbieter für KI-Dienste mit Sitz in den USA) gesendet, um die für die Reisendenmeldung erforderlichen Dokumentfelder zu extrahieren (Name, Dokumentnummer, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, Ablaufdatum). Alle Bilder werden über verschlüsselte Verbindungen übertragen. Gemäß den kommerziellen API-Bedingungen von Anthropic verwendet Anthropic über die API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. Nach der Extraktion der erforderlichen Felder wird das Dokumentenbild verworfen und nicht auf unseren Servern gespeichert.
Speicherung von Dokumentenbildern. Ausweisdokumentbilder werden nicht auf unseren Servern gespeichert oder aufbewahrt. Sie werden (mit entfernten EXIF-Metadaten, über eine verschlüsselte Verbindung) ausschließlich zur Extraktion der für die Reisendenmeldung erforderlichen Felder an die Claude API von Anthropic übermittelt und anschließend verworfen. Nur die extrahierten Textfelder werden in unserer Datenbank für den in Abschnitt 7 beschriebenen Aufbewahrungszeitraum gespeichert und bei Erfüllung eines Löschantrags sicher gelöscht. Diese Daten werden zu keinen anderen als den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken verwendet.
Zu den Datenpraktiken von Anthropic siehe anthropic.com/privacy.
Wir geben personenbezogene Daten nur unter folgenden Umständen weiter, und nur soweit dies erforderlich ist, um den Dienst nach Weisung des Kunden zu erbringen:
| Empfänger | Zweck | Schutzmaßnahmen |
|---|---|---|
| Spanisches Innenministerium (SES Hospedajes) | Verpflichtende Reisendenmeldung (Königliches Dekret 933/2021) für Betriebe, die über SES Hospedajes melden. BookCheckin übermittelt die Daten im Namen des Betriebs, unter Verwendung der eigenen Zugangsdaten des Betriebs für den Web-Dienst des Ministeriums. | Gesetzliche Verpflichtung — keine Übermittlungsgarantie erforderlich |
| Polizia di Stato (Italien) — Alloggiati Web | Verpflichtende Meldung der beherbergten Personen für Betriebe in Italien. Sofern der Betrieb die Übermittlung an Alloggiati Web aktiviert hat, übermittelt BookCheckin die Reisendendaten im Namen des Betriebs an den Dienst Alloggiati Web der Polizia di Stato, unter Verwendung der eigenen Alloggiati-Web-Zugangsdaten des Betriebs, die BookCheckin verschlüsselt speichert. Eine einmal übermittelte Meldung kann über BookCheckin weder zurückgezogen noch geändert werden. | Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung (Art. 109 des Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), R.D. 773/1931; Art. 5 D.L. 53/2019; D.M. vom 7. Januar 2013 in der Fassung des D.M. vom 16. September 2021). Schutzmaßnahmen: keine Übermittlungsgarantie erforderlich (Italien gehört zum EWR); die Polizia di Stato erhält die Daten als eigener Verantwortlicher; die Zugangsdaten werden nur zur Authentifizierung der eigenen Meldungen des Betriebs verwendet. |
| Mossos d'Esquadra (Katalonien) — regionales Polizeiregister für Reisende | Verpflichtende Reisendenmeldung für Betriebe in Katalonien, die die Mossos-d'Esquadra-Funktion von BookCheckin nutzen. BookCheckin übermittelt nichts an die Mossos d'Esquadra: Es bereitet die Meldedatei in deren offiziellem Format vor, und der Betrieb lädt sie selbst in das Portal der Mossos hoch. BookCheckin verfügt über keine Zugangsdaten für dieses Portal und meldet sich dort nie an. | Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung (Königliches Dekret 933/2021); die Meldung von Betrieben in Katalonien erfolgt bei den Mossos d'Esquadra, wie in der Mitteilung der Generalitat de Catalunya vom 7. August 2024 dargelegt. Schutzmaßnahmen: BookCheckin nimmt keine Übermittlung an die Mossos d'Esquadra vor; diese erhalten die Datei vom Betrieb als eigener Verantwortlicher. |
| Ertzaintza (Baskenland) — Registro Hostelero | Verpflichtende Reisendenmeldung für Betriebe im Baskenland, die die Ertzaintza-Funktion von BookCheckin nutzen. BookCheckin übermittelt nichts an die Ertzaintza: Es bereitet die Meldedatei in dem Format vor, das ihr Registro Hostelero akzeptiert, und der Betrieb lädt sie selbst hoch. BookCheckin verfügt über keine Zugangsdaten für dieses Portal und meldet sich dort nie an. | Rechtsgrundlage: gesetzliche Verpflichtung (Königliches Dekret 933/2021); die Meldung von Betrieben im Baskenland erfolgt in den Dateien des Sicherheitsdepartements der Baskischen Regierung (Registro Hostelero), wie in der Informationsnotiz der Ertzaintza vom 24. September 2024 dargelegt. Schutzmaßnahmen: BookCheckin nimmt keine Übermittlung an die Ertzaintza vor; diese erhält die Datei vom Betrieb als eigener Verantwortlicher. |
| Anthropic (Claude API) | KI-gestützte Extraktion von Dokumentfeldern (OCR) | Auftragsverarbeitungsvertrag; Standardvertragsklauseln für internationale (US-)Übermittlungen |
| Adress-Autovervollständigung (HERE Technologies; CartoCiudad / IGN-CNIG für spanische Adressen) | Wenn ein Gast das optionale Adresssuchfeld nutzt, Umwandlung der eingegebenen Wohnadresse in strukturierte Vorschläge, damit eine korrekte Adresse eingegeben werden kann. Es wird nur der eingegebene Adresstext übermittelt — kein Name, kein Dokument, keine E-Mail-Adresse und keine sonstigen Daten — und die Anfrage erfolgt serverseitig durch BookCheckin, sodass der Anbieter weder die IP-Adresse noch Browserinformationen des Gastes erhält. | Auftragsverarbeitungsvertrag; Standardvertragsklauseln für jede Verarbeitung außerhalb des EWR. Wird nur genutzt, wenn der Beherbergungsbetrieb die Adresssuche aktiviert; Gäste können ihre Adresse stattdessen manuell eingeben. |
| Stripe | Zahlungsabwicklung (nur Kundenabrechnung) | Standardvertragsklauseln; PCI-DSS-konform |
| Property-Management-Systeme / Channel-Manager (z. B. Amenitiz) | Import von Reservierungsdaten und Daten der buchenden Person für verbundene Konten; und, nur wenn der Kunde dies aktiviert, Schreiben eines Check-in-Status (Status, Uhrzeit, Anzahl der Gäste, Link zum Eintrag — ohne Ausweisdaten) in die eigene Reservierung des Kunden in diesem System; und, nur wenn der Kunde dies aktiviert, die Erfassung der in Abschnitt 3 genannten Identitätsdaten des Gastes in der eigenen Reservierung des Kunden in diesem System | Auf Weisung des Kunden; Auftragsverarbeitungsvertrag. Das empfangende System ist das eigene Konto des Kunden. |
| Messaging-Anbieter (WhatsApp) | Zustellung von Check-in-Links und Benachrichtigungen an Gäste, sofern konfiguriert | Auftragsverarbeitungsvertrag; beschränkt auf die für den Nachrichtenversand erforderlichen Kontaktdaten |
| E-Mail-Versanddienstleister | Transaktions- und Support-E-Mails | Auftragsverarbeitungsvertrag |
| Google / Apple | Optionale Social-Anmeldung für Kundenkonten | Nur wenn sich der Kunde für die Anmeldung mit Google/Apple entscheidet |
| Google Analytics (Google Ireland Limited) | Aggregierte Nutzungsstatistiken der Website — welche Seiten aufgerufen werden und wie Besucher auf die Website gelangen | Auftragsverarbeitungsvertrag (Google Ads Data Processing Terms, die für Google Analytics gelten); Datenschutzrahmen EU-USA, ergänzt um Standardvertragsklauseln, soweit dieser nicht greift (siehe Abschnitt 6). Ob Analyse-Cookies und -Kennungen verwendet werden, hängt von Ihrer Auswahl im Cookie-Banner ab (siehe Abschnitt 11). |
| Smart-Lock-Anbieter (z. B. Nuki, igloohome, TTLock) | Ausgabe von Zugangscodes für den Self-Check-in, sofern der Kunde dies aktiviert | Auftragsverarbeitungsvertrag; nur die für die Zugangsgewährung erforderlichen Daten |
| Cloud-Infrastruktur (DigitalOcean) | Serverhosting und Datenbank | Auftragsverarbeitungsvertrag; Server befinden sich in der EU (Frankfurt, Deutschland) |
Wir verkaufen oder vermieten personenbezogene Daten nicht und geben sie nicht an Werbetreibende oder Datenhändler weiter.
Anthropic hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Werden Gästedokumentbilder an die API von Anthropic gesendet, um die erforderlichen Felder zu extrahieren, stellt dies eine Übermittlung außerhalb des EWR dar. Diese Übermittlung wird durch die von der Europäischen Kommission angenommenen Standardvertragsklauseln (SCC) geregelt. Unsere Server und Datenbank werden innerhalb der EU (Frankfurt, Deutschland) gehostet.
Nutzt ein Gast die optionale Adresssuche, kann der eingegebene Adresstext von HERE Technologies (im Besitz eines europäischen Konsortiums) verarbeitet werden. Soweit eine solche Verarbeitung außerhalb des EWR erfolgt, wird sie durch Standardvertragsklauseln im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags von HERE geregelt. Die Adresssuche für spanische Adressen nutzt CartoCiudad, einen Dienst des spanischen Nationalen Geografischen Instituts (IGN-CNIG), der innerhalb der EU verarbeitet wird.
Unsere Website nutzt Google Analytics, bereitgestellt von Google Ireland Limited (Dublin, Irland) auf Grundlage der Google Ads Data Processing Terms. Die dabei erhobenen Nutzungsdaten können von Google außerhalb des EWR verarbeitet werden, unter anderem in den Vereinigten Staaten. Für diese Übermittlungen stützt sich Google auf den Datenschutzrahmen EU-USA — Gegenstand des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023, unter dem Google LLC zertifiziert ist — sowie auf die Standardvertragsklauseln, soweit dieser Rahmen nicht greift. Ihre Auswahl im Cookie-Banner bestimmt, ob Analyse-Cookies und -Kennungen verwendet werden (siehe Abschnitt 11); das Google-Analytics-Tag selbst wird auf jeder Seite geladen, sodass Google in jedem Fall Empfänger ist. Übermittelt werden Seiten- und Geräteinformationen — etwa Seitenadresse, verweisende Seite, Browser und Bildschirmgröße — nicht jedoch die Ausweisdokumente oder die vom Gast eingegebenen Check-in-Daten.
Aktiviert der Betrieb die Übermittlung der Check-in-Angaben an sein eigenes Property-Management-System und wird dieses System außerhalb des EWR gehostet (zum Beispiel in den Vereinigten Staaten), erfolgt diese Übermittlung auf Weisung des Betriebs und auf Grundlage der eigenen Vereinbarung des Betriebs mit seinem Anbieter.
| Datentyp | Aufbewahrungsfrist | Grund |
|---|---|---|
| Identitätsdaten der Gäste — Betriebe in Spanien (einschließlich Katalonien und Baskenland) | 3 Jahre ab Datum des Aufenthalts | Spanische gesetzliche Vorgabe (Königliches Dekret 933/2021, Art. 5.3; Organgesetz 4/2015) |
| Identitätsdaten der Gäste — Betriebe in Italien, sofern der Betrieb die Übermittlung an Alloggiati Web aktiviert hat | Werden gelöscht, sobald die Empfangsbestätigung (ricevuta) für den übermittelten Aufenthalt erstellt wurde, nach einer kurzen technischen Karenzzeit. Nach der Löschung können das Gäste-PDF und der Datenexport für diesen Aufenthalt nicht mehr neu erzeugt werden. | Italienische gesetzliche Vorgabe (D.M. vom 7. Januar 2013, Art. 4-bis Abs. 2, eingefügt durch das D.M. vom 16. September 2021): Der Beherbergungsbetrieb muss die übermittelten Daten löschen, sobald die Empfangsbestätigung erstellt ist. Die spanische Dreijahresfrist gilt für diese Datensätze nicht. |
| Alloggiati-Web-Empfangsbestätigung (ricevuta) | 5 Jahre | Italienische gesetzliche Vorgabe (D.M. vom 7. Januar 2013, Art. 4-bis Abs. 2): Die Empfangsbestätigung wird als Nachweis des Betriebs aufbewahrt, dass die Meldung erfolgt ist. |
| Zugangsdaten für Behörden (SES Hospedajes; Alloggiati Web) | Bis Sie uns um Löschung bitten oder der Betrieb gelöscht wird | Erforderlich, um in Ihrem Namen zu übermitteln; werden zu keinem anderen Zweck aufbewahrt (siehe Abschnitt 7.12 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen) |
| Ausweisdokumentbilder | Nicht gespeichert — werden vorübergehend zur Extraktion der erforderlichen Felder verarbeitet und anschließend verworfen (siehe Abschnitt 4) | Bilder werden nicht auf unseren Servern gespeichert |
| Kundenkontodaten | Vertragsdauer + 2 Jahre | Gesetzliche Verpflichtung und Streitbeilegung |
| Abrechnungsunterlagen | 5 Jahre | Steuer- und Buchführungspflichten (spanisches Recht) |
| Sicherheitsprotokolle (IP, Zeitstempel) | Bis zu 12 Monate | Sicherheit und Betrugserkennung |
| Kennung zur Betrugsprävention beim kostenlosen Testzeitraum (ein von Stripe bereitgestellter opaker Zahlungskarten-Hash — keine Kartennummer und nicht in eine solche rückführbar) | Bis zu 24 Monate nach Kontolöschung | Verhinderung wiederholter kostenloser Testzeiträume. Diese einzelne Kennung wird nach einem Löschantrag aufbewahrt, wobei Ihre E-Mail-Adresse daraus entfernt wird, damit die Löschung eines Kontos nicht genutzt werden kann, um den kostenlosen Testzeitraum zurückzusetzen (berechtigte Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f). Anschließend wird sie automatisch gelöscht. |
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten um, unter anderem:
Im Falle einer Datenschutzverletzung, die Ihre Rechte und Freiheiten beeinträchtigt, informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden und benachrichtigen betroffene Personen unverzüglich.
Wenn Sie sich in der EU/im EWR befinden, haben Sie folgende Rechte:
Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie privacy@bookcheckin.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß behandelt haben, haben Sie das Recht, bei der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) Beschwerde einzulegen: aepd.es.
Gäste, deren Daten über BookCheckin verarbeitet werden, sollten sich zur Ausübung ihrer DSGVO-Rechte an den Beherbergungsbetrieb (den Verantwortlichen) wenden. Der Beherbergungsbetrieb ist für die Bearbeitung solcher Anfragen verantwortlich. BookCheckin unterstützt den Beherbergungsbetrieb bei der Erfüllung dieser Anfragen im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.
BookCheckin verwendet die folgenden Cookies:
| Cookie | Zweck | Typ | Dauer |
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