Vorlage für den Meldeschein — zum Ausdrucken und Ausfüllen
Laden Sie kostenlos eine Vorlage für den parte de viajeros (Meldeschein) mit allen Feldern aus Anhang I des Königlichen Dekrets 933/2021 herunter — als PDF und als Word-Datei. Direkter Download, ohne Ihre E-Mail-Adresse zu hinterlassen. Und eine ehrliche Warnung: Papier ist nur die halbe Arbeit.
Was der Meldeschein enthalten muss
Der Inhalt der Meldung liegt nicht im Ermessen der einzelnen Unterkunft: Er ist in Anhang I des Königlichen Dekrets 933/2021 festgelegt. Die Vorlage auf dieser Seite bildet diese Struktur in vier Blöcken ab, damit bei der Datenübermittlung kein Feld fehlt.
- ✓Angaben zum Vermieter- oder Beherbergungsunternehmen: Name oder Firmenname des Inhabers, CIF oder NIF, Gemeinde, Provinz, Telefon, E-Mail und — falls die Unterkunft online beworben wird — die Website und die URL des Inserats.
- ✓Angaben zur Unterkunft: Art der Unterkunft, Bezeichnung, vollständige Adresse, Postleitzahl, Ort und Provinz.
- ✓Angaben zu jedem Gast: Vorname und Nachname(n), Geschlecht, Art, Nummer und Trägernummer des Ausweisdokuments, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum, gewöhnlicher Wohnsitz, Telefon und E-Mail für den Kontakt, Anzahl der Reisenden und Verwandtschaftsverhältnis, wenn ein Minderjähriger mitreist.
- ✓Angaben zur Transaktion: Referenz und Datum des Vertrags, Unterschriften, An- und Abreisedaten und -uhrzeiten, Adresse der Immobilie oder Zimmernummer sowie Zahlungsdaten (Art, Zahlungsmittel, Inhaber und Datum).
Offizielle Quellen
- BOE-A-2021-17461 — Königliches Dekret 933/2021, Anhang I— Konsolidierter Text mit dem vollständigen Feldinventar
Wann und wo gemeldet wird: Papier allein reicht nicht
Die Daten müssen innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft des Gastes gemeldet werden. Der Empfänger hängt davon ab, wo sich Ihre Unterkunft befindet: In den meisten Teilen Spaniens ist es die SES-Hospedajes-Plattform des Innenministeriums; in Katalonien das Register der Mossos d’Esquadra; und im Baskenland das der Ertzaintza.
Und hier die Nuance, die die meisten Betreiber übersehen: Das Ausfüllen und Archivieren eines Papierformulars ersetzt nicht die elektronische Meldung. Diese Vorlage hilft Ihnen, die Daten geordnet zu erfassen und aufzubewahren — die Aufbewahrungspflicht beträgt drei Jahre —, aber die Informationen müssen trotzdem fristgerecht an das zuständige System übermittelt werden.
Offizielle Quellen
- hospedajes.ses.mir.es— Offizielles SES-Hospedajes-Portal (Innenministerium)
Fehler, die wir täglich sehen (und die sich mit dieser Vorlage vermeiden lassen)
BookCheckin hat mehr als 5.900 akzeptierte Meldungen bei SES Hospedajes eingereicht, und ein Teil unserer täglichen Arbeit besteht darin, vom System abgelehnte Datensätze zu korrigieren. Das sind die häufigsten Fehler, wenn Daten von Hand erfasst werden:
- ✓Verwechslung der Trägernummer mit der Dokumentnummer: Beim spanischen DNI und bei der TIE sind das zwei verschiedene Werte, die das System getrennt prüft.
- ✓Unvollständige oder falsche Postleitzahlen: Eine falsch abgeschriebene spanische Postleitzahl führt dazu, dass der Datensatz abgelehnt oder zur Korrektur markiert wird.
- ✓Minderjährige weglassen: Auch ihre Daten müssen gemeldet werden, zusammen mit dem Verwandtschaftsverhältnis zum verantwortlichen Erwachsenen. Nur Dokument und Unterschrift entfallen bei Kindern unter 14 Jahren.
- ✓Einen zweiten Nachnamen bei ausländischen Gästen einfach voraussetzen: Enthält ihr Dokument keinen, bleibt das Feld leer; enthält es einen, muss er genau wie im Dokument angegeben werden.
- ✓Das Ankunftsdatum ohne Uhrzeit notieren oder die Zahlungsdaten offenlassen, die ebenfalls Teil von Anhang I sind.
Wofür diese Vorlage gedacht ist (und wofür nicht)
Sie dient als Erfassungsbogen an der Rezeption — sie fragt genau die Felder aus Anhang I ab, ohne etwas zu vergessen — und als einheitliches internes Archiv für die von der Verordnung geforderte dreijährige Aufbewahrungsfrist.
Sie dient nicht als offizielle Meldung: Es gibt kein Papierformular, das man „einreichen“ kann. Die Meldung an SES Hospedajes — oder an das regionale Register — erfolgt elektronisch, und der Nachweis der Einhaltung ist der Code der akzeptierten Sammelmeldung (lote).
Die Vorlage ist Plan B; die Automatisierung ist Plan A
Ein gut gestalteter Bogen verhindert Auslassungen, aber nicht die Arbeit: Jemand muss weiterhin jedes Feld Gast für Gast in das System übertragen, bevor die 24-Stunden-Frist abläuft.
Mit BookCheckin schließen Gäste den Online-Check-in vor der Ankunft ab: Sie scannen ihr Dokument, die Daten werden automatisch validiert, und die Meldung wird samt Beleg bei SES Hospedajes eingereicht. Ohne Abtippen, ohne Fristendruck — und Sie können mit einer einzigen Unterkunft starten, ohne Mindestanzahl.
Verwandte Ressourcen
- Was ist der Meldeschein — vollständiger Leitfaden— Die Pflicht von Anfang bis Ende erklärt
- Gästeregistrierung in Katalonien (Mossos d’Esquadra)— Wo Sie melden müssen, wenn Ihre Unterkunft in Katalonien liegt
- Gästeregistrierung im Baskenland (Ertzaintza)— Wo Sie melden müssen, wenn Ihre Unterkunft im Baskenland liegt
So füllen Sie den Meldeschein mit dieser Vorlage aus
Sechs Schritte, um den Meldeschein mit allen Feldern aus Anhang I des RD 933/2021 auszufüllen und die Meldung fristgerecht abzuschließen.
- 1
Laden Sie die Vorlage als PDF oder Word herunter
Wählen Sie das PDF zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen an der Rezeption, oder die Word-Datei, um sie am Computer auszufüllen und eine Datei pro Buchung zu speichern.
- 2
Vervollständigen Sie die Angaben zu Inhaber und Unterkunft
Füllen Sie die Blöcke 1 und 2 einmal aus (Inhaber, CIF oder NIF, Kontaktdaten, Art und Adresse der Unterkunft). Sie können sie auf allen Ihren Exemplaren vorgedruckt lassen.
- 3
Füllen Sie pro Gast einen Gästeblock aus
Erfassen Sie alle Personen, auch Minderjährige, mit Angabe des Verwandtschaftsverhältnisses. Übertragen Sie das Dokument sorgfältig: Art, Nummer und Trägernummer sind nicht austauschbar.
- 4
Notieren Sie Vertrag, Aufenthalt und Zahlung
Referenz und Datum der Buchung, An- und Abreisedaten und -uhrzeiten sowie das Zahlungsmittel und dessen Inhaber. Auch diese Felder sind Teil von Anhang I.
- 5
Holen Sie die Unterschrift des Gastes ein
Reisende ab 14 Jahren unterschreiben die Meldung. Die Unterschrift schließt das Dokument ab und belegt bei einer Kontrolle die Richtigkeit der Daten.
- 6
Melden Sie die Daten innerhalb von 24 Stunden nach dem Check-in
Übertragen Sie die Informationen an SES Hospedajes — oder an das Register der Mossos d’Esquadra bzw. der Ertzaintza, wenn Ihre Unterkunft in Katalonien oder im Baskenland liegt — und bewahren Sie den Bogen drei Jahre lang auf.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es ein offizielles Formular für den Meldeschein?+
Für SES Hospedajes gibt es kein offizielles Papierformular: Die Verordnung legt den Datensatz aus Anhang I des RD 933/2021 fest, kein gedrucktes Formular. Jede Vorlage, die diese Felder abdeckt — wie die auf dieser Seite — ist als Erfassungsbogen gültig; die eigentliche Meldung erfolgt elektronisch.
Ist die Vorlage kostenlos? Muss ich meine E-Mail-Adresse hinterlassen?+
Ja, sie ist kostenlos, und nein: Die Download-Links sind direkt, ohne Anmeldung oder E-Mail-Adresse. Sie dürfen sie frei nutzen und für Ihre Unterkunft anpassen.
Erfülle ich mit dem ausgefüllten Papierformular bereits meine Meldepflicht?+
Nicht allein dadurch. Papier hilft Ihnen, die Daten zu erfassen und aufzubewahren, aber die Pflicht umfasst auch die elektronische Meldung an das zuständige System innerhalb von 24 Stunden nach Ankunft des Gastes.
Wie lange muss ich die Meldungen aufbewahren?+
Drei Jahre ab Ende des Aufenthalts, gemäß RD 933/2021. Sowohl Papier- als auch digitale Aufbewahrung sind zulässig, solange die Informationen bei einer Kontrolle verfügbar sind.
Gilt diese Vorlage auch in Katalonien oder im Baskenland?+
Ja, für die Datenerfassung: Die Felder zur Gästeidentifikation sind in der Praxis dieselben. Der Unterschied liegt beim Empfänger: Dort erfolgt die Meldung an das Register der Mossos d’Esquadra oder der Ertzaintza statt an SES Hospedajes.
Heben Sie die Vorlage für Notfälle auf
BookCheckin erfasst die Daten beim Online-Check-in und reicht die Meldung für Sie ein — fristgerecht und mit Beleg.