Modelo do boletim de alojamento, pronto a imprimir e preencher
Descarregue gratuitamente um modelo de parte de viajeros (boletim de alojamento) com todos os campos do Anexo I do Real Decreto 933/2021, em PDF e em Word. Download direto, sem deixar o seu email. E um aviso honesto: o papel é apenas metade do trabalho.
O que deve conter o boletim de alojamento
O conteúdo do boletim não é decidido por cada alojamento: é fixado pelo Anexo I do Real Decreto 933/2021. O modelo desta página reproduz essa estrutura em quatro blocos, para que não falte nenhum campo na hora de comunicar os dados.
- ✓Dados da empresa arrendadora ou de hospedagem: nome ou denominação social do titular, CIF ou NIF, município, província, telefone, email e, se o alojamento for anunciado na internet, o site e o URL do anúncio.
- ✓Dados do estabelecimento: tipo de estabelecimento, denominação, morada completa, código postal, localidade e província.
- ✓Dados de cada hóspede: nome e apelidos, sexo, tipo, número e número de suporte do documento de identidade, nacionalidade, data de nascimento, residência habitual, telefone e email de contacto, número de viajantes e grau de parentesco quando viaja algum menor.
- ✓Dados da transação: referência e data do contrato, assinaturas, datas e horas de entrada e saída, morada do imóvel ou número do quarto e dados do pagamento (tipo, meio, titular e data).
Fontes oficiais
- BOE-A-2021-17461 — Real Decreto 933/2021, Anexo I— Texto consolidado com o inventário completo dos campos
Quando e onde se apresenta: o papel não basta
A comunicação dos dados deve ser feita nas 24 horas seguintes à chegada do hóspede. O destinatário depende de onde se situa o seu alojamento: na maior parte de Espanha é a plataforma SES Hospedajes do Ministério do Interior; na Catalunha, o registo dos Mossos d’Esquadra; e no País Basco, o da Ertzaintza.
E aqui está o pormenor que a maioria dos alojamentos ignora: preencher e arquivar o boletim em papel não substitui a comunicação telemática. Este modelo serve para recolher os dados de forma organizada e conservá-los — a obrigação de conservação é de três anos — mas a informação tem de ser igualmente enviada ao sistema correspondente, dentro do prazo.
Fontes oficiais
- hospedajes.ses.mir.es— Portal oficial SES Hospedajes (Ministério do Interior)
Erros que vemos todos os dias (que este modelo ajuda a evitar)
O BookCheckin já apresentou mais de 5.900 boletins aceites no SES Hospedajes, e parte do nosso trabalho diário consiste em corrigir registos que o sistema rejeita. Estes são os erros que mais se repetem quando os dados são recolhidos à mão:
- ✓Confundir o número de suporte com o número do documento: no DNI e no TIE são valores diferentes, e o sistema valida-os separadamente.
- ✓Códigos postais incompletos ou errados: um código postal espanhol mal transcrito deixa o registo rejeitado ou pendente de correção.
- ✓Omitir os menores: os seus dados também têm de ser comunicados, com o grau de parentesco com o adulto responsável. Aos menores de 14 anos só não são exigidos o documento e a assinatura.
- ✓Presumir um segundo apelido em hóspedes estrangeiros: se o documento não o incluir, deixa-se em branco; se o incluir, deve constar exatamente como aparece.
- ✓Anotar a data de entrada sem a hora, ou deixar por preencher os dados do pagamento, que também fazem parte do Anexo I.
Para que serve este modelo (e para que não serve)
Serve como folha de recolha na receção: pede exatamente os campos do Anexo I, sem esquecimentos, e como arquivo interno uniforme para os três anos de conservação exigidos pela norma.
Não serve como comunicação oficial: não existe um formulário em papel que se possa "apresentar". A comunicação ao SES Hospedajes — ou ao registo autonómico — é telemática, e o comprovativo do cumprimento é o código do lote aceite.
O modelo é o plano B; a automatização é o plano A
Uma folha bem concebida evita esquecimentos, mas não evita o trabalho: alguém tem de transcrever cada campo para o sistema, hóspede a hóspede, antes de se completarem as 24 horas.
Com o BookCheckin, o hóspede completa o check-in online antes de chegar: digitaliza o documento, os dados são validados automaticamente e o boletim é apresentado no SES Hospedajes, com o comprovativo guardado. Sem transcrições, sem prazos para memorizar — e a partir de um único alojamento, sem mínimos.
Recursos relacionados
- O que é o boletim de alojamento — guia completo— A obrigação explicada do início ao fim
- Registo de hóspedes na Catalunha (Mossos d’Esquadra)— Onde apresentar o boletim se o seu alojamento estiver na Catalunha
- Registo de hóspedes no País Basco (Ertzaintza)— Onde apresentar o boletim se o seu alojamento estiver no País Basco
Como preencher o boletim de alojamento com este modelo
Seis passos para preencher o boletim de alojamento com todos os campos do Anexo I do RD 933/2021 e concluir a comunicação dentro do prazo.
- 1
Descarregue o modelo em PDF ou Word
Escolha o PDF para imprimir e preencher à mão na receção, ou o Word se preferir preenchê-lo no computador e guardar um ficheiro por reserva.
- 2
Complete os dados do titular e do estabelecimento
Preencha uma vez os blocos 1 e 2 (titular, CIF ou NIF, contacto, tipo e morada do estabelecimento). Pode deixá-los pré-impressos em todas as suas cópias.
- 3
Preencha um bloco de hóspede por cada viajante
Inclua todos os ocupantes, também os menores, indicando o grau de parentesco. Copie o documento com cuidado: tipo, número e número de suporte não são intercambiáveis.
- 4
Registe o contrato, a estadia e o pagamento
Referência e data da reserva, datas e horas de entrada e saída, e o meio de pagamento com o respetivo titular. Estes campos também fazem parte do Anexo I.
- 5
Peça a assinatura do hóspede
Os viajantes com 14 anos ou mais assinam o boletim. A assinatura encerra o documento e sustenta a veracidade dos dados perante uma inspeção.
- 6
Comunique os dados nas 24 horas seguintes ao check-in
Transfira a informação para o SES Hospedajes — ou para o registo dos Mossos d’Esquadra ou da Ertzaintza, se o seu alojamento estiver na Catalunha ou no País Basco — e conserve a folha durante três anos.
Perguntas frequentes
Existe um modelo oficial do boletim de alojamento?+
Para o SES Hospedajes não há um formulário oficial em papel: a norma fixa o conjunto de dados do Anexo I do RD 933/2021, não um impresso. Qualquer modelo que reúna esses campos — como o desta página — é válido como suporte de recolha; a comunicação em si é feita por via telemática.
O modelo é gratuito? Tenho de deixar o meu email?+
Sim, é gratuito, e não: os links de download são diretos, sem registo nem email. Pode usá-lo e adaptá-lo livremente ao seu alojamento.
Preencher o boletim em papel deixa-me em conformidade?+
Não por si só. O papel ajuda a recolher e conservar os dados, mas a obrigação inclui comunicá-los por via telemática ao sistema correspondente nas 24 horas seguintes à chegada do hóspede.
Durante quanto tempo devo conservar os boletins?+
Três anos a contar do fim da prestação do serviço, segundo o RD 933/2021. Tanto o suporte em papel como o digital são válidos, desde que a informação esteja disponível perante uma inspeção.
Este modelo serve na Catalunha ou no País Basco?+
Sim, para recolher os dados: os campos de identificação do hóspede são, na prática, os mesmos. A diferença está no destinatário: aí a comunicação é feita ao registo dos Mossos d’Esquadra ou da Ertzaintza em vez do SES Hospedajes.
Guarde o modelo para emergências
O BookCheckin recolhe os dados no check-in online e apresenta o boletim por si, dentro do prazo e com comprovativo.