"BookCheckin", "nós" ou "nosso" refere-se ao BookCheckin (bookcheckin.com), operado pela Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Espanha.
"Serviço" significa a plataforma web do BookCheckin, as suas APIs e o software relacionado.
"Cliente" ou "si" significa qualquer pessoa singular ou coletiva que se registe e utilize o Serviço.
"Hóspede" significa um viajante cujos dados são tratados através do Serviço em nome de um Cliente.
Deve ter, pelo menos, 18 anos de idade e capacidade jurídica para celebrar este contrato em seu nome ou em nome da sua organização. Ao aceitar estes termos, declara que cumpre estes requisitos.
O BookCheckin disponibiliza:
Deve fornecer informações exatas, completas e atuais ao criar uma conta. É responsável por manter a confidencialidade das suas credenciais e por toda a atividade realizada na sua conta. Notifique-nos de imediato através de sergio@bookcheckin.com em caso de utilização não autorizada.
O Serviço é faturado mensalmente por alojamento. Os escalões de preços e quaisquer descontos aplicáveis estão detalhados na nossa página de preços. A subscrição mínima cobre 3 alojamentos.
Os pagamentos são processados de forma segura através da Stripe. Ao fornecer os dados de pagamento, autoriza-nos a cobrar as taxas aplicáveis mensalmente, de forma recorrente. Todos os preços são apresentados em euros (EUR) e não incluem os impostos aplicáveis (por exemplo, o IVA espanhol).
As novas contas podem ser elegíveis para um período de teste gratuito promocional, conforme anunciado no momento do registo. Não é necessário efetuar qualquer pagamento durante o período de teste. Notificá-lo-emos antes de qualquer período de teste se converter numa subscrição paga.
Pode cancelar a sua subscrição a qualquer momento nas definições da sua conta. O seu acesso continuará até ao final do período de faturação em curso. Não oferecemos reembolsos por meses parciais, exceto quando exigido pela legislação aplicável.
Compromete-se a não:
O BookCheckin atua como Subcontratante ao tratar dados pessoais de hóspedes em seu nome; é o Cliente o Responsável pelo tratamento. A nossa Política de Privacidade descreve como tratamos os dados pessoais.
A presente secção 7 é o contrato escrito exigido pelo artigo 28.º, n.º 3, do RGPD entre si, na qualidade de Responsável pelo tratamento, e o BookCheckin, na qualidade de Subcontratante. Não existe qualquer documento separado a pedir ou a assinar: ao aceitar estes Termos aceita também esta secção, que vincula ambas as partes enquanto tratarmos dados pessoais de hóspedes em seu nome. Aplica-se a partir da data em que aceitar estes Termos; para Clientes já registados, produz efeitos nos termos da secção 16. Sempre que a nossa Política de Privacidade refere "o nosso Acordo de Tratamento de Dados", está a referir-se a esta secção.
Poderemos futuramente disponibilizar um Acordo de Tratamento de Dados autónomo, por exemplo se a sua própria política de conformidade exigir um documento assinado em separado. Nesse caso, complementará ou substituirá esta secção mediante acordo escrito entre as partes. Até lá, é esta secção que vigora e não existe entre nós qualquer outro contrato de tratamento de dados.
Objeto e finalidade: o tratamento de dados pessoais de hóspedes para que possa cumprir a sua obrigação legal de comunicação de viajantes ao abrigo do Real Decreto 933/2021 e operar o check-in de hóspedes. Natureza do tratamento: recolha através dos formulários de check-in dirigidos aos hóspedes; extração transitória, assistida por IA, dos campos exigidos a partir dos documentos de identificação; conservação, estruturação e apresentação no seu painel; transmissão ao Ministério do Interior de Espanha (SES Hospedajes); exportação a seu pedido; e apagamento. Duração: enquanto a sua subscrição estiver em vigor e, depois disso, apenas nos termos da secção 7.10.
Tipos de dados pessoais: os enumerados na secção 2.2 da Política de Privacidade — dados de identidade, dados do documento de identificação, morada de residência, assinatura eletrónica, contactos e dados da estadia. As imagens dos documentos de identificação são tratadas de forma transitória para extrair esses campos e não são conservadas nos nossos servidores. Categorias de titulares dos dados: os hóspedes que se alojam nos seus estabelecimentos, incluindo menores acompanhados, e quem efetuou a reserva, quando seja pessoa diferente.
Não tratamos em seu nome categorias especiais de dados pessoais (artigo 9.º do RGPD): o percurso de check-in não pede qualquer selfie e não realiza reconhecimento facial nem comparação biométrica.
Tratamos os dados pessoais de hóspedes apenas mediante as suas instruções documentadas, incluindo quanto a transferências para um país terceiro. As suas instruções documentadas são estes Termos, a configuração que escolhe na plataforma (que alojamentos estão ativos e que integrações, notificações, fechaduras inteligentes e pesquisa de morada ativa) e qualquer instrução escrita adicional que aceitemos. Não tratamos dados de hóspedes para finalidades próprias, não os vendemos e nem nós nem o nosso subcontratante de extração documental os utilizamos para treinar modelos de IA.
Quando o direito da União ou o direito espanhol nos obrigue a tratar dados pessoais de hóspedes fora das suas instruções, informá-lo-emos dessa exigência antes do tratamento, salvo se a lei o proibir. Informá-lo-emos igualmente se, no nosso entender, alguma instrução sua violar o RGPD ou outra legislação aplicável em matéria de proteção de dados.
Todas as pessoas que autorizamos a tratar dados pessoais de hóspedes estão sujeitas a um dever de confidencialidade que subsiste após o termo das suas funções, e o acesso a esses dados está limitado a quem dele necessita para operar o Serviço ou prestar apoio.
Aplicamos as medidas técnicas e organizativas descritas na secção 8 da Política de Privacidade, que fica incorporada nesta secção por referência e constitui o nosso compromisso ao abrigo do artigo 32.º do RGPD — entre elas, cifragem em trânsito (TLS 1.2+), cookies de sessão httpOnly e SameSite e tokens CSRF, cabeçalhos HTTP de segurança, remoção de metadados EXIF das imagens carregadas, limitação de taxa nos pontos de acesso de autenticação e de digitalização de documentos, autenticação de dois fatores disponível em todas as contas, acesso do pessoal limitado a quem dele necessita, e servidores e base de dados alojados na UE. Podemos alterar estas medidas ao longo do tempo, desde que o nível global de proteção não seja reduzido.
Concede-nos autorização escrita genérica para recorrermos a subcontratantes. Aqueles a que recorremos estão enumerados, com a respetiva finalidade e garantias, na secção 5 da Política de Privacidade. À data destes Termos, são:
Impomos a cada subcontratante obrigações de proteção de dados não menos protetoras do que as desta secção e continuamos responsáveis perante si pelo cumprimento dessas obrigações, sem prejuízo da secção 12.
Transferências para fora do EEE. A Anthropic e a Resend estão estabelecidas nos Estados Unidos, pelo que o tratamento por sua parte constitui uma transferência para fora do EEE. Ambas as transferências são regidas pelas Cláusulas Contratuais-Tipo da Comissão Europeia, incorporadas nos acordos de tratamento de dados desses fornecedores. Os nossos próprios servidores e a nossa base de dados situam-se na UE.
O Ministério não é um subcontratante. A transmissão dos dados dos viajantes ao Ministério do Interior de Espanha (SES Hospedajes) é uma obrigação legal ao abrigo do Real Decreto 933/2021. O Ministério recebe esses dados como responsável pelo tratamento autónomo, e não mediante instruções suas ou nossas.
Alterações à lista. Informá-lo-emos por e-mail, para o endereço associado à sua conta, com pelo menos 30 dias de antecedência antes de acrescentarmos ou substituirmos um subcontratante que trate dados pessoais de hóspedes — ou logo que razoavelmente possível, quando for necessária uma alteração urgente para manter o Serviço seguro ou disponível. Pode opor-se, com fundamentos razoáveis de proteção de dados, dentro desse prazo; se não pudermos oferecer-lhe uma alternativa, pode resolver a sua subscrição por comunicação escrita com efeitos imediatos, nada mais se vencendo.
Tendo em conta a natureza do tratamento, prestamos-lhe assistência no cumprimento do seu dever de responder aos hóspedes que exerçam os direitos previstos no Capítulo III do RGPD. A plataforma dá-lhe as ferramentas para o fazer autonomamente: pode exportar o registo de um hóspede (artigo 20.º) ou todo o seu livro de registo de viajantes em CSV, XLSX ou PDF, e pode apagar o registo de um hóspede (artigo 17.º) a partir do painel. Estas ferramentas mantêm-se disponíveis mesmo que a sua subscrição cesse, porque o seu dever de responder a um hóspede não cessa com a faturação.
Se um hóspede nos contactar diretamente, não responderemos ao mérito do seu pedido: encaminhá-lo-emos para si e informá-lo-emos sem demora injustificada. Prestamos-lhe também assistência, tendo em conta a informação ao nosso dispor, nas suas obrigações ao abrigo dos artigos 32.º a 36.º do RGPD — segurança, notificação de violações, avaliações de impacto e consulta prévia.
Informá-lo-emos sem demora injustificada após tomarmos conhecimento de uma violação de dados pessoais que afete dados de hóspedes tratados em seu nome, facultando-lhe a informação de que dispomos: a natureza da violação, as categorias e o número aproximado de hóspedes e de registos afetados, as consequências prováveis e as medidas tomadas ou propostas. A notificação à Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD) no prazo de 72 horas, quando exigida, e a comunicação aos hóspedes afetados competem-lhe enquanto Responsável pelo tratamento; nós prestamos-lhe assistência. Quando o próprio BookCheckin é responsável pelo tratamento — por exemplo, quanto aos dados da sua conta de Cliente —, fazemos essa notificação em nome próprio, conforme descrito na secção 8 da Política de Privacidade.
Disponibilizamos-lhe toda a informação necessária para demonstrar o cumprimento do artigo 28.º do RGPD e permitimos auditorias, incluindo inspeções, conduzidas por si ou por um auditor por si mandatado, contribuindo para as mesmas. As auditorias exigem aviso escrito com pelo menos 30 dias de antecedência, realizam-se durante o horário normal de expediente, estão sujeitas a confidencialidade e não podem perturbar o Serviço nem a segurança e a confidencialidade dos dados de outros Clientes. Podemos, em primeiro lugar, facultar documentação atualizada das nossas medidas; se esta não responder razoavelmente às suas questões, a auditoria realiza-se. Para além de uma auditoria em cada período de doze meses, podemos cobrar os nossos custos razoáveis, salvo se a auditoria adicional decorrer de uma violação de dados pessoais ou for exigida por uma autoridade de controlo.
Quando deixarmos de lhe prestar o Serviço, apagaremos ou devolveremos, à sua escolha, os dados pessoais de hóspedes que tratamos em seu nome e apagaremos as cópias existentes — salvo quando o direito da União ou o direito espanhol nos obrigue a conservá-los. O artigo 28.º, n.º 3, alínea g), do RGPD prevê essa exceção, e aqui ela não é teórica.
Exceção de conservação legal. O artigo 5.3 do Real Decreto 933/2021 exige que o livro de registo de viajantes seja conservado durante três anos contados a partir do fim do serviço contratado — na prática, a partir do check-out do hóspede. Quando um registo de viajante ainda se encontre dentro desse período de três anos no momento em que a sua subscrição termina, não o apagamos: conservamo-lo durante o tempo restante, unicamente para cumprir essa exigência legal e para nenhuma outra finalidade, e apagamo-lo assim que o prazo se esgotar. Os registos já fora desse período são apagados ou devolvidos, à sua escolha. Prometer apagar tudo na cessação entraria em conflito com essa obrigação, pelo que não o prometemos.
Levar consigo o seu livro de registo. Pode exportar o seu livro de registo de viajantes a qualquer momento em CSV, XLSX ou PDF, sem nos contactar e independentemente do estado da sua faturação.
Se optar por eliminar a sua conta. A eliminação de uma conta de titular na plataforma é uma instrução de apagamento imediato dada por si enquanto Responsável pelo tratamento, e damos-lhe seguimento de imediato: apagamos os campos identificadores de todos os registos de hóspedes associados a essa conta, eliminamos os ficheiros conservados e — quando já tenha sido feita uma comunicação — pedimos o seu cancelamento junto do Ministério, deixando apenas um registo de auditoria não identificador. Isto não é o mesmo que a exceção acima. Conservar o livro de registo legal durante os três anos compete-lhe enquanto Responsável pelo tratamento, pelo que deve exportá-lo antes de eliminar a conta.
É responsável por:
O BookCheckin facilita a submissão dos dados dos hóspedes ao Ministério do Interior de Espanha, conforme exigido por lei. Continua a ser legalmente responsável por garantir que todos os dados de viajantes que submete são exatos e completos. O BookCheckin não é responsável por sanções regulatórias resultantes de dados incorretos fornecidos por si ou pelos seus hóspedes.
Todos os direitos, títulos e interesses relativos ao Serviço (incluindo software, marcas e conteúdos) permanecem propriedade do BookCheckin. Concedemos-lhe uma licença limitada, não exclusiva e intransmissível para utilizar o Serviço durante o período de subscrição, exclusivamente para os seus fins comerciais internos.
Procuramos assegurar uma elevada disponibilidade, mas não garantimos acesso ininterrupto. Podemos realizar manutenção, atualizações ou alterações ao Serviço, com ou sem aviso prévio. Podemos descontinuar funcionalidades mediante um aviso prévio de, pelo menos, 30 dias, sempre que razoavelmente possível.
O Serviço é fornecido "tal como está" e "conforme disponível", sem garantias de qualquer tipo, expressas ou implícitas. Não garantimos que o Serviço estará isento de erros nem que os resultados do reconhecimento de documentos serão 100% exatos. É da sua responsabilidade verificar a exatidão dos dados antes da submissão a qualquer autoridade.
Na máxima medida permitida pela lei aplicável, a responsabilidade total do BookCheckin decorrente destes Termos ou com eles relacionada não excederá o total das taxas por si pagas nos 12 meses anteriores à reclamação. Não somos responsáveis por danos indiretos, incidentais, especiais, consequenciais ou punitivos.
Compromete-se a indemnizar e isentar o BookCheckin de quaisquer reclamações, perdas ou danos (incluindo honorários legais razoáveis) decorrentes da sua violação destes Termos, da sua infração de qualquer lei ou da utilização indevida do Serviço.
Qualquer uma das partes pode rescindir estes Termos a qualquer momento. Podemos suspender ou encerrar a sua conta de imediato caso viole estes Termos ou se formos legalmente obrigados a fazê-lo. Após a rescisão, o seu direito de acesso ao Serviço cessa e eliminaremos ou anonimizaremos os seus dados de acordo com a nossa política de conservação de dados (ver Política de Privacidade).
Estes Termos regem-se pela lei espanhola. Quaisquer litígios estarão sujeitos à jurisdição exclusiva dos tribunais de Espanha. Se for consumidor na UE, tem também o direito de recorrer à plataforma europeia de resolução de litígios em linha, disponível em ec.europa.eu/consumers/odr.
Poderemos atualizar estes Termos periodicamente. Notificá-lo-emos por e-mail ou através da plataforma pelo menos 14 dias antes da entrada em vigor de alterações materiais. A utilização continuada do Serviço após essa data constitui aceitação dos Termos atualizados.
Para questões sobre estes Termos, contacte-nos:
Serlet Servicios Auxiliares — BookCheckin
CIF: B42527879
Morada: Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Espanha
E-mail: legal@bookcheckin.com
Sítio Web: bookcheckin.com