O BookCheckin (bookcheckin.com) é uma plataforma Software-as-a-Service que fornece serviços automatizados de check-in de hóspedes e comunicação regulatória para alojamentos turísticos em Espanha e, quando o alojamento tenha ativado o envio para o Alloggiati Web, em Itália, operada pela Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, Espanha.
Responsável pelo tratamento: O alojamento turístico (hotel, hostel, apartamento, etc.) que utiliza o BookCheckin para recolher dados de hóspedes.
Subcontratante: Serlet Servicios Auxiliares (BookCheckin), atuando segundo as instruções do Responsável pelo tratamento.
Para questões sobre esta política: privacy@bookcheckin.com
| Dados | Finalidade | Fundamento jurídico |
|---|---|---|
| Nome, endereço de e-mail, nome de utilizador | Criação de conta e autenticação | Execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b), RGPD) |
| Perfil Google / Apple (nome, e-mail) | Início de sessão opcional através do Google ou Apple, quando opta pelo login social | Execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b)) |
| Dados de faturação (via Stripe) | Processamento de pagamentos | Execução do contrato |
| Credenciais junto das autoridades — nome de utilizador e palavra-passe do serviço web do Ministério para o SES Hospedajes e, quando o alojamento tenha ativado o envio para o Alloggiati Web, Utente, Password e WS Key do Alloggiati Web | Iniciar sessão no serviço da autoridade em seu nome, para efetuar as suas próprias declarações relativas aos seus alojamentos. Armazenadas cifradas e não utilizadas para qualquer outra finalidade; apagadas quando no-lo pedir ou quando o alojamento for eliminado (ver a secção 7.12 dos Termos de Serviço). O BookCheckin não detém credenciais dos Mossos d'Esquadra nem da Ertzaintza. | Execução do contrato (art. 6.º, n.º 1, al. b)) |
| Registos de data/hora de início de sessão, endereços IP, dispositivo/user-agent | Segurança, gestão de sessões e prevenção de fraude | Interesses legítimos (art. 6.º, n.º 1, al. f)) |
| Fotografia de perfil (opcional) | Exibida para si e para os membros da sua equipa dentro da plataforma, para personalizar a sua conta. Decide se a quer carregar e pode removê-la a qualquer momento nas Definições; é eliminada de imediato após a remoção ou eliminação da conta. | Consentimento (art. 6.º, n.º 1, al. a)) |
| Categoria de dados | Exemplos | Fundamento jurídico |
|---|---|---|
| Identidade | Nome completo, data de nascimento, nacionalidade, sexo | Obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, al. c)) — Real Decreto 933/2021 (Espanha); art. 109.º TULPS (Itália, quando o alojamento tenha ativado o envio para o Alloggiati Web) |
| Documento de identidade | Tipo de documento, número, número de suporte. A imagem digitalizada do documento é tratada de forma transitória para extrair estes dados e não é armazenada nos nossos servidores (ver secção 4). | Obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, al. c)) |
| Residência | Morada, cidade, código postal, país | Obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, al. c)) |
| Assinatura | Assinatura eletrónica / declaração recolhida no check-in (hóspedes adultos) | Obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, al. c)) |
| Dados de menores | Para crianças com menos de 14 anos: nome, data de nascimento, nacionalidade e grau de parentesco com o adulto acompanhante. Não é exigido documento de identidade nem assinatura para menores de 14 anos. | Obrigação legal (art. 6.º, n.º 1, al. c)) |
| Contacto | Telefone, e-mail (fornecidos pelo hóspede; podem também ser importados da reserva) | Interesses legítimos do Cliente |
| Dados da estadia | Datas de check-in/check-out, número de reserva | Obrigação legal + Execução do contrato |
Quando os hóspedes carregam imagens de documentos de identidade, essas imagens são enviadas para a API Claude da Anthropic (um serviço de IA de terceiros sediado nos Estados Unidos) para extrair os campos do documento exigidos para o registo de viajantes (nome, número do documento, nacionalidade, data de nascimento, data de validade). Todas as imagens são transmitidas através de ligações encriptadas. Nos termos das condições comerciais da API da Anthropic, a Anthropic não utiliza os dados submetidos via API para treinar os seus modelos. Após a extração dos campos exigidos, a imagem do documento é descartada e não é conservada nos nossos servidores.
Armazenamento das imagens dos documentos. As imagens dos documentos de identidade não são armazenadas nem conservadas nos nossos servidores. São transmitidas à API Claude da Anthropic (com os metadados EXIF removidos, através de uma ligação encriptada) apenas para extrair os campos exigidos para o registo de viajantes, sendo depois descartadas. Apenas os campos de texto extraídos são armazenados na nossa base de dados, pelo período de conservação descrito na secção 7, e esses campos de texto são eliminados de forma segura quando um pedido de apagamento é satisfeito. Estes dados não são utilizados para qualquer outra finalidade além das descritas nesta política.
Para as práticas de dados da Anthropic, consulte anthropic.com/privacy.
Apenas partilhamos dados pessoais nas seguintes circunstâncias, e apenas na medida necessária para prestar o serviço segundo as instruções do Cliente:
| Destinatário | Finalidade | Garantias |
|---|---|---|
| Ministério do Interior de Espanha (SES Hospedajes) | Registo obrigatório de viajantes (Real Decreto 933/2021) para os alojamentos que comunicam através do SES Hospedajes. O BookCheckin transmite os dados em nome do alojamento, utilizando as credenciais do serviço web do Ministério do próprio alojamento. | Exigência legal — não é necessária qualquer garantia de transferência |
| Polizia di Stato (Itália) — Alloggiati Web | Comunicação obrigatória das pessoas alojadas em alojamentos situados em Itália. Quando o alojamento tenha ativado o envio para o Alloggiati Web, o BookCheckin transmite os dados dos viajantes ao serviço Alloggiati Web da Polizia di Stato em nome do alojamento, utilizando as credenciais do Alloggiati Web do próprio alojamento, que o BookCheckin armazena cifradas. Uma comunicação, depois de transmitida, não pode ser retirada nem alterada através do BookCheckin. | Base jurídica: exigência legal (art. 109.º do Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), R.D. 773/1931; art. 5.º do D.L. 53/2019; D.M. de 7 de janeiro de 2013, alterado pelo D.M. de 16 de setembro de 2021). Garantias: não é necessária garantia de transferência (a Itália pertence ao EEE); a Polizia di Stato recebe os dados como responsável pelo tratamento autónomo; as credenciais são utilizadas apenas para autenticar as declarações do próprio alojamento. |
| Mossos d'Esquadra (Catalunha) — registo regional de viajantes da polícia | Registo obrigatório de viajantes para os alojamentos da Catalunha que utilizam o registo do BookCheckin para os Mossos d'Esquadra. O BookCheckin não transmite nada aos Mossos d'Esquadra: prepara o ficheiro de registo no seu formato oficial e é o próprio alojamento que o carrega no portal dos Mossos. O BookCheckin não detém credenciais desse portal e nunca inicia sessão nele. | Base jurídica: exigência legal (Real Decreto 933/2021); o registo dos alojamentos da Catalunha é feito junto dos Mossos d'Esquadra, conforme indicado no comunicado da Generalitat de Catalunya de 7 de agosto de 2024. Garantias: o BookCheckin não efetua qualquer transferência para os Mossos d'Esquadra, que recebem o ficheiro do alojamento como responsável pelo tratamento autónomo. |
| Ertzaintza (País Basco) — Registro Hostelero | Registo obrigatório de viajantes para os alojamentos do País Basco que utilizam o registo do BookCheckin para a Ertzaintza. O BookCheckin não transmite nada à Ertzaintza: prepara o ficheiro de registo no formato aceite pelo seu Registro Hostelero e é o próprio alojamento que o carrega. O BookCheckin não detém credenciais desse portal e nunca inicia sessão nele. | Base jurídica: exigência legal (Real Decreto 933/2021); o registo dos alojamentos do País Basco é feito nos ficheiros do Departamento de Segurança do Governo Basco (Registro Hostelero), conforme indicado na nota informativa da Ertzaintza de 24 de setembro de 2024. Garantias: o BookCheckin não efetua qualquer transferência para a Ertzaintza, que recebe o ficheiro do alojamento como responsável pelo tratamento autónomo. |
| Anthropic (API Claude) | Extração de campos de documentos por IA (OCR) | Acordo de Tratamento de Dados; Cláusulas Contratuais-Tipo para transferências internacionais (EUA) |
| Preenchimento automático de morada (HERE Technologies; CartoCiudad / IGN-CNIG para moradas espanholas) | Quando um hóspede utiliza a caixa de pesquisa de morada opcional, convertendo a morada de residência que escreve em sugestões estruturadas para o ajudar a introduzir uma morada exata. Apenas o texto da morada escrita é enviado — nenhum nome, documento, e-mail ou outro dado — e o pedido é feito do lado do servidor pelo BookCheckin, pelo que o fornecedor não recebe o endereço IP nem informações do navegador do hóspede. | Acordo de Tratamento de Dados; Cláusulas Contratuais-Tipo para qualquer tratamento fora do EEE. Utilizado apenas quando o alojamento ativa a pesquisa de morada; os hóspedes podem escrever a sua morada manualmente. |
| Stripe | Processamento de pagamentos (apenas faturação do Cliente) | Cláusulas Contratuais-Tipo; em conformidade com o PCI-DSS |
| Sistemas de gestão de alojamentos (PMS) / channel managers (por exemplo, Amenitiz) | Importação dos dados da reserva e do titular da reserva para contas ligadas; e, apenas se o Cliente o ativar, escrita do estado do check-in (estado, hora, número de hóspedes, ligação ao registo — sem dados do documento de identidade) na própria reserva do Cliente nesse sistema; e, apenas se o Cliente o ativar, o registo dos dados de identidade do hóspede indicados na secção 3 na própria reserva do Cliente nesse sistema | Por instrução do Cliente; Acordo de Tratamento de Dados. O sistema recetor é a própria conta do Cliente. |
| Fornecedor de mensagens (WhatsApp) | Envio de links de check-in e notificações aos hóspedes, quando configurado | Acordo de Tratamento de Dados; limitado aos dados de contacto necessários para enviar a mensagem |
| Fornecedor de envio de e-mail | E-mails transacionais e de apoio | Acordo de Tratamento de Dados |
| Google / Apple | Login social opcional para contas de Cliente | Apenas quando o Cliente opta por iniciar sessão com o Google/Apple |
| Google Analytics (Google Ireland Limited) | Estatísticas agregadas de utilização do site — que páginas são visitadas e como os visitantes chegam ao site | Acordo de Tratamento de Dados (Google Ads Data Processing Terms, que regem o Google Analytics); Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, com Cláusulas Contratuais-Tipo sempre que este não seja aplicável (ver secção 6). A utilização de cookies e identificadores analíticos depende da sua escolha no banner de cookies (ver secção 11). |
| Fornecedores de fechaduras inteligentes (por exemplo, Nuki, igloohome, TTLock) | Emissão de códigos de acesso para o check-in autónomo, quando o Cliente o ativa | Acordo de Tratamento de Dados; apenas os dados necessários para conceder acesso |
| Infraestrutura na nuvem (DigitalOcean) | Alojamento de servidores e base de dados | Acordo de Tratamento de Dados; servidores localizados na UE (Frankfurt, Alemanha) |
Não vendemos, alugamos nem partilhamos dados pessoais com anunciantes ou corretores de dados.
A Anthropic está sediada nos Estados Unidos. Quando as imagens dos documentos dos hóspedes são enviadas para a API da Anthropic para extrair os campos exigidos, isso constitui uma transferência fora do EEE. Esta transferência é regida pelas Cláusulas Contratuais-Tipo (CCT) adotadas pela Comissão Europeia. Os nossos servidores e base de dados estão alojados na UE (Frankfurt, Alemanha).
Quando um hóspede utiliza a pesquisa de morada opcional, o texto da morada que escreve pode ser tratado pela HERE Technologies (detida por um consórcio europeu). Na medida em que esse tratamento ocorra fora do EEE, é regido pelas Cláusulas Contratuais-Tipo ao abrigo do Acordo de Tratamento de Dados da HERE. A pesquisa de morada para moradas espanholas utiliza o CartoCiudad, um serviço do Instituto Geográfico Nacional de Espanha (IGN-CNIG), tratado dentro da UE.
O nosso site utiliza o Google Analytics, prestado pela Google Ireland Limited (Dublin, Irlanda) ao abrigo dos Google Ads Data Processing Terms. Os dados de utilização recolhidos podem ser tratados pela Google fora do EEE, incluindo nos Estados Unidos. Para essas transferências, a Google baseia-se no Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA — objeto da decisão de adequação da Comissão Europeia de 10 de julho de 2023 e no âmbito do qual a Google LLC está certificada — e nas Cláusulas Contratuais-Tipo sempre que este não seja aplicável. A sua escolha no banner de cookies determina se são utilizados cookies e identificadores analíticos (ver secção 11); a etiqueta do Google Analytics é, ainda assim, carregada em todas as páginas, pelo que a Google é destinatária em qualquer caso. O que recebe são informações sobre a página e o dispositivo — como o endereço da página, a página de proveniência, o navegador e o tamanho do ecrã — e não os documentos de identidade nem os dados de check-in introduzidos pelo hóspede.
Quando o alojamento ativa o envio dos dados do check-in para o seu próprio Property Management System e esse sistema está alojado fora do EEE (por exemplo, nos Estados Unidos), essa transferência é feita por instrução do alojamento e ao abrigo do acordo próprio do alojamento com o seu fornecedor.
| Tipo de dados | Período de conservação | Motivo |
|---|---|---|
| Registos de identidade dos hóspedes — alojamentos em Espanha (incluindo a Catalunha e o País Basco) | 3 anos a partir da data da estadia | Exigência regulatória espanhola (Real Decreto 933/2021, art. 5.3; Lei Orgânica 4/2015) |
| Registos de identidade dos hóspedes — alojamentos em Itália, quando o alojamento tenha ativado o envio para o Alloggiati Web | Apagados depois de gerado o comprovativo (ricevuta) da estadia transmitida, após um breve período técnico de tolerância. Após o apagamento, o PDF do hóspede e a exportação de dados dessa estadia já não podem ser regenerados. | Exigência regulatória italiana (D.M. de 7 de janeiro de 2013, art. 4-bis, n.º 2, inserido pelo D.M. de 16 de setembro de 2021): o alojamento deve apagar os dados transmitidos assim que o comprovativo seja gerado. O prazo espanhol de três anos não se aplica a estes registos. |
| Comprovativo (ricevuta) do Alloggiati Web | 5 anos | Exigência regulatória italiana (D.M. de 7 de janeiro de 2013, art. 4-bis, n.º 2): o comprovativo é conservado como prova, para o alojamento, de que a comunicação foi feita. |
| Credenciais junto das autoridades (SES Hospedajes; Alloggiati Web) | Até nos pedir que as apaguemos ou o alojamento ser eliminado | Necessárias para transmitir em seu nome; não conservadas para qualquer outra finalidade (ver a secção 7.12 dos Termos de Serviço) |
| Imagens de documentos de identidade | Não conservadas — tratadas de forma transitória para extrair os dados exigidos e depois descartadas (ver secção 4) | As imagens não são armazenadas nos nossos servidores |
| Dados da conta do Cliente | Duração do contrato + 2 anos | Obrigação legal e resolução de litígios |
| Registos de faturação | 5 anos | Obrigações fiscais e contabilísticas (lei espanhola) |
| Registos de segurança (IP, data/hora) | Até 12 meses | Segurança e deteção de fraude |
| Identificador de prevenção de fraude no período de teste gratuito (um hash opaco do cartão de pagamento fornecido pela Stripe — não é um número de cartão nem é reversível para um) | Até 24 meses após a eliminação da conta | Prevenção de períodos de teste gratuitos repetidos. Este identificador único é conservado após um pedido de apagamento, com o seu endereço de e-mail removido, para que a eliminação de uma conta não possa ser utilizada para reiniciar o período de teste gratuito (interesses legítimos, art. 6.º, n.º 1, al. f)). É depois eliminado automaticamente. |
Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais, incluindo:
Em caso de violação de dados que afete os seus direitos e liberdades, notificaremos a autoridade de controlo competente no prazo de 72 horas e informaremos os titulares afetados sem demora injustificada.
Se estiver na UE/EEE, tem os seguintes direitos:
Para exercer estes direitos, contacte privacy@bookcheckin.com. Responderemos no prazo de 30 dias.
Se considerar que não tratámos os seus dados corretamente, tem o direito de apresentar uma reclamação junto da Autoridade Espanhola de Proteção de Dados (AEPD): aepd.es.
Os hóspedes cujos dados são tratados através do BookCheckin devem contactar o alojamento turístico (o Responsável pelo tratamento) para exercer os seus direitos ao abrigo do RGPD. O alojamento turístico é responsável por responder a esses pedidos. O BookCheckin apoiará o alojamento turístico no cumprimento desses pedidos, conforme exigido pelo nosso Acordo de Tratamento de Dados.
O BookCheckin utiliza os seguintes cookies:
| Cookie | Finalidade | Tipo | Duração |
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