Perguntas frequentes sobre o BookCheckin

O SES Hospedajes é a plataforma do Ministério do Interior espanhol através da qual todos os alojamentos turísticos de Espanha — hotéis, apartamentos, casas rurais, hostels — comunicam os dados dos seus hóspedes. A sua utilização é obrigatória desde o Real Decreto 933/2021. O BookCheckin recolhe esses dados e envia-os automaticamente em seu nome.

A legislação exige que os dados sejam comunicados no prazo máximo de 24 horas após a chegada do hóspede. O BookCheckin faz isso automaticamente assim que o hóspede conclui o check-in online, pelo que o boletim é enviado dentro do prazo, sem que tenha de se lembrar disso.

O Real Decreto 933/2021 regula as obrigações de registo documental e informático dos estabelecimentos de alojamento e das empresas de aluguer de veículos. Aplica-se a hotéis, apartamentos turísticos, casas rurais, parques de campismo, hostels e gestores de alojamento local. Define que dados devem ser recolhidos, durante quanto tempo conservá-los e como comunicá-los.

O Real Decreto 933/2021 fixa um prazo de conservação de três anos a partir do fim da prestação do serviço. Passado esse prazo, os dados devem ser eliminados: conservá-los indefinidamente não é conforme com o RGPD. O BookCheckin guarda os dados encriptados durante o prazo legal e não armazena qualquer imagem do documento.

Não comunicar os dados, fazê-lo fora do prazo de 24 horas ou de forma incompleta é considerado uma infração administrativa sancionável nos termos da Lei Orgânica 4/2015 de Proteção da Segurança Cidadã. Automatizar o envio é a forma mais segura de cumprir sempre o prazo e de conservar o comprovativo de cada lote, para o caso de uma inspeção.

As duas estão cobertas, cada uma com o seu próprio ficheiro. A Catalunha está coberta: os alojamentos catalães comunicam o seu registo de hóspedes aos Mossos d’Esquadra, e o BookCheckin prepara-lhe essa comunicação. Introduza no separador Legal da propriedade o identificador de estabelecimento que os Mossos lhe atribuíram quando se registou em registreviatgers.mossos.gencat.cat, confirme-o e os links de check-in passam a funcionar de princípio a fim. Depois, o BookCheckin prepara com os dados dos seus hóspedes o ficheiro no formato oficial dos Mossos (V24): é você que o descarrega e o carrega no portal. Enquanto esse identificador não constar, a propriedade catalã continua sem poder criar links de check-in. O BookCheckin dá serviço aos alojamentos do País Basco: adicione no separador Legal da propriedade o código de estabelecimento que a Ertzaintza lhe atribuiu e ative-o, e o link de check-in, a leitura do documento e a assinatura funcionam de ponta a ponta. Com esses dados o BookCheckin prepara o ficheiro no formato XML do Registro Hostelero da Ertzaintza e é você que o descarrega e o carrega no portal deles com o seu utilizador. O BookCheckin nunca entra no portal da Ertzaintza, não envia nada em seu nome e não guarda qualquer credencial.

De forma automática, não: o BookCheckin nunca contacta o portal dos Mossos nem guarda credenciais de acesso. O que faz é deixar-lhe a comunicação pronta. Numa propriedade catalã com o identificador de estabelecimento nos Mossos confirmado, o BookCheckin gera a partir dos check-ins dos seus hóspedes o ficheiro no formato oficial V24, e é você que o descarrega e o carrega em registreviatgers.mossos.gencat.cat. O BookCheckin prepara o ficheiro oficial e o carregamento no portal dos Mossos é um passo seu. O BookCheckin dá serviço aos alojamentos do País Basco: adicione no separador Legal da propriedade o código de estabelecimento que a Ertzaintza lhe atribuiu e ative-o, e o link de check-in, a leitura do documento e a assinatura funcionam de ponta a ponta. Com esses dados o BookCheckin prepara o ficheiro no formato XML do Registro Hostelero da Ertzaintza e é você que o descarrega e o carrega no portal deles com o seu utilizador. O BookCheckin nunca entra no portal da Ertzaintza, não envia nada em seu nome e não guarda qualquer credencial. No resto de Espanha, o parte segue automaticamente para o SES Hospedajes.

Na Catalunha, sim. Antes há um passo de configuração, tal como no resto de Espanha é preciso adicionar as credenciais do SES: introduza o identificador de estabelecimento dos Mossos no separador Legal da propriedade e confirme-o. Feito isso, pode criar links de check-in, o hóspede faz o check-in, digitaliza o documento e assina, e o BookCheckin deixa o ficheiro pronto para o carregar no portal dos Mossos. Sem esse identificador, a propriedade catalã continua bloqueada e não é possível criar links. Se algo correr mal na configuração na Catalunha, contacte-nos e nós ajudamos. O BookCheckin dá serviço aos alojamentos do País Basco: adicione no separador Legal da propriedade o código de estabelecimento que a Ertzaintza lhe atribuiu e ative-o, e o link de check-in, a leitura do documento e a assinatura funcionam de ponta a ponta. Com esses dados o BookCheckin prepara o ficheiro no formato XML do Registro Hostelero da Ertzaintza e é você que o descarrega e o carrega no portal deles com o seu utilizador. O BookCheckin nunca entra no portal da Ertzaintza, não envia nada em seu nome e não guarda qualquer credencial. O Registro Hostelero da Ertzaintza é a via que abrimos mais recentemente. Se o portal deles recusar um ficheiro, diga-nos através da página de contacto — ou do Suporte, no seu painel — com a mensagem de erro, e corrigimo-lo.

O hóspede fotografa o seu documento a partir do telemóvel e o nosso motor de IA extrai automaticamente o nome, os apelidos, o número do documento, a nacionalidade, a data de nascimento e a de validade. O hóspede revê os dados e assina, sem escrever nada à mão. É digitalização por OCR: leitura dos dados impressos no documento.

Não. No check-in, o BookCheckin não utiliza reconhecimento facial. O sistema apenas lê por OCR os dados impressos no documento para preencher o boletim de alojamento; verifica o documento, não o rosto.

Não. O BookCheckin extrai os campos exigidos por lei e descarta a imagem do documento após o processamento: não armazenamos fotocópias nem fotografias do DNI, do NIE ou do passaporte. A Agência Espanhola de Proteção de Dados (AEPD) já alertou que conservar cópias dos documentos é uma recolha excessiva de dados nos termos do RGPD; o nosso fluxo foi concebido para evitar isso.

Sim. O BookCheckin cumpre o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados. Os dados são armazenados encriptados em servidores localizados na União Europeia e só são conservados durante o prazo legalmente exigido. Atuamos como subcontratante: a responsabilidade perante a administração continua a ser do titular do alojamento.

Em servidores localizados na União Europeia, sempre encriptados. Não transferimos os dados dos seus hóspedes para fora do Espaço Económico Europeu, e só são conservados durante o tempo exigido pela legislação.

O BookCheckin tem três planos, com preço por alojamento e por mês: Basic (3 €), Pro (5 €) e Business (7 €). Pode começar com um único alojamento e, a partir de 4 alojamentos, o preço por alojamento desce automaticamente. Não há taxa de adesão nem fidelização.

3 meses totalmente grátis — depois o preço padrão do seu plano. Criar a conta é grátis e não pede cartão: escolhe um plano e adiciona o cartão mais tarde, em Faturação, e é aí que começam os seus 3 meses. Não é feita nenhuma cobrança durante o teste e pode cancelar a qualquer momento a partir do seu painel.

Não. Não exigimos qualquer mínimo de alojamentos ou de unidades: pode registar uma única casa, apartamento ou quarto e crescer quando precisar. Também pode cancelar a qualquer momento.

Não. Paga uma tarifa fixa por alojamento e por mês, quer faça 2 check-ins ou 200. Não aplicamos comissões por hóspede, por boletim enviado nem sobre qualquer cobrança ao hóspede.

Sim. O plano Pro inclui integrações nativas com Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway e Lodgify. Quando entra uma reserva no seu PMS, o BookCheckin envia automaticamente o link de check-in ao hóspede, sem que tenha de o criar manualmente.

Sim, de duas formas. Com PMS: o BookCheckin não tem ligação direta ao Booking.com nem ao Airbnb, mas as reservas dessas plataformas entram quando o seu PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway ou Lodgify) as sincroniza. Sem PMS: ligue o calendário. O Airbnb, o Booking.com e o Vrbo publicam cada um uma URL de exportação iCal (.ics) do seu anúncio; adicione-a no separador «Sincronização de calendário» da propriedade — é verificada de imediato e depois automaticamente a cada 30 minutos — e as suas reservas aparecem no painel. Incluído em todos os planos pagos, Basic incluído.

Sim. Se a sua plataforma publicar uma URL de calendário iCal (.ics) — o Airbnb, o Booking.com e o Vrbo fazem-no todos —, adicione-a no separador «Sincronização de calendário» da propriedade. É verificada ao adicioná-la e depois automaticamente a cada 30 minutos; se não quiser esperar, clique em «Sincronizar agora» no separador Integrações da sua empresa. As reservas do Airbnb e do Vrbo entram diretamente como reservas; as do Booking.com e de qualquer outra plataforma passam primeiro por uma fila para que confirme quais são reservas reais e quais são bloqueios seus do calendário, porque esses calendários misturam as duas coisas.

Traz as datas de entrada e saída e a referência da reserva. Nenhum calendário de nenhuma plataforma inclui o email ou o telefone do hóspede, nem o número real de pessoas. Por isso, numa reserva importada do calendário adiciona você o contacto para poder enviar o link de check-in e confirma quantos são os hóspedes. O BookCheckin não comunica o parte de hóspedes de uma reserva importada até você ter confirmado esse número: é deliberado, para que nunca seja enviado um parte com um número de hóspedes presumido. Tal como para qualquer link de check-in, a propriedade precisa de credenciais SES Hospedajes verificadas.

Sim, no plano Business. O BookCheckin gera uma chave virtual única para cada hóspede e envia-a quando o check-in é concluído com sucesso, eliminando a entrega de chaves presencial. É compatível com fechaduras Nuki, TTLock e Igloohome.