Preguntas frecuentes sobre BookCheckin

SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior por la que todos los alojamientos turísticos de España —hoteles, apartamentos, casas rurales, hostales— comunican los datos de sus huéspedes. Su uso es obligatorio desde el Real Decreto 933/2021. BookCheckin recoge esos datos y los envía por ti de forma automática.

La normativa exige comunicar los datos en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. BookCheckin lo hace automáticamente en cuanto el huésped completa el check-in online, así que el parte sale dentro de plazo sin que tengas que recordarlo.

El Real Decreto 933/2021 regula las obligaciones de registro documental e informático de los establecimientos de hospedaje y de las empresas de alquiler de vehículos. Afecta a hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, campings, hostales y gestores de viviendas de uso turístico. Define qué datos hay que recoger, cuánto conservarlos y cómo comunicarlos.

El RD 933/2021 fija un plazo de conservación de tres años desde la finalización del servicio. Pasado ese plazo, los datos deben eliminarse: conservarlos de forma indefinida no es conforme al RGPD. BookCheckin guarda los datos cifrados durante el plazo legal y no almacena ninguna imagen del documento.

No comunicar los datos, hacerlo fuera del plazo de 24 horas o con información incompleta se considera una infracción administrativa sancionable conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. Automatizar el envío es la forma más segura de cumplir siempre en plazo y de conservar el justificante de cada lote por si algún día hay una inspección.

BookCheckin presenta los partes de viajeros en SES Hospedajes, el sistema nacional del Ministerio del Interior. Cataluña y el País Vasco mantienen registros propios gestionados por los Mossos d’Esquadra y la Ertzaintza, a los que hoy no enviamos de forma automática. Si tu propiedad está en una de esas comunidades, BookCheckin hoy no puede gestionarla: no es posible crear enlaces de check-in para propiedades en Cataluña o el País Vasco, porque son sistemas distintos a los que todavía no damos soporte.

No. BookCheckin se integra únicamente con el sistema nacional SES Hospedajes. No enviamos de forma automática a los registros autonómicos de los Mossos d’Esquadra (Cataluña) ni de la Ertzaintza (País Vasco). Si tu alojamiento está en una de esas comunidades, te lo advertimos al darlo de alta y, por el momento, no damos servicio en esa comunidad: no se pueden crear enlaces de check-in para esas propiedades.

No, hoy no. BookCheckin no da servicio a propiedades en Cataluña ni en el País Vasco: no se pueden crear enlaces de check-in para ellas, así que el huésped no puede hacer el check-in, escanear su documento ni firmar a través de la plataforma. En el resto de España, BookCheckin funciona de principio a fin y envía el parte automáticamente a SES Hospedajes.

El huésped fotografía su documento desde el móvil y nuestro motor de IA extrae automáticamente el nombre, los apellidos, el número de documento, la nacionalidad, la fecha de nacimiento y la de caducidad. El huésped revisa los datos y firma, sin escribir nada a mano. Es escaneo con OCR: lectura de los datos impresos en el documento.

No. En el check-in, BookCheckin no utiliza reconocimiento facial. El sistema solo lee con OCR los datos impresos en el documento para rellenar el parte de viajeros; verifica el documento, no la cara.

No. BookCheckin extrae los campos que exige la ley y descarta la imagen del documento tras procesarla: no almacenamos fotocopias ni fotografías del DNI, el NIE o el pasaporte. La Agencia Española de Protección de Datos ha advertido de que conservar copias de los documentos es una recogida excesiva de datos según el RGPD; nuestro flujo está diseñado para evitarlo.

Sí. BookCheckin cumple el Reglamento General de Protección de Datos. Los datos se almacenan cifrados en servidores ubicados en la Unión Europea y solo se conservan durante el plazo legalmente exigido. Actuamos como encargado del tratamiento: la responsabilidad ante la administración sigue siendo del titular del alojamiento.

En servidores ubicados en la Unión Europea, siempre cifrados. No transferimos los datos de tus huéspedes fuera del Espacio Económico Europeo, y solo se conservan el tiempo que la normativa exige.

BookCheckin tiene tres planes, con precio por propiedad y mes: Basic (3 €), Pro (5 €) y Business (7 €). Puedes empezar con una sola propiedad y, a partir de 4 propiedades, el precio por propiedad baja automáticamente. No hay cuota de alta ni permanencia.

3 meses completamente gratis — después el precio estándar de tu plan. Añades tu tarjeta al registrarte, pero no se realiza ningún cargo durante la prueba y puedes cancelar en cualquier momento desde tu panel.

No. No exigimos ningún mínimo de propiedades ni de unidades: puedes dar de alta una sola vivienda, apartamento o habitación y ampliar cuando lo necesites. También puedes cancelar en cualquier momento.

No. Pagas una tarifa fija por propiedad y mes, hagas 2 check-ins o 200. No aplicamos comisiones por huésped, por parte enviado ni por ningún cobro al huésped.

Sí. El plan Pro incluye integraciones nativas con Amenitiz, Cloudbeds y Hostaway. Cuando entra una reserva en tu PMS, BookCheckin envía automáticamente el link de check-in al huésped, sin que tengas que crearlo a mano.

Sí, a través de tu PMS. BookCheckin no tiene conexión directa con Booking.com ni Airbnb: sus reservas entran cuando tu PMS (Amenitiz, Cloudbeds u Hostaway) las sincroniza, y cada nueva reserva dispara el envío del link de check-in al huésped. Sin PMS, puedes crear el link manualmente en segundos.

Sí, en el plan Business. BookCheckin genera una llave virtual única para cada huésped y la envía cuando el check-in se ha completado correctamente, eliminando la entrega de llaves en persona. Es compatible con cerraduras Nuki, TTLock e Igloohome.