Preguntas frecuentes sobre BookCheckin

SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior por la que todos los alojamientos turísticos de España —hoteles, apartamentos, casas rurales, hostales— comunican los datos de sus huéspedes. Su uso es obligatorio desde el Real Decreto 933/2021. BookCheckin recoge esos datos y los envía por ti de forma automática.

La normativa exige comunicar los datos en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. BookCheckin lo hace automáticamente en cuanto el huésped completa el check-in online, así que el parte sale dentro de plazo sin que tengas que recordarlo.

El Real Decreto 933/2021 regula las obligaciones de registro documental e informático de los establecimientos de hospedaje y de las empresas de alquiler de vehículos. Afecta a hoteles, apartamentos turísticos, casas rurales, campings, hostales y gestores de viviendas de uso turístico. Define qué datos hay que recoger, cuánto conservarlos y cómo comunicarlos.

El RD 933/2021 fija un plazo de conservación de tres años desde la finalización del servicio. Pasado ese plazo, los datos deben eliminarse: conservarlos de forma indefinida no es conforme al RGPD. BookCheckin guarda los datos cifrados durante el plazo legal y no almacena ninguna imagen del documento.

No comunicar los datos, hacerlo fuera del plazo de 24 horas o con información incompleta se considera una infracción administrativa sancionable conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. Automatizar el envío es la forma más segura de cumplir siempre en plazo y de conservar el justificante de cada lote por si algún día hay una inspección.

Las dos están cubiertas, cada una con su propio archivo. Cataluña sí está cubierta: los alojamientos catalanes comunican su registro de viajeros a los Mossos d’Esquadra, y BookCheckin te prepara esa comunicación. Añade en la pestaña Legal de la propiedad el identificador de establecimiento que te asignaron los Mossos al darte de alta en registreviatgers.mossos.gencat.cat, confírmalo y los enlaces de check-in funcionan de principio a fin. Después, BookCheckin prepara con los datos de tus huéspedes el archivo en el formato oficial de los Mossos (V24): tú lo descargas y lo subes al portal. Mientras ese identificador no conste, la propiedad catalana sigue sin poder crear enlaces. BookCheckin da servicio a los alojamientos del País Vasco: añade en la pestaña Legal de la propiedad el código de establecimiento que te asignó la Ertzaintza y actívalo, y el enlace de check-in, el escaneo del documento y la firma funcionan de principio a fin. Con esos datos BookCheckin prepara el archivo en el formato XML del Registro Hostelero de la Ertzaintza y tú lo descargas y lo subes en su portal con tu usuario. BookCheckin nunca entra en el portal de la Ertzaintza, no envía nada en tu nombre y no guarda ninguna credencial suya.

De forma automática, no: BookCheckin nunca se comunica con el portal de los Mossos ni guarda credenciales suyas. Lo que sí hace es dejarte la comunicación preparada. En una propiedad catalana con su identificador de establecimiento en Mossos confirmado, BookCheckin genera con los check-ins de tus huéspedes el archivo en el formato oficial V24, y tú lo descargas y lo subes a registreviatgers.mossos.gencat.cat. BookCheckin prepara el archivo oficial y la subida al portal de los Mossos es un paso tuyo. BookCheckin da servicio a los alojamientos del País Vasco: añade en la pestaña Legal de la propiedad el código de establecimiento que te asignó la Ertzaintza y actívalo, y el enlace de check-in, el escaneo del documento y la firma funcionan de principio a fin. Con esos datos BookCheckin prepara el archivo en el formato XML del Registro Hostelero de la Ertzaintza y tú lo descargas y lo subes en su portal con tu usuario. BookCheckin nunca entra en el portal de la Ertzaintza, no envía nada en tu nombre y no guarda ninguna credencial suya. En el resto de España, el parte sí sale automáticamente a SES Hospedajes.

En Cataluña, sí. Antes hay un paso de configuración, igual que en el resto de España hay que dar de alta las credenciales de SES: añade el identificador de establecimiento de los Mossos en la pestaña Legal de la propiedad y confírmalo. Hecho eso, puedes crear enlaces de check-in, el huésped completa el check-in, escanea su documento y firma, y BookCheckin te deja listo el archivo para que lo subas al portal de los Mossos. Sin ese identificador, la propiedad catalana sigue bloqueada y no se pueden crear enlaces. Si algo se te atasca al ponerlo en marcha en Cataluña, escríbenos y te ayudamos. BookCheckin da servicio a los alojamientos del País Vasco: añade en la pestaña Legal de la propiedad el código de establecimiento que te asignó la Ertzaintza y actívalo, y el enlace de check-in, el escaneo del documento y la firma funcionan de principio a fin. Con esos datos BookCheckin prepara el archivo en el formato XML del Registro Hostelero de la Ertzaintza y tú lo descargas y lo subes en su portal con tu usuario. BookCheckin nunca entra en el portal de la Ertzaintza, no envía nada en tu nombre y no guarda ninguna credencial suya. El Registro Hostelero de la Ertzaintza es la vía que hemos abierto más recientemente. Si su portal rechaza un archivo, cuéntanoslo desde la página de contacto —o desde Soporte, dentro de tu panel— con el mensaje de error, y lo corregimos.

El huésped fotografía su documento desde el móvil y nuestro motor de IA extrae automáticamente el nombre, los apellidos, el número de documento, la nacionalidad, la fecha de nacimiento y la de caducidad. El huésped revisa los datos y firma, sin escribir nada a mano. Es escaneo con OCR: lectura de los datos impresos en el documento.

No. En el check-in, BookCheckin no utiliza reconocimiento facial. El sistema solo lee con OCR los datos impresos en el documento para rellenar el parte de viajeros; verifica el documento, no la cara.

No. BookCheckin extrae los campos que exige la ley y descarta la imagen del documento tras procesarla: no almacenamos fotocopias ni fotografías del DNI, el NIE o el pasaporte. La Agencia Española de Protección de Datos ha advertido de que conservar copias de los documentos es una recogida excesiva de datos según el RGPD; nuestro flujo está diseñado para evitarlo.

Sí. BookCheckin cumple el Reglamento General de Protección de Datos. Los datos se almacenan cifrados en servidores ubicados en la Unión Europea y solo se conservan durante el plazo legalmente exigido. Actuamos como encargado del tratamiento: la responsabilidad ante la administración sigue siendo del titular del alojamiento.

En servidores ubicados en la Unión Europea, siempre cifrados. No transferimos los datos de tus huéspedes fuera del Espacio Económico Europeo, y solo se conservan el tiempo que la normativa exige.

BookCheckin tiene tres planes, con precio por propiedad y mes: Basic (3 €), Pro (5 €) y Business (7 €). Puedes empezar con una sola propiedad y, a partir de 4 propiedades, el precio por propiedad baja automáticamente. No hay cuota de alta ni permanencia.

3 meses completamente gratis — después el precio estándar de tu plan. Crear la cuenta es gratis y no pide tarjeta: eliges plan y añades la tarjeta más tarde, desde Facturación, y ahí es donde empiezan tus 3 meses. No se realiza ningún cargo durante la prueba y puedes cancelar cuando quieras desde tu panel.

No. No exigimos ningún mínimo de propiedades ni de unidades: puedes dar de alta una sola vivienda, apartamento o habitación y ampliar cuando lo necesites. También puedes cancelar en cualquier momento.

No. Pagas una tarifa fija por propiedad y mes, hagas 2 check-ins o 200. No aplicamos comisiones por huésped, por parte enviado ni por ningún cobro al huésped.

Sí. El plan Pro incluye integraciones nativas con Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway y Lodgify. Cuando entra una reserva en tu PMS, BookCheckin envía automáticamente el link de check-in al huésped, sin que tengas que crearlo a mano.

Sí, de dos formas. Con PMS: BookCheckin no tiene conexión directa con Booking.com ni Airbnb, pero sus reservas entran cuando tu PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway o Lodgify) las sincroniza. Sin PMS: conecta el calendario. Airbnb, Booking.com y Vrbo publican una URL de exportación iCal (.ics) de tu anuncio; la añades en la pestaña «Sincronización de calendario» de la propiedad, se comprueba en el momento y después automáticamente cada 30 minutos, y tus reservas aparecen en el panel. Está incluido en todos los planes de pago, también en Basic.

Sí. Si tu plataforma publica una URL de calendario iCal (.ics) —Airbnb, Booking.com y Vrbo lo hacen—, añádela en la pestaña «Sincronización de calendario» de la propiedad. Se comprueba al añadirla y después automáticamente cada 30 minutos; si no quieres esperar, pulsa «Sincronizar ahora» en la pestaña Integraciones de tu empresa. Las reservas de Airbnb y Vrbo aparecen directamente como reservas; las de Booking.com y las de cualquier otra plataforma pasan antes por una cola para que confirmes cuáles son reservas reales y cuáles son bloqueos tuyos del calendario, porque esos calendarios mezclan las dos cosas.

Trae las fechas de entrada y salida y el identificador de la reserva. Ningún calendario de ninguna plataforma incluye el email ni el teléfono del huésped, ni el número real de personas. Por eso, en una reserva importada de calendario tú añades el contacto para poder enviarle el enlace de check-in y confirmas cuántos huéspedes son. BookCheckin no comunica el parte de viajeros de una reserva importada hasta que hayas confirmado ese número: es deliberado, para que nunca se envíe un parte con un número de huéspedes supuesto. La propiedad necesita, como para cualquier enlace, credenciales de SES Hospedajes verificadas.

Sí, en el plan Business. BookCheckin genera una llave virtual única para cada huésped y la envía cuando el check-in se ha completado correctamente, eliminando la entrega de llaves en persona. Es compatible con cerraduras Nuki, TTLock e Igloohome.