Check-in online: qué es y cómo funciona en España
En breve
El check-in online es la versión digital del registro de entrada en un alojamiento: en lugar de rellenar una ficha en papel en recepción, el huésped aporta sus datos y su documento de identidad desde el móvil, normalmente antes de llegar, a través de un enlace que le envía el alojamiento. En España existe porque la ley obliga a todo alojamiento turístico a registrar a sus huéspedes y comunicar sus datos a las autoridades; el check-in online es una forma de cumplir esa obligación sin papeleo.
¿Eres huésped y te han enviado un enlace?
Tienes la guía práctica, con qué necesitas y qué hacer en cada pantalla:
Haz tu check-in online, paso a paso
Por qué existe: la obligación de registrar a los viajeros
El Real Decreto 933/2021, en vigor desde el 2 de enero de 2023, obliga a los alojamientos turísticos en España a recoger y comunicar los datos de cada huésped en cada estancia. No afecta solo a los hoteles: incluye apartamentos, casas rurales, campings y cualquier vivienda turística.
Esa comunicación —el parte de viajeros— se envía a SES Hospedajes, el sistema nacional del Ministerio del Interior, en un máximo de 24 horas desde la entrada del huésped. Cataluña y el País Vasco tienen su propio registro: el de los Mossos d’Esquadra y el Registro Hostelero de la Ertzaintza.
Qué datos se recogen de cada huésped
- Nombre completo
- Tipo y número de documento
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Sexo
- Domicilio
- Relación con el titular de la reserva (en grupos)
- Teléfono o email de la reserva
Qué cambia para el huésped y para el alojamiento
Los datos que se piden son los mismos. Lo que cambia es dónde, cuándo y quién los teclea.
| Aspecto | Con ficha en papel | Con check-in online |
|---|---|---|
| Dónde y cuándo | En el mostrador, a la llegada, a veces con cola. | Desde el móvil del huésped, antes de llegar. |
| Quién escribe los datos | El huésped rellena una ficha a mano y el personal la transcribe. | Se escanea el documento y los campos se rellenan solos; el huésped los revisa. |
| El documento de identidad | Se entrega en recepción o se envía una foto por mensajería. | Se escanea dentro del propio formulario de check-in. |
| La firma | En papel. | Digital, en la pantalla del móvil. |
| El parte de viajeros | Alguien vuelve a teclear los datos en el portal oficial. | Puede generarse y enviarse a partir de los mismos datos, sin transcribir. |
Qué sustituye el check-in online y qué no
Sí sustituye
- La ficha de registro en papel y su transcripción manual.
- Pedir fotos del DNI o el pasaporte por mensajería.
- Las esperas en recepción para tomar los datos a la llegada.
No sustituye
- La obligación legal de registrar a cada huésped: sigue siendo obligatoria, se haga online o en recepción.
- La responsabilidad del alojamiento de comunicar los datos dentro de plazo.
- La decisión del alojamiento: es él quien elige si ofrece el check-in online o lo hace en recepción. Con BookCheckin, el personal también puede abrir el mismo formulario en una tablet y escanear los documentos en el acto.
Cómo lo hace BookCheckin
BookCheckin es un software de registro de viajeros para alojamientos turísticos en España. Genera un enlace de check-in único para cada reserva, el huésped lo completa desde el móvil y el parte de viajeros se envía automáticamente a SES Hospedajes. Los planes empiezan en 3 €/propiedad/mes, sin mínimos ni comisiones.
- Check-in online para huéspedes, multiidioma, desde cualquier dispositivo.
- Escaneo de DNI, NIE y pasaporte con IA (OCR): el huésped no teclea sus datos.
- Envío automático del parte de viajeros a SES Hospedajes (sistema nacional).
- Validación previa de cada campo contra los formatos que exige SES Hospedajes.
- Firma digital del huésped y acuse de cada envío guardado para auditoría.
- Datos cifrados en servidores europeos y conservados solo el tiempo que exige la ley (RGPD).
Sin reconocimiento facial: el check-in verifica el documento con OCR, no la cara. Y no se almacenan las imágenes de los documentos, solo los datos que la ley exige.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el check-in online?+
Es el registro de entrada de un alojamiento hecho por internet: el huésped introduce sus datos, escanea su documento de identidad y firma desde el móvil, a través de un enlace del alojamiento, en lugar de rellenar una ficha en papel en recepción.
¿Es obligatorio el check-in online en España?+
No: lo obligatorio es el registro de viajeros. Todo alojamiento turístico debe recoger los datos de sus huéspedes y comunicarlos a las autoridades (Real Decreto 933/2021), pero puede hacerlo en recepción o con un check-in online. Cuál usa depende de cada alojamiento.
¿Se escribe check-in, check in o checkin?+
Las tres formas se usan para lo mismo. «Check-in», con guion, es la grafía más habitual en español para el registro de entrada en un alojamiento; «check in» y «checkin» son variantes frecuentes al escribir rápido o al buscar en internet. En esta página usamos «check-in».
¿Qué pasa con los datos del huésped después del check-in online?+
El alojamiento los usa para comunicar el parte de viajeros dentro del plazo de 24 horas. En el caso de BookCheckin, se guardan cifrados en servidores europeos solo durante el tiempo que exige la ley, sin almacenar las imágenes de los documentos.
¿Funciona si mi alojamiento está en Cataluña o el País Vasco?+
En Cataluña y en el País Vasco sí, cada una con su archivo. Cataluña comunica a los Mossos d’Esquadra, no a SES Hospedajes: añades el identificador de establecimiento de los Mossos en la pestaña Legal de la propiedad, cambias la propiedad a la comunicación con los Mossos y desde entonces creas enlaces de check-in con normalidad; BookCheckin prepara el archivo oficial (V24) y lo subes tú al portal dentro de las 24 horas. BookCheckin da servicio a los alojamientos del País Vasco: añade en la pestaña Legal de la propiedad el código de establecimiento que te asignó la Ertzaintza y actívalo, y el enlace de check-in, el escaneo del documento y la firma funcionan de principio a fin. Con esos datos BookCheckin prepara el archivo en el formato XML del Registro Hostelero de la Ertzaintza y tú lo descargas y lo subes en su portal con tu usuario. BookCheckin nunca entra en el portal de la Ertzaintza, no envía nada en tu nombre y no guarda ninguna credencial suya. El Registro Hostelero de la Ertzaintza es la vía que hemos abierto más recientemente. Si su portal rechaza un archivo, cuéntanoslo desde la página de contacto —o desde Soporte, dentro de tu panel— con el mensaje de error, y lo corregimos.
¿Cuánto cuesta ofrecer check-in online con BookCheckin?+
Los planes empiezan en 3 €/propiedad/mes, funcionan desde 1 propiedad y no cobran comisiones por check-in, por huésped ni por parte enviado. 3 meses completamente gratis — después el precio estándar de tu plan.