Tus huéspedes hacen el check-in antes de llegar
Un enlace de registro digital enviado automáticamente al confirmar la reserva. Los huéspedes rellenan sus datos en menos de 2 minutos — desde cualquier dispositivo, en cualquier idioma.
Qué hace el Check-in Online
BookCheckin sustituye la ficha de papel por un formulario seguro y adaptado al móvil que recoge todo lo legalmente exigido — de forma automática.
Enlace automático al confirmar la reserva
En el momento en que se confirma una reserva — desde Booking.com, Airbnb o tu web directa — BookCheckin envía al huésped un enlace de registro personalizado por email, WhatsApp o SMS. Sin intervención manual.
Lectura de documentos con IA
Los huéspedes fotografían su DNI, pasaporte o NIE y nuestra IA extrae automáticamente todos los campos: nombre, apellidos, número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento y caducidad. Sin teclear, sin errores.
Modo de escaneo presencial
Para huéspedes sin reserva previa o que prefieran hacerlo en persona, tu personal puede abrir el mismo formulario en una tablet y escanear los documentos en el acto. El flujo es idéntico y los datos van a la misma base de datos segura en la nube.
Soporte multiidioma
El formulario detecta el idioma del navegador del huésped y se adapta automáticamente. Compatible con español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués y neerlandés. Tus huéspedes internacionales nunca tendrán dificultades.
Almacenamiento conforme al RGPD
Todos los datos de los huéspedes están cifrados en reposo y en tránsito. Almacenados en servidores de la UE. Eliminados automáticamente al vencer el período de retención legal. No tendrás que preocuparte jamás por una auditoría de protección de datos.
Registro de auditoría completo
Cada envío queda registrado con marca de tiempo. Puedes ver exactamente cuándo el huésped completó su registro, desde qué dispositivo y qué datos facilitó — todo lo que necesitas ante cualquier inspección.
Por qué esto no es opcional en España
El Real Decreto 933/2021 — en vigor desde el 2 de enero de 2023 — obliga a todos los alojamientos turísticos en España a recopilar y comunicar un conjunto detallado de datos de los huéspedes en cada estancia. La obligación no se limita a los hoteles: incluye apartamentos, casas rurales, campings y cualquier propiedad turística registrada.
Los datos exigidos van mucho más allá del nombre y el número de pasaporte. Las autoridades requieren ahora: nombre completo, tipo y número de documento, nacionalidad, fecha de nacimiento, sexo, domicilio, relación con el titular de la reserva (en grupos) y el teléfono o email de la reserva.
El incumplimiento acarrea multas de hasta 30.000 € por infracción conforme a la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. Las inspecciones han aumentado considerablemente desde 2023 — el Ministerio del Interior toma este asunto muy en serio.
Más allá del cumplimiento, el impacto en la experiencia del huésped es real. Los alojamientos que envían un enlace de registro previo a la llegada registran muchas menos consultas el día de la llegada, menos colas en recepción y valoraciones más altas en comunicación.
Cómo funciona, paso a paso
Se confirma la reserva
Llega una nueva reserva por cualquier canal — Booking.com, Airbnb, tu PMS o reserva directa. BookCheckin la detecta automáticamente mediante integración o API.
El huésped recibe el enlace de registro
En cuestión de minutos, el huésped recibe un mensaje personalizado (email, WhatsApp o SMS) con un enlace seguro a su formulario de check-in digital.
El huésped escanea su documento
Fotografía su DNI o pasaporte. Nuestra IA lee todos los campos al instante y rellena el formulario automáticamente. Revisa, confirma y envía — tiempo total: menos de 2 minutos.
Los datos aparecen en tu panel
El envío aparece inmediatamente en tu panel de BookCheckin. Ves un perfil completo de cada huésped, con todos los documentos guardados y los campos validados.
El parte policial se genera automáticamente
El sistema utiliza los datos enviados para generar y remitir el parte de viajero exigido a las autoridades españolas — sin pasos adicionales por tu parte.
Lo que ganas
Ahorra 15–30 minutos por reserva
La introducción manual de datos de huéspedes — formularios en papel, teclear en portales, archivar — le cuesta al gestor medio entre 15 y 30 minutos por reserva. Con 50 reservas al año, son hasta 25 horas que recuperas.
Cero riesgo de incumplimiento
Todos los campos obligatorios se validan antes del envío. El formulario no permite al huésped continuar sin completar los datos requeridos. Siempre en cumplimiento — de forma automática.
Mejores valoraciones
Los huéspedes que reciben una experiencia previa a la llegada fluida valoran sistemáticamente mejor la comunicación en Booking.com y Airbnb. Menos fricción en el check-in equivale a una mejor primera impresión.
Sin papel, para siempre
Olvídate de archivadores, formularios perdidos o letras ilegibles. Cada registro se guarda en formato digital, es buscable y está disponible para cualquier inspección en cualquier momento.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda un huésped en completar el Check-in Online?+
De media, menos de 2 minutos. El huésped abre el enlace en el móvil, fotografía su documento —la IA de BookCheckin rellena cada campo— y firma. Sin escribir nada a mano.
¿Qué documentos puede escanear el huésped?+
Pasaportes, DNI, NIE, permisos de conducir y documentos nacionales de identidad de más de 190 países. Tanto documentos nuevos (con chip y MRZ) como los antiguos en papel.
¿Sirve también para huéspedes que llegan sin haberse registrado antes?+
Sí. Tu equipo de recepción puede abrir el mismo formulario en una tablet y escanear el documento en el momento. El flujo es idéntico al check-in remoto y los datos van al mismo panel seguro.
¿En qué idiomas se muestra el formulario?+
BookCheckin detecta automáticamente el idioma del navegador. Español, inglés, francés, alemán, italiano, portugués y neerlandés totalmente soportados.
¿Los datos del huésped cumplen el RGPD?+
Sí. Todos los datos viajan cifrados y se almacenan en servidores europeos. Se eliminan automáticamente pasado el periodo de retención exigido por el RGPD y la LOPDGDD.
¿Qué pasa cuando el huésped termina el check-in?+
El registro aparece al instante en tu panel, el parte de viajeros se genera y se envía automáticamente a SES Hospedajes (o a la autoridad regional correspondiente) y, si tienes activado el Acceso Remoto, el huésped recibe su código de acceso.
Empieza a ahorrar tiempo en cada check-in
Configura el Check-in Online para tu alojamiento en menos de 30 minutos.
3 meses gratis · Sin tarjeta de crédito · Cancela cuando quieras