Vos voyageurs font leur check-in avant même d’arriver
Un lien d’enregistrement numérique envoyé automatiquement à la confirmation de la réservation. Vos voyageurs renseignent leurs données en moins de 2 minutes — depuis n’importe quel appareil, dans n’importe quelle langue.
En bref
Le check-in en ligne permet au voyageur de finaliser son enregistrement légal avant même d’arriver : il ouvre un lien sur son mobile, scanne son DNI, NIE ou passeport, et l’OCR de BookCheckin remplit chaque champ — généralement en moins de 2 minutes. Le formulaire fonctionne sur tout appareil et dans six langues, et les données alimentent l’envoi automatique de la déclaration des voyageurs à SES Hospedajes. Il remplace entièrement la fiche d’enregistrement papier.
Ce que fait le Check-in en ligne
BookCheckin remplace la fiche d’enregistrement papier par un formulaire sécurisé et adapté au mobile qui recueille automatiquement tout ce qui est légalement exigé.
Lien automatique déclenché par la réservation
Lorsqu’une réservation arrive dans votre PMS connecté (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway ou Lodgify) — qu’elle vienne de Booking.com, d’Airbnb ou de votre site direct — BookCheckin envoie au voyageur un lien d’enregistrement personnalisé par e-mail, WhatsApp ou SMS. Aucune action manuelle nécessaire.
Lecture de documents par IA
Les voyageurs photographient leur pièce d’identité, leur passeport ou leur NIE et notre IA extrait automatiquement tous les champs : nom, prénom, numéro de document, nationalité, date de naissance, date d’expiration. Sans saisie, sans erreur.
Mode de scan en présentiel
Pour les voyageurs sans réservation préalable ou qui préfèrent cette option, votre personnel peut ouvrir le même formulaire sur une tablette et scanner les documents sur place. Le déroulé est identique — les données arrivent dans la même base de données cloud sécurisée.
Prise en charge multilingue
Le formulaire détecte la langue du navigateur du voyageur et s’affiche en conséquence. Entièrement pris en charge : espagnol, anglais, français, allemand, italien et portugais. Vos voyageurs internationaux ne rencontrent jamais de difficulté.
Stockage des données conforme au RGPD
Toutes les données des voyageurs sont chiffrées au repos et en transit. Stockées sur des serveurs situés dans l’UE. Supprimées automatiquement à l’expiration du délai de conservation légal. Vous n’avez jamais à vous soucier d’un audit de protection des données.
Piste d’audit complète
Chaque envoi est horodaté et journalisé. Vous voyez exactement quand un voyageur a terminé son enregistrement, avec quel appareil, et quelles données ont été transmises — tout ce dont vous avez besoin en cas d’inspection.
Pourquoi ce n’est pas optionnel en Espagne
Le Real Decreto 933/2021 — en vigueur depuis le 2 janvier 2023 — oblige tous les hébergements touristiques en Espagne à recueillir et à communiquer un ensemble détaillé de données sur les voyageurs pour chaque séjour. Cette obligation ne se limite pas aux hôtels : elle s’applique aux appartements, aux gîtes ruraux, aux campings et à tout logement touristique enregistré.
Les données exigées vont bien au-delà du nom et du numéro de passeport. Les autorités exigent désormais : nom complet, type et numéro de document, nationalité, date de naissance, sexe, adresse de résidence, lien avec le titulaire de la réservation (pour les groupes), ainsi que le téléphone ou l’e-mail utilisés pour la réservation.
Le non-respect de cette obligation expose à des amendes pouvant atteindre 30 000 € par infraction, en application de la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. Les contrôles ont considérablement augmenté depuis 2023 — le ministère de l’Intérieur prend cette question très au sérieux.
Au-delà de la conformité, l’impact sur l’expérience du voyageur est bien réel. Les hébergements qui envoient un lien d’enregistrement avant l’arrivée reçoivent nettement moins de questions le jour de l’arrivée, ont moins de files d’attente à la réception et de meilleures évaluations sur la communication.
Comment ça marche, étape par étape
La réservation est confirmée
Une nouvelle réservation arrive, quel que soit le canal — Booking.com, Airbnb ou réservation directe. BookCheckin la récupère automatiquement via votre PMS connecté (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway ou Lodgify) ou l’API — ou vous créez vous-même le lien de check-in manuellement en quelques secondes.
Le voyageur reçoit le lien d’enregistrement
En quelques minutes, le voyageur reçoit un message personnalisé (e-mail, WhatsApp ou SMS) contenant un lien sécurisé vers son formulaire de check-in numérique.
Le voyageur scanne son document
Il photographie sa pièce d’identité ou son passeport. Notre IA lit instantanément chaque champ et pré-remplit le formulaire. Il vérifie, confirme et envoie — temps total : moins de 2 minutes.
Les données arrivent sur votre tableau de bord
L’envoi apparaît immédiatement sur votre tableau de bord BookCheckin. Vous obtenez une fiche complète pour chaque voyageur, avec tous les documents archivés et tous les champs validés.
La déclaration des voyageurs est générée automatiquement
Le système utilise les données transmises pour générer et envoyer la déclaration des voyageurs exigée aux autorités espagnoles — sans aucune démarche supplémentaire de votre part.
Ce que vous y gagnez
Gagnez 15 à 30 minutes par réservation
La saisie manuelle des données des voyageurs — formulaires papier, saisie dans des portails, classement — coûte en moyenne 15 à 30 minutes par réservation à un gestionnaire. Avec 50 réservations par an, ce sont jusqu’à 25 heures que vous récupérez.
Zéro risque de non-conformité
Chaque champ obligatoire est validé avant l’envoi. Le formulaire ne laisse pas le voyageur continuer sans avoir renseigné les données obligatoires. Vous êtes toujours en conformité — automatiquement.
De meilleurs avis voyageurs
Les voyageurs qui bénéficient d’une expérience fluide avant leur arrivée notent systématiquement mieux la communication sur Booking.com et Airbnb. Moins de friction au check-in, c’est une meilleure première impression.
Fini le papier, pour de bon
Plus de classeurs, de formulaires égarés ou d’écriture illisible. Chaque enregistrement est stocké numériquement, consultable et disponible immédiatement en cas d’inspection.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il à un voyageur pour effectuer un Check-in en ligne ?+
En moyenne, moins de 2 minutes. Le voyageur ouvre le lien sur son mobile, photographie son document — l’IA de BookCheckin pré-remplit chaque champ — puis vérifie et signe. Sans aucune saisie manuelle.
Quels documents les voyageurs peuvent-ils scanner ?+
Le DNI et le NIE espagnols — photographiés recto et verso — ainsi que les passeports internationaux. L’IA pré-remplit les champs et le voyageur vérifie tout avant de signer.
Le Check-in en ligne fonctionne-t-il aussi pour les voyageurs sans réservation préalable ?+
Oui. Votre équipe de réception peut ouvrir le même formulaire sur une tablette et scanner le document sur place. Le déroulé est identique à un check-in à distance — les données arrivent sur le même tableau de bord sécurisé.
Dans quelles langues le formulaire s’affiche-t-il ?+
BookCheckin détecte automatiquement la langue du navigateur du voyageur. Espagnol, anglais, français, allemand, italien et portugais sont entièrement pris en charge.
Les données des voyageurs sont-elles conformes au RGPD ?+
Oui. Toutes les données sont chiffrées au repos et en transit, stockées sur des serveurs situés dans l’UE, et supprimées automatiquement à l’expiration du délai de conservation légal prévu par le RGPD et la LOPDGDD espagnole.
Que se passe-t-il une fois que le voyageur a terminé son check-in ?+
L’envoi arrive instantanément sur votre tableau de bord, la déclaration des voyageurs est générée et transmise automatiquement à SES Hospedajes (ou à l’autorité régionale compétente), et — si vous avez configuré l’Accès à distance — le voyageur reçoit son code d’accès.
Commencez à gagner du temps sur chaque check-in
Configurez le Check-in en ligne pour votre hébergement en moins de 30 minutes.
Ajoutez votre carte, ne payez rien pendant 3 mois · Résiliez à tout moment