Os seus hóspedes fazem o check-in antes mesmo de chegar
Um link de registo digital enviado automaticamente à confirmação da reserva. Os hóspedes preenchem os seus dados em menos de 2 minutos — a partir de qualquer dispositivo, em qualquer idioma.
Em resumo
O check-in online permite ao hóspede concluir o registo legal antes mesmo de chegar: abre um link no telemóvel, digitaliza o seu DNI, NIE ou passaporte, e o OCR do BookCheckin preenche cada campo — normalmente em menos de 2 minutos. O formulário funciona em qualquer dispositivo e em seis idiomas, e os dados alimentam o envio automático da comunicação de hóspedes ao SES Hospedajes. Substitui por completo a ficha de registo em papel.
O que faz o Check-in Online
O BookCheckin substitui a ficha de registo em papel por um formulário seguro e adaptado ao telemóvel que recolhe automaticamente tudo o que é legalmente exigido.
Link automático ao confirmar a reserva
Quando uma reserva entra no seu PMS ligado (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway ou Lodgify) — venha do Booking.com, do Airbnb ou do seu site direto — o BookCheckin envia ao hóspede um link de registo personalizado por email, WhatsApp ou SMS. Sem qualquer ação manual.
Leitura de documentos com IA
Os hóspedes fotografam o seu documento de identificação, passaporte ou NIE e a nossa IA extrai automaticamente todos os campos: nome, apelido, número do documento, nacionalidade, data de nascimento, validade. Sem digitar, sem erros.
Modo de digitalização presencial
Para hóspedes sem reserva prévia ou que prefiram fazê-lo pessoalmente, a sua equipa pode abrir o mesmo formulário num tablet e digitalizar os documentos no local. O fluxo é idêntico — os dados acabam na mesma base de dados segura na cloud.
Suporte multilingue
O formulário deteta o idioma do navegador do hóspede e adapta-se automaticamente. Totalmente suportado: espanhol, inglês, francês, alemão, italiano e português. Os seus hóspedes internacionais nunca têm dificuldades.
Armazenamento de dados conforme o RGPD
Todos os dados dos hóspedes são encriptados em repouso e em trânsito. Armazenados em servidores localizados na UE. Eliminados automaticamente após o período de retenção legalmente exigido. Nunca terá de se preocupar com uma auditoria de proteção de dados.
Registo de auditoria completo
Cada envio fica registado com data e hora. Pode ver exatamente quando um hóspede concluiu o seu registo, que dispositivo usou e que dados forneceu — tudo o que precisa para qualquer inspeção.
Porque é que isto não é opcional em Espanha
Ao abrigo do Real Decreto 933/2021 — em vigor desde 2 de janeiro de 2023 — todos os alojamentos turísticos em Espanha são obrigados a recolher e comunicar um conjunto detalhado de dados dos hóspedes em cada estadia. A obrigação não se limita aos hotéis: aplica-se a apartamentos, casas rurais, parques de campismo e qualquer propriedade turística registada.
Os dados exigidos vão muito além do nome e do número de passaporte. As autoridades exigem agora: nome completo, tipo e número do documento, nacionalidade, data de nascimento, sexo, morada de residência, relação com o titular da reserva (em grupos) e o telefone ou email utilizados na reserva.
O incumprimento implica coimas até 30.000 € por infração, ao abrigo da Lei Orgânica 4/2015 de Proteção da Segurança Cidadã. As inspeções aumentaram substancialmente desde 2023 — o Ministério do Interior espanhol leva este assunto muito a sério.
Para além da conformidade, o impacto na experiência do hóspede é real. Os alojamentos que enviam um link de registo antes da chegada registam muito menos perguntas no dia da chegada, filas mais curtas na receção e melhores avaliações sobre a comunicação.
Como funciona, passo a passo
A reserva é confirmada
Chega uma nova reserva de qualquer canal — Booking.com, Airbnb ou reserva direta. O BookCheckin recolhe-a automaticamente através do seu PMS ligado (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway ou Lodgify) ou da API — ou cria o link de check-in manualmente em segundos.
O hóspede recebe o link de registo
Em poucos minutos, o hóspede recebe uma mensagem personalizada (email, WhatsApp ou SMS) com um link seguro para o seu formulário de check-in digital.
O hóspede digitaliza o seu documento
Fotografa o documento de identificação ou passaporte. A nossa IA lê cada campo instantaneamente e pré-preenche o formulário. Revê, confirma e envia — tempo total: menos de 2 minutos.
Os dados chegam ao seu painel
O envio aparece imediatamente no seu painel BookCheckin. Vê um perfil claro de cada hóspede, com todos os documentos guardados e todos os campos validados.
A comunicação à polícia é gerada automaticamente
O sistema utiliza os dados enviados para gerar e submeter a comunicação de hóspedes exigida às autoridades espanholas — sem passos adicionais da sua parte.
O que ganha
Poupe 15–30 minutos por reserva
A introdução manual de dados dos hóspedes — formulários em papel, digitação em portais, arquivamento — custa em média ao gestor de alojamento entre 15 e 30 minutos por reserva. Com 50 reservas por ano, são até 25 horas que recupera.
Zero risco de incumprimento
Todos os campos obrigatórios são validados antes do envio. O formulário não permite ao hóspede avançar sem preencher os dados obrigatórios. Está sempre em conformidade — automaticamente.
Melhores avaliações
Os hóspedes que têm uma experiência fluida antes da chegada avaliam sistematicamente melhor a comunicação no Booking.com e no Airbnb. Menos fricção no check-in significa uma melhor primeira impressão.
Sem papel, para sempre
Chega de arquivadores, formulários perdidos ou letra ilegível. Cada registo é guardado digitalmente, pesquisável e disponível para qualquer inspeção a qualquer momento.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora um hóspede a concluir o Check-in Online?+
Em média, menos de 2 minutos. O hóspede abre o link no telemóvel, fotografa o documento — a IA do BookCheckin pré-preenche cada campo — depois revê e assina. Sem digitar nada manualmente.
Que documentos podem os hóspedes digitalizar?+
DNI e NIE espanhóis — fotografados frente e verso — e passaportes internacionais. A IA pré-preenche os campos e o hóspede revê tudo antes de assinar.
O Check-in Online também funciona para hóspedes sem reserva prévia?+
Sim. A sua equipa de receção pode abrir o mesmo formulário num tablet e digitalizar o documento no local. O fluxo é idêntico ao de um check-in remoto — os dados chegam ao mesmo painel seguro.
Em que idiomas é apresentado o formulário?+
O BookCheckin deteta automaticamente o idioma do navegador do hóspede. Espanhol, inglês, francês, alemão, italiano e português são totalmente suportados.
Os dados dos hóspedes cumprem o RGPD?+
Sim. Todos os dados são encriptados em repouso e em trânsito, armazenados em servidores localizados na UE, e eliminados automaticamente após o período de retenção legalmente exigido pelo RGPD e pela LOPDGDD espanhola.
O que acontece depois de o hóspede concluir o check-in?+
O envio chega instantaneamente ao seu painel, a comunicação de hóspedes é gerada e submetida automaticamente ao SES Hospedajes (ou à autoridade regional competente) e — se tiver o Acesso Remoto configurado — o hóspede recebe o seu código de acesso.
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