Ihre Gäste checken ein, noch bevor sie ankommen
Ein digitaler Registrierungslink, der automatisch bei der Buchungsbestätigung versendet wird. Gäste tragen ihre Daten in unter 2 Minuten ein — von jedem Gerät, in jeder Sprache.
Kurz gesagt
Mit dem Online-Check-in erledigt der Gast seine gesetzliche Anmeldung schon vor der Anreise: Er öffnet einen Link auf dem Handy, scannt seinen DNI, NIE oder Reisepass, und die Texterkennung (OCR) von BookCheckin füllt jedes Feld aus — meist in unter 2 Minuten. Das Formular funktioniert auf jedem Gerät und in sechs Sprachen, und die Daten fließen direkt in die automatische Meldung bei SES Hospedajes ein. Es ersetzt den Papier-Meldeschein vollständig.
Was der Online-Check-in leistet
BookCheckin ersetzt den Papier-Meldeschein durch ein sicheres, mobiloptimiertes Formular, das automatisch alles gesetzlich Vorgeschriebene erfasst.
Automatischer Link bei Buchungseingang
Wenn eine Reservierung in Ihrem verbundenen PMS eingeht (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway oder Lodgify) — ob von Booking.com, Airbnb oder Ihrer eigenen Website — sendet BookCheckin dem Gast automatisch einen personalisierten Registrierungslink per E-Mail, WhatsApp oder SMS. Ohne manuellen Aufwand.
KI-gestütztes Dokumenten-Scanning
Gäste fotografieren ihren DNI, Reisepass oder NIE, und unsere KI extrahiert automatisch alle Felder: Vorname, Nachnamen, Dokumentnummer, Nationalität, Geburtsdatum, Ablaufdatum. Ohne Tippen, ohne Fehler.
Check-in-Modus vor Ort
Für Gäste ohne vorherige Buchung oder für alle, die es lieber persönlich erledigen, kann Ihr Personal dasselbe Formular auf einem Tablet öffnen und die Dokumente direkt vor Ort scannen. Der Ablauf ist identisch — die Daten landen in derselben sicheren Cloud-Datenbank.
Mehrsprachige Unterstützung
Das Formular erkennt die Browsersprache des Gastes und passt sich entsprechend an. Vollständig unterstützt: Spanisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch und Portugiesisch. Ihre internationalen Gäste haben nie Schwierigkeiten.
DSGVO-konforme Datenspeicherung
Alle Gästedaten werden bei der Speicherung und bei der Übertragung verschlüsselt. Gespeichert auf Servern in der EU. Automatisch gelöscht nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Sie müssen sich nie um eine Datenschutzprüfung sorgen.
Lückenloses Audit-Protokoll
Jede Übermittlung wird mit Zeitstempel protokolliert. Sie sehen genau, wann ein Gast seine Anmeldung abgeschlossen hat, welches Gerät er benutzt hat und welche Daten übermittelt wurden — alles, was Sie für eine Kontrolle brauchen.
Warum das in Spanien nicht optional ist
Nach dem Real Decreto 933/2021 — in Kraft seit dem 2. Januar 2023 — muss jede touristische Unterkunft in Spanien für jeden Aufenthalt einen detaillierten Satz an Gästedaten erfassen und melden. Die Pflicht gilt nicht nur für Hotels: Sie betrifft auch Apartments, Landhäuser, Campingplätze und jede registrierte touristische Unterkunft.
Die geforderten Daten gehen weit über Namen und Passnummer hinaus. Die Behörden verlangen inzwischen: vollständigen Namen, Dokumenttyp und -nummer, Nationalität, Geburtsdatum, Geschlecht, Wohnadresse, Beziehung zum Buchungsinhaber (bei Gruppen) sowie die für die Reservierung verwendete Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
Bei Nichteinhaltung drohen Bußgelder von bis zu 30.000 € pro Verstoß gemäß der Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la Seguridad Ciudadana. Die Kontrollen haben seit 2023 deutlich zugenommen — das spanische Innenministerium nimmt dieses Thema sehr ernst.
Über die Compliance hinaus wirkt sich das spürbar auf das Gästeerlebnis aus. Unterkünfte, die einen Registrierungslink vor der Anreise versenden, verzeichnen deutlich weniger Rückfragen am Anreisetag, kürzere Wartezeiten am Empfang und bessere Bewertungen zur Kommunikation.
So funktioniert es, Schritt für Schritt
Die Buchung wird bestätigt
Eine neue Reservierung geht über einen beliebigen Kanal ein — Booking.com, Airbnb oder eine Direktbuchung. BookCheckin erfasst sie automatisch über Ihr verbundenes PMS (Amenitiz, Cloudbeds, Hostaway oder Lodgify) oder die API — oder Sie erstellen den Check-in-Link in Sekunden manuell selbst.
Der Gast erhält den Registrierungslink
Innerhalb weniger Minuten erhält der Gast eine personalisierte Nachricht (E-Mail, WhatsApp oder SMS) mit einem sicheren Link zu seinem digitalen Check-in-Formular.
Der Gast scannt sein Dokument
Er fotografiert seinen DNI oder Reisepass. Unsere KI liest jedes Feld sofort aus und füllt das Formular vor. Er prüft, bestätigt und sendet ab — Gesamtzeit: unter 2 Minuten.
Die Daten landen in Ihrem Dashboard
Die Übermittlung erscheint sofort in Ihrem BookCheckin-Dashboard. Sie sehen ein übersichtliches Profil für jeden Gast, mit allen gespeicherten Dokumenten und validierten Feldern.
Die Polizeimeldung wird automatisch erstellt
Das System nutzt die übermittelten Daten, um die vorgeschriebene Gästemeldung bei den spanischen Behörden zu erstellen und einzureichen — ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Das gewinnen Sie
Sparen Sie 15–30 Minuten pro Buchung
Die manuelle Erfassung von Gästedaten — Papierformulare, Eintippen in Portale, Ablage — kostet einen Verwalter im Schnitt 15 bis 30 Minuten pro Buchung. Bei 50 Buchungen im Jahr sind das bis zu 25 Stunden, die Sie zurückgewinnen.
Null Compliance-Risiko
Jedes Pflichtfeld wird vor dem Absenden validiert. Das Formular lässt den Gast nicht fortfahren, ohne die erforderlichen Daten vollständig auszufüllen. Sie sind immer konform — automatisch.
Bessere Gästebewertungen
Gäste, die eine reibungslose Erfahrung vor der Anreise erleben, bewerten die Kommunikation auf Booking.com und Airbnb durchweg besser. Weniger Reibung beim Check-in bedeutet einen besseren ersten Eindruck.
Für immer papierlos
Keine Aktenordner, verlorenen Formulare oder unleserliche Handschrift mehr. Jede Anmeldung wird digital gespeichert, ist durchsuchbar und für jede Kontrolle jederzeit verfügbar.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert ein Online-Check-in für einen Gast?+
Im Durchschnitt unter 2 Minuten. Der Gast öffnet den Link auf seinem Handy, fotografiert sein Dokument — die KI von BookCheckin füllt jedes Feld vor — und prüft und unterschreibt dann. Kein manuelles Tippen nötig.
Welche Dokumente können Gäste scannen?+
Spanischer DNI und NIE — fotografiert auf Vorder- und Rückseite — sowie internationale Reisepässe. Die KI füllt die Felder vor, und der Gast prüft alles, bevor er unterschreibt.
Funktioniert der Online-Check-in auch für Gäste ohne vorherige Anmeldung?+
Ja. Ihr Empfangsteam kann dasselbe Formular auf einem Tablet öffnen und das Dokument direkt vor Ort scannen. Der Ablauf ist identisch mit einem Remote-Check-in — die Daten landen im selben sicheren Dashboard.
In welchen Sprachen wird das Formular angezeigt?+
BookCheckin erkennt die Browsersprache des Gastes automatisch. Spanisch, Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch und Portugiesisch werden vollständig unterstützt.
Sind die Gästedaten DSGVO-konform?+
Ja. Alle Daten werden bei der Speicherung und bei der Übertragung verschlüsselt, auf Servern in der EU gespeichert und automatisch nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gemäß DSGVO und der spanischen LOPDGDD gelöscht.
Was passiert, nachdem der Gast den Check-in abgeschlossen hat?+
Die Übermittlung landet sofort in Ihrem Dashboard, die Gästemeldung wird automatisch erstellt und bei SES Hospedajes (oder der zuständigen regionalen Behörde) eingereicht, und — falls Sie den Fernzugriff eingerichtet haben — der Gast erhält seinen Zugangscode.
Sparen Sie ab sofort Zeit bei jedem Check-in
Richten Sie den Online-Check-in für Ihre Unterkunft in unter 30 Minuten ein.
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