Software zur Reisendenregistrierung für Spanien
Kurz gesagt
BookCheckin ist eine Software zur Reisendenregistrierung für touristische Unterkünfte in Spanien. Sie erfasst die Gästedaten per Online-Check-in und Dokumentenscan (DNI, NIE oder Reisepass) und übermittelt die Gästemeldung automatisch innerhalb der gesetzlichen Frist von 24 Stunden an SES Hospedajes — das nationale System des spanischen Innenministeriums, das durch das Königliche Dekret 933/2021 vorgeschrieben ist. Die Tarife beginnen bei 3 €/Unterkunft/Monat, ohne Mindestanzahl an Unterkünften und ohne Provisionen, mit 3 Monaten kostenloser Testphase.
- System
- SES Hospedajes (national)
- Vorschrift
- RD 933/2021
- Meldefrist
- 24 Std. (automatisch in Sekunden)
- Ab
- 3 €/Unterkunft/Monat
So funktioniert es, Schritt für Schritt
Vom Check-in-Link bis zur Empfangsbestätigung des Ministeriums — ohne sich je im Portal von SES Hospedajes anzumelden (in Katalonien und im Baskenland laden Sie die Datei selbst hoch).
Die Buchung geht ein
Sie legen die Unterkunft an und tragen die Buchung manuell ein oder synchronisieren sie über Ihr PMS oder Ihren Vertriebskanal. BookCheckin erstellt einen einmaligen Check-in-Link für den Gast.
Der Gast macht den Online-Check-in
Er erhält den Link per E-Mail oder WhatsApp und gibt seine Daten vor der Anreise vom Smartphone aus in seiner Sprache ein.
Der Gast scannt sein Dokument
Er fotografiert seinen DNI, NIE oder Reisepass. Unsere KI extrahiert Vorname, Nachname, Dokumentnummer, Nationalität und Geburtsdatum — ohne manuelle Eingabe.
Der Gast prüft, bestätigt und unterschreibt
Er bestätigt die Daten und unterschreibt digital. BookCheckin prüft jedes Feld darauf, ob SES Hospedajes es akzeptiert, bevor irgendetwas gesendet wird.
Die Meldung wird an SES Hospedajes übermittelt
Die Gästemeldung wird automatisch an das nationale System des Innenministeriums übermittelt, und die Empfangsbestätigung wird bei der Buchung gespeichert — bereit für jede Kontrolle.
Was enthalten ist
Alles, was Sie brauchen, um das RD 933/2021 einzuhalten und den Check-in zu beschleunigen — ehrlich beschrieben, ohne Versprechen, die wir nicht halten.
- Online-Check-in für Gäste, mehrsprachig, von jedem Gerät aus.
- KI-Scan (OCR) von DNI, NIE und Reisepass: Der Gast tippt seine Daten nicht selbst ein.
- Automatische Übermittlung der Gästemeldung an SES Hospedajes (nationales System).
- Vorabprüfung jedes Feldes anhand der von SES Hospedajes geforderten Formate.
- Digitale Unterschrift des Gastes und eine gespeicherte Empfangsbestätigung für jede Meldung, zur Prüfung bereit.
- Daten verschlüsselt auf europäischen Servern gespeichert und nur so lange aufbewahrt, wie es das Gesetz vorschreibt (DSGVO).
Was wir NICHT tun (und andere verschweigen)
Keine Gesichtserkennung beim Check-in
Die Verifizierung basiert auf dem Dokument: OCR-Scan und Bestätigung durch den Gast. Der Check-in verwendet keine Gesichtserkennung — er verifiziert das Dokument per OCR, nicht das Gesicht.
Wir speichern keine Dokumentenbilder
Wir extrahieren nur die gesetzlich vorgeschriebenen Daten und speichern nicht das Foto des DNI oder Reisepasses des Gastes. Weniger gespeicherte sensible Daten bedeuten weniger Angriffsfläche.
SES Hospedajes in ganz Spanien; in Katalonien die Mossos-Datei
Wir reichen die Meldung bei SES Hospedajes ein. Katalonien meldet stattdessen an die Mossos d’Esquadra: Dort hinterlegen Sie die Mossos-Betriebskennung im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft, und BookCheckin erstellt die offizielle V24-Datei, die Sie selbst auf registreviatgers.mossos.gencat.cat hochladen — die Mossos veröffentlichen keine API. Im Baskenland erstellt BookCheckin — sobald die Betriebskennung, die Ihnen die Ertzaintza zugeteilt hat, bei der Unterkunft hinterlegt und aktiviert ist — die Datei im XML-Format des Registro Hostelero der Ertzaintza, und Sie laden sie in deren Portal hoch.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Software zur Reisendenregistrierung?+
Es ist ein Tool, das die Identifikationsdaten jedes Gastes erfasst und sie den Behörden meldet, wie es das spanische Recht vorschreibt. Bei BookCheckin macht der Gast den Online-Check-in und scannt sein Dokument, und die Gästemeldung wird automatisch an SES Hospedajes, das nationale System des spanischen Innenministeriums, übermittelt.
Übermittelt BookCheckin die Meldung automatisch an SES Hospedajes?+
Ja. Sobald der Gast den Check-in abschließt und unterschreibt, erstellt BookCheckin die Meldung im von SES Hospedajes geforderten Format und übermittelt sie innerhalb von Sekunden an das nationale System, ohne dass Sie sich im Portal von SES Hospedajes anmelden müssen (in Katalonien und im Baskenland erstellt BookCheckin die Datei, und Sie laden sie hoch). Die gesetzliche Frist beträgt 24 Stunden ab Ankunft des Gastes.
Welche Dokumente kann BookCheckin scannen?+
Spanische DNI und NIE — beide Seiten — sowie Reisepässe. Die KI extrahiert Vorname, Nachname, Dokumentnummer, Nationalität und Geburtsdatum, und der Gast überprüft die Daten vor dem Unterschreiben. Es muss nichts von Hand eingegeben werden.
Verwendet BookCheckin Gesichtserkennung oder speichert es Fotos der Dokumente?+
Nein. Beim Check-in verwendet BookCheckin keine Gesichtserkennung — geprüft wird das Dokument, nicht das Gesicht — und die Bilder des DNI oder Reisepasses werden nicht gespeichert. BookCheckin extrahiert nur die gesetzlich vorgeschriebenen Daten und speichert sie verschlüsselt für den gesetzlich festgelegten Zeitraum.
Funktioniert es, wenn meine Unterkunft in Katalonien oder im Baskenland liegt?+
In Katalonien und im Baskenland: ja, jeweils mit einer eigenen Datei. Katalonien meldet an die Mossos d’Esquadra, nicht an SES Hospedajes: Sie hinterlegen die Mossos-Betriebskennung im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft, schalten die Unterkunft auf die Meldung an die Mossos um und erstellen danach wie gewohnt Check-in-Links; BookCheckin erstellt die offizielle V24-Datei, die Sie innerhalb von 24 Stunden auf dem Portal hochladen. BookCheckin unterstützt Unterkünfte im Baskenland: Hinterlegen Sie im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft die Betriebskennung, die Ihnen die Ertzaintza zugeteilt hat, und aktivieren Sie sie — danach funktionieren Check-in-Link, Dokumentenscan und Unterschrift von Anfang bis Ende. BookCheckin erstellt daraus die Datei im XML-Format des Registro Hostelero der Ertzaintza; Sie laden sie herunter und laden sie selbst mit Ihrem Zugang in deren Portal hoch. BookCheckin meldet sich nie im Portal der Ertzaintza an, sendet nichts in Ihrem Namen und speichert keine Zugangsdaten dafür. Das Registro Hostelero der Ertzaintza ist der zuletzt freigeschaltete Weg. Wenn deren Portal eine Datei ablehnt, melden Sie es uns über die Kontaktseite — oder über „Support“ in Ihrem Dashboard — mit der Fehlermeldung, und wir korrigieren es.
Was kostet die Software zur Reisendenregistrierung?+
Die BookCheckin-Tarife beginnen bei 3 €/Unterkunft/Monat und gelten schon ab 1 Unterkunft; Gebühren pro Check-in, pro Gast oder pro gesendeter Meldung fallen nicht an. Die ersten 3 Monate sind kostenlos, danach gilt der Standardpreis Ihres Tarifs.
Innerhalb welcher Frist muss die Gästemeldung gesendet werden?+
Das Königliche Dekret 933/2021 schreibt vor, die Gästedaten innerhalb von maximal 24 Stunden ab Ankunft zu melden. BookCheckin erledigt das automatisch innerhalb von Sekunden, sobald der Gast den Check-in abschließt — die Frist ist damit kein Risiko mehr.
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