Modèle de fiche de voyageurs, prêt à imprimer et à remplir
Téléchargez gratuitement un modèle de parte de viajeros (fiche de voyageurs) avec tous les champs de l’Annexe I du décret royal 933/2021, en PDF et en Word. Téléchargement direct, sans laisser votre e-mail. Et un avertissement honnête : le papier n’est que la moitié du travail.
Ce que doit contenir la fiche de voyageurs
Le contenu de la fiche n’est pas laissé au choix de chaque établissement : il est fixé par l’Annexe I du décret royal 933/2021. Le modèle de cette page reproduit cette structure en quatre blocs, afin qu’aucun champ ne manque au moment de communiquer les données.
- ✓Données de l’entreprise loueuse ou hébergeuse : nom ou raison sociale du titulaire, CIF ou NIF, commune, province, téléphone, e-mail et, si le logement est annoncé sur internet, le site web et l’URL de l’annonce.
- ✓Données de l’établissement : type d’établissement, dénomination, adresse complète, code postal, localité et province.
- ✓Données de chaque voyageur : nom et prénom, sexe, type, numéro et numéro de support du document d’identité, nationalité, date de naissance, résidence habituelle, téléphone et e-mail de contact, nombre de voyageurs et lien de parenté lorsqu’un mineur voyage.
- ✓Données de la transaction : référence et date du contrat, signatures, dates et heures d’arrivée et de départ, adresse du logement ou numéro de chambre, et données de paiement (type, moyen, titulaire et date).
Sources officielles
- BOE-A-2021-17461 — Décret royal 933/2021, Annexe I— Texte consolidé avec l’inventaire complet des champs
Quand et où la transmettre : le papier ne suffit pas
La communication des données doit se faire dans les 24 heures suivant l’arrivée du client. Le destinataire dépend de l’emplacement de votre logement : dans la majeure partie de l’Espagne, il s’agit de la plateforme SES Hospedajes du ministère de l’Intérieur ; en Catalogne, du registre des Mossos d’Esquadra ; et au Pays basque, de celui de l’Ertzaintza.
Et voici la nuance que la plupart des établissements négligent : remplir et archiver la fiche papier ne remplace pas la communication télématique. Ce modèle sert à recueillir les données avec ordre et à les conserver — l’obligation de conservation est de trois ans — mais l’information doit tout de même être envoyée au système correspondant, et dans les délais.
Sources officielles
- hospedajes.ses.mir.es— Portail officiel SES Hospedajes (ministère de l’Intérieur)
Les erreurs que nous voyons chaque jour (et que ce modèle aide à éviter)
BookCheckin a transmis plus de 5 900 fiches acceptées par SES Hospedajes, et une partie de notre travail quotidien consiste à corriger les enregistrements rejetés par le système. Voici les erreurs les plus fréquentes lorsque les données sont recueillies à la main :
- ✓Confondre le numéro de support avec le numéro du document : sur le DNI et la TIE, ce sont deux valeurs distinctes, que le système valide séparément.
- ✓Codes postaux incomplets ou erronés : un code postal espagnol mal saisi fait rejeter l’enregistrement ou le laisse en attente de correction.
- ✓Omettre les mineurs : leurs données doivent aussi être communiquées, avec le lien de parenté avec l’adulte responsable. Seuls le document et la signature ne sont pas exigés pour les moins de 14 ans.
- ✓Présumer un deuxième nom de famille pour les voyageurs étrangers : si leur document ne le mentionne pas, laissez le champ vide ; s’il le mentionne, il doit apparaître exactement tel qu’il figure.
- ✓Noter la date d’arrivée sans l’heure, ou laisser les données de paiement vides, qui font elles aussi partie de l’Annexe I.
À quoi sert ce modèle (et à quoi il ne sert pas)
Il vous sert de fiche de recueil à la réception — il demande exactement les champs de l’Annexe I, sans rien oublier — et d’archive interne uniforme pour la période de conservation de trois ans exigée par la réglementation.
Il ne vous sert pas de communication officielle : il n’existe pas de formulaire papier que l’on puisse « déposer ». La communication à SES Hospedajes — ou au registre régional — est télématique, et le justificatif de conformité est le code du lot (lote) accepté.
Le modèle est le plan B ; l’automatisation, le plan A
Une fiche bien conçue évite les oublis, mais pas le travail : quelqu’un doit encore retranscrire chaque champ dans le système, voyageur par voyageur, avant l’échéance des 24 heures.
Avec BookCheckin, le client effectue son check-in en ligne avant son arrivée : il scanne son document, les données sont validées automatiquement et la fiche est transmise à SES Hospedajes, justificatif conservé. Sans retranscription, sans délai à surveiller — et dès un seul logement, sans minimum requis.
Ressources associées
- Qu’est-ce que la fiche de voyageurs — guide complet— L’obligation expliquée de A à Z
- Enregistrement des voyageurs en Catalogne (Mossos d’Esquadra)— Où déposer la fiche si votre logement est en Catalogne
- Enregistrement des voyageurs au Pays basque (Ertzaintza)— Où déposer la fiche si votre logement est au Pays basque
Comment remplir la fiche de voyageurs avec ce modèle
Six étapes pour compléter la fiche de voyageurs avec tous les champs de l’Annexe I du RD 933/2021 et transmettre la communication dans les délais.
- 1
Téléchargez le modèle en PDF ou en Word
Choisissez le PDF pour l’imprimer et le remplir à la main à la réception, ou le Word pour le compléter à l’ordinateur et conserver un fichier par réservation.
- 2
Complétez les données du titulaire et de l’établissement
Renseignez une fois les blocs 1 et 2 (titulaire, CIF ou NIF, contact, type et adresse de l’établissement). Vous pouvez les laisser préimprimés sur tous vos exemplaires.
- 3
Remplissez un bloc voyageur par client
Incluez tous les occupants, y compris les mineurs en indiquant le lien de parenté. Recopiez le document avec soin : type, numéro et numéro de support ne sont pas interchangeables.
- 4
Notez le contrat, le séjour et le paiement
Référence et date de la réservation, dates et heures d’arrivée et de départ, et le moyen de paiement avec son titulaire. Ces champs font eux aussi partie de l’Annexe I.
- 5
Demandez la signature du client
Les voyageurs de 14 ans ou plus signent la fiche. La signature clôt le document et atteste l’exactitude des données en cas de contrôle.
- 6
Communiquez les données dans les 24 heures suivant le check-in
Transmettez l’information à SES Hospedajes — ou au registre des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza si votre logement est en Catalogne ou au Pays basque — et conservez la fiche pendant trois ans.
Questions fréquentes
Existe-t-il un modèle officiel de la fiche de voyageurs ?+
Pour SES Hospedajes, il n’existe pas de formulaire papier officiel : la réglementation fixe l’ensemble des données de l’Annexe I du RD 933/2021, pas un imprimé. Tout modèle qui reprend ces champs — comme celui de cette page — est valable comme support de recueil ; la communication elle-même se fait par voie télématique.
Le modèle est-il gratuit ? Dois-je laisser mon e-mail ?+
Oui, il est gratuit, et non : les liens de téléchargement sont directs, sans inscription ni e-mail. Vous pouvez l’utiliser et l’adapter librement pour votre logement.
Remplir la fiche sur papier suffit-il pour être en règle ?+
Non, le papier seul ne suffit pas. Il vous aide à recueillir et à conserver les données, mais l’obligation inclut leur communication télématique au système correspondant dans les 24 heures suivant l’arrivée du client.
Combien de temps dois-je conserver les fiches ?+
Trois ans à compter de la fin de la prestation, selon le RD 933/2021. Le support papier comme le support numérique conviennent, à condition que l’information soit disponible en cas de contrôle.
Ce modèle est-il valable en Catalogne ou au Pays basque ?+
Oui, pour recueillir les données : les champs d’identification du client sont, dans la pratique, les mêmes. La différence porte sur le destinataire : là-bas, la communication se fait au registre des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza, et non à SES Hospedajes.
Gardez le modèle pour les urgences
BookCheckin recueille les données au check-in en ligne et transmet la fiche à votre place, dans les délais et avec justificatif.