La fiche de police : ce que c’est et comment la remplir
La fiche de police (parte de viajeros) est la déclaration obligatoire des données de vos clients aux autorités. Nous vous expliquons ce que c’est, comment elle a évolué et comment la remplir en quelques minutes.
En bref
La fiche de police (parte de viajeros) est la déclaration obligatoire des données d’identité et de séjour de vos clients aux autorités, dans les 24 heures suivant le check-in. Depuis le décret royal 933/2021, elle est transmise via la plateforme SES Hospedajes du ministère de l’Intérieur ; en Catalogne et au Pays basque, elle est envoyée aux registres régionaux des Mossos d’Esquadra et de l’Ertzaintza. Il n’est plus nécessaire de se rendre au commissariat : l’envoi est numérique.
Qu’est-ce que la fiche de police ?
La fiche de police — appelée en Espagne parte de viajeros — est la déclaration obligatoire aux autorités compétentes des données des personnes qui séjournent dans un établissement touristique.
Son objectif relève de la sécurité publique : elle permet aux forces de l’ordre de savoir qui séjourne dans chaque hébergement du pays.
Sources officielles
- BOE-A-2021-17461 — Décret royal 933/2021— Le texte qui régit la fiche de police
- hospedajes.ses.mir.es— Portail SES Hospedajes — déclaration et gestion du compte
- interior.gob.es— Ministère de l’Intérieur — informations officielles
De Webpol et Hospederías à SES Hospedajes
Pendant des années, la fiche de police était transmise via des systèmes comme Webpol (Policía Nacional) ou Hospederías (Guardia Civil), voire sur papier au commissariat.
Avec l’entrée en vigueur effective du RD 933/2021, ces systèmes ont été remplacés par la plateforme unique SES Hospedajes du ministère de l’Intérieur. Dans les communautés disposant de leur propre police, l’envoi se fait aux Mossos d’Esquadra (Catalogne) ou à l’Ertzaintza (Pays basque).
Ressources associées
- Enregistrement des voyageurs en Catalogne (Mossos d’Esquadra)— Comment fonctionne le registre régional catalan
- Enregistrement des voyageurs au Pays basque (Ertzaintza)— Comment fonctionne le registre régional basque
Comment remplir la fiche de police aujourd’hui
Le processus traditionnel consiste à recueillir les données de chaque client, à identifier son document, à remplir le formulaire et à l’envoyer au système compétent dans les 24 heures suivant l’arrivée.
Le faire à la main pour chaque réservation est lent et source d’erreurs, surtout lorsqu’on gère plusieurs logements ou des arrivées simultanées. Si vous recueillez les données sur papier, utilisez au moins une fiche reprenant tous les champs de l’Annexe I afin de n’en laisser aucun vide.
Ressources associées
- Modèle de fiche de police (PDF et Word)— Modèle gratuit conforme à l’Annexe I du RD 933/2021, sans inscription
Automatisez la fiche de police avec BookCheckin
Avec BookCheckin, le client effectue son check-in en ligne avant son arrivée. L’IA scanne son document, le client vérifie les données et signe numériquement.
BookCheckin génère la fiche de police, l’envoie automatiquement à SES Hospedajes dans le délai légal et conserve le justificatif. Si votre logement se trouve en Catalogne ou au Pays basque — où l’envoi se fait au registre régional des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza —, BookCheckin ne peut pas être utilisé aujourd’hui : il est impossible de créer des liens de check-in pour ces logements, car il s’agit de systèmes distincts que nous ne prenons pas encore en charge.
Les questions qui reviennent le plus au moment de l’envoi
La mécanique de base est simple ; les complications se cachent dans les détails : une donnée mal envoyée, un mineur dans la réservation, un passeport étranger ou un envoi hors délai. Chaque cas a son guide détaillé :
Ressources associées
- Annuler ou corriger une fiche déjà envoyée— Pas de bouton « modifier » : on annule le lot et on renvoie
- Fiche envoyée hors délai— Que se passe-t-il au-delà des 24 heures : infraction légère ou grave
- Enregistrer les mineurs dans la fiche— La règle des 14 ans et le lien de parenté obligatoire de l’Annexe I
- Clients étrangers : passeport, NIE et carte d’identité européenne— Quel document est valable pour chaque nationalité et quand envoyer le numéro de support
- Formulaire manuel, lot XML ou service web— Les trois façons d’envoyer la fiche et laquelle choisir selon votre volume
- Comparatif des applications pour la fiche de police— Les principaux outils comparés, avec données publiques et sources
Comment remplir la fiche de police étape par étape
La procédure complète pour transmettre la fiche de police d’un séjour dans le délai légal de 24 heures.
- 1
Recueillez les données de l’Annexe I pour chaque client
Identification, date de naissance, nationalité, coordonnées, résidence, ainsi que les données du séjour et du paiement. Le plus confortable est de les recueillir avant l’arrivée via un check-in en ligne ; sur papier, utilisez un modèle reprenant tous les champs.
- 2
Vérifiez le document d’identité, sans en conserver de copie
Vérifiez que les données correspondent au document. L’AEPD a précisé en juin 2025 qu’il est interdit de conserver des photocopies, scans ou photos du document : on recueille les données, pas l’image.
- 3
Transmettez la fiche au système compétent
À SES Hospedajes (formulaire manuel, envoi de lot XML ou service web) pour la majeure partie de l’Espagne ; aux registres des Mossos d’Esquadra ou de l’Ertzaintza si le logement se trouve en Catalogne ou au Pays basque.
- 4
Faites-le sous 24 heures et conservez le justificatif
Le délai court à partir de l’arrivée du client. Une fois l’envoi accepté, le système renvoie un justificatif (sur SES, le numéro de lot) : conservez-le, c’est votre preuve d’envoi dans les délais.
- 5
Conservez le registre des fiches pendant trois ans
Le RD 933/2021 impose de conserver le registre documentaire des déclarations pendant trois ans, à la disposition des autorités.
Questions fréquentes
Qui est tenu de remplir la fiche de police ?+
Tous les établissements d’hébergement : hôtels, appartements touristiques, gîtes ruraux, campings, ainsi que ceux qui gèrent ou interviennent dans leur location.
Où la fiche de police est-elle envoyée ?+
Via la plateforme SES Hospedajes du ministère de l’Intérieur. En Catalogne, elle est envoyée aux Mossos d’Esquadra ; au Pays basque, à l’Ertzaintza.
Dans quel délai faut-il l’envoyer ?+
Dans les 24 heures suivant l’arrivée du client. BookCheckin s’en charge automatiquement dès que le check-in est terminé.
Puis-je remplir la fiche de police sans me déplacer ?+
Oui. Avec BookCheckin, tout le processus est numérique : le client s’enregistre en ligne et l’envoi aux autorités est automatique, sans passage au commissariat.
Peut-on corriger ou annuler une fiche déjà envoyée ?+
La modifier, non ; la corriger, oui. SES Hospedajes ne permet pas de modifier une déclaration déjà transmise : pour corriger une donnée, on annule le lot (avec le numéro renvoyé par le système lors de l’acceptation) et on déclare de nouveau le séjour complet avec les bonnes informations.
Que se passe-t-il si j’envoie la fiche hors délai ?+
Un envoi tardif constitue déjà un manquement et relève généralement de l’infraction légère (de 100 à 600 €). Mais mieux vaut tard que jamais : ne pas déclarer le séjour du tout peut constituer une infraction grave (de 601 à 30 000 €) selon la loi organique 4/2015.
Faut-il inclure les mineurs dans la fiche de police ?+
Oui. Les données de tous les mineurs sont déclarées, y compris les moins de 14 ans, en indiquant leur lien avec l’adulte responsable (le champ de parenté de l’Annexe I). La signature revient à l’adulte responsable du mineur.
Quel document est valable pour un client étranger ?+
Le passeport est valable pour toutes les nationalités. Un étranger résidant en Espagne s’identifie avec son NIE/TIE, et un citoyen de l’UE peut aussi utiliser sa carte nationale d’identité. Le numéro de support ne s’envoie qu’avec un DNI ou un NIE, jamais avec un passeport.
Puis-je conserver une photocopie de la pièce d’identité avec la fiche ?+
Non. Depuis juin 2025, l’AEPD a précisé qu’il est interdit de conserver des copies du document — ni photocopie, ni scan, ni photo. L’obligation consiste à recueillir et déclarer les données de l’Annexe I, pas à garder une image du document.
Combien de temps faut-il conserver les fiches de police ?+
Trois ans. Le RD 933/2021 impose de conserver le registre documentaire des déclarations pendant cette période, à la disposition des autorités. Conservez aussi le justificatif ou numéro de lot de chaque envoi.
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