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Guide réglementaire · Dernière mise à jour : 21 septembre 2026

Fiche de voyageurs ou déclaration de réservation : laquelle devez-vous envoyer

SES Hospedajes distingue deux types de communication —la déclaration de réservation et la fiche de voyageurs, aussi appelée fiche de police— et le doute le plus répandu est de savoir laquelle des deux s’applique. Nous les comparons champ par champ, avec le texte du décret royal 933/2021 et la spécification technique du ministère de l’Intérieur sous les yeux.

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En bref

Ce ne sont pas deux noms pour la même chose : dans SES Hospedajes, la fiche de voyageurs (parte de viajeros) et la déclaration de réservation (reserva de hospedaje) sont deux types de communication distincts, que l’on choisit dans une liste déroulante avant d’envoyer quoi que ce soit. L’article 6.3 du décret royal 933/2021 ouvre deux délais —immédiat et, au plus, 24 heures, «respectivamente» (« respectivement »)— à partir de deux moments différents : au moment de la réservation ou de la formalisation du contrat, ou de son annulation, et au début des services contractés. La déclaration de réservation (RH) correspond au premier moment et la fiche de voyageurs (PV) au second, et le décret ne contient aucune clause disant que l’une remplace l’autre. La différence pratique tient aux données : la réservation tourne autour du titulaire du contrat et admet que vous ne connaissiez pas encore la date de naissance ni le domicile de qui que ce soit ; la fiche de voyageurs exige ces deux données pour chaque personne hébergée.

La fiche de voyageurs et la déclaration de réservation, est-ce la même chose ?

Non. Dans SES Hospedajes, ce sont deux types de communication distincts, et le système les sépare par un code de deux lettres qui figure dans l’en-tête de chaque envoi : PV pour la fiche de voyageurs (parte de viajeros) et RH pour la déclaration de réservation (reserva de hospedaje). La spécification technique du ministère de l’Intérieur admet exactement quatre valeurs —PV, RH, AV (location de véhicule) et RV (réservation de véhicule)— et renvoie une erreur si une autre arrive.

Les deux découlent du même article du décret royal 933/2021, l’article 6.3, qui oblige à transmettre les données des voyageurs et celles de la transaction à deux moments distincts du cycle d’un séjour. La déclaration de réservation couvre le premier ; la fiche de voyageurs, le second.

Un détail déroute beaucoup de monde : ces deux noms ne viennent pas du décret. Le décret royal 933/2021 parle de «partes de entrada» (fiches d’arrivée) à son article 4 et, à l’article 6, définit les communications par le moment où il faut les faire, sans leur donner de nom. « Parte de viajeros » et « reserva de hospedaje » sont les noms de la plateforme : ce sont littéralement les deux options de la liste déroulante «Seleccione un tipo de comunicación» que montre le guide visuel du ministère. Chercher ces termes dans le BOE et ne pas les y trouver ne signifie pas qu’ils n’existent pas.

C’est pourquoi la question « laquelle des deux dois-je envoyer ? » a rarement une seule réponse. Pour un hébergement qui reçoit des réservations, la réponse habituelle est « les deux, à des moments différents », et le doute qui reste porte sur les données que porte chacune et sur qui les dépose.

Sources officielles

Quand envoie-t-on chacune ?

Le délai est le même dans les deux cas —immédiat et au plus 24 heures— mais il court à partir de moments différents. C’est exactement ce qui empêche de remplacer une communication par l’autre : une réservation formalisée trois mois à l’avance a sa propre horloge, qui démarre le jour de la signature, pas le jour où le client franchit la porte.

L’article 6.3 met l’annulation dans le même sac : si une réservation déjà communiquée est annulée, l’annulation est un autre des moments qui ouvrent le délai. Le service web du ministère prévoit pour cela une opération d’annulation —type d’opération «B»— valable pour les quatre types de communication.

Il faut se garder de confondre ces deux délais avec la communication préalable de l’article 6.1, qui est autre chose : les données de l’entreprise bailleuse (arrendador) et de l’établissement se communiquent une seule fois, avant le début de l’activité, et ne se communiquent de nouveau que si elles changent.

Les deux moments de l’article 6.3 du RD 933/2021
CommunicationMoment à partir duquel le délai courtDélai
Déclaration de réservation (RH)Au moment de la réservation ou de la formalisation du contrat ou, le cas échéant, de son annulationImmédiatement et, en tout cas, au plus 24 heures
Fiche de voyageurs (PV)Au début des services contractésImmédiatement et, en tout cas, au plus 24 heures

Traduction de l’article 6.3 du décret royal 933/2021, texte consolidé au BOE. Original : «Esta comunicación se realizará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos: a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación. b) Al inicio de los servicios contratados.»

Déclaration de réservation et fiche de voyageurs, champ par champ

Le tableau explique pourquoi les deux communications existent séparément. Au moment de la réservation, on ne sait presque jamais qui va dormir sur place : on sait qui a contracté, quelles dates et comment on paie. Le schéma de la réservation est fait pour cela —il tourne autour du titulaire du contrat et laisse facultatifs la date de naissance et le domicile—, alors que celui de la fiche de voyageurs exige ces deux données pour chaque personne hébergée et ajoute le numéro de support du document et le lien de parenté des mineurs.

Il y a une asymétrie de plus qui déroute beaucoup de monde. Dans la fiche de voyageurs, le code d’établissement figure une seule fois, en haut du fichier, et toutes les communications de cet envoi appartiennent à cet établissement. Dans la déclaration de réservation, l’établissement figure dans chaque communication, et il peut être renseigné avec les données du logement au lieu du code : la spécification réserve cette option aux entités qui ne sont pas des entreprises d’hébergement, car une entreprise d’hébergement est tenue d’indiquer le code de l’un de ses établissements.

Les données que demande chaque communication ne sont pas une invention de la plateforme : elles proviennent de l’annexe I du RD 933/2021, dont l’alinéa 3 recueille les données des voyageurs et l’alinéa 4 les données de la transaction, du contrat, du logement et du paiement.

Ce que demande chaque type de communication dans la spécification technique du ministère (v3.1.3)
DonnéeDéclaration de réservation (RH)Fiche de voyageurs (PV)
ÉtablissementSon code ou, à défaut, les données du logementCode d’établissement, obligatoire
Référence et date du contratObligatoiresObligatoires
Arrivée et départObligatoires ; si l’heure est inconnue, on envoie 00:00:00Obligatoires
Nombre de personnesPersonnes de la réservationPersonnes hébergées
Données de paiementObligatoiresObligatoires
Rôle de chaque personneTitulaire du contrat et voyageursToujours voyageur
Prénom et premier nom de familleObligatoiresObligatoires
Pièce d’identitéFacultativeObligatoire si la personne est majeure
Numéro de support du documentLe champ n’existe pasObligatoire si le document est un DNI ou un NIE
Date de naissanceFacultativeObligatoire
DomicileFacultatifObligatoire
Téléphone ou e-mailAu moins unAu moins un
Lien de parenté avec un mineurLe champ n’existe pasObligatoire si un voyageur est mineur

Source : MIR-HOSPE-DSI-WS — Servicio de Hospedajes, Comunicaciones v3.1.3 (schémas altaReservaHospedaje.xsd, altaParteHospedaje.xsd et tiposGenerales.xsd).

Laquelle vous concerne ?

Cela dépend de qui détient le contrat avec le client et de l’endroit où se trouve l’hébergement. Voici les quatre cas qui couvrent presque tous les doutes réels :

  • ✓Réservations via votre site web, par téléphone ou par e-mail : le contrat est le vôtre, donc les deux communications vous reviennent — la déclaration de réservation à la formalisation du contrat et la fiche de voyageurs au début du séjour.
  • ✓Réservations via une plateforme (Airbnb, Booking et similaires) : le RD 933/2021 considère aussi comme assujetties les plateformes numériques qui interviennent en ligne, qu’elles fournissent ou non le service sous-jacent. La FAQ officielle du ministère ajoute le critère qui tranche : lorsque plusieurs entités intermédiaires participent à la relation commerciale, l’assujetti à la communication est «aquel que mantiene una relación contractual directa y final con el cliente» (celui qui entretient une relation contractuelle directe et finale avec le client). Malgré cela, confirmez-le plutôt que de le tenir pour acquis. Ce qui ne change jamais, c’est la fiche de voyageurs : elle part de votre établissement, avec vos identifiants, et c’est votre responsabilité.
  • ✓Arrivée sans réservation préalable : la formalisation du contrat et le début du service tombent presque en même temps, mais l’article 6.3 les nomme toujours séparément et ne fait aucune exception parce qu’ils coïncident dans le temps.
  • ✓Hébergement en Catalogne ou au Pays basque : vous ne communiquez pas à SES Hospedajes, mais au registre des Mossos d’Esquadra ou à celui de l’Ertzaintza, qui fonctionnent avec leurs propres formulaires et formats. La distinction entre les types PV et RH est propre à SES Hospedajes.

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Que se passe-t-il si vous envoyez la mauvaise communication ?

Il y a deux réponses, et la plus importante est la seconde.

La première est mécanique, et plus étroite qu’il n’y paraît : le système valide le type que vous déclarez, pas celui qui s’imposait. L’en-tête de chaque envoi porte le type, et le service renvoie l’erreur 10122 —«Tipo de comunicación no válido. Valores aceptados: PV, RH, AV, RV» (type de communication non valide)— lorsque la valeur n’est pas l’une de ces quatre, et l’erreur 10119 —«El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» (l’arrendador ne peut pas effectuer ce type de communications)— lorsque l’arrendador n’a pas ce type activé dans son enregistrement. Cette seconde erreur ne se corrige pas en touchant aux données du client : c’est un problème de la façon dont l’arrendador a été enregistré. Ce que le système ne vous dira pas, c’est que vous avez envoyé une réservation là où une fiche de voyageurs était due, car ce sont deux communications parfaitement valides.

La seconde est juridique, et il faut ici être exact. L’article 6.3 impose la communication «respectivamente» à partir de deux moments, et nulle part dans le décret il n’y a de clause de substitution : rien ne dit qu’en envoyer une couvre l’autre. Nous n’avons pas non plus trouvé de prise de position du ministère qui tranche la question de façon explicite, si bien que le plus honnête est de s’en tenir à ce que dit le texte et de ne pas aller plus loin.

Ce qui est écrit, ce sont les conséquences de l’absence de communication. L’article 8 du même décret royal qualifie l’omission des communications obligatoires d’infraction grave, en relation avec l’article 36.20 de la loi organique 4/2015, et la réalisation des communications obligatoires hors du délai établi d’infraction légère, en relation avec l’article 37.9. Les montants sont fixés par l’article 39.1 de cette loi organique : de 100 à 600 € pour les légères et de 601 à 30 000 € pour les graves. Aucune des deux catégories ne sanctionne le fait de « se tromper de type » : ce qui est sanctionné, c’est d’omettre une communication obligatoire ou de la déposer en retard.

Si vous avez déjà envoyé quelque chose de travers, le service web dispose de l’opération d’annulation évoquée plus haut. Utilisez-la avec discernement : annuler un lot déjà déposé ne s’annule pas, alors assurez-vous d’abord que le renvoi va fonctionner.

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Comment BookCheckin s’en charge

La fiche de voyageurs est automatique. Dès que le logement a configuré ses identifiants du ministère, BookCheckin recueille les données de chaque client par le lien de check-in —document, date de naissance, domicile, contact et lien de parenté quand il y a des mineurs— et dépose la fiche de voyageurs auprès de SES Hospedajes.

La déclaration de réservation est une fonction à part, désactivée par défaut et activée logement par logement. Lorsqu’elle est active, la réservation est déposée à la création du lien de check-in, et elle a besoin de deux choses : le téléphone ou l’e-mail du client —SES rejette une réservation sans aucune donnée de contact— et les dates d’arrivée et de départ. S’il en manque une, BookCheckin bloque l’envoi et le dit, au lieu d’envoyer des dates inventées à un registre de sécurité.

Dans les deux cas, le ministère traite l’envoi de façon asynchrone : la réponse immédiate ne renvoie qu’un code de lot (lote), et le verdict réel arrive plus tard. BookCheckin consulte l’état du lot jusqu’à l’obtenir et, si le ministère rejette une réservation, propose de nouveau le renvoi dans la fiche du lien.

En Catalogne, le flux est différent et il vaut mieux le dire clairement : BookCheckin prépare le fichier des voyageurs au format officiel des Mossos d’Esquadra —une fois que vous avez enregistré dans le logement l’identifiant d’établissement qui vous a été donné à l’inscription— et c’est vous qui le téléversez sur le portail. Nous n’envoyons jamais rien au portail des Mossos. Avec l’Ertzaintza, au Pays basque, c’est identique : une fois le code d’établissement attribué par l’Ertzaintza enregistré sur le logement, BookCheckin prépare le fichier XML pour son Registro Hostelero et c’est vous qui le déposez sur leur portail. Nous n’envoyons jamais rien non plus au portail de l’Ertzaintza.

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Pour aller plus loin

Si vous cherchiez la procédure et non la comparaison, ces guides la racontent pas à pas :

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Comment communiquer la déclaration de réservation et la fiche de voyageurs d’un même séjour

Les cinq étapes d’un séjour réservé, de la formalisation du contrat jusqu’à la conservation du justificatif de la fiche de voyageurs.

  1. 1

    Enregistrez l’arrendador et l’établissement

    Sur le site électronique du ministère de l’Intérieur, enregistrez l’entreprise ou le particulier titulaire et chaque logement. Vous obtenez ainsi le code d’arrendador et le code d’établissement qui identifient tous vos envois. C’est la communication préalable de l’article 6.1 et elle ne se fait qu’une seule fois.

  2. 2

    Communiquez la réservation à la formalisation du contrat

    L’article 6.3.a ouvre le premier délai au moment de la réservation ou de la formalisation du contrat. La communication de déclaration de réservation (RH) porte l’établissement, les données du contrat et du paiement, et le titulaire du contrat avec son téléphone ou son e-mail.

  3. 3

    Recueillez les données de chaque voyageur avant l’arrivée

    La fiche de voyageurs exige pour chaque personne hébergée le prénom, le premier nom de famille, la date de naissance et le domicile, ainsi que le document avec son numéro de support lorsqu’il s’agit d’un DNI ou d’un NIE et que la personne est majeure. Les recueillir avec un check-in en ligne évite de les demander au comptoir.

  4. 4

    Envoyez la fiche de voyageurs au début du séjour

    L’article 6.3.b ouvre le second délai au début des services contractés. La communication de fiche de voyageurs (PV) porte toutes les personnes hébergées, toujours avec le rôle de voyageur, et s’envoie immédiatement et en tout cas dans les 24 heures.

  5. 5

    Conservez le code de lot et le registre

    Chaque envoi renvoie un code de lot qui identifie la communication et sert de justificatif. L’article 5.3 oblige à conserver le registre informatique pendant trois ans à compter de la fin du service contracté.

Questions fréquentes

Que dois-je choisir pour ajouter une personne hébergée : fiche de voyageurs ou déclaration de réservation ?+

La fiche de voyageurs. C’est la communication qui identifie les personnes hébergées, et son délai démarre au début des services contractés. La déclaration de réservation communique autre chose —le contrat— et son délai démarre à sa formalisation. Si le séjour provenait d’une réservation, les deux communications existent, mais celle qui « ajoute » la personne qui dort sur place est la fiche de voyageurs.

Quelle est la différence entre la fiche de voyageurs et la déclaration de réservation ?+

Le moment et les données. La déclaration de réservation (type RH) se communique à la formalisation ou à l’annulation du contrat et tourne autour du titulaire du contrat ; la fiche de voyageurs (type PV) se communique au début du séjour et tourne autour de chaque personne hébergée. Dans le schéma du ministère, la réservation laisse facultatifs la date de naissance et le domicile et n’a ni champ de lien de parenté ni champ de numéro de support du document ; la fiche de voyageurs exige la date de naissance et le domicile, et demande le lien de parenté lorsqu’un mineur voyage.

Que signifient PV et RH dans SES Hospedajes ?+

Ce sont les codes du type de communication qui figurent dans l’en-tête de chaque envoi : PV est la fiche de voyageurs (parte de viajeros) et RH la déclaration de réservation (reserva de hospedaje). La spécification technique du ministère en admet quatre, et les deux autres relèvent de la location de véhicules : AV (location de véhicule) et RV (réservation de véhicule). Toute autre valeur est rejetée avec l’erreur 10122.

Dois-je envoyer les deux communications pour le même séjour ?+

L’article 6.3 du RD 933/2021 ouvre deux délais distincts, et le dit avec un seul mot : «respectivamente». L’un démarre au moment de la réservation ou de la formalisation du contrat —ou de son annulation— et l’autre au début des services contractés. Ce sont deux moments, pas un seul à choisir, et le décret ne contient aucune clause disant que respecter l’un couvre l’autre ; nous n’avons pas non plus trouvé de prise de position du ministère qui tranche de façon explicite, si bien que c’est ce que dit le texte, non une interprétation close. Qui dépose chaque communication est une autre question, et cela dépend de qui entretient la relation contractuelle directe et finale avec le client.

Si je réserve via Airbnb ou Booking, dois-je envoyer moi-même la déclaration de réservation ?+

Le RD 933/2021 considère aussi comme assujetties les plateformes numériques qui interviennent en ligne, qu’elles fournissent ou non le service sous-jacent ; la communication de la réservation peut donc incomber à la plateforme lorsque c’est elle qui entretient la relation contractuelle avec le client. Ne le tenez pas pour acquis sans le confirmer. La fiche de voyageurs, en revanche, part toujours de votre établissement et avec vos identifiants.

Si le client réserve et arrive le même jour, y a-t-il toujours deux communications ?+

Le texte ne fait aucune exception parce que les deux moments coïncident : l’article 6.3 nomme toujours séparément la formalisation du contrat et le début du service. Mais aucun document officiel que nous ayons trouvé —ni le décret, ni la FAQ du ministère, ni le guide de la plateforme— n’aborde expressément l’arrivée sans réservation préalable. Si c’est votre cas, posez la question à votre gestoría (cabinet qui gère vos démarches administratives) ou au ministère lui-même avant de cesser d’envoyer l’une des deux.

La déclaration de réservation exige-t-elle la pièce d’identité du voyageur ?+

Elle ne l’exige pas. Dans le schéma de la réservation, le type et le numéro de document sont facultatifs, tout comme la date de naissance et le domicile. Ce qui est obligatoire, c’est au moins une donnée de contact —téléphone, second téléphone ou e-mail— et qu’une des personnes figure avec le rôle de titulaire du contrat. Les documents sont exigés dans la fiche de voyageurs, et là, oui, pour toute personne majeure.

Faut-il aussi communiquer l’annulation d’une réservation ?+

L’article 6.3.a nomme expressément l’annulation du contrat comme l’un des moments qui ouvrent le délai de 24 heures, et le service web du ministère dispose d’une opération d’annulation —type d’opération «B»— valable pour les quatre types de communication. Gardez à l’esprit qu’annuler un lot déjà déposé ne s’annule pas, il est donc prudent de s’assurer que le renvoi va fonctionner avant d’annuler quoi que ce soit.

Que se passe-t-il si j’envoie le mauvais type de communication ?+

Cela dépend de ce que vous entendez par mauvais. Si la valeur du type n’est pas l’une des quatre que le système admet, l’envoi est rejeté avec l’erreur 10122 ; et si votre arrendador n’a pas ce type activé, avec la 10119, «El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» —un problème de l’enregistrement de l’arrendador, pas des données du client—. Mais si vous envoyez une réservation valide là où une fiche de voyageurs était due, le système l’accepte, car ce sont deux communications valides. Et ce qui est sanctionné, ce n’est pas de se tromper de type, qu’aucune norme ne définit, mais d’omettre une communication obligatoire —infraction grave de l’article 8 du RD 933/2021 en relation avec l’article 36.20 de la loi organique 4/2015— ou de la déposer hors délai, ce qui constitue une infraction légère en relation avec l’article 37.9.

Les mineurs figurent-ils dans la déclaration de réservation ?+

Le schéma de la réservation n’a pas de champ de lien de parenté, si bien que la relation avec l’adulte accompagnant n’y est pas communiquée. Elle l’est dans la fiche de voyageurs, qui l’exige lorsque l’un des voyageurs est mineur. L’article 4.2 du RD 933/2021 ajoute deux règles de plus : les données des enfants de moins de quatorze ans sont fournies par l’adulte qu’ils accompagnent, et la signature n’est demandée qu’à partir de quatorze ans.

Et si mon hébergement est en Catalogne ou au Pays basque ?+

Alors la distinction ne vous concerne pas : les fiches vont au registre des Mossos d’Esquadra ou à celui de l’Ertzaintza, pas à SES Hospedajes, et les types PV et RH sont propres à SES Hospedajes. BookCheckin couvre le cas catalan en préparant le fichier des voyageurs au format officiel pour que vous le téléversiez vous-même sur le portail des Mossos ; nous n’envoyons jamais rien nous-mêmes. Avec l’Ertzaintza, au Pays basque, c’est identique : une fois le code d’établissement attribué par l’Ertzaintza enregistré sur le logement, BookCheckin prépare le fichier XML pour son Registro Hostelero et c’est vous qui le déposez sur leur portail ; là non plus, nous n’envoyons rien nous-mêmes.

BookCheckin envoie-t-il les deux communications ?+

La fiche de voyageurs, oui, à condition que le logement ait configuré ses identifiants du ministère : les données sont recueillies par le lien de check-in et la fiche part toute seule. La déclaration de réservation est une fonction à part, désactivée par défaut et activée par logement ; lorsqu’elle est active, la réservation est déposée à la création du lien de check-in et elle a besoin du téléphone ou de l’e-mail du client et des dates d’arrivée et de départ. Dans les deux cas, le ministère traite de façon asynchrone et BookCheckin consulte l’état du lot jusqu’à obtenir le verdict.

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