Quand un envoi à SES échoue

Quand SES Hospedajes rejette une fiche, elle ne disparaît pas de votre tableau de bord : elle reste dans les Enregistrements de check-in, avec un signal visuel sur son parcours d'envoi. Pour toutes les voir ensemble, ouvrez les Enregistrements de check-in et filtrez par statut « Erreur » — vous n'obtiendrez que les réservations que le Ministère a renvoyées avec un problème.

Chaque ligne affiche un petit parcours — Envoyé, Validé, En file d'attente, En cours de traitement, puis le résultat final — et lorsque quelque chose échoue, cette dernière étape passe au rouge et indique « Erreurs partielles » ou « Rejeté » au lieu de « Accepté ».

Cliquez sur la ligne pour ouvrir sa fiche complète. En haut, la carte « Soumission à la police » s'affiche en rouge avec « Erreur » et, plus bas, à côté de chaque voyageur concerné, vous verrez l'étiquette « Erreurs partielles » ou « Rejeté » ainsi que, en rouge sous son nom, le texte exact renvoyé par le Ministère. Si l'erreur concerne toute la réservation et non un voyageur précis, ce texte apparaît dans un avis au-dessus de la liste des voyageurs.

Ce texte est littéral : c'est la réponse de SES Hospedajes elle-même, pas une traduction de BookCheckin. Par exemple, dans le cas de ce manuel, SES a renvoyé : « [1] Validación: El código postal ha de ser longitud 5 » (« le code postal doit comporter 5 chiffres »). C'est l'indice le plus fiable dont vous disposez : il désigne presque toujours avec précision le champ à corriger.

Code postal : SES exige exactement 5 chiffres. Un code incomplet, contenant des lettres ou copié depuis un autre pays (comme dans l'exemple ci-dessus) est toujours rejeté. Il en va de même pour le code de commune lorsque l'envoi le comporte.

Noms composés mal découpés : si un nom comme « Del Pino » ou « De la Torre » est enregistré découpé de telle façon que la particule (« DEL », « DE LA »…) se retrouve seule dans le champ du premier ou du deuxième nom de famille, le Ministère le rejette comme valeur incorrecte.

Nationalité ou code pays : un code pays mal formé, ou incohérent avec le document du voyageur, déclenche lui aussi une erreur de validation.

Envoi déjà enregistré : si cette réservation figurait déjà auprès du SES, le Ministère renvoie « Ya existe una comunicación con estos datos » au lieu de créer une nouvelle fiche. Ce n'est pas une erreur à corriger : il n'y a rien à faire. Plus de détails dans « Déjà enregistré auprès du Ministère », à l'intérieur de « Messages d'erreur de SES : ce qu'ils signifient et quoi faire ».

Format du numéro de support du document : le support d'un DNI se compose de 3 lettres et 6 chiffres (par exemple BMP123456) ; celui d'un NIE ou d'un TIE est la lettre E suivie de 8 chiffres (par exemple E12345678). Tout autre format est rejeté.

Identifiants ou authentification : si le nom d'utilisateur ou le mot de passe du Ministère ont changé ou sont incorrects, l'envoi échoue à l'authentification avant même d'arriver à la validation des données du voyageur. Ressaisissez le nom d'utilisateur et le mot de passe depuis l'onglet Légal de l'hébergement.

Code d'établissement : « No existe un establecimiento para ese código » signifie que le SES ne reconnaît pas le code d'établissement enregistré pour l'hébergement — ce n'est pas un problème lié à un voyageur, et c'est pourquoi « Vérifier » n'est pas proposé pour cette erreur. Recopiez le code depuis le portail SES Hospedajes (« Mis datos registrados » → « Lista de establecimientos ») et corrigez-le dans l'onglet Légal de l'hébergement : la réservation affiche un avis qui vous mène directement à ce champ. Annulez ensuite la communication et redéposez la réservation corrigée (étape 4).

Si le SES a rejeté tous les voyageurs de la réservation à cause d'une donnée d'un voyageur (un code postal, un nom de famille, un numéro de document…), corrigez ce voyageur avec « Edit », à côté de son nom : l'enregistrement retransmet la réservation complète au Ministère. « Vérifier », dans l'en-tête de la fiche, corrige automatiquement certaines de ces erreurs. N'utilisez pas « Edit » de cette façon si un voyageur de la réservation a été accepté : les voyageurs acceptés seraient eux aussi transmis à nouveau.

Dans tous les autres cas — un rejet dû au code d'établissement, ou une réservation dont certains voyageurs ont été acceptés et d'autres rejetés —, la marche à suivre est d'annuler puis de communiquer à nouveau, car SES Hospedajes ne dispose d'aucune opération permettant de « modifier » une fiche qu'il détient déjà. Annulez d'abord la communication via « Plus d'actions → Annuler la soumission » : le lien de check-in du voyageur reste actif, mais la fiche n'est plus déposée.

Une fois la communication annulée, deux actions apparaissent à côté de chaque voyageur : « Réinitialiser l'enregistrement » efface ses données pour qu'il les saisisse à nouveau depuis le formulaire de check-in — utile lorsque la donnée erronée a été saisie par le voyageur lui-même, comme une adresse ou un code postal. Une confirmation est demandée avant tout effacement, et l'emplacement est alors marqué « Réinitialisé — en attente d'un nouvel envoi » pour que vous voyiez d'un coup d'œil que vous attendez le voyageur. « Supprimer » est différent et plus radical : cela retire complètement le voyageur de la réservation, pour les cas où il avait été ajouté par erreur.

Une fois les voyageurs à l'origine du problème corrigés — ou supprimés —, le bouton « Redéposer la soumission corrigée » communique la réservation complète au Ministère sous forme de nouveau lot. Si la cause ne venait pas des voyageurs mais de l'hébergement — comme le code d'établissement —, corrigez-la d'abord dans l'onglet Légal et redéposez directement, sans réinitialiser ni supprimer personne. Si le SES refuse l'annulation, « Redéposer la soumission corrigée » n'apparaît pas. Dans ce cas, une fois la cause corrigée et seulement si aucun voyageur de la réservation n'a été accepté, ouvrez « Edit » sur un voyageur et enregistrez : l'enregistrement retransmet la réservation complète. Sinon, contactez le support.

« Réessayer avec le Ministère », dans l'en-tête de la fiche, transmet les voyageurs qui n'ont jamais été déposés : ceux d'un envoi qui a échoué avant d'atteindre le Ministère (une panne ponctuelle de connexion, des identifiants incorrects) et ceux qui n'avaient pas encore été envoyés. Dans ces cas, il n'y a rien à annuler.

Ce que ce bouton ne fait pas, c'est transmettre à nouveau un voyageur déjà enregistré comme déposé — que le Ministère l'ait accepté ou rejeté. Si vous cliquez dessus pour une réservation que le SES a déjà rejetée, les voyageurs rejetés ne sont pas transmis à nouveau : seuls partent ceux qui n'avaient pas encore été envoyés, s'il y en a, et s'il n'y en a aucun, la fiche vous le dit et rien n'est envoyé. Pour les voyageurs rejetés, suivez l'étape 4 : « Edit » sur le voyageur si le SES a rejeté tous les voyageurs à cause d'une donnée d'un voyageur ; sinon, annulez la communication et redéposez la réservation corrigée. La même action apparaît sous la forme « Réessayer » à côté de chaque voyageur et fait exactement la même chose.

Toutes les erreurs n'exigent pas votre intervention. BookCheckin examine automatiquement chaque fiche que le Ministère renvoie en erreur et, pour un ensemble précis et limité de cas, la corrige et la retransmet sans que vous ayez quoi que ce soit à faire : un numéro de document en double au sein d'une même réservation (le plus récent est conservé), un emplacement de voyageur vide qui s'est glissé dans l'envoi (il est exclu du lot), un code de nationalité ou de pays dans un format différent de celui qu'attend SES (il est normalisé au standard à 3 lettres), et un nom composé découpé de façon réparable, comme un « DEL » resté seul dans le champ du premier nom de famille (il est recomposé automatiquement).

L'erreur de ce manuel — le code postal — ne figure pas sur cette liste : BookCheckin ne peut pas inventer un code postal valide, ce type d'erreur exige donc toujours que vous la corrigiez vous-même (ou le voyageur, via « Réinitialiser l'enregistrement »). Il en va de même pour une adresse e-mail mal formée, un nom que le Ministère rejette d'emblée, un code d'établissement que le SES ne reconnaît pas, ou toute erreur que le système ne reconnaît pas.

En plus de la fiche de check-in de chaque voyageur, BookCheckin transmet au Ministère, via SES Hospedajes, une déclaration de réservation (dans le système, « Alta de Reservas de Hospedaje », ou RH) pour chaque réservation dotée d'un lien de check-in. Elle reprend les informations de la réservation — l'hébergement, les dates d'arrivée et de départ et un contact du voyageur — et ne remplace pas la fiche de check-in, qui est transmise séparément.

Le Ministère donne sa réponse après l'envoi : BookCheckin transmet la déclaration puis, un peu plus tard, vérifie le résultat. S'il la refuse, la réservation affiche « RH refusée » et, sous « Réponse du ministère de l'Intérieur », le texte exact qu'il a renvoyé ; nous vous prévenons aussi par e-mail si l'avis « Statut de l'envoi au Ministère » est activé. La cause la plus fréquente est l'absence de téléphone ou d'e-mail du voyageur : SES en exige au moins un sur chaque déclaration de réservation. Les dates d'arrivée et de départ sont elles aussi obligatoires.

Pour corriger, ouvrez Liens, trouvez la réservation et ouvrez sa section de déclaration de réservation. Lisez le message du Ministère, ajoutez ou corrigez le téléphone ou l'e-mail du voyageur, puis appuyez sur « Renvoyer au ministère de l'Intérieur ». Vous pouvez la renvoyer autant de fois que nécessaire. Si le lien est inactif, réactivez-le avant de renvoyer. Si le lien n'a pas de dates d'arrivée et de départ, recréez-le avec les vraies dates du séjour. Si l'échec persiste, écrivez à hello@bookcheckin.com.

Il arrive que le Ministère accepte l'identifiant, le mot de passe et les codes enregistrés, mais refuse les envois avec un message tel que « [10119] El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones » (ou « [10120] », qui indique que le compte n'a pas activé les opérations par service web). Cela signifie que le compte SES Hospedajes n'est pas autorisé pour ce type de communication : c'est un problème de droits du compte, pas un code mal saisi ni un mauvais mot de passe.

C'est pourquoi il n'y a rien à corriger dans BookCheckin : ressaisir le mot de passe ou les codes ne changera rien. L'autorisation dépend de votre compte auprès du Ministère et, tant qu'elle n'est pas réglée, les fiches de cet hébergement ne peuvent pas être transmises. Si vous ne savez pas comment la régler, écrivez à hello@bookcheckin.com et nous vous aiderons.

Une fois l'autorisation réglée, ouvrez les Enregistrements de check-in, ouvrez chaque réservation concernée et appuyez sur « Réessayer avec le Ministère ». Les fiches refusées ne sont pas renvoyées automatiquement.