Quando un invio a SES fallisce

Quando SES Hospedajes rifiuta una scheda, questa non sparisce dalla tua dashboard: resta nelle Registrazioni di check-in, con un segnale visivo sul suo percorso di invio. Per vederle tutte insieme, apri le Registrazioni di check-in e filtra per stato «Errore»: compariranno solo le prenotazioni che il Ministero ha restituito con un problema.

Ogni riga mostra un piccolo percorso — Inviato, Convalidato, In coda, In elaborazione e l'esito finale — e quando qualcosa fallisce l'ultimo passaggio diventa rosso e riporta «Errori parziali» o «Rifiutato» invece di «Accettato».

Clicca sulla riga per aprire la scheda completa. In alto, la card «Invio alla polizia» compare in rosso con «Errore» e, più in basso, accanto a ogni viaggiatore interessato trovi l'etichetta «Errori parziali» o «Rifiutato» e, in rosso sotto il suo nome, il testo esatto restituito dal Ministero. Se l'errore riguarda l'intera prenotazione e non un ospite preciso, quel testo compare in un avviso sopra l'elenco degli ospiti.

Quel testo è letterale: è la risposta di SES Hospedajes stessa, non una traduzione di BookCheckin. Per esempio, nel caso di questo manuale SES ha restituito: «[1] Validación: El código postal ha de ser longitud 5» («il codice postale deve essere di 5 cifre»). È l'indizio più affidabile che hai: quasi sempre indica con precisione quale campo va corretto.

Codice postale: SES richiede esattamente 5 cifre. Un codice incompleto, con lettere o copiato da un altro Paese (come nell'esempio qui sopra) viene sempre rifiutato. Lo stesso vale per il codice del comune quando l'invio lo include.

Cognomi composti divisi male: se un cognome come «Del Pino» o «De la Torre» viene salvato diviso in modo che la particella («DEL», «DE LA»…) resti da sola nel campo del primo o del secondo cognome, il Ministero lo rifiuta come valore errato.

Nazionalità o codice del Paese: anche un codice di Paese malformato, o incoerente con il documento dell'ospite, genera un errore di convalida.

Invio già registrato: se questa prenotazione era già presente nel SES, il Ministero restituisce «Ya existe una comunicación con estos datos» invece di creare una nuova scheda. Non è un errore da correggere: non c'è nulla da fare. Maggiori dettagli in «Già registrato al Ministero», all'interno di «Messaggi di errore di SES: cosa significano e cosa fare».

Formato del numero di supporto del documento: il supporto di un DNI è composto da 3 lettere e 6 cifre (per esempio BMP123456); quello di un NIE o di un TIE è la lettera E seguita da 8 cifre (per esempio E12345678). Qualsiasi altro formato viene rifiutato.

Credenziali o autenticazione: se il nome utente o la password del Ministero sono cambiati o non sono corretti, l'invio fallisce per autenticazione ancora prima di arrivare a convalidare i dati dell'ospite. Reinserisci nome utente e password dalla scheda Legale della struttura.

Codice struttura: «No existe un establecimiento para ese código» significa che il SES non riconosce il codice struttura salvato nella struttura — non è un problema di nessun ospite, ed è per questo che «Rivedi» non viene offerto per questo errore. Copia di nuovo il codice dal portale SES Hospedajes («Mis datos registrados» → «Lista de establecimientos») e correggilo nella scheda Legale della struttura: nella prenotazione vedrai un avviso che ti porta direttamente a quel campo. Poi annulla la comunicazione e reinvia la prenotazione corretta (passaggio 4).

Se il SES ha rifiutato tutti gli ospiti della prenotazione per un dato di un ospite (un codice postale, un cognome, un numero di documento…), correggi quell'ospite con «Edit», accanto al suo nome: al salvataggio l'intera prenotazione viene reinviata al Ministero. «Rivedi», nell'intestazione della scheda, corregge automaticamente alcuni di questi errori. Non usare «Edit» in questo modo se un ospite della prenotazione è stato accettato: verrebbero reinviati anche gli ospiti accettati.

In tutti gli altri casi — un rifiuto dovuto al codice struttura, o una prenotazione in cui alcuni ospiti sono stati accettati e altri rifiutati — la strada è annullare e comunicare di nuovo, perché SES Hospedajes non prevede un'operazione per «modificare» una scheda che ha già. Prima annulla la comunicazione da «Altre azioni → Annulla invio»: il link di check-in dell'ospite resta attivo, ma la scheda non risulta più presentata.

Con la comunicazione annullata compaiono due azioni accanto a ogni ospite: «Reimposta registrazione» svuota i suoi dati perché li inserisca di nuovo dal modulo di check-in — utile quando il dato sbagliato l'ha scritto l'ospite stesso, come un indirizzo o un codice postale. Prima di cancellare qualsiasi cosa viene chiesta conferma, e il posto resta contrassegnato come «Reimpostato — in attesa di un nuovo invio», così capisci al volo che stai aspettando l'ospite. «Rimuovi» è diverso e più drastico: elimina del tutto l'ospite dalla prenotazione, per i casi in cui era stato aggiunto per errore.

Una volta corretti — o rimossi — gli ospiti che causavano il problema, il pulsante «Reinvia la registrazione corretta» comunica al Ministero l'intera prenotazione come un nuovo lote. Se la causa non era negli ospiti ma nella struttura — come il codice struttura — correggila prima nella scheda Legale e reinvia direttamente, senza reimpostare né rimuovere nessuno. Se il SES rifiuta l'annullamento, «Reinvia la registrazione corretta» non compare. In quel caso, una volta corretta la causa e solo se nessun ospite della prenotazione è stato accettato, apri «Edit» su un ospite e salva: al salvataggio l'intera prenotazione viene reinviata. Altrimenti, contatta l'assistenza.

«Riprova invio al Ministero», nell'intestazione della scheda, invia gli ospiti che non sono mai arrivati a essere presentati: quelli di un invio fallito prima di raggiungere il Ministero (un problema momentaneo di connessione, credenziali errate) e quelli non ancora inviati. In questi casi non serve annullare nulla.

Ciò che questo pulsante non fa è reinviare un ospite che risulta già presentato — che il Ministero lo abbia accettato o rifiutato. Se lo premi su una prenotazione che il SES ha già rifiutato, gli ospiti rifiutati non vengono reinviati: partono solo quelli non ancora inviati, se ce ne sono, e se non ce ne sono la scheda te lo dice e non viene inviato nulla. Per gli ospiti rifiutati segui il passaggio 4: «Edit» sull'ospite se il SES ha rifiutato tutti gli ospiti per un dato di un ospite; altrimenti annulla la comunicazione e reinvia la prenotazione corretta. La stessa azione compare come «Riprova» accanto a ciascun ospite e fa esattamente la stessa cosa.

Non tutti gli errori richiedono il tuo intervento. BookCheckin rivede automaticamente ogni scheda che il Ministero restituisce con errore e, per un gruppo preciso e limitato di casi, la corregge e la reinvia senza che tu debba fare nulla: un numero di documento duplicato all'interno della stessa prenotazione (tiene il più recente), un posto ospite vuoto finito nell'invio (viene escluso dal lote), un codice di nazionalità o di Paese in un formato diverso da quello che SES si aspetta (viene normalizzato allo standard di 3 lettere) e un cognome composto diviso in modo recuperabile, come un «DEL» rimasto da solo nel campo del primo cognome (viene ricomposto automaticamente).

L'errore di questo manuale — il codice postale — non è in quell'elenco: BookCheckin non può inventare un codice postale valido, quindi quel tipo di errore va sempre corretto da te (o dall'ospite stesso, con «Reimposta registrazione»). Lo stesso vale per un'email malformata, un nome che il Ministero rifiuta in blocco, un codice struttura che il SES non riconosce o qualsiasi errore che il sistema non riconosce.

Oltre alla scheda di check-in di ciascun ospite, BookCheckin comunica al Ministero, tramite SES Hospedajes, un report della prenotazione (nel sistema «Alta de Reservas de Hospedaje», o RH) per ogni prenotazione con un link di check-in. Contiene i dati della prenotazione — la struttura, le date di arrivo e di partenza e un contatto dell'ospite — e non sostituisce la scheda di check-in, che viene inviata separatamente.

Il Ministero risponde dopo l'invio: BookCheckin presenta il report e, poco dopo, controlla l'esito. Se il Ministero lo rifiuta, la prenotazione mostra «RH rifiutato» e, sotto «Risposta del Ministero dell'Interno», il testo esatto restituito; ti avvisiamo anche via email se l'avviso «Stato dell'invio al Ministero» è attivo. La causa più comune è la mancanza del telefono o dell'email dell'ospite: SES ne richiede almeno uno in ogni report della prenotazione. Anche le date di arrivo e di partenza sono obbligatorie.

Per correggere, apri Link, trova la prenotazione e apri la sua sezione del report della prenotazione. Leggi il messaggio del Ministero, aggiungi o correggi il telefono o l'email dell'ospite e premi «Invia di nuovo al Ministero dell'Interno». Puoi reinviarlo tutte le volte che serve. Se il link è inattivo, riattivalo prima di reinviare. Se il link non ha date di arrivo e di partenza, crealo di nuovo con le date reali del soggiorno. Se continua a fallire, scrivi a hello@bookcheckin.com.

A volte il Ministero accetta il nome utente, la password e i codici salvati, ma rifiuta gli invii con un messaggio come «[10119] El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» (oppure «[10120]», che indica che l'account non ha abilitate le operazioni via web service). Significa che l'account SES Hospedajes non è autorizzato a quel tipo di comunicazione: è un problema di permessi dell'account, non un codice scritto male né una password errata.

Per questo in BookCheckin non c'è nulla da correggere: reinserire la password o i codici non risolve. L'autorizzazione dipende dal tuo account presso il Ministero e, finché non viene risolta, le schede di questa struttura non possono essere inviate. Se non sai come risolvere, scrivi a hello@bookcheckin.com e ti aiuteremo.

Quando l'autorizzazione è a posto, apri le Registrazioni di check-in, apri ogni prenotazione interessata e premi «Riprova invio al Ministero». Le schede rifiutate non vengono reinviate da sole.