La scheda di notifica: cos’è e come compilarla
La scheda di notifica (parte de viajeros) è la comunicazione obbligatoria dei dati dei tuoi ospiti alle autorità. Ti spieghiamo cos’è, come è cambiata e come farla in pochi minuti.
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La scheda di notifica (parte de viajeros) è la comunicazione obbligatoria dei dati identificativi e di soggiorno dei tuoi ospiti alle autorità, entro 24 ore dal check-in. Dal Regio Decreto 933/2021 viene presentata tramite la piattaforma SES Hospedajes del Ministero dell’Interno; in Catalogna e nei Paesi Baschi viene inviata ai registri regionali dei Mossos d’Esquadra e dell’Ertzaintza. Non è più necessario recarsi in commissariato: l’invio è digitale.
Cos’è la scheda di notifica?
La scheda di notifica — chiamata in Spagna parte de viajeros — è la comunicazione obbligatoria alle autorità competenti dei dati delle persone alloggiate in una struttura turistica.
La sua finalità è la sicurezza pubblica: consente alle forze dell’ordine di sapere chi alloggia in ciascuna struttura del Paese.
Fonti ufficiali
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021— La norma che disciplina la scheda di notifica
- hospedajes.ses.mir.es— Portale SES Hospedajes — invio e gestione dell’account
- interior.gob.es— Ministero dell’Interno — informazioni ufficiali
Da Webpol e Hospederías a SES Hospedajes
Per anni, la scheda di notifica è stata inviata tramite sistemi come Webpol (Polizia Nazionale) o Hospederías (Guardia Civil), o persino su carta al commissariato.
Con l’entrata in vigore effettiva del RD 933/2021, questi sistemi sono stati sostituiti dall’unica piattaforma SES Hospedajes del Ministero dell’Interno. Nelle comunità con polizia propria, l’invio avviene ai Mossos d’Esquadra (Catalogna) o all’Ertzaintza (Paesi Baschi).
Risorse correlate
- Registrazione degli ospiti in Catalogna (Mossos d’Esquadra)— Come funziona il registro regionale catalano
- Registrazione degli ospiti nei Paesi Baschi (Ertzaintza)— Come funziona il registro regionale basco
Come si compila oggi la scheda di notifica
Il processo tradizionale consiste nel raccogliere i dati di ciascun ospite, identificare il suo documento, compilare il modulo e inviarlo al sistema competente entro 24 ore dall’arrivo.
Farlo a mano per ogni prenotazione è lento e soggetto a errori, soprattutto quando si gestiscono più strutture o arrivi simultanei. Se raccogli i dati su carta, usa almeno un foglio con tutti i campi dell’Allegato I, in modo da non lasciarne nessuno vuoto.
| Documento | Chi lo usa | Si invia il numero di supporto? |
|---|---|---|
| DNI | Cittadini spagnoli | Sì |
| NIE / TIE | Stranieri residenti in Spagna | Sì |
| Carta d’identità nazionale di un altro Paese UE | Cittadini UE | No |
| Passaporto | Qualsiasi nazionalità | No |
Il numero di supporto si comunica solo con DNI e NIE, mai con il passaporto.
Risorse correlate
- Modello di scheda di notifica (PDF e Word)— Modello gratuito conforme all’Allegato I del RD 933/2021, con account gratuito
Automatizza la scheda di notifica con BookCheckin
Con BookCheckin, l’ospite completa il check-in online prima dell’arrivo. L’IA scansiona il suo documento, l’ospite verifica i dati e firma digitalmente.
BookCheckin genera la scheda di notifica, la invia automaticamente a SES Hospedajes entro il termine di legge e conserva la ricevuta.
In Catalogna, dove il registro degli ospiti va ai Mossos d’Esquadra e non a SES Hospedajes, BookCheckin funziona ugualmente. Nella scheda Legale della proprietà salvi e confermi l’identificativo che i Mossos hanno assegnato alla tua struttura quando l’hai registrata su registreviatgers.mossos.gencat.cat; da quel momento i link di check-in si possono creare e l’ospite si registra esattamente come nel resto della Spagna. BookCheckin prepara il file dei viaggiatori nel formato ufficiale dei Mossos: lo scarichi e lo carichi tu sul portale con il tuo accesso, entro 24 ore. Finché la proprietà non ha quell’identificativo, continua a non poter creare link.
Nei Paesi Baschi, dove il registro viene comunicato all’Ertzaintza, BookCheckin funziona allo stesso modo. Nella scheda Legale della proprietà salvi e confermi il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza; da quel momento i link di check-in si possono creare e l’ospite si registra esattamente come nel resto della Spagna. BookCheckin prepara il file XML per il Registro Hostelero dell’Ertzaintza: lo scarichi e lo carichi tu sul loro portale con il tuo accesso, entro 24 ore. BookCheckin non accede mai a quel portale e non conserva alcuna credenziale dell’Ertzaintza. Finché la proprietà non ha quel codice, continua a non poter creare link.
Le domande più frequenti al momento dell’invio
La meccanica di base è semplice; le complicazioni si nascondono nei dettagli: un dato inviato male, un minore nella prenotazione, un passaporto straniero o un invio oltre il termine. Ogni caso ha la sua guida approfondita:
| Tipo di infrazione | Importo | Caso tipico |
|---|---|---|
| Lieve | Da 100 a 600 € | Inviare la comunicazione oltre il termine di 24 ore |
| Grave | Da 601 a 30.000 € | Non comunicare il soggiorno |
Importi previsti dalla Legge Organica 4/2015. La qualificazione concreta spetta all’autorità sanzionatoria: un invio tardivo rientra di norma nell’infrazione lieve; non comunicare il soggiorno può essere grave.
Risorse correlate
- Annullare o correggere una scheda già inviata— Non esiste un pulsante «modifica»: si annulla il lotto e si reinvia
- Scheda inviata fuori termine— Cosa succede oltre le 24 ore: infrazione lieve o grave
- Registrare i minori nella scheda— La regola dei 14 anni e il campo di parentela obbligatorio dell’Allegato I
- Ospiti stranieri: passaporto, NIE e carta d’identità UE— Quale documento vale per ogni nazionalità e quando si invia il numero di supporto
- Modulo manuale, lotto XML o servizio web— I tre modi di inviare la scheda e quale conviene in base al tuo volume
- Confronto delle app per la registrazione degli ospiti— I principali strumenti a confronto, con dati pubblici e fonti
- Scheda del viaggiatore o comunicazione di prenotazione?— Cosa comunica ciascuna e da quando decorrono le sue 24 ore
Come compilare la scheda di notifica passo dopo passo
La procedura completa per presentare la scheda di notifica di un soggiorno entro il termine legale di 24 ore.
- 1
Raccogli i dati dell’Allegato I per ogni ospite
Identificazione, data di nascita, nazionalità, contatti, residenza, oltre ai dati del soggiorno e del pagamento. Il modo più comodo è raccoglierli prima dell’arrivo con un check-in online; su carta, usa un modello con tutti i campi.
- 2
Verifica il documento d’identità, senza conservarne copia
Controlla che i dati corrispondano al documento. L’AEPD ha chiarito nel giugno 2025 che non è consentito conservare fotocopie, scansioni o foto del documento: si raccolgono i dati, non l’immagine.
- 3
Presenta la scheda al sistema competente
A SES Hospedajes (modulo manuale, caricamento del lotto XML o servizio web) per la maggior parte della Spagna; ai registri dei Mossos d’Esquadra o dell’Ertzaintza se la struttura si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi.
- 4
Fallo entro 24 ore e conserva la ricevuta
Il termine decorre dall’arrivo dell’ospite. Una volta accettato l’invio, il sistema restituisce una ricevuta (su SES, il codice di lotto): conservala, è la tua prova di presentazione nei termini.
- 5
Conserva il registro delle schede per tre anni
Il RD 933/2021 impone di mantenere il registro documentale delle comunicazioni per tre anni, a disposizione delle autorità.
Domande frequenti
Chi è obbligato a presentare la scheda di notifica?+
Tutte le strutture ricettive: hotel, appartamenti turistici, case rurali, campeggi e chi ne gestisce o intermedia la locazione.
Dove viene inviata la scheda di notifica?+
Tramite la piattaforma SES Hospedajes del Ministero dell’Interno. In Catalogna viene inviata ai Mossos d’Esquadra e nei Paesi Baschi all’Ertzaintza.
Entro quanto tempo va inviata?+
Entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. BookCheckin lo fa automaticamente non appena il check-in è completato.
Posso compilare la scheda di notifica senza spostarmi?+
Sì. Con BookCheckin l’intero processo è digitale: l’ospite si registra online e l’invio a SES Hospedajes è automatico, senza recarsi in commissariato.
Si può correggere o annullare una scheda già presentata?+
Modificarla no; correggerla sì. SES Hospedajes non permette di modificare una comunicazione già presentata: per correggere un dato si annulla il lotto (con il codice restituito dal sistema all’accettazione) e si comunica di nuovo l’intero soggiorno con le informazioni corrette.
Cosa succede se presento la scheda fuori termine?+
Un invio in ritardo è già un inadempimento e di solito rientra nell’infrazione lieve (da 100 a 600 €). Comunque, tardi è meglio che mai: non comunicare il soggiorno può essere un’infrazione grave (da 601 a 30.000 €) secondo la Legge Organica 4/2015.
I minori vanno inclusi nella scheda di notifica?+
Sì. Si comunicano i dati di tutti i minori, compresi quelli sotto i 14 anni, indicando il loro rapporto con l’adulto responsabile (il campo di parentela dell’Allegato I). La firma spetta all’adulto responsabile del minore.
Quale documento vale per un ospite straniero?+
Il passaporto vale per qualsiasi nazionalità. Uno straniero residente in Spagna si identifica con il suo NIE/TIE, e un cittadino UE può usare anche la carta d’identità nazionale. Il numero di supporto si comunica solo con DNI e NIE, mai con il passaporto.
Posso conservare una fotocopia del documento insieme alla scheda?+
No. Da giugno 2025 l’AEPD ha chiarito che non è consentito conservare copie del documento — né fotocopia, né scansione, né foto. L’obbligo è raccogliere e comunicare i dati dell’Allegato I, non trattenere un’immagine del documento.
Per quanto tempo vanno conservate le schede di notifica?+
Tre anni. Il RD 933/2021 impone di mantenere il registro documentale delle comunicazioni per quel periodo, disponibile per qualsiasi ispezione. Conserva anche la ricevuta o il codice di lotto di ogni invio.
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