La scheda di notifica: cos’è e come compilarla
La scheda di notifica (parte de viajeros) è la comunicazione obbligatoria dei dati dei tuoi ospiti alle autorità. Ti spieghiamo cos’è, come è cambiata e come farla in pochi minuti.
In breve
La scheda di notifica (parte de viajeros) è la comunicazione obbligatoria dei dati identificativi e di soggiorno dei tuoi ospiti alle autorità, entro 24 ore dal check-in. Dal Regio Decreto 933/2021 viene presentata tramite la piattaforma SES Hospedajes del Ministero dell’Interno; in Catalogna e nei Paesi Baschi viene inviata ai registri regionali dei Mossos d’Esquadra e dell’Ertzaintza. Non è più necessario recarsi in commissariato: l’invio è digitale.
Cos’è la scheda di notifica?
La scheda di notifica — chiamata in Spagna parte de viajeros — è la comunicazione obbligatoria alle autorità competenti dei dati delle persone alloggiate in una struttura turistica.
La sua finalità è la sicurezza pubblica: consente alle forze dell’ordine di sapere chi alloggia in ciascuna struttura del Paese.
Fonti ufficiali
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021— La norma che disciplina la scheda di notifica
- hospedajes.ses.mir.es— Portale SES Hospedajes — invio e gestione dell’account
- interior.gob.es— Ministero dell’Interno — informazioni ufficiali
Da Webpol e Hospederías a SES Hospedajes
Per anni, la scheda di notifica è stata inviata tramite sistemi come Webpol (Polizia Nazionale) o Hospederías (Guardia Civil), o persino su carta al commissariato.
Con l’entrata in vigore effettiva del RD 933/2021, questi sistemi sono stati sostituiti dall’unica piattaforma SES Hospedajes del Ministero dell’Interno. Nelle comunità con polizia propria, l’invio avviene ai Mossos d’Esquadra (Catalogna) o all’Ertzaintza (Paesi Baschi).
Risorse correlate
- Registrazione degli ospiti in Catalogna (Mossos d’Esquadra)— Come funziona il registro regionale catalano
- Registrazione degli ospiti nei Paesi Baschi (Ertzaintza)— Come funziona il registro regionale basco
Come si compila oggi la scheda di notifica
Il processo tradizionale consiste nel raccogliere i dati di ciascun ospite, identificare il suo documento, compilare il modulo e inviarlo al sistema competente entro 24 ore dall’arrivo.
Farlo a mano per ogni prenotazione è lento e soggetto a errori, soprattutto quando si gestiscono più strutture o arrivi simultanei. Se raccogli i dati su carta, usa almeno un foglio con tutti i campi dell’Allegato I, in modo da non lasciarne nessuno vuoto.
Risorse correlate
- Modello di scheda di notifica (PDF e Word)— Modello gratuito conforme all’Allegato I del RD 933/2021, senza registrazione
Automatizza la scheda di notifica con BookCheckin
Con BookCheckin, l’ospite completa il check-in online prima dell’arrivo. L’IA scansiona il suo documento, l’ospite verifica i dati e firma digitalmente.
BookCheckin genera la scheda di notifica, la invia automaticamente a SES Hospedajes entro il termine di legge e conserva la ricevuta. Se la tua struttura si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi — dove l’invio avviene al registro regionale dei Mossos d’Esquadra o dell’Ertzaintza — BookCheckin oggi non può essere utilizzato: non è possibile creare link di check-in per quelle proprietà, perché si tratta di sistemi distinti che non supportiamo ancora.
Le domande più frequenti al momento dell’invio
La meccanica di base è semplice; le complicazioni si nascondono nei dettagli: un dato inviato male, un minore nella prenotazione, un passaporto straniero o un invio oltre il termine. Ogni caso ha la sua guida approfondita:
Risorse correlate
- Annullare o correggere una scheda già inviata— Non esiste un pulsante «modifica»: si annulla il lotto e si reinvia
- Scheda inviata fuori termine— Cosa succede oltre le 24 ore: infrazione lieve o grave
- Registrare i minori nella scheda— La regola dei 14 anni e il campo di parentela obbligatorio dell’Allegato I
- Ospiti stranieri: passaporto, NIE e carta d’identità UE— Quale documento vale per ogni nazionalità e quando si invia il numero di supporto
- Modulo manuale, lotto XML o servizio web— I tre modi di inviare la scheda e quale conviene in base al tuo volume
- Confronto delle app per la registrazione degli ospiti— I principali strumenti a confronto, con dati pubblici e fonti
Come compilare la scheda di notifica passo dopo passo
La procedura completa per presentare la scheda di notifica di un soggiorno entro il termine legale di 24 ore.
- 1
Raccogli i dati dell’Allegato I per ogni ospite
Identificazione, data di nascita, nazionalità, contatti, residenza, oltre ai dati del soggiorno e del pagamento. Il modo più comodo è raccoglierli prima dell’arrivo con un check-in online; su carta, usa un modello con tutti i campi.
- 2
Verifica il documento d’identità, senza conservarne copia
Controlla che i dati corrispondano al documento. L’AEPD ha chiarito nel giugno 2025 che non è consentito conservare fotocopie, scansioni o foto del documento: si raccolgono i dati, non l’immagine.
- 3
Presenta la scheda al sistema competente
A SES Hospedajes (modulo manuale, caricamento del lotto XML o servizio web) per la maggior parte della Spagna; ai registri dei Mossos d’Esquadra o dell’Ertzaintza se la struttura si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi.
- 4
Fallo entro 24 ore e conserva la ricevuta
Il termine decorre dall’arrivo dell’ospite. Una volta accettato l’invio, il sistema restituisce una ricevuta (su SES, il codice di lotto): conservala, è la tua prova di presentazione nei termini.
- 5
Conserva il registro delle schede per tre anni
Il RD 933/2021 impone di mantenere il registro documentale delle comunicazioni per tre anni, a disposizione delle autorità.
Domande frequenti
Chi è obbligato a presentare la scheda di notifica?+
Tutte le strutture ricettive: hotel, appartamenti turistici, case rurali, campeggi e chi ne gestisce o intermedia la locazione.
Dove viene inviata la scheda di notifica?+
Tramite la piattaforma SES Hospedajes del Ministero dell’Interno. In Catalogna viene inviata ai Mossos d’Esquadra e nei Paesi Baschi all’Ertzaintza.
Entro quanto tempo va inviata?+
Entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. BookCheckin lo fa automaticamente non appena il check-in è completato.
Posso compilare la scheda di notifica senza spostarmi?+
Sì. Con BookCheckin l’intero processo è digitale: l’ospite si registra online e l’invio alle autorità è automatico, senza recarsi in commissariato.
Si può correggere o annullare una scheda già presentata?+
Modificarla no; correggerla sì. SES Hospedajes non permette di modificare una comunicazione già presentata: per correggere un dato si annulla il lotto (con il codice restituito dal sistema all’accettazione) e si comunica di nuovo l’intero soggiorno con le informazioni corrette.
Cosa succede se presento la scheda fuori termine?+
Un invio in ritardo è già un inadempimento e di solito rientra nell’infrazione lieve (da 100 a 600 €). Comunque, tardi è meglio che mai: non comunicare il soggiorno può essere un’infrazione grave (da 601 a 30.000 €) secondo la Legge Organica 4/2015.
I minori vanno inclusi nella scheda di notifica?+
Sì. Si comunicano i dati di tutti i minori, compresi quelli sotto i 14 anni, indicando il loro rapporto con l’adulto responsabile (il campo di parentela dell’Allegato I). La firma spetta all’adulto responsabile del minore.
Quale documento vale per un ospite straniero?+
Il passaporto vale per qualsiasi nazionalità. Uno straniero residente in Spagna si identifica con il suo NIE/TIE, e un cittadino UE può usare anche la carta d’identità nazionale. Il numero di supporto si comunica solo con DNI e NIE, mai con il passaporto.
Posso conservare una fotocopia del documento insieme alla scheda?+
No. Da giugno 2025 l’AEPD ha chiarito che non è consentito conservare copie del documento — né fotocopia, né scansione, né foto. L’obbligo è raccogliere e comunicare i dati dell’Allegato I, non trattenere un’immagine del documento.
Per quanto tempo vanno conservate le schede di notifica?+
Tre anni. Il RD 933/2021 impone di mantenere il registro documentale delle comunicazioni per quel periodo, disponibile per qualsiasi ispezione. Conserva anche la ricevuta o il codice di lotto di ogni invio.
Dimenticati della scheda di notifica
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