Quali documenti accetta SES Hospedajes per gli ospiti stranieri — passaporto, NIE e carta d’identità UE —, quando inviare il numero di supporto, come evitare il rifiuto per nazionalità e cosa dice l’AEPD sulla copia del documento.
In breve
Per un ospite straniero, SES Hospedajes accetta il passaporto (valido per qualsiasi nazionalità), il NIE/TIE dello straniero residente e la carta d’identità nazionale di un cittadino UE. Il numero di supporto si invia solo con DNI e NIE, mai con passaporto o documento UE, e la nazionalità deve essere scelta dall’elenco ufficiale, non digitata a mano.
Da giugno 2025 l’AEPD ha chiarito che non è consentito conservare una copia del DNI o del passaporto: ciò che va raccolto sono i dati dell’allegato I, non un’immagine del documento.
Quali documenti accetta SES Hospedajes
Con un ospite straniero, la prima domanda è quale documento sia valido. SES Hospedajes utilizza un catalogo chiuso di tipi di documento, e scegliere quello corretto è ciò che fa sì che gli altri campi vengano convalidati correttamente. In sintesi:
| Profilo del viaggiatore | Documento | Ha il numero di supporto? |
|---|---|---|
| Spagnolo | DNI (NIF) | Sì |
| Straniero residente in Spagna | NIE / TIE | Sì |
| Cittadino UE / SEE | Carta d’identità nazionale del proprio paese | No |
| Qualsiasi nazionalità | Passaporto | No |
Il passaporto è valido per qualsiasi viaggiatore straniero; il cittadino UE può inoltre identificarsi con la propria carta d’identità nazionale. Il numero di supporto si invia solo con DNI e NIE.
Il numero di supporto: solo per DNI e NIE
Il numero di supporto è la fonte di confusione più comune con gli ospiti stranieri. È un dato presente solo sulla carta del DNI e su quella del NIE/TIE, non sul passaporto né sul documento d’identità di un altro paese. Serve a identificare l’esemplare fisico della carta e cambia a ogni rinnovo.
I suoi formati sono fissi: sul DNI sono tre lettere seguite da sei cifre (per esempio, BMP123456); sul NIE/TIE è una «E» seguita da otto cifre (per esempio, E12345678). Un errore che fa rifiutare l’invio è tentare di inviare un numero di supporto con un passaporto: poiché il passaporto non ne ha uno, il sistema respinge la comunicazione. La regola è semplice: numero di supporto solo con DNI e NIE; con passaporto e documento UE, mai.
La nazionalità: selezionala dall’elenco, non digitarla
La nazionalità è un altro classico motivo di rifiuto con gli stranieri. Il sistema si aspetta un codice paese dall’elenco ufficiale; se viene digitato a mano («Germania», «Germany», «DE»…), è facile che il valore non corrisponda a un codice riconosciuto e la comunicazione venga respinta.
La correzione consiste sempre nel selezionare il paese dall’elenco invece di digitarlo. In questo modo il codice trasmesso è quello corretto e non dipende da come lo abbia scritto il receptionist o l’ospite stesso. È un errore puramente meccanico: non serve chiedere nulla al viaggiatore, basta scegliere correttamente.
Copia del documento: cosa dice l’AEPD
Qui conviene essere precisi, perché c’è molta confusione. Da giugno 2025, l’Agenzia spagnola per la protezione dei dati ha chiarito che non è consentito conservare una copia del DNI o del passaporto dell’ospite — né fotocopia, né scansione, né foto scattata con il cellulare e conservata. Ciò che la legge obbliga a raccogliere sono i dati dell’allegato I, non un’immagine del documento.
Questo coincide con il modo in cui dovrebbe funzionare un buon check-in: l’obiettivo è acquisire i dati corretti, non accumulare immagini di documenti. Verificare l’identità e trasferire i campi richiesti è sufficiente; conservare la fotografia del passaporto è esattamente ciò che l’AEPD sconsiglia.
Come lo risolve BookCheckin
BookCheckin è pensato proprio per questo scenario. L’ospite scansiona il proprio documento con la fotocamera del cellulare e il sistema estrae i dati tramite OCR — lettura del testo —, senza riconoscimento facciale. Seleziona il tipo di documento corretto (DNI, NIE, passaporto o altro), invia il numero di supporto solo quando previsto e acquisisce la nazionalità come codice paese valido, evitando il rifiuto dovuto alla digitazione manuale.
E in linea con il criterio dell’AEPD, non memorizziamo l’immagine del documento: la usiamo per leggere i dati e non la conserviamo. Così la comunicazione dei viaggiatori viene inviata completa e corretta per qualsiasi nazionalità, senza conservare copie che non dovresti avere. Puoi iniziare con una sola struttura, senza minimi.
Risorse correlate
- Guida a SES Hospedajes— Cos’è, chi è obbligato e quali dati richiede la registrazione dei viaggiatori
- Modello della comunicazione dei viaggiatori— I campi obbligatori di ciascun viaggiatore, per raccoglierli senza errori
- Iscrizione a SES Hospedajes passo dopo passo— Come iscriverti e inviare la tua prima comunicazione
Come registrare un ospite straniero in SES Hospedajes
Scegliere il documento corretto, inviare il numero di supporto solo quando previsto ed evitare il rifiuto per nazionalità.
- 1
Scegli il tipo di documento corretto
Usa il passaporto per qualsiasi nazionalità, il NIE/TIE per uno straniero residente in Spagna e la carta d’identità nazionale per un cittadino UE. Il sistema utilizza un catalogo chiuso: DNI, NIE, passaporto e «altro documento».
- 2
Invia il numero di supporto solo con DNI e NIE
Il numero di supporto esiste solo sulla carta del DNI (tre lettere e sei cifre) e su quella del NIE/TIE (una «E» e otto cifre). Inviarlo con un passaporto comporta il rifiuto della comunicazione.
- 3
Seleziona la nazionalità dall’elenco
Scegli il paese dall’elenco ufficiale invece di digitarlo, in modo che venga trasmesso un codice riconosciuto. È la causa più comune di rifiuto per nazionalità e si corregge senza dover chiedere nulla all’ospite.
- 4
Non conservare una copia del documento
Raccogli i dati dell’allegato I, non un’immagine: l’AEPD ha chiarito che non è consentito conservare una copia del DNI o del passaporto.