Un modello di scheda del viaggiatore, pronto da stampare e compilare
Scarica gratis un modello di parte de viajeros (scheda del viaggiatore) con tutti i campi dell’Allegato I del Regio Decreto 933/2021, in PDF e in Word. Con un account BookCheckin gratuito, senza carta. E un avvertimento onesto: la carta è solo metà del lavoro.
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Cosa deve contenere la scheda del viaggiatore
Il contenuto della scheda non lo decide la singola struttura: lo stabilisce l’Allegato I del Regio Decreto 933/2021. Il modello di questa pagina ne riproduce la struttura in quattro blocchi, così che non manchi nessun campo al momento di comunicare i dati.
- ✓Dati dell’impresa locatrice o ricettiva: nome o ragione sociale del titolare, CIF o NIF, comune, provincia, telefono, email e, se la struttura viene pubblicizzata online, il sito web e l’URL dell’annuncio.
- ✓Dati della struttura: tipo di struttura, denominazione, indirizzo completo, codice postale, località e provincia.
- ✓Dati di ogni ospite: nome e cognomi, sesso, tipo, numero e numero di supporto del documento d’identità, nazionalità, data di nascita, residenza abituale, telefono ed email di contatto, numero di viaggiatori e grado di parentela quando viaggia un minore.
- ✓Dati della transazione: riferimento e data del contratto, firme, date e orari di arrivo e partenza, indirizzo dell’immobile o numero di stanza e dati del pagamento (tipo, mezzo, titolare e data).
Fonti ufficiali
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021, Allegato I— Testo consolidato con l’inventario completo dei campi
Quando e dove si presenta: la carta non basta
La comunicazione dei dati deve avvenire entro le 24 ore successive all’arrivo dell’ospite. Il destinatario dipende da dove si trova la tua struttura: nella maggior parte della Spagna è la piattaforma SES Hospedajes del Ministero dell’Interno; in Catalogna, il registro dei Mossos d’Esquadra; e nei Paesi Baschi, quello dell’Ertzaintza.
Ed ecco la sfumatura che la maggior parte delle strutture trascura: compilare e archiviare la scheda cartacea non sostituisce la comunicazione telematica. Questo modello serve a raccogliere i dati in modo ordinato e a conservarli — l’obbligo di conservazione è di tre anni — ma le informazioni devono comunque essere inviate al sistema corrispondente, entro i termini.
Fonti ufficiali
- hospedajes.ses.mir.es— Portale ufficiale SES Hospedajes (Ministero dell’Interno)
Errori che vediamo ogni giorno (e che questo modello aiuta a evitare)
BookCheckin ha presentato oltre 9.000 schede accettate su SES Hospedajes, e parte del nostro lavoro quotidiano consiste nel correggere i registri che il sistema rifiuta. Questi sono gli errori più frequenti quando i dati vengono raccolti a mano:
- ✓Confondere il numero di supporto con il numero del documento: nel DNI e nella TIE sono valori diversi, e il sistema li convalida separatamente.
- ✓Codici postali incompleti o sbagliati: un codice postale spagnolo trascritto male fa respingere il registro o lo lascia in stato da correggere.
- ✓Omettere i minori: anche i loro dati vanno comunicati, con il grado di parentela con l’adulto responsabile. Le uniche cose che non si richiedono ai minori di 14 anni sono il documento e la firma.
- ✓Dare per scontato un secondo cognome per gli ospiti stranieri: se il loro documento non lo include, si lascia vuoto; se lo include, deve figurare esattamente come riportato.
- ✓Annotare la data di arrivo senza l’orario, o lasciare vuoti i dati del pagamento, che fanno anch’essi parte dell’Allegato I.
A cosa serve questo modello (e a cosa no)
Ti serve come scheda di raccolta alla reception: chiede esattamente i campi dell’Allegato I, senza dimenticanze, e come archivio interno uniforme per i tre anni di conservazione richiesti dalla normativa.
Non ti serve come comunicazione ufficiale: non esiste un modulo cartaceo che si possa «presentare». La comunicazione a SES Hospedajes — o al registro regionale — è telematica, e la prova dell’adempimento è il codice del lotto (lote) accettato.
Il modello è il piano B; l’automazione è il piano A
Una scheda ben progettata evita dimenticanze, ma non il lavoro: qualcuno deve comunque trascrivere ogni campo nel sistema, ospite per ospite, prima che scadano le 24 ore.
Con BookCheckin, l’ospite completa il check-in online prima dell’arrivo: scansiona il documento, i dati vengono convalidati automaticamente e la scheda viene presentata a SES Hospedajes, con la ricevuta conservata. Senza trascrizioni, senza scadenze da tenere a mente — e puoi partire da una sola struttura, senza minimi.
Risorse correlate
- Cos’è la scheda del viaggiatore — guida completa— L’obbligo spiegato dall’inizio alla fine
- Registrazione degli ospiti in Catalogna (Mossos d’Esquadra)— Dove presentare la scheda se la tua struttura è in Catalogna
- Registrazione degli ospiti nei Paesi Baschi (Ertzaintza)— Dove presentare la scheda se la tua struttura è nei Paesi Baschi
Come compilare la scheda del viaggiatore con questo modello
Sei passaggi per compilare la scheda del viaggiatore con tutti i campi dell’Allegato I del RD 933/2021 e completare la comunicazione entro i termini.
- 1
Crea il tuo account gratuito e scarica il modello in PDF o Word
Scegli il PDF per stamparlo e compilarlo a mano alla reception, oppure il Word se preferisci completarlo al computer e conservare un file per ogni prenotazione.
- 2
Completa i dati del titolare e della struttura
Compila una volta i blocchi 1 e 2 (titolare, CIF o NIF, contatti, tipo e indirizzo della struttura). Puoi lasciarli prestampati su tutte le tue copie.
- 3
Compila un blocco viaggiatore per ogni ospite
Includi tutti gli occupanti, anche i minori indicando il grado di parentela. Copia il documento con attenzione: tipo, numero e numero di supporto non sono intercambiabili.
- 4
Annota contratto, soggiorno e pagamento
Riferimento e data della prenotazione, date e orari di arrivo e partenza, e il metodo di pagamento con il suo titolare. Anche questi campi fanno parte dell’Allegato I.
- 5
Chiedi la firma dell’ospite
I viaggiatori dai 14 anni in su firmano la scheda. La firma chiude il documento e conferma la veridicità dei dati in caso di ispezione.
- 6
Comunica i dati entro le 24 ore successive al check-in
Trasferisci le informazioni a SES Hospedajes — o al registro dei Mossos d’Esquadra o dell’Ertzaintza se la tua struttura si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi — e conserva la scheda per tre anni.
Domande frequenti
Esiste un modello ufficiale della scheda del viaggiatore?+
Per SES Hospedajes non esiste un modulo cartaceo ufficiale: la normativa stabilisce l’insieme di dati dell’Allegato I del RD 933/2021, non un modulo stampato. Qualsiasi modello che raccolga questi campi — come quello di questa pagina — è valido come supporto di raccolta; la comunicazione vera e propria avviene per via telematica.
Il modello è gratis? Devo registrarmi?+
Sì, è gratuito. Per scaricarlo ti serve un account BookCheckin gratuito: un minuto, senza carta, e lo stesso account ti servirà se più avanti vorrai che la comunicazione parta da sola. Puoi usarlo e adattarlo liberamente per la tua struttura.
Compilare la scheda cartacea mi mette in regola?+
Non da sola. La carta ti aiuta a raccogliere e conservare i dati, ma l’obbligo include comunicarli per via telematica al sistema corrispondente entro le 24 ore successive all’arrivo dell’ospite.
Per quanto tempo devo conservare le schede?+
Tre anni dalla conclusione del servizio, secondo il RD 933/2021. Vale sia il supporto cartaceo sia quello digitale, purché l’informazione sia disponibile in caso di ispezione.
Questo modello vale anche in Catalogna o nei Paesi Baschi?+
Sì, per raccogliere i dati: i campi di identificazione dell’ospite sono in pratica gli stessi. La differenza sta nel destinatario: lì la comunicazione va al registro dei Mossos d’Esquadra o dell’Ertzaintza invece che a SES Hospedajes.
Tieni il modello per le emergenze
BookCheckin raccoglie i dati al check-in online e presenta la scheda al posto tuo, entro i termini e con ricevuta.
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