BookCheckin + Lodgify
Collega il tuo account Lodgify a BookCheckin: le prenotazioni confermate entrano da sole, ogni ospite fa il check-in online e la scheda del viaggiatore parte verso SES Hospedajes.
Inizia gratisIn breve
Incolli in BookCheckin la chiave della Public API del tuo account Lodgify e il collegamento è fatto. Da lì in poi BookCheckin legge le tue prenotazioni Lodgify confermate con arrivo nei prossimi 60 giorni e crea un link di check-in per ogni prenotazione, con date, nome, contatti e numero di ospiti già compilati. L’ospite completa la registrazione dal cellulare e BookCheckin invia la scheda del viaggiatore (parte de viajeros) a SES Hospedajes. Il collegamento è in sola lettura: BookCheckin non scrive mai nulla nel tuo Lodgify.
Come funziona l’integrazione con Lodgify
Lodgify è dove vivono già le tue prenotazioni: quelle dirette dal tuo sito e quelle che arrivano da Booking.com, Airbnb o Vrbo attraverso i canali che hai collegato. BookCheckin si collega al tuo account con una chiave della Public API di Lodgify e legge quelle prenotazioni.
Per ogni prenotazione confermata con arrivo nei prossimi 60 giorni, BookCheckin crea un link di check-in con i dati che Lodgify ha già. L’ospite lo apre dal cellulare, inserisce i propri dati, scansiona il documento e firma prima di arrivare. Quando ha finito, BookCheckin invia la scheda del viaggiatore a SES Hospedajes entro il termine di legge di 24 ore.
La sincronizzazione è periodica, non istantanea: Lodgify non ci avvisa nel momento esatto in cui arriva una prenotazione, quindi BookCheckin interroga il tuo account a intervalli. Se non vuoi aspettare, premi «Sincronizza ora» nella scheda Integrazioni e le prenotazioni entrano subito.
Quali dati arrivano da Lodgify e che cosa BookCheckin chiede all’ospite
Lodgify fornisce la prenotazione. I dati di identità richiesti dal Regio Decreto 933/2021 — documento, data di nascita, nazionalità, firma — non si trovano in nessun PMS, perché l’ospite non li dà mai alla piattaforma: li fornisce lui stesso durante il check-in online.
| Dato | Origine |
|---|---|
| Date di arrivo e partenza | Lodgify |
| Nome dell’intestatario della prenotazione | Lodgify |
| Email e telefono dell’intestatario | Lodgify, quando la prenotazione li contiene |
| Numero di ospiti e di minori | Lodgify: adulti, bambini e neonati |
| Canale di origine: Airbnb, Booking.com, prenotazione diretta… | Lodgify |
| Riferimento della prenotazione | Lodgify |
| Documento, data di nascita e nazionalità di ogni viaggiatore | L’ospite, durante il check-in online |
| Grado di parentela dei minori e firma | L’ospite, durante il check-in online |
Nessun PMS conserva l’identità degli accompagnatori. È per questo che il check-in online dell’ospite è il pezzo che completa la scheda del viaggiatore.
- ✓Il canale di origine non è un dettaglio decorativo: BookCheckin lo conserva e lo usa per compilare il tipo di pagamento sulla scheda, che non è lo stesso per una prenotazione da piattaforma e per una diretta.
- ✓Il numero di ospiti è il più alto fra due valori indipendenti: l’occupazione dichiarata dalla prenotazione e la somma di adulti, bambini e neonati. È una salvaguardia deliberata: la scheda deve riflettere tutti quelli che dormono nella struttura, e di un numero troppo basso risponde il titolare della struttura.
- ✓Se una prenotazione arriva senza email né telefono — cosa frequente quando la piattaforma maschera i contatti — il link viene creato lo stesso e BookCheckin te lo segnala perché sia tu a recapitarlo.
Cosa ottieni collegando Lodgify a BookCheckin
- ✓Zero inserimento manuale: le prenotazioni Lodgify confermate entrano da sole, che arrivino dal tuo sito, da Booking.com o da Airbnb.
- ✓Un link di check-in per prenotazione, con date, nome, contatti e numero di ospiti già compilati.
- ✓Scansione con IA di DNI, NIE e passaporto, firma digitale e invio della scheda del viaggiatore a SES Hospedajes entro il termine di 24 ore.
- ✓Un collegamento in sola lettura con credenziali cifrate: BookCheckin non modifica nulla nel tuo Lodgify e la chiave non viene mai restituita dall’API.
Che cosa questa integrazione non fa
Meglio saperlo prima di collegare, così non ci sono sorprese.
- ✓Non esiste un collegamento diretto con Booking.com né con Airbnb. Quelle prenotazioni arrivano perché sono già nel tuo Lodgify; non c’è alcuna integrazione ufficiale con le API di nessuna delle due piattaforme.
- ✓Non è in tempo reale. BookCheckin interroga Lodgify a intervalli e tu puoi forzare una sincronizzazione quando vuoi, ma Lodgify non ci invia le nuove prenotazioni all’istante.
- ✓Non aggiorna le prenotazioni già sincronizzate. Se cambi date, ospiti o contatti in Lodgify dopo la prima sincronizzazione, il link già creato non si aggiorna da solo: modificalo in BookCheckin. Lo stesso vale per una cancellazione: disattiva tu il link.
- ✓Non recupera tutto lo storico. Ogni sincronizzazione guarda le prenotazioni confermate con arrivo fra oggi e i prossimi 60 giorni; quelle più lontane entrano quando arriva il loro turno.
- ✓Non scrive nulla in Lodgify. Nessuno stato di check-in, nessuna nota, nessun dato dell’ospite restituito.
- ✓Non sostituisce le tue credenziali SES Hospedajes. La struttura ha bisogno delle proprie, verificate in BookCheckin; senza quelle non viene creato alcun link.
- ✓In Catalogna e nei Paesi Baschi non invia nulla al posto tuo. In Catalogna inserisci e confermi l’identificativo di struttura rilasciato dai Mossos d’Esquadra e BookCheckin prepara il file V24 che carichi tu sul loro portale; nei Paesi Baschi inserisci il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e lo attivi, e BookCheckin prepara il file XML per il suo Registro Hostelero, che carichi sempre tu. Finché quel dato non è salvato sulla struttura, non si possono creare link di check-in.
Come collegare Lodgify a BookCheckin
Cinque passaggi, una volta sola. Ti servono il piano Pro di BookCheckin e un piano Lodgify che includa l’accesso alla Public API.
- 1
Copia la chiave della Public API in Lodgify
In Lodgify vai su Impostazioni → Public API. La chiave c’è già: non serve generarla. Assicurati di copiare la chiave della Public API e non una chiave per la gestione dei canali.
- 2
Incolla la chiave in BookCheckin
In BookCheckin vai sulla tua azienda → Integrazioni → Aggiungi integrazione, scegli Lodgify e incolla la chiave. Viene salvata cifrata e l’API non la restituisce mai.
- 3
Abbina le tue strutture
Su ogni struttura di BookCheckin indica il suo identificativo Lodgify nel campo del PMS. Se il nome corrisponde in modo inequivocabile, BookCheckin lo risolve anche per nome; se due strutture hanno lo stesso nome non tira a indovinare, te lo segnala.
- 4
Sincronizza
Premi «Sincronizza ora» nella scheda Integrazioni. BookCheckin porta le prenotazioni confermate con arrivo nei prossimi 60 giorni e crea un link di check-in per prenotazione. Se sincronizzi di nuovo non si duplica nulla.
- 5
Fai arrivare il link all’ospite
Puoi inviarlo tu dal pannello oppure lasciarlo fare a BookCheckin: se configuri un’automazione email o WhatsApp per quell’azienda, il link parte da solo. Quando l’ospite completa il check-in, la scheda del viaggiatore viene inviata a SES Hospedajes.
Domande frequenti
Lodgify invia la scheda del viaggiatore a SES Hospedajes?+
No. Lodgify è un PMS e un channel manager: gestisce le tue prenotazioni, non le comunica al Ministero. Quello che fa BookCheckin è leggere quelle prenotazioni, raccogliere dall’ospite i dati di identità richiesti dal Regio Decreto 933/2021 e inviare la scheda del viaggiatore (parte de viajeros) a SES Hospedajes entro il termine di 24 ore.
Come collego Lodgify a BookCheckin?+
Con una sola chiave. Copi la chiave della Public API da Impostazioni → Public API in Lodgify e la incolli in BookCheckin, sotto Integrazioni → Aggiungi integrazione. Niente OAuth, niente sviluppo, nessun ticket al supporto — e la chiave viene salvata cifrata.
In quale piano è disponibile?+
L’integrazione con Lodgify è inclusa nel piano Pro di BookCheckin. Dal lato Lodgify ti serve un piano che includa l’accesso alla Public API: lo vedi sotto Impostazioni → Public API nel tuo pannello Lodgify.
Ogni quanto si sincronizzano le prenotazioni?+
In modo periodico, non in tempo reale. Lodgify non invia notifiche istantanee, quindi BookCheckin interroga il tuo account a intervalli. Se è appena arrivata una prenotazione e non vuoi aspettare, premi «Sincronizza ora» nella scheda Integrazioni.
Arrivano anche le mie prenotazioni Booking.com e Airbnb?+
Sì, se sono già nel tuo Lodgify. BookCheckin non si collega direttamente a Booking.com né ad Airbnb — non esiste un’integrazione ufficiale con le loro API — ma quelle prenotazioni vivono già nel tuo PMS e arrivano da lì. BookCheckin registra anche da quale canale proviene ciascuna.
Che succede se modifico una prenotazione in Lodgify dopo la sincronizzazione?+
Il link di check-in già creato non si aggiorna da solo. La sincronizzazione crea link nuovi, non modifica quelli esistenti: se sposti le date o cambia il numero di ospiti, modifica il link in BookCheckin. Per una cancellazione, disattiva tu il link.
E se una prenotazione arriva senza email né telefono?+
Il link viene creato lo stesso. Molte prenotazioni da piattaforma arrivano con i contatti mascherati; in quel caso BookCheckin te lo segnala e sei tu a far arrivare il link all’ospite sul canale che usi di solito.
BookCheckin modifica qualcosa nel mio account Lodgify?+
No. Il collegamento è in sola lettura: BookCheckin legge le tue strutture e le tue prenotazioni e non scrive nulla in Lodgify, né stati, né note, né dati dell’ospite.
Funziona in Catalogna e nei Paesi Baschi?+
Sì, in entrambe, con un passaggio preliminare in ciascuna. In Catalogna inserisci e confermi sulla struttura l’identificativo rilasciato dai Mossos d’Esquadra e BookCheckin prepara il file V24 che carichi tu sul loro portale. Nei Paesi Baschi salvi sulla struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e lo attivi, e BookCheckin prepara il file XML per il suo Registro Hostelero, che carichi tu sul loro portale. Finché quel dato non è salvato, la struttura non può creare link di check-in.
Automatizza Lodgify con BookCheckin
Collega il tuo account in pochi minuti e dimentica la scheda del viaggiatore.
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