Cos’è SES Hospedajes?
SES Hospedajes è la piattaforma del Ministero dell’Interno spagnolo attraverso cui le strutture turistiche comunicano i dati dei propri ospiti. Ti spieghiamo cos’è, a chi si applica e come adeguarti senza sforzo.
In breve
SES Hospedajes è la piattaforma del Ministero dell’Interno spagnolo attraverso cui tutte le strutture turistiche in Spagna comunicano i dati dei propri ospiti. Ha sostituito i vecchi sistemi Webpol e Hospederías ed è pienamente operativa dalla fine del 2024. La comunicazione deve essere effettuata entro un massimo di 24 ore dall’arrivo dell’ospite, ai sensi del Regio Decreto 933/2021.
Cos’è SES Hospedajes?
SES Hospedajes è la piattaforma digitale del Ministero dell’Interno spagnolo attraverso cui le strutture ricettive comunicano alle autorità i dati delle persone alloggiate.
Fa parte del sistema SES (Sistema de Entrada de Viajeros) e sostituisce i vecchi sistemi di comunicazione come Webpol e Hospederías. È pienamente operativa dalla fine del 2024.
L’obiettivo è centralizzare e digitalizzare la registrazione dei viaggiatori, finora gestita con moduli cartacei o sistemi frammentati.
Fonti ufficiali
- hospedajes.ses.mir.es— Portale ufficiale SES Hospedajes (Ministero dell’Interno)
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021— Testo consolidato nella Gazzetta Ufficiale spagnola (BOE)
- interior.gob.es— Ministero dell’Interno — informazioni istituzionali
Chi è obbligato a usare SES Hospedajes?
L’obbligo riguarda ogni struttura che svolge attività ricettiva, indipendentemente dalle dimensioni.
- ✓Hotel, ostelli e pensioni.
- ✓Appartamenti turistici e abitazioni a uso turistico.
- ✓Case rurali e strutture di turismo rurale.
- ✓Campeggi e aree attrezzate per il campeggio.
- ✓Piattaforme e gestori che intermediano la locazione di queste strutture.
Quali dati inviare ed entro quale termine
Per ciascun ospite è necessario comunicare un ampio insieme di dati: identificazione (nome, cognomi, tipo e numero di documento), data di nascita, nazionalità, sesso, dati di contatto e residenza, oltre a informazioni sulla prenotazione, le date e il pagamento.
Devono essere registrati anche i dati dei minori, compresi quelli sotto i 14 anni, indicando il loro grado di parentela con l’adulto responsabile.
La comunicazione deve essere effettuata entro un massimo di 24 ore dall’arrivo dell’ospite (check-in).
Come mettersi in regola con SES Hospedajes senza sforzo
Effettuare questo invio manualmente, ospite per ospite, richiede ore e apre la porta a errori. BookCheckin automatizza l’intero processo dall’inizio alla fine.
L’ospite completa il check-in online prima dell’arrivo: scansiona il proprio documento, verifica i dati e firma. BookCheckin convalida le informazioni e le invia a SES Hospedajes entro il termine di legge, conservando la ricevuta.
I casi che generano più dubbi: minori, stranieri, termini ed errori
Il funzionamento generale di SES Hospedajes è semplice, ma la maggior parte dei dubbi reali riguarda casi specifici: come registrare un minore, quale documento è valido per un ospite straniero, cosa fare se si supera il termine di 24 ore o come correggere una scheda già inviata. Trattiamo ciascun caso in dettaglio nella sua guida dedicata:
Risorse correlate
- Registrazione dei minori in SES Hospedajes— La regola dei 14 anni e il campo del grado di parentela, obbligatorio e frequente motivo di rifiuto
- Ospiti stranieri: passaporto, NIE e carta d’identità— Quale documento è valido per ciascuna nazionalità e quando inviare il numero di supporto
- Comunicazione di viaggiatori fuori termine— Cosa succede se si supera il termine di 24 ore: infrazione lieve o grave
- Annullare o correggere una scheda già inviata— Perché non esiste un pulsante «modifica» e come correggere un dato annullando il lotto
- Certificato digitale e Cl@ve: accesso ed errori di login— Come accedere al portale e perché l’errore 401 quasi mai dipende dal certificato
- Registrazione dei viaggiatori in Catalogna e nei Paesi Baschi— Perché queste due regioni non usano SES Hospedajes
Come inviare la scheda di notifica a SES Hospedajes, passo dopo passo
Procedura per inviare i dati degli ospiti a SES Hospedajes entro il termine di legge di 24 ore.
- 1
Apri il portale SES Hospedajes
Vai su https://hospedajes.ses.mir.es da un browser. Il portale è il punto di accesso nazionale al sistema del Ministero dell’Interno.
- 2
Inserisci le credenziali della struttura
Accedi con il nome utente e la password assegnati alla struttura al momento della registrazione come soggetto obbligato. Se non sei ancora registrato, richiedi prima l’iscrizione tramite il portale.
- 3
Carica il lotto XML con i dati dei viaggiatori
Genera un file XML con i 21 dati obbligatori per ogni ospite e il campo soporteDocumento, oppure inseriscili manualmente nel modulo. Ogni invio raggruppato è chiamato lote.
- 4
Conferma l’invio del lotto
Convalida il contenuto del lotto e confermalo. Il sistema elabora i record e respinge quelli con dati incompleti o mal formattati, permettendoti di correggerli prima delle 24 ore.
- 5
Conserva il codice del lotto come ricevuta
Una volta accettato, SES Hospedajes restituisce un codice lotto (lote) univoco. Conservalo: è la prova legale che la comunicazione è stata presentata in tempo e assolve il tuo obbligo ai sensi del RD 933/2021.
Domande frequenti
SES Hospedajes è obbligatorio?+
Sì. Tutte le strutture ricettive in Spagna sono tenute a comunicare i dati dei propri ospiti tramite il sistema SES del Ministero dell’Interno.
Che fine hanno fatto Webpol e Hospederías?+
I vecchi sistemi Webpol e Hospederías sono stati sostituiti dalla piattaforma SES Hospedajes, che centralizza la comunicazione dei viaggiatori a livello nazionale.
Quanto tempo ho per inviare i dati?+
La comunicazione deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Con BookCheckin l’invio è automatico e avviene in pochi secondi.
Bisogna registrare anche i minori?+
Sì. Devono essere comunicati anche i dati dei minori, compresi quelli sotto i 14 anni, indicando il loro grado di parentela con l’adulto responsabile.
Cosa succede se invio la scheda fuori termine?+
Un invio tardivo è già un’inadempienza, che di norma rientra nell’infrazione lieve (da 100 a 600 €). In ogni caso, inviarla in ritardo è meglio che non inviarla affatto: non comunicare il soggiorno può essere classificato come infrazione grave (da 601 a 30.000 €), ai sensi della Legge Organica 4/2015.
Si può correggere o annullare una scheda già inviata?+
SES Hospedajes non prevede la funzione «modifica» per una comunicazione già presentata. Per correggere un dato occorre annullare il lotto (con il codice restituito dal sistema al momento dell’accettazione) e ricomunicare l’intero soggiorno con i dati corretti.
Quale documento è valido per un ospite straniero?+
Il passaporto è valido per qualsiasi nazionalità. Uno straniero residente in Spagna si identifica con il proprio NIE/TIE, e un cittadino UE può usare anche la propria carta d’identità nazionale. Il numero di supporto (tre lettere e sei cifre sul DNI; una «E» seguita da otto cifre sul NIE) si invia solo con DNI e NIE, mai con il passaporto.
Posso conservare una copia del documento d’identità o del passaporto dell’ospite?+
No. Da giugno 2025 l’AEPD (l’autorità spagnola per la protezione dei dati) ha chiarito che non è consentito conservare una copia del documento — né fotocopia, né scansione, né foto. La legge impone di raccogliere i dati dell’Allegato I, non un’immagine del documento.
Come si accede al portale di SES Hospedajes?+
Con un mezzo di identificazione elettronica: certificato digitale della FNMT, DNI elettronico o Cl@ve. È diverso dalle credenziali di comunicazione (nome utente e password) che ogni struttura usa per inviare le schede da un sistema collegato.
SES Hospedajes si applica anche in Catalogna e nei Paesi Baschi?+
No. Queste due regioni hanno una propria polizia, e le strutture ricettive comunicano i dati dei propri ospiti ai Mossos d’Esquadra o all’Ertzaintza, non a SES Hospedajes. BookCheckin automatizza oggi solo l’invio al SES Hospedajes nazionale; per le strutture in Catalogna o nei Paesi Baschi non offriamo questo invio regionale.
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