SES Hospedajes: cos’è, come iscriversi e adeguarsi nel 2026
SES Hospedajes è la piattaforma del Ministero dell’Interno spagnolo attraverso cui le strutture turistiche comunicano i dati dei propri ospiti. Ti spieghiamo cos’è, a chi si applica e come adeguarti senza sforzo.
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SES Hospedajes è la piattaforma del Ministero dell’Interno spagnolo attraverso cui tutte le strutture turistiche in Spagna comunicano i dati dei propri ospiti. Ha sostituito i vecchi sistemi Webpol e Hospederías ed è pienamente operativa dalla fine del 2024. La comunicazione deve essere effettuata entro un massimo di 24 ore dall’arrivo dell’ospite, ai sensi del Regio Decreto 933/2021.
Cos’è SES Hospedajes?
SES Hospedajes è la piattaforma digitale del Ministero dell’Interno spagnolo attraverso cui le strutture ricettive comunicano alle autorità i dati delle persone alloggiate.
Fa parte del sistema SES (Sistema de Entrada de Viajeros) e sostituisce i vecchi sistemi di comunicazione come Webpol e Hospederías. È pienamente operativa dalla fine del 2024.
L’obiettivo è centralizzare e digitalizzare la registrazione dei viaggiatori, finora gestita con moduli cartacei o sistemi frammentati.
Fonti ufficiali
- hospedajes.ses.mir.es— Portale ufficiale SES Hospedajes (Ministero dell’Interno)
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021— Testo consolidato nella Gazzetta Ufficiale spagnola (BOE)
- interior.gob.es— Ministero dell’Interno — informazioni istituzionali
Chi è obbligato a usare SES Hospedajes?
L’obbligo riguarda ogni struttura che svolge attività ricettiva, indipendentemente dalle dimensioni.
- ✓Hotel, ostelli e pensioni.
- ✓Appartamenti turistici e abitazioni a uso turistico.
- ✓Case rurali e strutture di turismo rurale.
- ✓Campeggi e aree attrezzate per il campeggio.
- ✓Piattaforme e gestori che intermediano la locazione di queste strutture.
Iscriversi: arrendador, struttura e le due credenziali
Prima di poter inviare qualsiasi comunicazione bisogna iscriversi sul portale ufficiale del Ministero dell’Interno, identificandoti con certificato digitale, DNI elettronico o Cl@ve (e, per firmare l’iscrizione, essendo abilitato a Cl@ve Firma o con autofirm@ installato). Iscrivi prima l’entità — l’arrendador, l’azienda o la persona titolare dell’attività, il soggetto obbligato —, che riceve un codice arrendador; poi iscrivi ogni struttura, ogni alloggio fisico, e ciascuna riceve il proprio codice. Entrambi i codici hanno 10 caratteri o meno e non vanno confusi con il numero di registrazione turistica regionale (VT, VFT…).
Al termine disponi di due credenziali distinte: quelle di accesso all’applicazione (il tuo numero di documento) e quelle del servizio web, gestite per entità in «Servicio de comunicación» → «Credenciales» — scegliendo l’entità se ne gestisci più di una —, la cui password non viene mai mostrata, solo cambiata. La nostra guida passo dopo passo percorre ogni schermata di questo processo.
Risorse correlate
- Come iscriversi a SES Hospedajes passo dopo passo— Il percorso completo dell’iscrizione, schermata per schermata
- Arrendador, struttura e un unico account per più proprietà— Il codice arrendador, il codice struttura e come si organizzano più alloggi
- Certificato digitale e Cl@ve: accesso ed errori di login— Gli errori di accesso più comuni e perché l’errore 401 non deriva quasi mai dal certificato
Quali dati inviare ed entro quale termine
Per ciascun ospite è necessario comunicare un ampio insieme di dati: identificazione (nome, cognomi, tipo e numero di documento), data di nascita, nazionalità, sesso, dati di contatto e residenza, oltre a informazioni sulla prenotazione, le date e il pagamento.
Devono essere registrati anche i dati dei minori, compresi quelli sotto i 14 anni, indicando il loro grado di parentela con l’adulto responsabile.
La comunicazione deve essere effettuata entro un massimo di 24 ore dall’arrivo dell’ospite (check-in).
| Documento | Chi lo usa | Si invia il numero di supporto? |
|---|---|---|
| DNI | Cittadini spagnoli | Sì |
| NIE / TIE | Stranieri residenti in Spagna | Sì |
| Carta d’identità nazionale di un altro Paese UE | Cittadini UE | No |
| Passaporto | Qualsiasi nazionalità | No |
Il numero di supporto è composto da tre lettere e sei cifre sul DNI e da una «E» seguita da otto cifre sul NIE. Non si invia mai con il passaporto.
Come mettersi in regola con SES Hospedajes senza sforzo
Effettuare questo invio manualmente, ospite per ospite, richiede ore e apre la porta a errori. BookCheckin automatizza l’intero processo dall’inizio alla fine.
L’ospite completa il check-in online prima dell’arrivo: scansiona il proprio documento, verifica i dati e firma. BookCheckin convalida le informazioni e le invia a SES Hospedajes entro il termine di legge, conservando la ricevuta.
I casi che generano più dubbi: minori, stranieri, termini ed errori
Il funzionamento generale di SES Hospedajes è semplice, ma la maggior parte dei dubbi reali riguarda casi specifici: come registrare un minore, quale documento è valido per un ospite straniero, cosa fare se si supera il termine di 24 ore o come correggere una scheda già inviata. Trattiamo ciascun caso in dettaglio nella sua guida dedicata:
| Tipo di infrazione | Importo | Caso tipico |
|---|---|---|
| Lieve | Da 100 a 600 € | Inviare la comunicazione oltre il termine di 24 ore |
| Grave | Da 601 a 30.000 € | Non comunicare il soggiorno |
Importi previsti dalla Legge Organica 4/2015. La qualificazione concreta spetta all’autorità sanzionatoria: un invio tardivo rientra di norma nell’infrazione lieve; non comunicare il soggiorno può essere grave.
Risorse correlate
- Registrazione dei minori in SES Hospedajes— La regola dei 14 anni e il campo del grado di parentela, obbligatorio e frequente motivo di rifiuto
- Ospiti stranieri: passaporto, NIE e carta d’identità— Quale documento è valido per ciascuna nazionalità e quando inviare il numero di supporto
- Comunicazione di viaggiatori fuori termine— Cosa succede se si supera il termine di 24 ore: infrazione lieve o grave
- Annullare o correggere una scheda già inviata— Perché non esiste un pulsante «modifica» e come correggere un dato annullando il lotto
- Certificato digitale e Cl@ve: accesso ed errori di login— Come accedere al portale e perché l’errore 401 quasi mai dipende dal certificato
- Registrazione dei viaggiatori in Catalogna e nei Paesi Baschi— Perché queste due regioni non usano SES Hospedajes
- Scheda del viaggiatore o comunicazione di prenotazione— I due tipi di comunicazione di SES e quale va in ciascun momento
Come inviare la scheda di notifica a SES Hospedajes, passo dopo passo
Procedura per inviare i dati degli ospiti a SES Hospedajes entro il termine di legge di 24 ore.
- 1
Apri il portale SES Hospedajes
Vai su https://hospedajes.ses.mir.es da un browser. Il portale è il punto di accesso nazionale al sistema del Ministero dell’Interno.
- 2
Identificati con le tue credenziali di accesso all’applicazione
Accedi con il tuo nome utente personale — il tuo numero di documento — e la tua password dell’applicazione, ottenuta completando l’iscrizione come soggetto obbligato. Non sono le credenziali del servizio web: quelle servono solo a un sistema collegato che invia le comunicazioni in automatico.
- 3
Carica il lotto XML con i dati dei viaggiatori
Genera un file XML con i 21 dati obbligatori per ogni ospite e il campo soporteDocumento, oppure inseriscili manualmente nel modulo. Ogni invio raggruppato è chiamato lote.
- 4
Conferma l’invio del lotto
Convalida il contenuto del lotto e confermalo. Il sistema elabora i record e respinge quelli con dati incompleti o mal formattati, permettendoti di correggerli prima delle 24 ore.
- 5
Conserva il codice del lotto come ricevuta
Una volta accettato, SES Hospedajes restituisce un codice lotto (lote) univoco. Conservalo: è la prova legale che la comunicazione è stata presentata in tempo e assolve il tuo obbligo ai sensi del RD 933/2021.
Domande frequenti
SES Hospedajes è obbligatorio?+
Sì. Tutte le strutture ricettive in Spagna sono tenute a comunicare i dati dei propri ospiti tramite il sistema SES del Ministero dell’Interno.
Che fine hanno fatto Webpol e Hospederías?+
I vecchi sistemi Webpol e Hospederías sono stati sostituiti dalla piattaforma SES Hospedajes, che centralizza la comunicazione dei viaggiatori a livello nazionale.
Quanto tempo ho per inviare i dati?+
La comunicazione deve avvenire entro 24 ore dall’arrivo dell’ospite. Con BookCheckin l’invio è automatico e avviene in pochi secondi.
Bisogna registrare anche i minori?+
Sì. Devono essere comunicati anche i dati dei minori, compresi quelli sotto i 14 anni, indicando il loro grado di parentela con l’adulto responsabile.
Cosa succede se invio la scheda fuori termine?+
Un invio tardivo è già un’inadempienza, che di norma rientra nell’infrazione lieve (da 100 a 600 €). In ogni caso, inviarla in ritardo è meglio che non inviarla affatto: non comunicare il soggiorno può essere classificato come infrazione grave (da 601 a 30.000 €), ai sensi della Legge Organica 4/2015.
Si può correggere o annullare una scheda già inviata?+
SES Hospedajes non prevede la funzione «modifica» per una comunicazione già presentata. Per correggere un dato occorre annullare il lotto (con il codice restituito dal sistema al momento dell’accettazione) e ricomunicare l’intero soggiorno con i dati corretti.
Quale documento è valido per un ospite straniero?+
Il passaporto è valido per qualsiasi nazionalità. Uno straniero residente in Spagna si identifica con il proprio NIE/TIE, e un cittadino UE può usare anche la propria carta d’identità nazionale. Il numero di supporto (tre lettere e sei cifre sul DNI; una «E» seguita da otto cifre sul NIE) si invia solo con DNI e NIE, mai con il passaporto.
Posso conservare una copia del documento d’identità o del passaporto dell’ospite?+
No. Da giugno 2025 l’AEPD (l’autorità spagnola per la protezione dei dati) ha chiarito che non è consentito conservare una copia del documento — né fotocopia, né scansione, né foto. La legge impone di raccogliere i dati dell’Allegato I, non un’immagine del documento.
Come si accede al portale di SES Hospedajes?+
Con un mezzo di identificazione elettronica: certificato digitale della FNMT, DNI elettronico o Cl@ve. È diverso dalle credenziali del servizio web (nome utente e password) che l’arrendador usa per inviare le schede da un sistema collegato, gestite per entità in «Servicio de comunicación» → «Credenciales», non per struttura.
SES Hospedajes si applica anche in Catalogna e nei Paesi Baschi?+
No. Queste due regioni hanno una propria polizia, e le strutture ricettive comunicano i dati dei propri ospiti ai Mossos d’Esquadra o all’Ertzaintza, non a SES Hospedajes. BookCheckin invia automaticamente al SES Hospedajes nazionale e copre la Catalogna in un altro modo: salvi sulla proprietà l’identificativo che i Mossos hanno assegnato alla tua struttura e BookCheckin prepara il file dei viaggiatori nel loro formato ufficiale, che carichi tu su registreviatgers.mossos.gencat.cat. Per i Paesi Baschi, con l’Ertzaintza, vale lo stesso: salvi sulla proprietà il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e BookCheckin prepara il file XML per il suo Registro Hostelero, che carichi tu sul portale dell’Ertzaintza.
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