Il libro registro de viajeros: dal libro cartaceo al registro informatico
Il Regio Decreto 933/2021 ha cambiato il modo di registrare gli ospiti in Spagna: il libro-registro (il libro di registro) descritto dall’Orden INT/1922/2003 ha lasciato il posto a un registro informatico e a una comunicazione telematica entro 24 ore. Ti spieghiamo cosa resta in vigore, cosa no e cosa fare oggi.
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L’obbligo di registrare i viaggiatori esiste ancora, ma non ha più la forma di un libro. Il Regio Decreto 933/2021 impone di tenere un registro informatico (registro informático) con i dati dell’allegato I e di conservarlo per tre anni (artt. 5.1 e 5.3), e sposta la comunicazione su un invio telematico entro un massimo di 24 ore (art. 6.3 e 6.4) che, nella maggior parte della Spagna, si effettua a SES Hospedajes. L’Orden INT/1922/2003 (ordinanza ministeriale), la norma sui libros-registro e sulle hojas-registro (i fogli di registro), non è stata abrogata in modo espresso: la disposizione abrogativa unica del decreto mantiene in vigore tale ordinanza «en lo que no contravenga» il decreto (cioè nella misura in cui non lo contraddice) e finché non saranno emanate le norme di sviluppo del decreto.
Cos’era il libro registro de viajeros?
Il libro registro de viajeros (il registro dei viaggiatori) era, letteralmente, un libro. L’Orden INT/1922/2003 lo descriveva come l’insieme dei partes de entrada (schede d’ingresso) già compilati e firmati: una volta compilato e firmato il modulo, esso «quedará en el establecimiento a efectos de confección de un libro-registro en formato impreso o digital», cioè resta nella struttura per formare un libro di registro, cartaceo o digitale. I libri cartacei venivano ordinati in modo correlativo, con un minimo di 100 fogli e un massimo di 500.
Quel libro non veniva inviato da nessuna parte: restava nella struttura, a disposizione delle forze di sicurezza (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad), che potevano chiedere di vederlo in qualsiasi momento. Ciò che usciva invece dalla struttura erano le informazioni delle hojas-registro, che andavano comunicate al commissariato di Polizia (comisaría de Policía) o, in mancanza, al posto della Guardia Civil entro le ventiquattro ore successive all’inizio dell’alloggio di ciascun viaggiatore.
- ✓I partes de entrada seguivano il modello dell’allegato dell’ordinanza ed erano generati dalla struttura stessa.
- ✓Potevano essere compilati a mano o al computer, ma il viaggiatore doveva firmarli «de manera inexcusable» (senza eccezioni), su carta o in formato digitale.
- ✓I libros-registro si conservavano per tre anni dall’ultimo foglio che li componeva, o dalla data di registrazione quando erano tenuti con mezzi digitali.
- ✓Le vie di comunicazione erano quattro: consegna a mano o invio postale all’ufficio di polizia, fax, supporti magnetici e trasmissione di file via internet.
- ✓Comunicare le informazioni non esonerava da «la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente» (l’obbligo di compilare la scheda, di farla firmare all’ospite e di redigere il libro-registro corrispondente).
Fonti ufficiali
- BOE-A-2003-13865 — Orden INT/1922/2003, del 3 luglio— Testo consolidato: libros-registro e partes de entrada de viajeros
Il libro registro esiste ancora dopo il RD 933/2021?
L’obbligo resta; il libro, no. Il Regio Decreto 933/2021 non menziona alcun «libro»: il suo articolo 5.1 obbliga i soggetti tenuti a gestire un registro informatico con i dati degli allegati I e II, e il suo articolo 5.3 stabilisce che tali dati siano conservati per tre anni dalla conclusione del servizio contrattato.
Neppure l’Orden INT/1922/2003 è stata abrogata in modo espresso. La disposizione abrogativa unica del decreto stabilisce che, «en tanto no se produzca el desarrollo de este real decreto» (finché questo regio decreto non sarà sviluppato), tale ordinanza «mantendrá su vigencia en lo que no contravenga su contenido» (manterrà la propria vigenza nella misura in cui non contraddice il contenuto del decreto), e la disposizione transitoria unica ripete l’idea per le altre norme interessate. Il testo consolidato dell’ordinanza sul BOE riporta questo avviso dal 27 ottobre 2021.
In altre parole: registrare non ha smesso di essere obbligatorio, si è informatizzato. Ciò che è rimasto indietro è il libro cartaceo come modo normale di adempiere — l’ordinanza stessa ammetteva già il formato digitale dopo la riforma del 2021 — e, soprattutto, il circuito di portare le informazioni al commissariato.
| Orden INT/1922/2003 | RD 933/2021 | |
|---|---|---|
| Come si chiama | Libro-registro, formato da hojas-registro | Registro informatico (art. 5.1) |
| Supporto | Cartaceo o digitale (apartado segundo.3) | Informatico (art. 5.1) |
| Firma del viaggiatore | Imprescindibile, su carta o in formato digitale | Parte de entrada firmato da ogni persona maggiore di quattordici anni (art. 4.2) |
| A chi si comunica | Commissariato di Polizia o posto della Guardia Civil | Autorità competenti, con procedure telematiche (art. 6.4) |
| Quando si comunica | Entro le 24 ore successive all’inizio dell’alloggio | Immediatamente e comunque entro 24 ore, alla prenotazione o alla formalizzazione del contratto o alla sua cancellazione, e all’inizio dei servizi (art. 6.3) |
| Quanto si conserva | Tre anni dall’ultimo foglio o dalla registrazione | Tre anni dalla conclusione del servizio contrattato (art. 5.3) |
L’ordinanza del 2003 non è abrogata in modo espresso: mantiene la propria vigenza nella misura in cui non contraddice il regio decreto («en lo que no contravenga») e finché non saranno emanate le norme di sviluppo del decreto.
Fonti ufficiali
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021, del 26 ottobre— Testo consolidato: articoli da 4 a 8 e disposizione abrogativa unica
Cosa deve fare oggi una struttura?
Conviene distinguere tre obblighi che si confondono di continuo: comunicare chi sei prima di iniziare, registrare i dati di ogni soggiorno e comunicare quei dati nei termini.
- ✓Prima di iniziare l’attività, comunicare i dati del locatore e della struttura (punti 1 e 2 dell’allegato I). Se uno dei due cambia, va comunicato di nuovo (art. 6.1 e 6.2).
- ✓Raccogliere da ogni viaggiatore i dati del punto 3 dell’allegato I e la scheda d’ingresso (parte de entrada), che firma ogni persona maggiore di quattordici anni; per i minori di quattordici anni i dati li fornisce l’adulto che li accompagna (art. 4.2).
- ✓Tenere il registro informatico con quei dati e con quelli della transazione, e conservarlo per tre anni (artt. 5.1 e 5.3).
- ✓Trasmettere i dati dei viaggiatori e della transazione immediatamente e comunque entro 24 ore, per via telematica (art. 6.3 e 6.4). Nella maggior parte della Spagna questo invio si effettua a SES Hospedajes.
- ✓Le strutture che esercitano l’attività in modo non professionale sono esentate dagli obblighi di registrazione e conservazione dell’articolo 5, ma non da quelli di comunicazione, e possono comunicare con mezzi non telematici (artt. 5.4 e 6.4).
Fonti ufficiali
- hospedajes.ses.mir.es— Portale ufficiale SES Hospedajes (Ministerio del Interior)
Libro registro, hoja de registro, parte de entrada, parte de viajeros: è tutto lo stesso?
Sono quattro nomi per tre cose diverse, e la confusione nasce dal fatto che le norme hanno cambiato vocabolario senza che il settore cambiasse abitudini.
| Termine | Cos’è | Da dove viene il nome |
|---|---|---|
| Parte de entrada (scheda d’ingresso) | Il documento con i dati di un viaggiatore, che questi firma se ha più di quattordici anni | È il termine del RD 933/2021 (art. 4) e intitola il modello dell’allegato dell’Orden INT/1922/2003 |
| Hoja-registro (o «hoja de registro»; il foglio di registro) | Quello stesso documento una volta compilato | L’allegato dell’ordinanza del 2003 intitola il proprio modello «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», e il suo apartado tercero parla di comunicare «la información contenida en las hojas-registro» |
| Libro registro de viajeros (il registro dei viaggiatori) | L’insieme ordinato di quei fogli, cartaceo o digitale, che resta nella struttura | Apartado segundo dell’ordinanza del 2003; il RD 933/2021 lo sostituisce con il registro informatico dell’art. 5.1 |
| Parte de viajeros (scheda del viaggiatore) | Il nome comune della comunicazione dei dati del viaggiatore alle autorità | È come lo si chiama nel settore; nell’interfaccia tecnica del Ministero quel tipo di comunicazione è identificato come «PV» |
Nessuna delle due norme scrive «hoja de registro» così com’è: il testo di legge dice «hoja-registro», con il trattino. E le «hojas de servicios» dell’articolo 4 del RD 933/2021 non riguardano l’alloggio, ma il noleggio di veicoli.
Risorse correlate
- Cos’è la scheda del viaggiatore e come si compila— La guida alla comunicazione in sé, passo dopo passo
- Il Regio Decreto 933/2021 spiegato— A chi si applica, quali obblighi impone e quali sanzioni prevede
Un Excel vale come libro registro de viajeros?
Il RD 933/2021 richiede un registro informatico con i dati dell’allegato I e non nomina alcun programma né alcun formato di file concreto; il suo articolo 5.2 rinvia a «los términos que se determinen» (i termini che verranno determinati). L’Orden INT/1922/2003, in vigore nella misura in cui non contraddice il regio decreto, pone in effetti due condizioni al libro-registro in formato digitale: che sia compatibile con i mezzi elettronici delle forze di sicurezza (Fuerzas y Cuerpos de Seguridad) e che consenta «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos» (un trattamento sicuro che garantisca l’affidabilità dei dati).
Stando così le cose, un foglio di calcolo non è né vietato né espressamente ammesso. Ciò che è certo è quello che un Excel non fa: non comunica nulla. Registrare (art. 5) e comunicare (art. 6) sono due obblighi distinti, e l’ordinanza del 2003 lo diceva già nella direzione opposta — usare uno qualsiasi dei sistemi di comunicazione non esonerava dal redigere il libro-registro. Oggi la frase si legge al contrario: tenere il foglio di calcolo non sostituisce l’invio telematico.
E c’è una terza considerazione, che non riguarda la sicurezza cittadina ma la protezione dei dati: in quel foglio ci sono numeri di documento d’identità, date di nascita e indirizzi. Dove si conserva il file e chi può aprirlo è una decisione a sé.
- ✓Se cercavi un «formato de registro de huéspedes» (un formato di registro degli ospiti), ciò che di solito manca non è il foglio ma i campi: l’elenco completo è nell’allegato I del RD 933/2021.
- ✓Dal pannello di BookCheckin puoi esportare il registro completo in CSV o in Excel e scaricare in PDF la scheda di ogni soggiorno.
Risorse correlate
- Modello della scheda del viaggiatore (PDF e Word)— Modello gratuito con i campi dell’allegato I, con un account gratuito
- Cosa richiede il GDPR per i dati dei tuoi ospiti— Dove conservare i documenti e per quanto tempo
E in Catalogna e nei Paesi Baschi?
L’obbligo di registrare e di comunicare esiste allo stesso modo, ma cambia la destinazione dell’invio: in Catalogna la scheda va al registro dei Mossos d’Esquadra e nei Paesi Baschi a quello dell’Ertzaintza, non a SES Hospedajes. La stessa Orden INT/1922/2003 riservava già, nella sua disposizione aggiuntiva unica, le competenze che le comunità autonome hanno riconosciute in materia.
BookCheckin copre SES Hospedajes, il registro dei Mossos d’Esquadra e il Registro Hostelero dell’Ertzaintza, in modo diverso in ciascun caso: l’invio a SES Hospedajes è automatico, mentre in Catalogna — dove i Mossos non offrono alcuna via di invio automatico — BookCheckin prepara il file dei viaggiatori nel loro formato ufficiale, una volta salvato sulla struttura il tuo identificativo, e sei tu a caricarlo sul portale dei Mossos. Nei Paesi Baschi, con l’Ertzaintza, funziona come in Catalogna: una volta salvato sulla struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza, BookCheckin prepara il file XML per il suo Registro Hostelero e lo carichi tu sul loro portale. BookCheckin non accede mai a quel portale e non conserva alcuna credenziale dell’Ertzaintza.
Risorse correlate
- Cosa cambia in Catalogna— Il Registre de viatgers dei Mossos d’Esquadra
- Cosa cambia nei Paesi Baschi— Il Registro Hostelero dell’Ertzaintza
- Come preparare il file per i Mossos— Manuale passo dopo passo della modalità Mossos
Come tenere oggi il registro dei viaggiatori, passo dopo passo
I cinque passi con cui una struttura in Spagna adempie oggi agli obblighi di registrazione e comunicazione che hanno sostituito il libro registro de viajeros.
- 1
Comunica i dati preliminari all’attività
Prima di iniziare, comunica i dati del locatore e della struttura, che sono i punti 1 e 2 dell’allegato I del RD 933/2021. Se uno dei due cambia, occorre una nuova comunicazione (art. 6.1 e 6.2).
- 2
Raccogli i dati di ogni viaggiatore
Identificazione, data di nascita, nazionalità, residenza abituale, contatto e, quando viaggia un minore, il rapporto di parentela. La scheda d’ingresso (parte de entrada) la firma ogni persona maggiore di quattordici anni; per i minori di quattordici anni i dati li fornisce l’adulto che li accompagna (art. 4.2).
- 3
Conserva il registro informatico
Tieni un registro informatico con quei dati e con quelli della transazione. Non deve avere la forma di un libro né di nient’altro in particolare: l’articolo 5.1 richiede solo che sia informatico e che contenga i dati dell’allegato.
- 4
Comunica in meno di 24 ore
Trasmetti i dati dei viaggiatori e della transazione immediatamente e comunque entro 24 ore, per via telematica (art. 6.3 e 6.4). Nella maggior parte della Spagna, a SES Hospedajes; in Catalogna e nei Paesi Baschi, al registro regionale corrispondente.
- 5
Conservalo per tre anni
I dati del registro informatico si conservano per tre anni dalla conclusione del servizio o della prestazione contrattati (art. 5.3).
Domande frequenti
Il libro registro de viajeros è ancora obbligatorio?+
L’obbligo di registrare esiste ancora; ciò che è cambiato è la sua forma. L’articolo 5.1 del RD 933/2021 impone un registro informatico con i dati degli allegati I e II, e il 5.3 di conservarli per tre anni dalla conclusione del servizio contrattato. L’Orden INT/1922/2003, che regolava il libro-registro, non è stata abrogata in modo espresso: resta in vigore «en lo que no contravenga» il regio decreto (nella misura in cui non lo contraddice) e finché non saranno emanate le norme di sviluppo del decreto.
Bisogna comprare un libro de registro de viajeros?+
Nessuna delle due norme obbliga ad acquistare alcunché. L’Orden INT/1922/2003 descrive un libro-registro che la struttura stessa redige con le proprie schede d’ingresso già compilate e firmate, e ammette espressamente il formato digitale oltre a quello cartaceo. Il RD 933/2021 va oltre e parla direttamente di un registro informatico. Se ti offrono un libro come requisito di legge, conviene chiedere il riferimento normativo preciso.
Cos’è la hoja de registro de viajeros?+
È il nome che l’Orden INT/1922/2003 dà a ciascuna scheda d’ingresso una volta compilata: il suo allegato intitola il modello «parte de entrada de viajeros — hoja-registro», e il suo apartado tercero parla di comunicare «la información contenida en las hojas-registro». Il libro-registro non era altro che l’insieme ordinato di quei fogli. Il RD 933/2021 non usa più quella parola: parla di partes de entrada (art. 4) e di un registro informatico (art. 5).
Il libro registro de viajeros si può tenere in digitale?+
Sì. L’Orden INT/1922/2003 ammette il libro-registro «en formato impreso o digital» e richiede che quello digitale sia compatibile con i mezzi elettronici delle forze di sicurezza e consenta «un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos» (un trattamento sicuro che garantisca l’affidabilità dei dati). Il RD 933/2021 richiede direttamente che il registro sia informatico (art. 5.1).
Un Excel vale come registro degli ospiti di un hotel?+
La norma non nomina alcun programma né formato di file: l’articolo 5.1 del RD 933/2021 richiede un registro informatico con i dati dell’allegato I e il 5.2 rinvia a «los términos que se determinen» (i termini che verranno determinati). Quindi un foglio di calcolo non è né vietato né espressamente ammesso. Ciò che è certo è che non comunica nulla: registrare (art. 5) e comunicare (art. 6) sono obblighi distinti, e l’invio telematico va fatto comunque.
Per quanto tempo si deve conservare il registro dei viaggiatori?+
Tre anni. L’articolo 5.3 del RD 933/2021 li conta dalla conclusione del servizio o della prestazione contrattati. L’ordinanza del 2003 fissava lo stesso termine per i libros-registro, contato dall’ultimo foglio che li componeva o dalla data di registrazione quando erano conservati con mezzi digitali.
Cosa succede se non tengo il registro?+
L’articolo 8.2.a) del RD 933/2021 qualifica la mancanza dei registri documentali come infrazione grave in relazione all’articolo 36.20 della Legge Organica 4/2015, e l’8.3.a) tratta le irregolarità o carenze nella loro compilazione come infrazione lieve. Gli importi li fissa quella legge organica: da 100 a 600 € per le lievi e da 601 a 30.000 € per le gravi. Omettere le comunicazioni obbligatorie è anch’essa un’infrazione grave (art. 8.2.b) e farle fuori termine, lieve (art. 8.3.b). La qualificazione concreta la decide l’autorità sanzionatoria.
Il registro dei viaggiatori va alla Polizia o alla Guardia Civil?+
Quello era il vecchio circuito. L’Orden INT/1922/2003 imponeva di comunicare le informazioni delle hojas-registro al commissariato di Polizia o, in mancanza, al posto della Guardia Civil, con quattro vie possibili: consegna a mano o invio postale, fax, supporti magnetici e trasmissione di file via internet. Il RD 933/2021 sostituisce tutto questo con una comunicazione telematica alle autorità competenti (art. 6.4) che, nella maggior parte della Spagna, avviene tramite SES Hospedajes.
Anche le strutture non professionali devono tenere il registro?+
No. L’articolo 5.4 del RD 933/2021 esenta dagli obblighi di registrazione documentale e conservazione chi svolge l’attività di alloggio in modo non professionale, ma lo lascia soggetto agli obblighi di comunicazione dell’articolo 6. Inoltre, l’articolo 6.4 consente loro di effettuare tali comunicazioni con mezzi non telematici, secondo la procedura che sarà determinata.
Tenere il registro sostituisce la comunicazione della scheda?+
No, e non l’ha mai fatto. L’ordinanza del 2003 lo diceva a chiare lettere nella direzione opposta: usare uno qualsiasi dei sistemi di comunicazione «no exime de la obligación de cumplimentar el parte, de su firma por el alojado y de la confección del libro-registro correspondiente» (non esonera dal compilare la scheda, dal farla firmare all’ospite e dal redigere il libro-registro corrispondente). Oggi restano due obblighi separati: registrare (art. 5) e comunicare (art. 6).
E il «libro registro» di cui si parla nel contesto della LOTT?+
È un’altra cosa. La LOTT è la Ley 16/1987, del 30 luglio, di Ordenación de los Transportes Terrestres (ordinamento dei trasporti terrestri), e regola il trasporto terrestre, non l’alloggio. Il registro dei viaggiatori di una struttura si trova nel RD 933/2021 e, nella misura in cui non lo contraddice, nell’Orden INT/1922/2003.
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