Registro dei viaggiatori in Catalogna: il file per i Mossos d'Esquadra

Le strutture della Catalogna comunicano il proprio registro dei viaggiatori ai Mossos d'Esquadra, attraverso il portale della Generalitat, e non al sistema nazionale SES Hospedajes. Per queste strutture, quindi, BookCheckin non effettua alcun invio automatico: prepara un file di testo (.txt) nel formato ufficiale dei Mossos, tu lo scarichi e lo carichi sul portale con le tue credenziali, e poi annoti in BookCheckin di averlo fatto. Il resto del percorso — il link di check-in, la scansione del documento, la firma, la dashboard — resta quello di sempre.

Questo file copre soltanto la comunicazione di arrivo: se la tua situazione richiede anche una comunicazione al momento della prenotazione, quella resta una tua responsabilità e non rientra in ciò che BookCheckin prepara.

Sei tu ad attivare questa modalità, nella scheda Legale della struttura, dentro la scheda dei Mossos: salva prima l'identificativo della struttura e poi premi «Passa alla comunicazione ai Mossos d'Esquadra…». Prima del passaggio ti chiediamo di spuntare una casella con cui confermi che la tua struttura è già registrata presso i Mossos (modulo PI-15) e che quell'identificativo è quello che ti hanno assegnato: BookCheckin non ha modo di verificarlo al posto tuo. Se preferisci che lo guardiamo insieme, scrivici e lo facciamo con te.

Un punto importante fin dall’inizio: BookCheckin non entra mai nel portale dei Mossos, non ti chiede mai il nome utente né la password del portale e non può sapere se un file è stato caricato o no. Sa soltanto quello che gli dici tu. Questo manuale è, soprattutto, la routine che fa sì che questo sia sempre vero.

Apri la struttura ed entra nella scheda Legale. Sotto le schede dei codici e delle credenziali di SES trovi la scheda «Comunicazione ai Mossos d'Esquadra (Catalogna)». Le schede di SES restano lì, ma per questa struttura non servono: una nota lo segnala e «Testa connessione» non produrrà alcun risultato utile.

L'unico dato che la scheda ti chiede è l'«Identificativo della struttura presso i Mossos»: il codice di 9 o 10 caratteri (lettere e numeri) che i Mossos d'Esquadra hanno assegnato alla tua struttura al momento della registrazione con il modulo PI-15. Quell'identificativo dà il nome a ogni file e compare al suo interno, perciò finché non risulta salvato non si possono creare link di check-in per la struttura né preparare alcun file — la scheda Info te lo ricorda con un avviso ambrato.

Attenzione a due confusioni frequenti. Non è il tuo codice struttura di SES Hospedajes: si assomigliano, ma sono registrazioni diverse, e il portale dei Mossos rifiuterà un file con il codice sbagliato. E non è una password: BookCheckin non conserva alcuna credenziale del portale, solo questo identificativo della tua struttura.

Dentro la scheda, una riga riassume la coda: «N ospiti pronti · N bloccati · N non ancora arrivati». Un ospite entra in coda quando ha un nome in BookCheckin — perché ha completato il suo check-in o perché lo hai inserito a mano — e compare come «pronto» il giorno stesso del suo arrivo. Prima di quella data conta come «non ancora arrivato», perché una coda vuota non venga letta come «non c’è niente da fare». Per impostazione predefinita la coda guarda gli arrivi degli ultimi 30 giorni.

Un ospite la cui data di arrivo è già passata e che non è ancora in nessun file viene contrassegnato come «fuori termine». È quello da risolvere oggi.

L'elenco «Bloccati — il portale li rifiuterebbe» raccoglie gli ospiti a cui manca qualcosa che il file ufficiale richiede, con il motivo scritto accanto a ciascuno. BookCheckin non compila nulla di propria iniziativa e non taglia dati per farli entrare: preferisce bloccare piuttosto che inventare. I motivi più frequenti: manca il nome, il primo cognome o la data di nascita; un ospite di 14 anni o più senza documento d'identità; un DNI senza secondo cognome; un DNI o un NIE senza numero di supporto (3 lettere e 6 cifre sul DNI, la lettera E e 8 cifre sul NIE/TIE); né telefono né e-mail; un minore di 18 anni senza il rapporto di parentela con l'adulto responsabile quando nella prenotazione c'è un adulto (18 anni o più); nessun indirizzo di residenza, o un paese non riconosciuto; un codice postale spagnolo che non ha 5 cifre, o un comune che quel codice postale da solo non identifica; un indirizzo estero senza città.

Per sbloccare un ospite, premi il suo nome: ti porta alla sua prenotazione in Registrazioni di check-in, dove puoi correggere il dato o chiedergli di completarlo. Appena il dato è a posto, l’ospite passa tra i «pronti» al caricamento successivo della scheda.

Con almeno un ospite pronto, premi «Genera il file per i Mossos (.txt)». BookCheckin costruisce il file con tutti gli ospiti pronti in quel momento — mai con i bloccati — e il download parte subito. Il nome del file è il tuo identificativo, un punto e un numero di tre cifre: per esempio 08043AAR02.017.txt. La numerazione parte da 001 e, arrivata a 999, ricomincia; è il formato che il portale richiede.

Se al momento di generare un ospite non è più valido (perché qualcuno ne ha modificato i dati nel frattempo, per esempio), non viene generato nulla: la scheda ti mostra l’elenco aggiornato dei bloccati, così lo correggi e riprovi.

Ogni file generato resta elencato sotto «File dei Mossos generati», con il suo nome, quanti ospiti contiene e il suo stato — all’inizio, «Pronto per il download». Da lì puoi riscaricarlo tutte le volte che ti serve. Quell’elenco è il tuo registro: il portale dei Mossos non conserva uno storico di ciò che gli hai caricato, quindi questo elenco e le ricevute che scarichi dal portale sono l’unica cosa che documenta le tue comunicazioni.

Accedi con le tue credenziali al portale dei Mossos per il registro degli ospiti (registreviatgers.mossos.gencat.cat). La prima volta, verifica che la tua struttura sia configurata per l'invio tramite file: in «Mantenimiento de establecimientos» → «Datos establecimientos», il tipo di invio deve essere «Archivos masivos de viajeros». Da lì in poi, ogni volta che accedi il portale ti aprirà direttamente la schermata di invio dei file.

In quella schermata premi «Elige un fichero», seleziona il .txt che hai appena scaricato e premi «Aceptar». Il portale controlla il formato: se qualcosa non è valido ti mostra l’elenco degli errori; se è tutto a posto vedrai «Operación realizada con éxito» e l’opzione «Descargar comprobante de envío».

Scarica quella ricevuta e conservala con la tua documentazione. Il manuale stesso dei Mossos avverte che la ricevuta non ha valore di registro, e nemmeno il portale conserva uno storico di ciò che gli hai inviato né ti restituirà poi i dati dei tuoi ospiti: per questo la ricevuta e l’elenco dei file di BookCheckin sono l’unica cosa che ti resta per documentare di aver comunicato in tempo — e la documentazione va conservata per tre anni.

Ricorda che ogni file deve contenere solo ospiti che non hai già comunicato. BookCheckin se ne occupa già: un ospite che è in un file non torna a comparire nella coda, a meno che tu non scarti quel file.

Torna alla scheda e, sul file che hai appena caricato, premi «Segna come caricato sul portale dei Mossos». BookCheckin ti chiede conferma, e il testo lo dice chiaramente: confermalo solo quando il portale ha accettato il file, perché BookCheckin non comunica con il portale e non può verificarlo. Alla conferma il file passa a «Caricato dall’host», con la data e l’ora della tua conferma, e i suoi ospiti contano come comunicati nei tuoi report.

Se il portale ha rifiutato il file — o se lo hai generato per errore — premi «Scarta…». Puoi scrivere il motivo (per esempio: «il portale lo ha rifiutato: il numero di documento di un ospite era sbagliato»). Alla conferma, tutti gli ospiti di quel file tornano in coda, così correggi ciò che non va e generi un file nuovo. Il file scartato resta nell’elenco, barrato, come traccia; non si può più scaricare, perché nessuno carichi per errore ospiti che finiranno in un altro file.

Anche scartare un file che avevi già segnato come caricato è possibile — per esempio se ti accorgi di averlo confermato per sbaglio — ma allora il motivo è obbligatorio: quella nota sarà l’unica traccia che resterà di un file che, stando a quanto hai dichiarato, è arrivato al portale.

Registrazioni di check-in continua a mostrare tutte le prenotazioni della struttura con i dati di ogni ospite, ed è lì che correggi ciò che la coda segnala come bloccato. Quello che non mostra è lo stato del file dei Mossos: il suo percorso di invio descrive il processo di SES Hospedajes, quindi per questi ospiti si ferma al primo passaggio, senza «Convalidato» né «Accettato». Non è un errore: la verità su ogni ospite sta nella scheda dei Mossos e nei Report.

Per lo stesso motivo i pulsanti «Riprova invio al Ministero», «Annulla invio» e «Reinvia la registrazione corretta» non si applicano a questa struttura: se li premi, BookCheckin rifiuta con un avviso che spiega che questa struttura comunica alla sua polizia regionale e non a SES.

C'è un'eccezione: gli ospiti già comunicati a SES Hospedajes prima che la struttura cambiasse modalità. Quelli non compaiono nella coda dei Mossos — inserirli in un file li registrerebbe due volte — e la scheda te lo segnala con il link «Vedili in Registrazioni di check-in». Restano registrazioni di SES, con le loro azioni di SES. Se uno di loro deve passare ai Mossos (per esempio perché hai annullato la sua comunicazione a SES), annulla prima e poi usa «Reinvia la registrazione corretta»: dato che la struttura ormai comunica ai Mossos, il reinvio non va a SES, ma lascia quegli ospiti nella coda della scheda.

Nei report di conformità la struttura compare con «Mossos d'Esquadra» sotto il suo nome e con un vocabolario tutto suo, diverso da quello di SES: l'indicatore della riga dice «N fuori termine», «N in attesa di caricamento» oppure «Tutti in file caricati». Aprendola vedrai quanti ospiti sono in attesa di un file, in un file generato o in file caricati, l'elenco dei file del periodo (compresi quelli scartati) e un link diretto «Apri il generatore di file →». Non c'è una percentuale «nei tempi»: non esiste alcuna data di presentazione che BookCheckin possa misurare, solo la tua conferma.

Ogni arrivo già passato con un ospite che non è in nessun file genera una voce in «Richiede la tua attenzione», con il testo «Arrivo passato, ospite non ancora in un file per l’autorità regionale». È lo stesso criterio del «fuori termine» della scheda, così report e coda non si contraddicono mai.

Nella dashboard principale, se tutte le tue strutture comunicano ai Mossos, l’elenco dei primi passi è adattato: il primo passaggio parla dell’identificativo del tuo registro di polizia regionale invece che delle credenziali di SES, e l’ultimo — caricare il tuo primo file di ospiti — si spunta da solo la prima volta che segni un file come caricato.