Gästeregistrierung in Katalonien: die Datei für die Mossos d'Esquadra

Unterkünfte in Katalonien melden ihr Gästeregister über das Portal der Generalitat an die Mossos d'Esquadra und nicht an das nationale System SES Hospedajes. Für diese Unterkünfte übermittelt BookCheckin deshalb nichts automatisch: Es erstellt eine Textdatei (.txt) im offiziellen Format der Mossos, Sie laden sie herunter und mit Ihrem eigenen Zugang im Portal hoch, und anschließend vermerken Sie in BookCheckin, dass Sie das getan haben. Der Rest des Ablaufs — der Check-in-Link, der Dokumentenscan, die Unterschrift, das Dashboard — bleibt unverändert.

Diese Datei deckt nur die Ankunftsmeldung ab: Verlangt Ihre Situation zusätzlich eine Meldung zum Zeitpunkt der Reservierung, bleibt diese Ihre eigene Verantwortung und gehört nicht zu dem, was BookCheckin vorbereitet.

Diesen Modus schalten Sie selbst ein, im Reiter „Rechtliches“ der Unterkunft, in der Mossos-Karte: Speichern Sie zuerst die Betriebskennung und klicken Sie dann auf „Auf Meldung an die Mossos d'Esquadra umstellen…“. Vor der Umstellung bitten wir Sie, ein Kästchen zu setzen, mit dem Sie bestätigen, dass Ihr Betrieb bereits bei den Mossos registriert ist (Formular PI-15) und dass diese Kennung die Ihnen zugeteilte ist: BookCheckin kann das nicht für Sie prüfen. Wenn Sie es lieber gemeinsam durchgehen möchten, schreiben Sie uns — wir machen es mit Ihnen.

Ein wichtiger Punkt gleich zu Beginn: BookCheckin meldet sich nie im Portal der Mossos an, fragt nie nach Ihrem Benutzernamen oder Passwort für das Portal und kann nicht wissen, ob eine Datei hochgeladen wurde oder nicht. Es weiß nur, was Sie ihm mitteilen. Diese Anleitung ist vor allem die Routine, die dafür sorgt, dass das immer stimmt.

Öffnen Sie die Unterkunft und gehen Sie in den Reiter „Rechtliches“. Unterhalb der Karten für die SES-Codes und -Zugangsdaten finden Sie die Karte „Meldung an die Mossos d'Esquadra (Katalonien)“. Die SES-Karten bleiben dort stehen, doch diese Unterkunft braucht sie nicht: Ein Hinweis sagt das, und „Verbindung testen“ bringt hier nichts.

Das Einzige, was die Karte von Ihnen verlangt, ist die „Mossos-Betriebskennung“: der 9- oder 10-stellige Code aus Buchstaben und Ziffern, den die Mossos d'Esquadra Ihrem Betrieb bei der Registrierung mit dem Formular PI-15 zugeteilt haben. Diese Kennung benennt jede Datei und steht auch in ihr — deshalb lassen sich für die Unterkunft erst dann Check-in-Links erstellen und Dateien vorbereiten, wenn sie hinterlegt ist; der Reiter „Info“ erinnert Sie mit einem bernsteinfarbenen Hinweis daran.

Achten Sie auf zwei häufige Verwechslungen. Es ist nicht Ihr Betriebscode von SES Hospedajes: Die beiden ähneln sich, sind aber verschiedene Registrierungen, und das Portal der Mossos weist eine Datei mit dem falschen Code zurück. Und es ist kein Passwort: BookCheckin speichert keinerlei Zugangsdaten des Portals, nur diese Kennung Ihres Betriebs.

In der Karte fasst eine Zeile die Warteschlange zusammen: „N Gäste bereit · N blockiert · N noch nicht angereist“. Ein Gast kommt in die Warteschlange, sobald er in BookCheckin einen Namen hat — weil er seinen Check-in ausgefüllt hat oder weil Sie ihn von Hand eingetragen haben — und erscheint am Tag seiner Ankunft als „bereit“. Vor diesem Datum zählt er als „noch nicht angereist“, damit eine leere Warteschlange nie als „nichts zu tun“ gelesen wird. Standardmäßig betrachtet die Warteschlange die Ankünfte der letzten 30 Tage.

Ein Gast, dessen Ankunftsdatum bereits vorbei ist und der noch in keiner Datei steht, wird als „überfällig“ markiert. Er ist der, den Sie heute erledigen sollten.

Die Liste „Blockiert — das Portal würde diese ablehnen“ enthält Gäste, denen etwas fehlt, was die offizielle Datei verlangt, mit dem Grund neben jedem Einzelnen. BookCheckin füllt nichts von sich aus aus und kürzt keine Angabe, damit sie passt: Es blockiert lieber, als zu erfinden. Die häufigsten Gründe: fehlender Vorname, fehlender erster Nachname oder fehlendes Geburtsdatum; ein Gast ab 14 Jahren ohne Ausweisdokument; ein DNI ohne zweiten Nachnamen; ein DNI oder NIE ohne Trägernummer (3 Buchstaben und 6 Ziffern beim DNI, der Buchstabe E und 8 Ziffern beim NIE/TIE); weder Telefonnummer noch E-Mail-Adresse; eine Person unter 18 ohne das Verwandtschaftsverhältnis zur verantwortlichen erwachsenen Person, wenn zur Buchung ein Erwachsener (18 Jahre oder älter) gehört; keine Wohnanschrift oder ein nicht erkanntes Land; eine spanische Postleitzahl ohne 5 Ziffern oder eine Gemeinde, die diese Postleitzahl allein nicht bestimmt; eine ausländische Adresse ohne Stadt.

Um einen Gast zu entsperren, klicken Sie auf seinen Namen: Das führt Sie zu seiner Reservierung in Check-in-Registrierungen, wo Sie die Angabe korrigieren oder ihn bitten können, sie zu ergänzen. Sobald die Angabe stimmt, rückt der Gast beim nächsten Laden der Karte zu den „bereiten“ auf.

Sobald mindestens ein Gast bereit ist, klicken Sie auf „Datei für die Mossos erzeugen (.txt)“. BookCheckin baut die Datei mit allen in diesem Moment bereiten Gästen — nie mit den blockierten — und der Download startet sofort. Der Dateiname besteht aus Ihrer Kennung, einem Punkt und einer dreistelligen Zahl: zum Beispiel 08043AAR02.017.txt. Die Nummerierung beginnt bei 001 und fängt nach 999 wieder von vorn an; so verlangt es das Portal.

Ist beim Erzeugen ein Gast nicht mehr gültig — etwa weil zwischenzeitlich jemand seine Daten bearbeitet hat —, wird nichts erzeugt: Die Karte zeigt Ihnen die aktualisierte Liste der Blockierten, damit Sie sie korrigieren und es erneut versuchen.

Jede erzeugte Datei erscheint unter „Erzeugte Mossos-Dateien“ mit ihrem Namen, der Zahl der enthaltenen Gäste und ihrem Status — anfangs „Zum Herunterladen bereit“. Von dort können Sie sie so oft erneut herunterladen, wie Sie möchten. Diese Liste ist Ihr Nachweis: Das Portal der Mossos führt keine Historie darüber, was Sie hochgeladen haben, weshalb diese Liste und die Bestätigungen, die Sie sich im Portal herunterladen, das Einzige sind, was Ihre Meldungen dokumentiert.

Melden Sie sich mit Ihrem eigenen Zugang im Gästeregister-Portal der Mossos an (registreviatgers.mossos.gencat.cat). Prüfen Sie beim ersten Mal, ob Ihr Betrieb für die Übermittlung per Datei eingerichtet ist: Unter „Mantenimiento de establecimientos“ → „Datos establecimientos“ muss als Übermittlungsart „Archivos masivos de viajeros“ eingestellt sein. Von da an öffnet Ihnen das Portal bei jeder Anmeldung direkt die Seite für den Dateiversand.

Klicken Sie dort auf „Elige un fichero“, wählen Sie die eben heruntergeladene .txt-Datei aus und klicken Sie auf „Aceptar“. Das Portal prüft das Format: Ist etwas ungültig, zeigt es Ihnen die Fehlerliste; ist alles in Ordnung, erscheinen „Operación realizada con éxito“ und die Option „Descargar comprobante de envío“.

Laden Sie diese Bestätigung herunter und legen Sie sie zu Ihren Unterlagen. Das Handbuch der Mossos weist selbst darauf hin, dass die Bestätigung nicht als Register gilt, und das Portal führt auch keine Historie über das, was Sie ihm geschickt haben, und gibt Ihnen die Daten Ihrer Gäste später nicht zurück: Deshalb sind die Bestätigung und die Dateiliste von BookCheckin das Einzige, was Ihnen bleibt, um eine fristgerechte Meldung zu belegen — und dieser Nachweis ist drei Jahre lang aufzubewahren.

Denken Sie daran, dass jede Datei nur Gäste enthalten darf, die Sie noch nicht gemeldet haben. BookCheckin sorgt bereits dafür: Ein Gast, der in einer Datei steht, taucht in der Warteschlange nicht wieder auf — es sei denn, Sie verwerfen diese Datei.

Zurück in der Karte klicken Sie bei der gerade hochgeladenen Datei auf „Als im Mossos-Portal hochgeladen markieren“. BookCheckin bittet Sie um eine Bestätigung, und der Text sagt es unumwunden: Bestätigen Sie erst, wenn das Portal die Datei angenommen hat, weil BookCheckin das Portal nicht kontaktiert und es nicht überprüfen kann. Mit der Bestätigung wechselt die Datei auf „Vom Gastgeber hochgeladen“, mit Datum und Uhrzeit Ihrer Bestätigung, und ihre Gäste zählen in Ihren Berichten als gemeldet.

Hat das Portal die Datei abgelehnt — oder haben Sie sie versehentlich erzeugt —, klicken Sie auf „Verwerfen…“. Sie können den Grund eintragen (etwa: „das Portal hat sie abgelehnt — die Dokumentnummer eines Gastes war falsch“). Mit der Bestätigung kehren alle Gäste dieser Datei in die Warteschlange zurück, damit Sie den Fehler beheben und eine neue Datei erzeugen können. Die verworfene Datei bleibt durchgestrichen in der Liste stehen, als Nachweis; herunterladen lässt sie sich nicht mehr, damit niemand versehentlich Gäste hochlädt, die in eine andere Datei gehören.

Auch eine Datei, die Sie bereits als hochgeladen markiert hatten, lässt sich verwerfen — etwa wenn Ihnen auffällt, dass Sie sie irrtümlich bestätigt haben —, dann ist der Grund allerdings Pflicht: Diese Notiz ist der einzige Nachweis, der von einer Datei bleibt, die Ihrer Angabe nach im Portal angekommen ist.

Check-in-Registrierungen zeigt weiterhin alle Reservierungen der Unterkunft mit den Daten jedes Gastes, und dort korrigieren Sie, was die Warteschlange als blockiert markiert. Was dort nicht steht, ist der Status der Mossos-Datei: Der Meldeverlauf beschreibt den Ablauf von SES Hospedajes und bleibt für diese Gäste deshalb beim ersten Schritt stehen, ohne „Validiert“ und ohne „Akzeptiert“. Das ist kein Fehler: Die Wahrheit über jeden Gast steht in der Mossos-Karte und in den Berichten.

Aus demselben Grund gelten die Schaltflächen „Erneut an Ministerium senden“, „Anmeldung stornieren“ und „Korrigierte Meldung erneut übermitteln“ für diese Unterkunft nicht: Klicken Sie darauf, lehnt BookCheckin das mit einem Hinweis ab, der erklärt, dass diese Unterkunft an ihre regionale Polizei meldet und nicht an SES.

Es gibt eine Ausnahme: Gäste, die schon an SES Hospedajes gemeldet waren, bevor die Unterkunft den Modus gewechselt hat. Sie stehen nicht in der Mossos-Warteschlange — sie in eine Datei aufzunehmen, würde sie doppelt registrieren — und die Karte weist Sie mit dem Link „In Check-in-Registrierungen ansehen“ darauf hin. Sie bleiben SES-Meldungen, mit ihren SES-Aktionen. Muss eine davon zu den Mossos wechseln, weil Sie ihre SES-Meldung storniert haben, stornieren Sie zuerst und nutzen dann „Korrigierte Meldung erneut übermitteln“: Da die Unterkunft nun an die Mossos meldet, geht die erneute Übermittlung nicht an SES, sondern stellt diese Gäste in die Warteschlange der Karte.

In den Compliance-Berichten erscheint die Unterkunft mit „Mossos d'Esquadra“ unter ihrem Namen und mit eigenem Vokabular, das sich von dem von SES unterscheidet: Die Kennzahl der Zeile lautet „N überfällig“, „N warten auf Upload“ oder „Alle in hochgeladenen Dateien“. Klappen Sie sie auf, sehen Sie, wie viele Gäste auf eine Datei warten, in einer erzeugten Datei oder in hochgeladenen Dateien stehen, dazu die Dateiliste des Zeitraums (verworfene eingeschlossen) und den direkten Link „Datei-Generator öffnen →“. Einen Prozentsatz „fristgerecht“ gibt es nicht: Es existiert kein Einreichungszeitpunkt, den BookCheckin messen könnte, nur Ihre Bestätigung.

Jede bereits vergangene Ankunft mit einem Gast, der in keiner Datei steht, erzeugt einen Eintrag unter „Braucht Ihre Aufmerksamkeit“, mit dem Text „Ankunft vorbei, Gast noch in keiner Datei für die regionale Behörde“. Das ist dasselbe Kriterium wie das „überfällig“ der Karte, sodass Bericht und Warteschlange sich nie widersprechen.

Melden alle Ihre Unterkünfte an die Mossos, ist im Haupt-Dashboard die Liste der ersten Schritte angepasst: Der erste Schritt spricht von der Kennung aus Ihrem regionalen Polizeiregister statt von SES-Zugangsdaten, und der letzte Schritt — Ihre erste Gästedatei hochladen — hakt sich beim ersten Mal, wenn Sie eine Datei als hochgeladen markieren, von selbst ab.