Erste Schritte: Unternehmen, Unterkunft und SES-Zugangsdaten

Es muss nicht mehr zuerst ein Unternehmen angelegt werden. Bei der ersten Anmeldung führt Sie das Dashboard direkt zu einem einzigen Bildschirm: „Richten Sie Ihre Unterkunft ein“. Dort tragen Sie ihren Namen ein, wo sie liegt und die drei SES-Hospedajes-Zugangsdaten, mit denen die Gästemeldungen eingereicht werden. Mehr nicht.

Der Name der Unterkunft wird niemals an das Ministerium übermittelt; er ist der, den Sie selbst im Dashboard sehen. Füllen Sie zusätzlich den „Handelsnamen“ aus — den Namen Ihres Inserats auf Airbnb oder Booking.com —, bekommt der Gast beim Check-in diesen zu sehen.

Stadt und Provinz sollten Sie gleich eintragen: BookCheckin nutzt sie, um Sie zu warnen, wenn Ihre Unterkunft in Katalonien oder im Baskenland liegt — zwei Regionen, die ihre Gästemeldungen nicht über SES Hospedajes einreichen (die häufige Frage weiter unten erklärt es).

Wenn Sie Unterkünfte mehrerer Unternehmen verwalten, können Sie Unternehmen jederzeit unter „Einstellungen“ anlegen. Für eine einzelne Unterkunft ist nichts davon nötig, und Sie werden auch nicht danach gefragt.

Die zentrale Schaltfläche heißt „Speichern und prüfen“: Sie speichert die Unterkunft und testet unmittelbar danach die Zugangsdaten beim Ministerium. Sie müssen anschließend keine Testschaltfläche auf einem anderen Bildschirm suchen, und ein Abonnement brauchen Sie dafür nicht.

Falls Sie die Webservice-Zugangsdaten noch nicht haben — die Anmeldung bei SES Hospedajes ist ein externes Verfahren und dauert seine Zeit —, nutzen Sie „Vorerst ohne Zugangsdaten speichern“. Die Unterkunft ist damit gespeichert, und der erste Punkt der Aufgabenliste im Dashboard bleibt offen: Er verweist zurück auf den Reiter „Rechtliches“ dieser Unterkunft, damit Sie ihn abschließen können, sobald die Daten vorliegen.

Der „Betriebscode“ und der „Vermietercode“ sind die Kennungen, die das Innenministerium Ihrer Unterkunft innerhalb von SES Hospedajes zuweist. Sie erhalten sie, wenn Sie sich im offiziellen Portal als Betreiber registrieren — BookCheckin erzeugt sie nicht.

Beim Anlegen der Unterkunft sind sie optional: Sie können sie ohne die Codes speichern und diese später über die Detailseite der Unterkunft nachtragen. Ohne sie können Sie allerdings keine Gästemeldungen einreichen.

Diese Zugangsdaten gehören zu Ihrem Webservice beim Innenministerium — nicht zu Ihrem persönlichen Cl@ve-Zugang, Ihrem digitalen Zertifikat oder Ihrem elektronischen Ausweis. Sie werden im Portal von SES Hospedajes selbst beantragt und verwaltet.

BookCheckin authentifiziert sich damit und übermittelt die Gästemeldungen automatisch in Ihrem Namen, innerhalb der gesetzlichen Frist von 24 Stunden. Wie die Codes sind sie in diesem Schritt optional: Sie können die Unterkunft ohne sie anlegen und die Daten später ergänzen.

Sobald Sie die Unterkunft mit ausgefülltem Benutzernamen und Passwort speichern, erscheint die Schaltfläche „Verbindung testen“. Klicken Sie sie immer an: Sie prüft nicht nur, ob das Ministerium diese Zugangsdaten akzeptiert, sie ist auch Voraussetzung — die Unterkunft kann erst dann Check-in-Links erstellen, wenn ein Test mit „Verbunden!“ endet.

„Verbunden!“ bestätigt ausschließlich, dass Benutzername und Passwort sich beim Ministerium authentifizieren — es garantiert nicht, dass eine bestimmte Übermittlung angenommen wird. Eine einzelne Meldung kann danach aus anderen Gründen scheitern (eine fehlerhafte Postleitzahl, ein nicht zugelassener Dokumenttyp …), die nichts damit zu tun haben, ob die Verbindung funktioniert.

Nichts davon ist beim Anlegen der Unterkunft endgültig. Über deren Detailseite können Sie im Reiter „Rechtliches“ die SES-Codes und die Ministeriums-Zugangsdaten jederzeit bearbeiten, ohne irgendetwas neu anlegen zu müssen. Eines sollten Sie sich merken: Wenn Sie Benutzername, Passwort oder Codes ändern, verfällt die bisherige Verifizierung — klicken Sie nach dem Speichern erneut auf „Verbindung testen“.

Das Passwort wird verborgen gespeichert; das Augensymbol daneben zeigt es nur auf Anfrage an (und nur, wenn Sie Eigentümer oder Verwalter sind). Standardmäßig wird es niemandem angezeigt, auch Ihnen nicht.