Premiers pas : entreprise, hébergement et identifiants SES

Il n'y a plus d'entreprise à créer au préalable. À votre première connexion, le tableau de bord vous mène droit à un seul écran : « Configurez votre hébergement ». Vous y indiquez son nom, où il se trouve et les trois identifiants SES Hospedajes avec lesquels les fiches de voyageurs sont déclarées. Rien de plus.

Le nom de l'hébergement n'est jamais transmis au Ministère : c'est celui que vous verrez, vous, dans votre tableau de bord. Si vous renseignez également le « Nom commercial » — celui de votre annonce sur Airbnb ou Booking.com —, c'est lui que le voyageur verra pendant son check-in.

Mieux vaut renseigner la ville et la province tout de suite : BookCheckin s'en sert pour vous prévenir si votre hébergement se trouve en Catalogne ou au Pays basque, deux communautés qui ne déclarent pas leurs fiches de voyageurs via SES Hospedajes (la question fréquente ci-dessous l'explique).

Si vous gérez des hébergements appartenant à plusieurs entreprises, vous pouvez en créer depuis les Paramètres dès que vous en avez besoin. Pour un hébergement unique, rien de tout cela n'est nécessaire — et la question ne vous sera pas posée.

Le bouton principal est « Enregistrer et vérifier » : il enregistre l'hébergement puis, dans la foulée, teste les identifiants auprès du Ministère. Plus besoin d'aller chercher ensuite un bouton de test sur un autre écran, et aucun abonnement n'est nécessaire pour le faire.

Si vous n'avez pas encore vos identifiants de service web — l'inscription à SES Hospedajes est une démarche externe qui prend du temps —, utilisez « Enregistrer sans identifiants pour l'instant ». L'hébergement est bien enregistré, et la première étape de la liste de tâches du tableau de bord reste ouverte : elle renvoie vers l'onglet Légal de cet hébergement pour que vous la terminiez dès que vous les aurez.

Le « Code d'établissement » et le « Code bailleur » sont les identifiants que le ministère de l'Intérieur attribue à votre hébergement au sein de SES Hospedajes. Vous les recevez lors de votre inscription comme titulaire sur le portail officiel — BookCheckin ne les génère pas.

Ils sont facultatifs au moment de créer l'hébergement : vous pouvez l'enregistrer sans eux et les ajouter plus tard depuis sa propre fiche. Mais sans eux, vous ne pourrez pas déclarer de fiches de voyageurs.

Ces identifiants sont ceux de votre service web du ministère de l'Intérieur, et non votre accès personnel Cl@ve, votre certificat numérique ou votre DNI électronique. Ils se demandent et se gèrent depuis le portail SES Hospedajes lui-même.

BookCheckin les utilise pour s'authentifier et transmettre automatiquement les fiches de voyageurs en votre nom, dans le délai légal de 24 heures. Comme les codes, ils sont facultatifs à cette étape : vous pouvez créer l'hébergement sans eux et les ajouter ensuite.

Ils se gèrent par entité (le bailleur), dans « Servicio de comunicación » → « Credenciales » du portail SES Hospedajes — pas dans l'inscription de chaque établissement. Si vous n'êtes pas encore inscrit, consultez le prérequis en haut de ce guide.

Dès que vous enregistrez l'hébergement avec un nom d'utilisateur et un mot de passe renseignés, le bouton « Tester la connexion » apparaît. Cliquez toujours dessus : au-delà de vérifier que le Ministère accepte ces identifiants, c'est une condition obligatoire — l'hébergement ne peut pas créer de liens de check-in tant qu'un test ne s'est pas terminé par « Connecté ! ».

« Connecté ! » confirme uniquement que le nom d'utilisateur et le mot de passe s'authentifient auprès du Ministère — cela ne garantit pas qu'un envoi donné sera accepté. Une fiche peut encore échouer ensuite pour d'autres raisons (un code postal mal formé, un type de document non admis…) qui n'ont rien à voir avec le bon fonctionnement de la connexion.

Rien de tout cela n'est définitif au moment de créer l'hébergement. Depuis sa fiche, sous l'onglet « Légal », vous pouvez modifier les codes SES et les identifiants du Ministère chaque fois que nécessaire, sans avoir à tout recréer. Un point à retenir : changer le nom d'utilisateur, le mot de passe ou les codes invalide la vérification précédente — recliquez sur « Tester la connexion » après avoir enregistré.

Le mot de passe est stocké masqué ; l'icône en forme d'œil placée à côté ne l'affiche que si vous le demandez (et seulement si vous êtes propriétaire ou gestionnaire), jamais par défaut, pas même pour vous.