Registre des voyageurs en Catalogne : le fichier pour les Mossos d'Esquadra

Les hébergements de Catalogne communiquent leur registre des voyageurs aux Mossos d'Esquadra, par le portail de la Generalitat, et non au système national SES Hospedajes. Pour ces hébergements, BookCheckin ne procède donc à aucun envoi automatique : il prépare un fichier texte (.txt) au format officiel des Mossos, vous le téléchargez et le téléversez sur le portail avec vos propres identifiants, puis vous notez dans BookCheckin que vous l'avez fait. Tout le reste du parcours — le lien de check-in, le scan du document, la signature, le tableau de bord — ne bouge pas.

Ce fichier ne couvre que la déclaration d'arrivée : si votre situation exige en plus une déclaration au moment de la réservation, celle-ci reste de votre responsabilité et sort de ce que BookCheckin prépare.

C'est vous qui activez ce mode, dans l'onglet Légal de l'hébergement, à l'intérieur de la carte des Mossos : enregistrez d'abord l'identifiant d'établissement, puis cliquez sur « Passer à la déclaration aux Mossos d'Esquadra… ». Avant d'effectuer le changement, nous vous demandons de cocher une case confirmant que votre établissement est déjà enregistré auprès des Mossos (formulaire PI-15) et que cet identifiant est bien celui qui vous a été attribué : BookCheckin n'a aucun moyen de le vérifier à votre place. Si vous préférez que nous le regardions ensemble, écrivez-nous et nous le ferons avec vous.

Un point important dès le départ : BookCheckin ne se connecte jamais au portail des Mossos, ne vous demande jamais votre nom d'utilisateur ni votre mot de passe du portail, et ne peut pas savoir si un fichier a été téléversé ou non. Il ne sait que ce que vous lui dites. Ce manuel est avant tout la routine qui fait que cela reste toujours vrai.

Ouvrez l'hébergement et allez dans l'onglet Légal. Sous les cartes des codes et des identifiants SES, vous trouverez la carte « Déclaration aux Mossos d'Esquadra (Catalogne) ». Les cartes SES restent affichées, mais cet hébergement n'en a pas besoin : une note le précise, et « Tester la connexion » n'y servira à rien.

La seule donnée que la carte vous demande est l'« Identifiant d'établissement Mossos » : le code de 9 ou 10 caractères (lettres et chiffres) que les Mossos d'Esquadra ont attribué à votre établissement lors de son enregistrement avec le formulaire PI-15. Cet identifiant donne son nom à chaque fichier et figure à l'intérieur ; tant qu'il n'est pas enregistré, l'hébergement ne peut créer aucun lien de check-in ni préparer le moindre fichier — l'onglet Informations vous le rappelle par un avertissement ambré.

Attention à deux confusions fréquentes. Ce n'est pas votre code d'établissement SES Hospedajes : ils se ressemblent, mais ce sont deux enregistrements distincts, et le portail des Mossos refusera un fichier portant le mauvais code. Et ce n'est pas un mot de passe : BookCheckin ne conserve aucun identifiant du portail, seulement cet identifiant de votre établissement.

Dans la carte, une ligne résume la file d'attente : « N voyageurs prêts · N bloqués · N pas encore arrivés ». Un voyageur entre dans la file dès qu'il a un nom dans BookCheckin — parce qu'il a rempli son check-in, ou parce que vous l'avez saisi à la main — et apparaît comme « prêt » le jour même de son arrivée. Avant cette date, il compte comme « pas encore arrivé », pour qu'une file vide ne se lise jamais comme « rien à faire ». Par défaut, la file regarde les arrivées des 30 derniers jours.

Un voyageur dont la date d'arrivée est déjà passée et qui ne figure encore dans aucun fichier est signalé « hors délai ». C'est celui qu'il faut traiter aujourd'hui.

La liste « Bloqués — le portail les refuserait » réunit les voyageurs auxquels il manque quelque chose qu'exige le fichier officiel, avec le motif écrit à côté de chacun. BookCheckin ne remplit rien de lui-même et ne tronque aucune donnée pour la faire tenir : il préfère bloquer plutôt qu'inventer. Les motifs les plus fréquents : prénom, premier nom de famille ou date de naissance manquants ; un voyageur de 14 ans ou plus sans pièce d'identité ; un DNI sans second nom de famille ; un DNI ou un NIE sans numéro de support (3 lettres et 6 chiffres sur le DNI, la lettre E et 8 chiffres sur le NIE/TIE) ; ni téléphone ni e-mail ; un mineur de moins de 18 ans sans le lien de parenté avec l'adulte responsable quand la réservation compte un adulte (18 ans ou plus) ; aucune adresse de résidence, ou un pays non reconnu ; un code postal espagnol qui n'a pas 5 chiffres, ou une commune que ce code postal n'identifie pas à lui seul ; une adresse étrangère sans ville.

Pour débloquer un voyageur, cliquez sur son nom : cela vous mène à sa réservation dans Enregistrements de check-in, où vous pouvez corriger la donnée ou lui demander de la compléter. Dès que la donnée est correcte, le voyageur rejoint les « prêts » au chargement suivant de la carte.

Avec au moins un voyageur prêt, cliquez sur « Générer le fichier pour les Mossos (.txt) ». BookCheckin construit le fichier avec tous les voyageurs prêts à cet instant — jamais avec les bloqués — et le téléchargement démarre aussitôt. Le nom du fichier est votre identifiant, un point et un nombre à trois chiffres : par exemple 08043AAR02.017.txt. La numérotation commence à 001 et, arrivée à 999, repart au début ; c'est le format qu'exige le portail.

Si, au moment de générer, un voyageur n'est plus valide (parce que quelqu'un a modifié ses données entre-temps, par exemple), rien n'est généré : la carte vous montre la liste des bloqués mise à jour, pour que vous la corrigiez et réessayiez.

Chaque fichier généré est listé sous « Fichiers des Mossos générés », avec son nom, le nombre de voyageurs qu'il contient et son statut — au début, « Prêt à télécharger ». De là, vous pouvez le retélécharger autant de fois que nécessaire. Cette liste est votre registre : le portail des Mossos ne conserve pas d'historique de ce que vous lui avez téléversé, de sorte que cette liste et les accusés que vous téléchargez depuis le portail sont les seuls éléments qui documentent vos déclarations.

Connectez-vous avec votre propre compte au portail des Mossos pour le registre des voyageurs (registreviatgers.mossos.gencat.cat). La première fois, vérifiez que votre établissement est configuré pour l'envoi par fichier : sous « Mantenimiento de establecimientos » → « Datos establecimientos », le type d'envoi doit être « Archivos masivos de viajeros ». Ensuite, à chaque connexion, le portail vous ouvrira directement l'écran d'envoi de fichiers.

Sur cet écran, cliquez sur « Elige un fichero », sélectionnez le .txt que vous venez de télécharger et cliquez sur « Aceptar ». Le portail contrôle le format : si quelque chose n'est pas valide, il affiche la liste des erreurs ; si tout est correct, vous verrez « Operación realizada con éxito » et l'option « Descargar comprobante de envío ».

Téléchargez cet accusé et conservez-le avec vos documents. Le manuel des Mossos avertit lui-même que l'accusé n'a pas valeur de registre, et le portail ne garde pas non plus d'historique de ce que vous lui avez envoyé et ne vous restituera pas ensuite les données de vos voyageurs : c'est pourquoi l'accusé et la liste des fichiers de BookCheckin sont tout ce qu'il vous reste pour prouver que vous avez déclaré à temps — et ce registre documentaire doit être conservé trois ans.

N'oubliez pas que chaque fichier ne doit contenir que des voyageurs que vous n'avez pas déjà déclarés. BookCheckin s'en charge déjà : un voyageur qui figure dans un fichier ne réapparaît pas dans la file d'attente, sauf si vous écartez ce fichier.

Revenez à la carte et, sur le fichier que vous venez de téléverser, cliquez sur « Marquer comme téléversé sur le portail des Mossos ». BookCheckin vous demande confirmation, et le texte le dit tel quel : ne confirmez qu'une fois le fichier accepté par le portail, car BookCheckin ne contacte jamais le portail et ne peut pas le vérifier. À la confirmation, le fichier passe à « Téléversé par l'hôte » avec la date et l'heure de votre confirmation, et ses voyageurs comptent comme déclarés dans vos rapports.

Si le portail a refusé le fichier — ou si vous l'avez généré par erreur —, cliquez sur « Écarter… ». Vous pouvez en indiquer le motif (par exemple : « le portail l'a refusé — le numéro de document d'un voyageur était erroné »). À la confirmation, tous les voyageurs de ce fichier repassent dans la file d'attente, pour que vous corrigiez ce qui cloche et génériez un nouveau fichier. Le fichier écarté reste dans la liste, barré, comme trace ; il n'est plus téléchargeable, afin que personne ne téléverse par erreur des voyageurs qui iront dans un autre fichier.

Écarter un fichier que vous aviez déjà marqué comme téléversé est possible aussi — si vous vous apercevez que vous l'avez confirmé par erreur, par exemple —, mais le motif devient alors obligatoire : cette note sera la seule trace qui restera d'un fichier qui, selon vous, est arrivé sur le portail.

Enregistrements de check-in continue d'afficher toutes les réservations de l'hébergement avec les données de chaque voyageur, et c'est là que vous corrigez ce que la file d'attente signale comme bloqué. Ce qu'il n'affiche pas, c'est l'état du fichier des Mossos : son parcours d'envoi décrit le processus de SES Hospedajes, si bien qu'il reste, pour ces voyageurs, à la première étape, sans « Validé » ni « Accepté ». Ce n'est pas une erreur : la vérité sur chaque voyageur se trouve dans la carte des Mossos et dans Rapports.

Pour la même raison, les boutons « Réessayer avec le Ministère », « Annuler la soumission » et « Redéposer la soumission corrigée » ne s'appliquent pas à cet hébergement : si vous cliquez dessus, BookCheckin refuse avec un message expliquant que cet hébergement déclare à sa police régionale et non à SES.

Il y a une exception : les voyageurs déjà déclarés à SES Hospedajes avant que l'hébergement ne change de mode. Ceux-là n'apparaissent pas dans la file d'attente des Mossos — les glisser dans un fichier les enregistrerait deux fois — et la carte vous le signale par le lien « Les voir dans Enregistrements de check-in ». Ils restent des enregistrements SES, avec leurs actions SES. Si l'un d'eux doit passer aux Mossos (parce que vous avez annulé sa déclaration auprès du SES, par exemple), annulez d'abord, puis utilisez « Redéposer la soumission corrigée » : comme l'hébergement déclare désormais aux Mossos, le redépôt ne part pas vers SES — il place ces voyageurs dans la file d'attente de la carte.

Dans les rapports de conformité, l'hébergement apparaît avec « Mossos d'Esquadra » sous son nom et avec son vocabulaire propre, distinct de celui de SES : l'indicateur de la ligne affiche « N hors délai », « N en attente de téléversement » ou « Tous dans des fichiers téléversés ». En la dépliant, vous verrez combien de voyageurs sont en attente d'un fichier, dans un fichier généré ou dans des fichiers téléversés, la liste des fichiers de la période (les écartés compris) et un lien direct « Ouvrir le générateur de fichiers → ». Il n'y a pas de pourcentage « dans les délais » : il n'existe aucune date de dépôt que BookCheckin puisse mesurer, seulement votre confirmation.

Chaque arrivée déjà passée dont un voyageur ne figure dans aucun fichier génère une alerte sous « Demande votre attention », avec le texte « Arrivée passée, voyageur pas encore dans un fichier pour l'autorité régionale ». C'est le même critère que le « hors délai » de la carte : rapport et file d'attente ne se contredisent donc jamais.

Sur le tableau de bord principal, si tous vos hébergements déclarent aux Mossos, la liste des premiers pas est adaptée : la première étape parle de l'identifiant de votre registre de police régional au lieu des identifiants SES, et la dernière — téléverser votre premier fichier de voyageurs — se coche d'elle-même la première fois que vous marquez un fichier comme téléversé.