Registo de viajantes na Catalunha: o ficheiro para os Mossos d'Esquadra

Os alojamentos da Catalunha comunicam o seu registo de viajantes aos Mossos d'Esquadra, através do portal da Generalitat, e não ao sistema nacional SES Hospedajes. Por isso, para estes alojamentos o BookCheckin não faz qualquer envio automático: prepara um ficheiro de texto (.txt) no formato oficial dos Mossos, você descarrega-o e carrega-o no portal com o seu próprio utilizador, e depois anota no BookCheckin que o fez. O resto do percurso — o link de check-in, a leitura do documento, a assinatura, o painel — é o de sempre.

Este ficheiro cobre apenas a comunicação de chegada: se a sua situação exigir também uma comunicação no momento da reserva, essa continua a ser da sua responsabilidade e fica fora do que o BookCheckin prepara.

É você que ativa este modo, no separador Legal do alojamento, dentro do cartão dos Mossos: guarde primeiro o identificador do estabelecimento e depois clique em «Mudar para a comunicação aos Mossos d'Esquadra…». Antes da mudança, pedimos-lhe que assinale uma caixa a confirmar que o seu estabelecimento já está registado nos Mossos (formulário PI-15) e que esse identificador é o que lhe atribuíram: o BookCheckin não tem forma de o verificar por si. Se preferir que o vejamos em conjunto, escreva-nos e fazemo-lo consigo.

Um ponto importante desde já: o BookCheckin nunca entra no portal dos Mossos, nunca lhe pede o utilizador nem a palavra-passe do portal e não pode saber se um ficheiro foi carregado ou não. Só sabe aquilo que você lhe disser. Este manual é, sobretudo, a rotina para que isso seja sempre verdade.

Abra o alojamento e entre no separador Legal. Por baixo dos cartões de códigos e credenciais do SES encontra o cartão «Comunicação aos Mossos d'Esquadra (Catalunha)». Os cartões do SES continuam lá, mas este alojamento não precisa deles: uma nota indica-o e «Testar ligação» não lhe vai servir de nada.

O único dado que o cartão lhe pede é o «Identificador do estabelecimento nos Mossos»: o código de 9 ou 10 caracteres (letras e números) que os Mossos d'Esquadra atribuíram ao seu estabelecimento quando o registou com o impresso PI-15. Esse identificador dá nome a cada ficheiro e vai dentro dele, por isso, enquanto não estiver guardado, não é possível criar links de check-in para o alojamento nem preparar qualquer ficheiro — o separador Informação lembra-lho com um aviso âmbar.

Atenção a duas confusões habituais. Não é o seu código de estabelecimento do SES Hospedajes: parecem-se, mas são registos diferentes, e o portal dos Mossos recusará um ficheiro com o código errado. E não é uma palavra-passe: o BookCheckin não guarda qualquer credencial do portal, apenas este identificador do seu estabelecimento.

Dentro do cartão, uma linha resume a fila: «N hóspedes prontos · N bloqueados · N ainda por chegar». Um hóspede entra na fila quando tem nome no BookCheckin — porque completou o seu check-in ou porque o introduziu à mão — e aparece como «pronto» no próprio dia da chegada. Antes dessa data conta como «ainda por chegar», para que uma fila vazia nunca se leia como «não há nada a fazer». Por predefinição, a fila olha para as chegadas dos últimos 30 dias.

Um hóspede cuja data de chegada já passou e que ainda não está em nenhum ficheiro aparece marcado como «fora do prazo». É esse que tem de resolver hoje.

A lista «Bloqueados — o portal recusá-los-ia» reúne os hóspedes a quem falta algo que o ficheiro oficial exige, com o motivo escrito ao lado de cada um. O BookCheckin não preenche nada por sua conta nem corta dados para que caibam: prefere bloquear a inventar. Os motivos mais frequentes: falta o nome próprio, o primeiro apelido ou a data de nascimento; um hóspede com 14 anos ou mais sem documento de identificação; um DNI sem segundo apelido; um DNI ou NIE sem número de suporte (3 letras e 6 dígitos no DNI, a letra E e 8 dígitos no NIE/TIE); nem telefone nem e-mail; um menor de 18 anos sem a relação com o adulto responsável quando a reserva tem um adulto (18 anos ou mais); sem morada de residência, ou um país não reconhecido; um código postal espanhol que não tem 5 dígitos, ou um município que esse código postal não identifica por si só; uma morada estrangeira sem cidade.

Para desbloquear um hóspede, clique no nome dele: leva-o à sua reserva em Registos de check-in, onde pode corrigir o dado ou pedir-lhe que o complete. Assim que o dado estiver certo, o hóspede passa para «prontos» no carregamento seguinte do cartão.

Com pelo menos um hóspede pronto, clique em «Gerar ficheiro para os Mossos (.txt)». O BookCheckin constrói o ficheiro com todos os hóspedes prontos nesse momento — nunca com os bloqueados — e o descarregamento começa de imediato. O nome do ficheiro é o seu identificador, um ponto e um número de três algarismos: por exemplo, 08043AAR02.017.txt. A numeração começa em 001 e, ao chegar a 999, recomeça; é o formato que o portal exige.

Se, no momento de gerar, algum hóspede tiver deixado de ser válido (porque alguém editou os seus dados entretanto, por exemplo), não se gera nada: o cartão mostra-lhe a lista de bloqueados atualizada, para que a corrija e volte a tentar.

Cada ficheiro gerado fica listado em «Ficheiros dos Mossos gerados», com o seu nome, quantos hóspedes contém e o seu estado — ao início, «Pronto a descarregar». A partir daí pode voltar a descarregá-lo as vezes que precisar. Essa lista é o seu registo: o portal dos Mossos não guarda um histórico do que lhe carregou, por isso esta lista e os comprovativos que descarregar do portal são a única coisa que documenta as suas comunicações.

Entre com o seu utilizador no portal dos Mossos para o registo de hóspedes (registreviatgers.mossos.gencat.cat). Da primeira vez, confirme que o seu estabelecimento está configurado para o envio por ficheiro: em «Mantenimiento de establecimientos» → «Datos establecimientos», o tipo de envio tem de ser «Archivos masivos de viajeros». A partir daí, sempre que entrar, o portal abre-lhe diretamente o ecrã de envio de ficheiros.

Nesse ecrã, clique em «Elige un fichero», selecione o .txt que acabou de descarregar e clique em «Aceptar». O portal verifica o formato: se algo não for válido, mostra-lhe a lista de erros; se estiver tudo bem, verá «Operación realizada con éxito» e a opção «Descargar comprobante de envío».

Descarregue esse comprovativo e guarde-o com a sua documentação. O próprio manual dos Mossos avisa que o comprovativo não tem a consideração de registo, e o portal também não conserva um histórico do que lhe enviou nem lhe devolverá depois os dados dos seus hóspedes: por isso o comprovativo e a lista de ficheiros do BookCheckin são a única coisa que lhe resta para documentar que comunicou a tempo — e o registo documental tem de ser conservado três anos.

Lembre-se de que cada ficheiro só deve conter hóspedes que ainda não tenha comunicado. O BookCheckin já trata disso: um hóspede que esteja num ficheiro não volta a aparecer na fila, a não ser que descarte esse ficheiro.

Volte ao cartão e, no ficheiro que acabou de carregar, clique em «Marcar como carregado no portal dos Mossos». O BookCheckin pede-lhe confirmação, e o texto di-lo tal e qual: confirme apenas quando o portal tiver aceitado o ficheiro, porque o BookCheckin não comunica com o portal e não o pode verificar. Ao confirmar, o ficheiro passa a «Carregado pelo anfitrião» com a data e a hora da sua confirmação, e os seus hóspedes contam como comunicados nos seus relatórios.

Se o portal recusou o ficheiro — ou se o gerou por engano — clique em «Descartar…». Pode escrever o motivo (por exemplo: «o portal recusou-o — o número de documento de um hóspede estava errado»). Ao confirmar, todos os hóspedes desse ficheiro voltam à fila, para que corrija o que estiver mal e gere um ficheiro novo. O ficheiro descartado fica na lista, riscado, como prova; já não pode ser descarregado, para que ninguém carregue por engano hóspedes que vão seguir noutro ficheiro.

Descartar um ficheiro que já tinha marcado como carregado também é possível — por exemplo, se der conta de que se enganou ao confirmá-lo — mas então o motivo é obrigatório: essa nota será o único registo que ficará de um ficheiro que, segundo o que indicou, chegou ao portal.

Registos de check-in continua a mostrar todas as reservas do alojamento com os dados de cada hóspede, e é aí que corrige o que a fila marca como bloqueado. O que não mostra é o estado do ficheiro dos Mossos: o seu percurso de envio descreve o processo do SES Hospedajes, por isso para estes hóspedes fica no primeiro passo, sem «Validado» nem «Aceite». Não é um erro: a verdade sobre cada hóspede está no cartão dos Mossos e nos Relatórios.

Pela mesma razão, os botões «Tentar novamente no Ministério», «Cancelar submissão» e «Reenviar submissão corrigida» não se aplicam a este alojamento: se clicar neles, o BookCheckin recusa com um aviso a explicar que este alojamento comunica à sua polícia regional e não ao SES.

Há uma exceção: os hóspedes que já tinham sido comunicados ao SES Hospedajes antes de o alojamento mudar de modo. Esses não aparecem na fila dos Mossos — metê-los num ficheiro registá-los-ia duas vezes — e o cartão indica-lho com o link «Ver em Registos de check-in». Continuam a ser registos do SES, com as suas ações do SES. Se algum tiver de passar para os Mossos (porque anulou a sua comunicação no SES, por exemplo), anule primeiro e depois use «Reenviar submissão corrigida»: como o alojamento já comunica aos Mossos, o reenvio não vai para o SES — deixa esses hóspedes na fila do cartão.

Nos relatórios de conformidade, o alojamento aparece com «Mossos d'Esquadra» por baixo do nome e com vocabulário próprio, distinto do do SES: o indicador da linha diz «N fora do prazo», «N por carregar» ou «Todos em ficheiros carregados». Ao abri-la verá quantos hóspedes estão à espera de um ficheiro, num ficheiro gerado ou em ficheiros carregados, a lista de ficheiros do período (incluindo os descartados) e um link direto «Abrir o gerador de ficheiros →». Não há percentagem «a tempo»: não existe qualquer data de apresentação que o BookCheckin possa medir, apenas a sua confirmação.

Cada chegada já passada com algum hóspede que não esteja em nenhum ficheiro gera um aviso em «Precisa da sua atenção», com o texto «Chegada já passou, hóspede ainda não está num ficheiro para a autoridade regional». É o mesmo critério do «fora do prazo» do cartão, por isso relatório e fila nunca se contradizem.

No painel principal, se todos os seus alojamentos comunicarem aos Mossos, a lista de primeiros passos está adaptada: o primeiro passo fala do identificador do seu registo policial regional em vez das credenciais do SES, e o último passo — carregar o seu primeiro ficheiro de hóspedes — fica marcado sozinho na primeira vez que assinalar um ficheiro como carregado.