Registro de viajeros en Cataluña: el archivo para los Mossos d'Esquadra

Los alojamientos de Cataluña comunican su registro de viajeros a los Mossos d'Esquadra, a través del portal de la Generalitat, y no al sistema nacional SES Hospedajes. Por eso, para estos alojamientos BookCheckin no hace un envío automático: prepara un archivo de texto (.txt) con el formato oficial de los Mossos, tú lo descargas y lo subes al portal con tu propio usuario, y después anotas en BookCheckin que lo has subido. El resto del recorrido — el enlace de check-in, el escaneo del documento, la firma, el panel — es el mismo de siempre.

Este modo no lo activas tú: lo activa el equipo de soporte de BookCheckin contigo, una vez que tu establecimiento está dado de alta en los Mossos. Si tu alojamiento está en Cataluña y no ves la tarjeta que describe este manual, es que sigue configurado para SES Hospedajes: escríbenos antes de hacer nada.

Un punto importante desde el principio: BookCheckin nunca entra en el portal de los Mossos, nunca te pide tu usuario ni tu contraseña del portal y no puede saber si un archivo se subió o no. Lo único que sabe es lo que tú le cuentas. Este manual es, sobre todo, la rutina para que eso siempre sea verdad.

Abre la propiedad y entra en la pestaña Legal. Debajo de las tarjetas de códigos y credenciales de SES verás la tarjeta «Comunicación a los Mossos d'Esquadra (Cataluña)». Las tarjetas de SES siguen ahí, pero para este alojamiento no hacen falta: una nota lo indica y «Probar conexión» no va a servir de nada.

El único dato que la tarjeta te pide es el «Identificador del establecimiento en Mossos»: el código de 9 o 10 caracteres (letras y números) que los Mossos d'Esquadra asignaron a tu establecimiento al darlo de alta con el impreso PI-15. Ese identificador da nombre a cada archivo y va dentro de él, así que hasta que conste no se pueden crear enlaces de check-in para la propiedad ni preparar ningún archivo — la pestaña Información te lo recuerda con un aviso ámbar.

Ojo con dos confusiones habituales. No es tu código de establecimiento de SES Hospedajes: se parecen, pero son registros distintos y el portal de los Mossos rechazará un archivo con el código equivocado. Y no es una contraseña: BookCheckin no guarda ninguna credencial del portal, solo este identificador de tu establecimiento.

Dentro de la tarjeta, una línea resume la cola: «N huéspedes listos · N bloqueados · N aún sin llegar». Un huésped entra en la cola cuando tiene nombre en BookCheckin — porque completó su check-in o porque lo introdujiste a mano — y aparece como «listo» el mismo día de su llegada. Antes de esa fecha cuenta como «aún sin llegar», para que una cola vacía no se lea como «no hay nada que hacer». Por defecto la cola mira las llegadas de los últimos 30 días.

Un huésped cuya fecha de llegada ya pasó y que todavía no está en ningún archivo aparece marcado como «fuera de plazo». Es el que tienes que resolver hoy.

La lista «Bloqueados: el portal los rechazaría» son huéspedes a los que les falta algo que el archivo oficial exige, con el motivo escrito junto a cada uno. BookCheckin no rellena nada por su cuenta ni recorta datos para que quepan: prefiere bloquear a inventar. Los motivos más frecuentes: falta el nombre, el primer apellido o la fecha de nacimiento; un huésped de 14 años o más sin documento de identidad; un DNI sin segundo apellido; un DNI o NIE sin número de soporte (3 letras y 6 dígitos en el DNI, la letra E y 8 dígitos en el NIE/TIE); ningún teléfono ni correo; un menor de 18 sin la relación con el adulto responsable; sin dirección de residencia, o un país no reconocido; un código postal español que no tiene 5 dígitos, o un municipio que ese código postal no identifica por sí solo; una dirección extranjera sin ciudad.

Para desbloquear a un huésped, pulsa su nombre: te lleva a su reserva en Registros, donde puedes corregir el dato o pedirle que lo complete. En cuanto el dato está bien, el huésped pasa a «listos» en la siguiente carga de la tarjeta.

Con al menos un huésped listo, pulsa «Generar archivo para Mossos (.txt)». BookCheckin construye el archivo con todos los huéspedes listos en ese momento — nunca con los bloqueados — y empieza la descarga al instante. El nombre del archivo es tu identificador, un punto y un número de tres cifras: por ejemplo, 08043AAR02.017.txt. La numeración empieza en 001 y, al llegar a 999, vuelve a empezar; es el formato que exige el portal.

Si en el momento de generar algún huésped ha dejado de ser válido (por ejemplo, alguien editó sus datos entre medias), no se genera nada: la tarjeta te muestra la lista de bloqueados actualizada para que la corrijas y vuelvas a intentarlo.

Cada archivo generado queda listado en «Archivos generados» con su nombre, cuántos huéspedes contiene y su estado — al principio, «Listo para descargar». Desde ahí puedes volver a descargarlo cuantas veces necesites. Ese listado es tu registro: el portal de los Mossos no guarda un histórico de lo que le has subido, así que esta lista y los comprobantes que te descargues del portal son lo único que documenta tus comunicaciones.

Entra con tu usuario en el portal de registro de viajeros de los Mossos (registreviatgers.mossos.gencat.cat). La primera vez, comprueba que tu establecimiento está configurado para el envío por archivo: en «Mantenimiento de establecimientos» → «Datos establecimientos», el tipo de envío debe ser «Archivos masivos de viajeros». A partir de ahí, cada vez que entres, el portal te abrirá directamente la pantalla de envío de archivos.

En esa pantalla, pulsa «Elige un fichero», selecciona el .txt que acabas de descargar y pulsa «Aceptar». El portal comprueba el formato: si algo no es válido te muestra la lista de errores; si todo está bien, verás «Operación realizada con éxito» y la opción «Descargar comprobante de envío».

Descarga ese comprobante y guárdalo con tu documentación. El propio manual de los Mossos advierte de que el comprobante no tiene la consideración de registro, y el portal tampoco conserva un histórico de lo que le has enviado ni te devolverá después los datos de tus huéspedes: por eso el comprobante y el listado de archivos de BookCheckin son lo único que te queda para documentar que comunicaste a tiempo — y el registro documental hay que conservarlo tres años.

Recuerda que cada archivo debe contener solo huéspedes que no hayas comunicado antes. BookCheckin ya se encarga de eso: un huésped que está en un archivo no vuelve a aparecer en la cola, salvo que descartes ese archivo.

Vuelve a la tarjeta y, en el archivo que acabas de subir, pulsa «Marcar como subido». BookCheckin te pide confirmación, y el texto lo dice tal cual: confírmalo solo cuando el portal haya aceptado el archivo, porque BookCheckin no se comunica con el portal y no puede comprobarlo. Al confirmar, el archivo pasa a «Subido por el anfitrión» con la fecha y hora de tu confirmación, y sus huéspedes cuentan como comunicados en tus informes.

Si el portal rechazó el archivo — o lo generaste por error — pulsa «Descartar…». Puedes escribir el motivo (por ejemplo, «el portal lo rechazó: el número de documento de un huésped era incorrecto»). Al confirmar, todos los huéspedes de ese archivo vuelven a la cola para que corrijas lo que falle y generes un archivo nuevo. El archivo descartado se queda en el listado, tachado, como constancia; ya no se puede descargar, para que nadie suba por error a huéspedes que van a ir en otro archivo.

Descartar un archivo que ya habías marcado como subido también es posible — por ejemplo, si te das cuenta de que te equivocaste al confirmarlo — pero entonces el motivo es obligatorio: esa nota será el único registro que quede de un archivo que, según tú, llegó al portal.

Registros sigue mostrando todas las reservas de la propiedad con los datos de cada huésped, y es donde corriges lo que la cola marca como bloqueado. Lo que no muestra es el estado del archivo de los Mossos: su recorrido de envío describe el proceso de SES Hospedajes, así que para estos huéspedes se queda en el primer paso, sin «Validado» ni «Aceptado». No es un error: la verdad sobre cada huésped está en la tarjeta de los Mossos y en Informes.

Por la misma razón, los botones «Reintentar al Ministerio», «Anular comunicación» y «Reenviar reserva corregida» no aplican a esta propiedad: si los pulsas, BookCheckin lo rechaza con un aviso que explica que este alojamiento comunica a su policía autonómica y no a SES.

Hay una excepción: los huéspedes que ya se habían comunicado a SES Hospedajes antes de que la propiedad cambiara de modo. Esos no aparecen en la cola de los Mossos — meterlos en un archivo los registraría dos veces — y la tarjeta te lo indica con el enlace «Verlos en Registros». Siguen siendo registros de SES, con sus acciones de SES. Si alguno debe pasar a los Mossos (por ejemplo, porque anulaste su comunicación en SES), anula primero y después usa «Reenviar reserva corregida»: como la propiedad ya comunica a los Mossos, el reenvío no va a SES, sino que deja a esos huéspedes en la cola de la tarjeta.

En los informes de cumplimiento, la propiedad aparece con «Mossos d'Esquadra» bajo su nombre y con su propio vocabulario, distinto del de SES: el indicador de la fila dice «N fuera de plazo», «N pendientes de subir» o «Todos en ficheros subidos». Al desplegarla verás cuántos huéspedes están pendientes de fichero, en un fichero generado o en ficheros subidos, la lista de ficheros del período (incluidos los descartados) y un enlace directo «Abrir el generador de ficheros →». No hay porcentaje «a tiempo»: no existe ninguna fecha de presentación que BookCheckin pueda medir, solo tu confirmación.

Cada llegada ya pasada con algún huésped que no está en ningún fichero genera un aviso en «Requiere atención», con el texto «La llegada ya pasó y el huésped aún no está en ningún fichero de la autoridad autonómica». Es el mismo criterio que el «fuera de plazo» de la tarjeta, así que informe y cola nunca se contradicen.

En el panel principal, si todas tus propiedades comunican a los Mossos, la lista de primeros pasos está adaptada: el primer paso habla del identificador de tu registro policial autonómico en lugar de credenciales de SES, y el último paso — subir tu primer archivo de huéspedes — se marca solo la primera vez que marcas un archivo como subido.