Primeiros passos: empresa, alojamento e credenciais SES

Já não é preciso criar uma empresa antes de mais nada. No primeiro acesso, o painel leva-o diretamente a um único ecrã: «Configure o seu alojamento». Aí indica o nome, onde fica e as três credenciais do SES Hospedajes com que são comunicados os boletins de alojamento. Nada mais.

O nome do alojamento nunca é enviado ao Ministério: é o que verá no seu painel. Se preencher também o «Nome comercial» — o do seu anúncio no Airbnb ou no Booking.com — será esse que o hóspede verá durante o check-in.

Convém preencher já a cidade e o distrito: o BookCheckin usa-os para o avisar se o seu alojamento fica na Catalunha ou no País Basco, comunidades que não comunicam os boletins de alojamento através do SES Hospedajes (a pergunta frequente abaixo explica-o).

Se gere alojamentos pertencentes a várias empresas, pode criá-las nas Definições sempre que precisar. Para um único alojamento nada disso é necessário, e não lhe será perguntado.

O botão principal é «Guardar e verificar»: guarda o alojamento e, logo a seguir, verifica as credenciais junto do Ministério. Já não é preciso procurar um botão de teste noutro ecrã, e não é necessária qualquer subscrição para o fazer.

Se ainda não tiver as credenciais do serviço web — o registo no SES Hospedajes é um procedimento externo que leva o seu tempo — use «Guardar sem credenciais por agora». O alojamento fica guardado e o primeiro passo da lista de tarefas do painel mantém-se aberto: remete para o separador Legal desse alojamento, para que o conclua quando as tiver.

O «Código do estabelecimento» e o «Código de arrendador» são os identificadores que o Ministério do Interior atribui ao seu alojamento dentro do SES Hospedajes. Recebe-os quando se regista como titular no portal oficial — o BookCheckin não os gera.

São opcionais ao criar o alojamento: pode guardá-lo sem eles e adicioná-los mais tarde a partir da respetiva ficha. Mas sem eles não poderá comunicar boletins de alojamento.

Estas credenciais são as do seu serviço web do Ministério do Interior, e não o seu acesso pessoal com Cl@ve, certificado digital ou documento de identificação eletrónico. São pedidas e geridas no próprio portal do SES Hospedajes.

O BookCheckin usa-as para se autenticar e enviar os boletins de alojamento automaticamente em seu nome, dentro do prazo legal de 24 horas. Tal como os códigos, são opcionais neste passo: pode criar o alojamento sem elas e acrescentá-las depois.

Geram-se por entidade (o arrendador), em «Servicio de comunicación» → «Credenciales» do portal do SES Hospedajes — não dentro do registo de cada estabelecimento. Se ainda não tiver o registo feito, consulte o requisito prévio no início deste guia.

Assim que guardar o alojamento com o utilizador e a palavra-passe preenchidos, aparece o botão «Testar ligação». Clique sempre nele: além de confirmar que o Ministério aceita essas credenciais, é um requisito — o alojamento não pode criar links de check-in enquanto um teste não terminar em «Ligado!».

«Ligado!» confirma apenas que o utilizador e a palavra-passe se autenticam junto do Ministério — não garante que um envio concreto venha a ser aceite. Um boletim individual pode falhar depois por outros motivos (um código postal mal formado, um tipo de documento não admitido…) que nada têm a ver com o funcionamento da ligação.

Nada disto é definitivo no momento de criar o alojamento. A partir da respetiva ficha, no separador «Legal», pode editar os códigos SES e as credenciais do Ministério sempre que precisar, sem ter de criar nada de novo. Mas atenção: ao alterar o utilizador, a palavra-passe ou os códigos, a verificação anterior deixa de valer — volte a clicar em «Testar ligação» depois de guardar.

A palavra-passe é guardada oculta; o ícone de olho ao lado revela-a apenas quando a pede (e só se for proprietário ou gestor), e nunca é mostrada por predefinição, nem sequer a si.