Quando um envio ao SES falha

Quando o SES Hospedajes recusa um boletim, este não desaparece do seu painel: continua nos Registos de check-in, com um aviso visual no respetivo percurso de envio. Para os ver todos juntos, abra os Registos de check-in e filtre pelo estado «Erro» — verá apenas as reservas que o Ministério devolveu com algum problema.

Cada linha mostra um pequeno percurso — Enviado, Validado, Em fila, A processar e o resultado final — e, quando algo falha, esse último passo fica a vermelho e indica «Erros parciais» ou «Rejeitado» em vez de «Aceite».

Clique na linha para abrir a ficha completa. No topo, o cartão «Submissão à Polícia» aparece a vermelho com «Erro» e, mais abaixo, junto de cada viajante afetado, encontra a etiqueta «Erros parciais» ou «Rejeitado» e, a vermelho por baixo do nome, o texto exato devolvido pelo Ministério. Se o erro disser respeito à reserva inteira e não a um hóspede concreto, esse texto aparece num aviso acima da lista de hóspedes.

Esse texto é literal: é a própria resposta do SES Hospedajes, não uma tradução do BookCheckin. Por exemplo, no caso deste manual o SES devolveu: «[1] Validación: El código postal ha de ser longitud 5» («o código postal tem de ter 5 dígitos»). É a pista mais fiável de que dispõe: quase sempre indica com precisão que campo é preciso corrigir.

Código postal: o SES exige exatamente 5 dígitos. Um código incompleto, com letras ou copiado de outro país (como no exemplo acima) é sempre recusado. O mesmo se aplica ao código do município quando o envio o inclui.

Apelidos compostos mal separados: se um apelido como «Del Pino» ou «De la Torre» ficar guardado dividido de forma que a partícula («DEL», «DE LA»…) fique sozinha no campo do primeiro ou do segundo apelido, o Ministério recusa-o como valor incorreto.

Nacionalidade ou código de país: um código de país mal formado, ou incoerente com o documento do hóspede, gera igualmente um erro de validação.

Envio já registado: se esta reserva já constava no SES, o Ministério devolve «Ya existe una comunicación con estos datos» em vez de criar um boletim novo. Não é um erro que tenha de corrigir — não há nada a fazer. Mais detalhe em «Já registado no Ministério», dentro de «Mensagens de erro do SES: o que significam e o que fazer».

Formato do número de suporte do documento: o suporte de um DNI tem 3 letras e 6 dígitos (por exemplo, BMP123456); o de um NIE ou TIE é a letra E seguida de 8 dígitos (por exemplo, E12345678). Qualquer outro formato é recusado.

Credenciais ou autenticação: se o utilizador ou a palavra-passe do Ministério mudaram ou não estão corretos, o envio falha na autenticação antes mesmo de chegar à validação dos dados do hóspede. Volte a introduzir o utilizador e a palavra-passe no separador Legal do alojamento.

Código do estabelecimento: «No existe un establecimiento para ese código» significa que o SES não reconhece o código do estabelecimento guardado no alojamento — não é um problema de nenhum hóspede, e é por isso que «Rever» não é oferecido para este erro. Copie de novo o código a partir do portal SES Hospedajes («Mis datos registrados» → «Lista de establecimientos») e corrija-o no separador Legal do alojamento: na reserva verá um aviso que o leva diretamente a esse campo. Depois, anule a comunicação e reenvie a reserva corrigida (passo 4).

Se o SES rejeitou todos os hóspedes da reserva por causa de um dado de um hóspede (um código postal, um apelido, um número de documento…), corrija esse hóspede com «Edit», junto do nome: ao guardar, a reserva completa é reenviada ao Ministério. «Rever», no cabeçalho da ficha, corrige automaticamente alguns destes erros. Não use «Edit» desta forma se algum hóspede da reserva tiver sido aceite: os hóspedes aceites seriam também enviados de novo.

Em todos os outros casos — uma rejeição pelo código do estabelecimento, ou uma reserva em que alguns hóspedes foram aceites e outros rejeitados — o caminho é anular e comunicar de novo, porque o SES Hospedajes não tem uma operação para «editar» um boletim que já tem. Primeiro, anule a comunicação em «Mais ações → Cancelar submissão»: o link de check-in do hóspede mantém-se ativo, mas o boletim deixa de estar apresentado.

Com a comunicação anulada, surgem duas ações junto de cada hóspede: «Reiniciar registo» limpa os seus dados para que os volte a introduzir no formulário de check-in — útil quando o dado errado foi escrito pelo próprio hóspede, como uma morada ou um código postal. É pedida confirmação antes de apagar seja o que for, e o lugar fica marcado como «Reiniciado — a aguardar novo envio», para que perceba de imediato que está à espera do hóspede. «Remover» é diferente e mais drástico: elimina o hóspede da reserva por completo, para os casos em que foi acrescentado por engano.

Depois de corrigidos — ou removidos — os hóspedes que causavam o problema, o botão «Reenviar submissão corrigida» comunica ao Ministério a reserva completa como um lote novo. Se a causa não estava nos hóspedes mas no alojamento — como o código do estabelecimento —, corrija-a primeiro no separador Legal e reenvie diretamente, sem reiniciar nem remover ninguém. Se o SES recusar a anulação, «Reenviar submissão corrigida» não aparece. Nesse caso, depois de corrigida a causa e só se nenhum hóspede da reserva tiver sido aceite, abra «Edit» num hóspede e guarde: ao guardar, a reserva completa é reenviada. Caso contrário, contacte o suporte.

«Tentar novamente no Ministério», no cabeçalho da ficha, envia os hóspedes que nunca chegaram a ficar apresentados: os de um envio que falhou antes de chegar ao Ministério (uma falha pontual de ligação, credenciais incorretas) e os que ainda não tinham sido enviados. Nesses casos não é preciso anular nada.

O que este botão não faz é voltar a enviar um hóspede que já consta como apresentado — quer o Ministério o tenha aceitado, quer rejeitado. Se carregar nele numa reserva que o SES já rejeitou, os hóspedes rejeitados não são enviados de novo: só seguem os que ainda não tinham sido enviados, se os houver, e se não houver nenhum a ficha diz-lho e nada é enviado. Para os hóspedes rejeitados, siga o passo 4: «Edit» no hóspede se o SES rejeitou todos os hóspedes por causa de um dado de um hóspede; caso contrário, anule a comunicação e reenvie a reserva corrigida. A mesma ação aparece como «Tentar novamente» junto de cada hóspede e faz exatamente o mesmo.

Nem todos os erros exigem que intervenha. O BookCheckin revê automaticamente cada boletim que o Ministério devolve com erro e, para um conjunto concreto e limitado de casos, corrige-o e reenvia-o sem que faça nada: um número de documento duplicado dentro da mesma reserva (fica com o mais recente), um lugar de hóspede vazio que se infiltrou no envio (é excluído do lote), um código de nacionalidade ou de país num formato diferente do que o SES espera (é normalizado para o padrão de 3 letras) e um apelido composto separado de forma recuperável, como um «DEL» solto no campo do primeiro apelido (é recomposto automaticamente).

O erro deste manual — o código postal — não está nessa lista: o BookCheckin não pode inventar um código postal válido, por isso esse tipo de erro precisa sempre de ser corrigido por si (ou pelo próprio hóspede, com «Reiniciar registo»). O mesmo acontece com um e-mail mal formado, um nome que o Ministério recusa liminarmente, um código do estabelecimento que o SES não reconhece ou qualquer erro que o sistema não reconheça.

Além do boletim de check-in de cada hóspede, o BookCheckin comunica ao Ministério, através do SES Hospedajes, um relatório de reserva (no sistema, «Alta de Reservas de Hospedaje», ou RH) por cada reserva com ligação de check-in. Reúne os dados da reserva — o alojamento, as datas de entrada e de saída e um contacto do hóspede — e não substitui o boletim de check-in, que é apresentado em separado.

O Ministério dá a sua resposta depois do envio: o BookCheckin apresenta o relatório e, um pouco mais tarde, verifica o resultado. Se o Ministério o recusar, a reserva mostra «RH recusado» e, em «Resposta do Ministério do Interior», o texto exato que devolveu; avisamos também por e-mail se o aviso «Estado da submissão ao Ministério» estiver ativo. A causa mais comum é faltar o telefone ou o e-mail do hóspede: o SES exige pelo menos um em cada relatório de reserva. As datas de entrada e de saída também são obrigatórias.

Para corrigir, abra Links, encontre a reserva e abra a respetiva secção do relatório de reserva. Leia a mensagem do Ministério, adicione ou corrija o telefone ou o e-mail do hóspede e prima «Reenviar ao Ministério do Interior». Pode reenviá-lo as vezes que forem necessárias. Se a ligação estiver inativa, reative-a antes de reenviar. Se a ligação não tiver datas de entrada e de saída, crie-a de novo com as datas reais da estadia. Se continuar a falhar, escreva para hello@bookcheckin.com.

Por vezes o Ministério aceita o utilizador, a palavra-passe e os códigos guardados, mas recusa os envios com uma mensagem como «[10119] El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» (ou «[10120]», que indica que a conta não tem as operações de serviço web ativadas). Significa que a conta do SES Hospedajes não está autorizada para esse tipo de comunicação: é um problema de permissões da conta, não um código mal escrito nem uma palavra-passe errada.

Por isso não há nada a corrigir no BookCheckin: voltar a escrever a palavra-passe ou os códigos não resolve. A autorização depende da sua conta no Ministério e, enquanto não estiver resolvida, os boletins deste alojamento não podem ser apresentados. Se não souber como resolver, escreva para hello@bookcheckin.com e ajudamos.

Quando a autorização estiver resolvida, abra os Registos de check-in, abra cada reserva afetada e prima «Tentar novamente no Ministério». Os boletins recusados não são reenviados sozinhos.