Cuando un envío a SES falla

Cuando SES Hospedajes rechaza un parte, no desaparece de tu panel: sigue apareciendo en Registros, con un aviso visual en su recorrido de envío. Para verlos todos juntos, entra en Registros y filtra por estado «Error» — verás solo las reservas que el Ministerio ha devuelto con algún problema.

Cada fila muestra un pequeño recorrido — Enviado, Validado, En cola, Procesando y el resultado final — y cuando algo falla, ese último paso se pinta en rojo con «Errores parciales» o «Rechazado» en lugar de «Aceptado».

Haz clic en la fila para abrir su ficha completa. Arriba, la tarjeta «Envío a la policía» se muestra en rojo con «Error», y más abajo, junto a cada viajero afectado, verás la etiqueta «Errores parciales» o «Rechazado» y el texto exacto que ha devuelto el Ministerio.

Ese texto es literal — es la propia respuesta de SES Hospedajes, no una traducción de BookCheckin. Por ejemplo, en el caso de este manual SES devolvió: «[1] Validación: El código postal ha de ser longitud 5». Es la pista más fiable que tienes: casi siempre indica, con precisión, qué campo hay que corregir.

Código postal: SES exige exactamente 5 dígitos. Un código incompleto, con letras, o copiado de otro país (como en el ejemplo de arriba) se rechaza siempre. Lo mismo se aplica al código de municipio cuando el envío lo incluye.

Apellidos compuestos partidos mal: si un apellido como «Del Pino» o «De la Torre» se guarda dividido de forma que la partícula («DEL», «DE LA»…) queda sola en el campo de primer o segundo apellido, el Ministerio lo rechaza como valor incorrecto.

Nacionalidad o código de país: un código de país mal formado, o inconsistente con el documento del huésped, también genera un error de validación.

Envíos duplicados: si el mismo número de documento ya se comunicó antes para esa reserva, SES devuelve un error de comunicación repetida en lugar de crear un parte nuevo.

Formato del número de soporte del documento: el soporte de un DNI son 3 letras y 6 dígitos (por ejemplo BMP123456); el de un NIE o TIE es la letra E seguida de 8 dígitos (por ejemplo E12345678). Cualquier otro formato se rechaza.

Credenciales o autenticación: si el usuario o la contraseña del Ministerio han cambiado o no son correctos, el envío falla por autenticación antes incluso de llegar a validar los datos del huésped. Vuelve a introducir el usuario y la contraseña desde la pestaña Legal de la propiedad.

Código de establecimiento: «No existe un establecimiento para ese código» significa que SES no reconoce el código de establecimiento guardado en la propiedad — no es un problema de ningún huésped, y por eso «Revisar» no se ofrece para este error. Cópialo de nuevo desde el portal de SES Hospedajes («Mis datos registrados» → «Lista de establecimientos») y corrígelo en la pestaña Legal de la propiedad: en la reserva verás un aviso que te lleva directamente a ese campo. Después, anula la comunicación y reenvía la reserva corregida (paso 4).

Si SES rechazó a todos los huéspedes de la reserva por un dato de un huésped (un código postal, un apellido, un número de documento…), corrige a ese huésped con «Editar», junto a su nombre: al guardar, la reserva completa se vuelve a enviar al Ministerio. «Revisar», en la cabecera de la ficha, corrige algunos de estos errores automáticamente. No uses «Editar» así si algún huésped de la reserva fue aceptado: también volvería a enviar a los aceptados.

En los demás casos — un rechazo por el código de establecimiento, o una reserva en la que unos huéspedes fueron aceptados y otros rechazados — el camino es anular y volver a comunicar, porque SES Hospedajes no tiene una operación para «editar» un parte que ya tiene. Primero anula la comunicación desde «Más acciones → Anular comunicación»: el enlace de check-in del huésped sigue activo, pero el parte deja de estar presentado.

Con la comunicación anulada, aparecen dos acciones junto a cada huésped: «Reiniciar registro» vacía sus datos para que los introduzca de nuevo desde el formulario de check-in — útil cuando el dato erróneo lo escribió el propio huésped, como una dirección o un código postal. Pide confirmación antes de borrar nada, y el hueco queda marcado como «Reiniciado — pendiente de nuevo envío» para que sepas de un vistazo que estás esperando al huésped. «Eliminar» es distinto y más drástico: borra al huésped de la reserva por completo, para cuando se añadió por error.

Una vez corregidos — o eliminados — los huéspedes que causaban el problema, el botón «Reenviar reserva corregida» comunica la reserva completa al Ministerio como un lote nuevo. Si la causa no estaba en los huéspedes sino en la propiedad — como el código de establecimiento —, corrígela primero en la pestaña Legal y reenvía directamente, sin reiniciar ni eliminar a nadie. Si SES se niega a anular la comunicación, «Reenviar reserva corregida» no aparece. En ese caso, una vez corregida la causa y solo si ningún huésped de la reserva fue aceptado, abre «Editar» en un huésped y guarda: al guardar se vuelve a enviar la reserva completa. Si no, contacta con soporte.

«Reintentar al Ministerio», en la cabecera de la ficha, envía a los huéspedes que nunca llegaron a quedar presentados: los de un envío que falló antes de llegar al Ministerio (un fallo puntual de conexión, unas credenciales incorrectas) y los que todavía no se habían enviado. En esos casos no hace falta anular nada.

Lo que este botón no hace es volver a enviar a un huésped que ya consta como presentado — lo haya aceptado o rechazado el Ministerio. Si lo pulsas en una reserva que SES ya rechazó, los huéspedes rechazados no se vuelven a enviar: solo salen los que todavía no se habían enviado, si los hay, y si no queda ninguno la ficha te lo dice y no se envía nada. Para los rechazados, sigue el paso 4: «Editar» en el huésped si SES rechazó a todos por un dato de un huésped; si no, anula la comunicación y reenvía la reserva corregida. La misma acción aparece como «Reintentar» junto a cada huésped y hace exactamente lo mismo.

No todos los errores necesitan que intervengas. BookCheckin revisa automáticamente cada parte que el Ministerio devuelve con error y, para un grupo concreto y limitado de casos, lo corrige y lo vuelve a enviar sin que hagas nada: un número de documento duplicado dentro de la misma reserva (se queda con el más reciente), un huésped en blanco que se coló en el envío (se excluye del lote), un código de nacionalidad o de país en un formato distinto al que espera SES (se normaliza al estándar de 3 letras), y un apellido compuesto partido de forma reparable, como un «DEL» suelto en el campo de primer apellido (se recompone automáticamente).

El error de este manual — el código postal — no está en esa lista: BookCheckin no puede inventar un código postal válido, así que ese tipo de error siempre necesita que lo corrijas tú (o el propio huésped, con «Reiniciar registro»). Lo mismo pasa con un correo mal formado, un nombre que el Ministerio rechaza directamente, un código de establecimiento que SES no reconoce, o cualquier error que el sistema no reconozca.

Además del parte de viajeros de cada huésped, BookCheckin comunica al Ministerio, a través de SES Hospedajes, un parte de reserva (en el sistema, «Alta de Reservas de Hospedaje», o RH) por cada reserva con enlace de check-in. Recoge los datos de la reserva —el alojamiento, las fechas de entrada y salida y un contacto del huésped— y no sustituye al parte de viajeros, que se presenta aparte.

El Ministerio da su respuesta después del envío: BookCheckin lo presenta y, un poco más tarde, comprueba el resultado. Si lo rechaza, la reserva muestra «RH rechazado» y, en «Respuesta del Ministerio», el texto exacto que ha devuelto; además te avisamos por correo si tienes activado el aviso «Estado del envío al Ministerio». La causa más habitual es que falte el teléfono o el email del huésped: SES exige al menos uno en cada parte de reserva. Las fechas de entrada y salida también son obligatorias.

Para corregirlo, entra en Enlaces, busca la reserva y abre su sección del parte de reserva. Revisa el mensaje del Ministerio, añade o corrige el teléfono o el email del huésped y pulsa «Reenviar al Ministerio». Puedes reenviarlo las veces que haga falta. Si el enlace está inactivo, reactívalo antes de reenviar. Si el enlace no tiene fechas de entrada y salida, créalo de nuevo con las fechas reales de la estancia. Si sigue fallando, escríbenos a hello@bookcheckin.com.

A veces el Ministerio acepta el usuario, la contraseña y los códigos guardados, pero rechaza los envíos con un mensaje como «[10119] El arrendador no puede realizar ese tipo de comunicaciones» (o «[10120]», que indica que la cuenta no tiene habilitadas las operaciones de servicio web). Significa que la cuenta de SES Hospedajes no está autorizada para ese tipo de comunicación: es un problema de permisos de la cuenta, no un código mal escrito ni una contraseña incorrecta.

Por eso no hay nada que corregir en BookCheckin: volver a escribir la contraseña o los códigos no lo arregla. El permiso depende de tu cuenta en el Ministerio, y mientras no se resuelva, los partes de esa propiedad no se pueden presentar. Si no sabes cómo resolverlo, escríbenos a hello@bookcheckin.com y te ayudamos.

Cuando el permiso esté resuelto, entra en Registros, abre cada reserva afectada y pulsa «Reintentar al Ministerio». Los partes rechazados no se reenvían solos.