«BookCheckin», «nosotros» o «nuestro» se refiere a BookCheckin (bookcheckin.com), operado por Serlet Servicios Auxiliares (CIF B42527879), Calle Baladre 20, 03700 Denia, Alicante, España.
«Servicio» significa la plataforma web de BookCheckin, sus API y el software relacionado.
«Cliente» o «usted» significa cualquier persona física o jurídica que se registra y utiliza el Servicio.
«Huésped» significa el viajero cuyos datos se tratan a través del Servicio por cuenta de un Cliente.
Debe tener al menos 18 años y capacidad legal para obligarse por este acuerdo, en su propio nombre o en el de su organización. Al aceptar estas condiciones, usted declara que cumple estos requisitos.
BookCheckin ofrece:
Debe facilitar información exacta, completa y actualizada al crear una cuenta. Usted es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de toda la actividad que se produzca en su cuenta. Comuníquenos de inmediato cualquier uso no autorizado en legal@bookcheckin.com.
El Servicio se factura mensualmente por alojamiento. Los tramos de precio y los descuentos aplicables se detallan en nuestra página de precios. La suscripción mínima cubre 3 alojamientos.
Los pagos se procesan de forma segura a través de Stripe. Al facilitar los datos de pago, usted nos autoriza a cobrar las cuotas aplicables con periodicidad mensual. Todos los precios se expresan en euros (EUR) y no incluyen los impuestos aplicables (por ejemplo, el IVA español).
Las cuentas nuevas pueden tener derecho a un periodo de prueba gratuito promocional, según lo anunciado en el momento del registro. Durante la prueba no se requiere ningún pago. Le avisaremos antes de que una prueba pase a ser una suscripción de pago.
Puede cancelar su suscripción en cualquier momento desde los ajustes de su cuenta. El acceso continuará hasta el final del periodo de facturación en curso. No ofrecemos reembolsos por meses parciales, salvo cuando la legislación aplicable lo exija.
Usted se compromete a no:
BookCheckin actúa como encargado del tratamiento cuando trata datos personales de Huéspedes por cuenta de usted; usted es el responsable del tratamiento. Nuestra Política de Privacidad describe cómo tratamos los datos personales.
Esta sección 7 es el contrato por escrito exigido por el artículo 28.3 del RGPD entre usted como responsable y BookCheckin como encargado. No hay ningún documento aparte que solicitar o firmar: al aceptar estas Condiciones usted acepta esta sección, que nos vincula a ambos mientras tratemos datos personales de Huéspedes por su cuenta. Se aplica desde la fecha en que acepte estas Condiciones; para los Clientes existentes surte efecto según lo descrito en la sección 16. Cuando nuestra Política de Privacidad se refiere a «nuestro contrato de encargo del tratamiento», se refiere a esta sección.
Es posible que en el futuro ofrezcamos un contrato de encargo del tratamiento independiente, por ejemplo cuando su propia política de cumplimiento exija un documento firmado por separado. Si lo hacemos, complementará o sustituirá a esta sección mediante acuerdo escrito entre las partes. Hasta entonces rige esta sección y no existe ningún otro contrato de tratamiento de datos entre nosotros.
Objeto y finalidad: tratar datos personales de Huéspedes para que usted pueda cumplir su obligación legal de registro de viajeros conforme al Real Decreto 933/2021 (España) y, cuando el establecimiento haya activado el envío a Alloggiati Web, conforme a la normativa italiana de seguridad pública (Italia), y para que pueda gestionar el check-in de huéspedes. Naturaleza del tratamiento: recogida a través de los formularios de check-in dirigidos al huésped; extracción transitoria, asistida por IA, de los campos obligatorios a partir de documentos de identidad; almacenamiento, estructuración y visualización en su panel; transmisión al Ministerio del Interior de España (SES Hospedajes) y, cuando el establecimiento haya activado el envío a Alloggiati Web, al servicio Alloggiati Web de la Polizia di Stato de Italia; preparación del archivo de registro para los Mossos d'Esquadra o la Ertzaintza, que usted mismo sube; exportación a petición suya; cuando usted activa una integración que envía datos personales de los Huéspedes a un sistema propio (por ejemplo, su sistema de gestión hotelera), el tratamiento descrito en las condiciones de la integración que acepta al activarla; y supresión. Duración: mientras su suscripción esté vigente y, después, únicamente según lo descrito en la sección 7.10.
Tipos de datos personales: los enumerados en la sección 2.2 de la Política de Privacidad — datos identificativos, datos del documento de identidad, domicilio de residencia, firma electrónica, datos de contacto y datos de la estancia. Las imágenes de los documentos de identidad se tratan de forma transitoria para extraer esos campos y no se almacenan en nuestros servidores. Categorías de interesados: los Huéspedes que se alojan en sus alojamientos, incluidos los menores acompañantes, y la persona que realiza la reserva cuando sea distinta.
No tratamos categorías especiales de datos personales (artículo 9 del RGPD) por su cuenta: el flujo de check-in no solicita ningún selfie y no realiza reconocimiento facial ni comparación biométrica.
Tratamos los datos personales de Huéspedes únicamente siguiendo sus instrucciones documentadas, incluso en lo relativo a las transferencias a terceros países. Sus instrucciones documentadas son estas Condiciones, la configuración que elija en la plataforma (qué alojamientos están activos y qué integraciones, notificaciones, cerraduras inteligentes y búsqueda de direcciones habilita) y cualquier otra instrucción escrita que aceptemos. No tratamos datos personales de Huéspedes para fines propios, no los vendemos y ni nosotros ni nuestro subencargado de extracción documental los utilizamos para entrenar modelos de IA.
Cuando el Derecho de la Unión o el Derecho español nos obliguen a tratar datos personales de Huéspedes al margen de sus instrucciones, se lo comunicaremos antes del tratamiento, salvo que la ley lo prohíba. También le informaremos si, en nuestra opinión, una instrucción suya infringe el RGPD u otra norma de protección de datos aplicable.
Toda persona que autorizamos a tratar datos personales de Huéspedes está sujeta a un deber de confidencialidad que subsiste tras el fin de su relación con nosotros, y el acceso a esos datos se limita a quienes lo necesitan para operar o dar soporte al Servicio.
Aplicamos las medidas técnicas y organizativas recogidas en la sección 8 de la Política de Privacidad, que se incorpora a esta sección por referencia y constituye nuestro compromiso del artículo 32 con usted — entre ellas, cifrado en tránsito (TLS 1.2+), cookies de sesión httpOnly con SameSite y tokens CSRF, cabeceras HTTP de seguridad, eliminación de los metadatos EXIF de las imágenes subidas, limitación de peticiones en los endpoints de autenticación y de escaneo de documentos, doble factor de autenticación disponible en todas las cuentas, acceso del personal según necesidad de conocer, y servidores y base de datos alojados en la UE. Podemos modificar estas medidas con el tiempo, siempre que no se reduzca el nivel global de protección.
Usted nos otorga autorización general por escrito para recurrir a subencargados. Los que utilizamos, con su finalidad y garantías, se enumeran en la sección 5 de la Política de Privacidad. En la fecha de estas Condiciones son:
Imponemos a cada subencargado mencionado arriba obligaciones de protección de datos no menos protectoras que las de esta sección, y seguimos siendo responsables ante usted de su cumplimiento, con sujeción a la sección 12.
Los proveedores que usted elige son sus propios proveedores de servicios, no nuestros subencargados. Su sistema de gestión hotelera o channel manager conectado, el proveedor de cerraduras inteligentes que elija y el proveedor de mensajería de WhatsApp son sus propios encargados del tratamiento: usted contrata con ellos directamente, y los datos que les enviamos por instrucción suya se conservan conforme a su acuerdo con ellos. Leemos datos de ellos y, cuando usted lo activa, escribimos datos en ellos únicamente por instrucción suya. Cuando uno de esos proveedores esté establecido, o aloje su cuenta, fuera del EEE (por ejemplo, un sistema de gestión hotelera alojado en Estados Unidos), las garantías de la transferencia son las de su acuerdo con ese proveedor, y su instrucción de activar la integración es su instrucción a nosotros para transmitirle datos.
Transferencias fuera del EEE. Anthropic y Resend están establecidos en Estados Unidos, por lo que su tratamiento constituye una transferencia fuera del EEE. Ambas transferencias se rigen por las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, incorporadas a los contratos de tratamiento de datos de dichos proveedores. Nuestros propios servidores y base de datos están ubicados en la UE.
El Ministerio y las demás autoridades no son subencargados. Transmitir los datos de viajeros al Ministerio del Interior de España (SES Hospedajes) es una obligación legal derivada del Real Decreto 933/2021 y, cuando el establecimiento haya activado el envío a Alloggiati Web, transmitirlos al servicio Alloggiati Web de la Polizia di Stato de Italia es una obligación legal derivada de la normativa italiana. El Ministerio y la Polizia di Stato reciben esos datos, cada uno, como responsable del tratamiento por derecho propio, no por instrucciones suyas ni nuestras. Lo mismo ocurre con los Mossos d'Esquadra (Cataluña) y la Ertzaintza (País Vasco), que reciben el archivo de registro de usted y no de nosotros. La sección 7.12 explica quién transmite a cada autoridad.
Cambios en la lista. Le avisaremos por correo electrónico, a la dirección de su cuenta, con al menos 30 días de antelación antes de añadir o sustituir un subencargado que trate datos personales de Huéspedes — o tan pronto como razonablemente podamos cuando sea necesario un cambio urgente para mantener el Servicio seguro o disponible. Podrá oponerse por motivos razonables de protección de datos dentro de ese plazo; si no podemos ofrecerle una alternativa, podrá resolver su suscripción mediante notificación escrita con efecto inmediato, sin que se devengue nada más.
Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, le asistimos en el cumplimiento de su obligación de responder a los Huéspedes que ejerzan sus derechos del capítulo III del RGPD. La plataforma le da las herramientas para hacerlo usted mismo: puede exportar el registro de un Huésped concreto (artículo 20) o todo su libro-registro de viajeros en CSV, XLSX o PDF, y puede suprimir el registro de un Huésped (artículo 17) desde el panel. Esas herramientas siguen disponibles aunque su suscripción caduque, porque su deber de responder a un Huésped no caduca con su facturación.
Si un Huésped se dirige directamente a nosotros, no responderemos al fondo de su solicitud: le remitiremos a usted y se lo comunicaremos sin dilación indebida. También le asistimos, teniendo en cuenta la información de que dispongamos, en sus obligaciones de los artículos 32 a 36 del RGPD — seguridad, notificación de brechas, evaluaciones de impacto y consulta previa.
Le notificaremos sin dilación indebida tras tener conocimiento de una violación de la seguridad de los datos personales de Huéspedes que tratamos por su cuenta, y le facilitaremos la información de que dispongamos sobre ella: su naturaleza, las categorías y el número aproximado de Huéspedes y de registros afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas o propuestas. Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en el plazo de 72 horas cuando proceda, e informar a los Huéspedes afectados, es responsabilidad suya como responsable del tratamiento; le asistiremos en ello. Cuando BookCheckin sea el propio responsable — por ejemplo, respecto de los datos de su cuenta de Cliente — realizamos esa notificación en nuestro propio nombre, según lo descrito en la sección 8 de la Política de Privacidad.
Pondremos a su disposición toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento del artículo 28 del RGPD, y permitiremos y contribuiremos a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por su parte o por un auditor que usted designe. Las auditorías requieren un preaviso por escrito de al menos 30 días, se realizan en horario laboral normal, están sujetas a confidencialidad y no deben perturbar el Servicio ni la seguridad y confidencialidad de los datos de otros Clientes. Podremos facilitar primero documentación actualizada de nuestras medidas; si con ello no se responde razonablemente a sus preguntas, la auditoría se llevará a cabo. A partir de la segunda auditoría en un periodo de 12 meses podremos repercutir nuestros costes razonables, salvo que la auditoría adicional siga a una violación de seguridad de datos personales o la exija una autoridad de control.
Cuando dejemos de prestarle el Servicio, suprimiremos o le devolveremos, a su elección, los datos personales de Huéspedes que tratamos por su cuenta, y suprimiremos las copias existentes — salvo cuando el Derecho de la Unión o el Derecho español nos obliguen a conservarlos. El artículo 28.3.g) del RGPD contempla esa excepción y aquí no es teórica.
Excepción por conservación legal obligatoria (España). El artículo 5.3 del Real Decreto 933/2021 exige conservar el libro-registro de viajeros durante tres años contados desde la finalización del servicio contratado — en la práctica, desde la salida del Huésped. Cuando un registro de viajero siga dentro de esa ventana de tres años al terminar su suscripción, no lo suprimimos: lo conservamos durante el resto de la ventana, únicamente para cumplir esa obligación legal y para ningún otro fin, y lo suprimimos cuando la ventana se cierra. Los registros que ya estén fuera de la ventana se suprimen o devuelven, a su elección. Prometer suprimirlo todo al finalizar el contrato entraría en conflicto con esa obligación, así que no lo prometemos.
Italia. Cuando el establecimiento haya activado el envío a Alloggiati Web, la excepción anterior no se aplica a los datos personales de Huéspedes de una estancia en Italia, porque la ley italiana exige lo contrario. El D.M. de 7 de enero de 2013, art. 4-bis, apartado 2 (introducido por el D.M. de 16 de septiembre de 2021), obliga al establecimiento a suprimir los datos digitales transmitidos en cuanto se genere el justificante (ricevuta) que confirma la comunicación, y a conservar ese justificante durante cinco años. Como encargados de su tratamiento, por tanto, suprimimos los datos personales de Huéspedes de una estancia transmitida una vez generado su justificante, tras un breve periodo técnico de gracia, y conservamos el justificante durante cinco años. Tras esa supresión, el PDF del Huésped y la exportación de datos de esa estancia ya no pueden regenerarse.
Llevarse su libro-registro. Puede exportar su libro-registro de viajeros en cualquier momento en CSV, XLSX o PDF, sin pedírnoslo y sea cual sea su estado de facturación. En el caso de una estancia transmitida a Alloggiati Web, la exportación solo está disponible hasta que se suprimen los datos de esa estancia, como se ha descrito.
Si en su lugar elimina su cuenta. Eliminar una cuenta de titular en la plataforma es una instrucción inmediata de supresión por su parte como responsable, y la ejecutamos al momento: suprimimos los campos identificativos de todos los registros de Huéspedes de esa cuenta, eliminamos los archivos almacenados y — cuando ya se haya realizado un envío a SES Hospedajes — solicitamos su anulación ante el Ministerio, dejando únicamente un registro de auditoría no identificativo. Una declaración ya transmitida a Alloggiati Web no puede anularse: Alloggiati Web no tiene ninguna operación de anulación. Eso no es lo mismo que la excepción anterior. Conservar el libro-registro legal durante el periodo de tres años es una obligación suya como responsable, así que expórtelo antes de eliminar su cuenta.
Usted es responsable de:
Quién transmite. Las autoridades no se tratan todas de la misma manera, y la diferencia es deliberada. Para los alojamientos de Cataluña y del País Vasco, BookCheckin no realiza ninguna transmisión: prepara el archivo de registro y usted, como Responsable del tratamiento, lo sube por su cuenta a los Mossos d'Esquadra o a la Ertzaintza. Para España (SES Hospedajes) y, cuando el establecimiento haya activado el envío a Alloggiati Web, para Italia (Alloggiati Web), BookCheckin realiza la transmisión por su cuenta.
Credenciales. Para transmitir por su cuenta, BookCheckin almacena las credenciales que usted facilita y accede al servicio de la autoridad como si fuera usted: para SES Hospedajes, el usuario y la contraseña del servicio web del Ministerio que usted introduce para cada alojamiento; y, cuando el establecimiento haya activado el envío a Alloggiati Web, su Utente, Password y WS Key de Alloggiati Web. Las almacenamos cifradas y las utilizamos únicamente para autenticarnos en el servicio de esa autoridad con el fin de realizar sus propias declaraciones de sus alojamientos; no las utilizamos para nada más. Sus credenciales de Alloggiati Web nunca se devuelven a ninguna página, respuesta de API ni registro. Su contraseña del Ministerio no se incluye en las páginas ni en las respuestas de API ordinarias y solo se muestra, a petición, a los miembros de su cuenta con acceso de gestor. Suprimimos las credenciales almacenadas de un alojamiento cuando usted nos lo pide y cuando se elimina el alojamiento; cambiar un alojamiento a otra autoridad de comunicación no suprime por sí solo las credenciales almacenadas para la anterior (para que pueda volver a ella), así que solicítelo si desea que se supriman. BookCheckin no dispone de credenciales de los registros de los Mossos d'Esquadra ni de la Ertzaintza y nunca accede a ninguno de esos portales.
Las declaraciones italianas no pueden retirarse a través de BookCheckin. Alloggiati Web no tiene ninguna operación de anulación ni de corrección. Una vez transmitida una declaración, no puede retirarse ni modificarse a través de BookCheckin; solo su Questura puede actuar sobre ella. La obligación de registro y las credenciales siguen siendo suyas, y su establecimiento debe estar ya dado de alta en Alloggiati Web ante su Questura: BookCheckin puede comprobar que las credenciales se autentican, pero no que su alta esté en orden.
BookCheckin facilita la comunicación de datos de Huéspedes a la autoridad competente conforme exige la ley. Para España (SES Hospedajes) y, cuando el establecimiento haya activado el envío a Alloggiati Web, para Italia (Alloggiati Web), BookCheckin transmite los datos por su cuenta; para Cataluña y el País Vasco, prepara un archivo que usted debe subir por su cuenta (véase la sección 7.12). La obligación de registro, incluido su plazo, sigue siendo suya en todos los casos; en Italia el plazo es de 24 horas desde la llegada, o de seis horas en estancias de 24 horas o menos. Usted sigue siendo legalmente responsable de que todos los datos de viajeros que envíe sean exactos y completos. BookCheckin no responde de las sanciones administrativas derivadas de datos inexactos facilitados por usted o por sus Huéspedes.
Todos los derechos y titularidades sobre el Servicio (incluidos el software, las marcas y los contenidos) corresponden a BookCheckin. Le concedemos una licencia limitada, no exclusiva e intransferible para usar el Servicio durante el periodo de suscripción y únicamente para sus fines empresariales internos.
Aspiramos a una alta disponibilidad, pero no garantizamos un acceso ininterrumpido. Podemos realizar tareas de mantenimiento, actualizaciones o modificaciones del Servicio con o sin previo aviso. Podemos discontinuar funcionalidades con un preaviso de al menos 30 días cuando sea razonablemente posible.
El Servicio se presta «tal cual» y «según disponibilidad», sin garantías de ningún tipo, expresas o implícitas. No garantizamos que el Servicio esté libre de errores ni que los resultados del reconocimiento de documentos sean exactos al 100 %. Usted es responsable de verificar la exactitud de los datos antes de enviarlos a cualquier autoridad. Cuando usted nos instruye para escribir datos de los Huéspedes en un sistema propio, escribimos únicamente lo que usted ha activado, únicamente en la reserva a la que corresponden y únicamente en campos vacíos; usted sigue siendo responsable de comprobarlos allí y, en la medida permitida por la ley, no somos responsables de lo que usted o el proveedor de ese sistema hagan con los datos una vez escritos. Nuestra responsabilidad es la prevista en la sección 12, y nada en estas Condiciones limita la responsabilidad que la ley no permite limitar.
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, la responsabilidad total de BookCheckin derivada de o relacionada con estas Condiciones no excederá del importe total de las cuotas abonadas por usted en los 12 meses anteriores a la reclamación. No respondemos de daños indirectos, incidentales, especiales, consecuentes ni punitivos.
Nada de lo dispuesto en esta sección excluye o limita responsabilidad alguna que no pueda excluirse o limitarse conforme al Derecho español, incluidas las derivadas de dolo, y ninguna disposición de estas Condiciones afecta a los derechos que la normativa de consumo reconozca imperativamente a un Cliente que actúe como consumidor.
Usted se compromete a mantener indemne a BookCheckin frente a cualesquiera reclamaciones, pérdidas o daños (incluidos honorarios legales razonables) derivados de su incumplimiento de estas Condiciones, de su infracción de cualquier norma o del uso indebido del Servicio.
Cualquiera de las partes puede resolver estas Condiciones en cualquier momento. Podemos suspender o cancelar su cuenta de forma inmediata si incumple estas Condiciones o si la ley nos obliga a ello. Al resolverse, cesa su derecho de acceso al Servicio y suprimiremos o anonimizaremos sus datos conforme a nuestra política de conservación (véase la Política de Privacidad).
Estas Condiciones se rigen por la legislación española. Cualquier controversia se someterá a la jurisdicción exclusiva de los juzgados y tribunales de España. Si usted es consumidor en la UE, dispone además de la plataforma europea de resolución de litigios en línea en ec.europa.eu/consumers/odr.
Podemos actualizar estas Condiciones de vez en cuando. Le avisaremos por correo electrónico o a través de la plataforma con al menos 14 días de antelación antes de que surtan efecto cambios sustanciales. El uso continuado del Servicio después de esa fecha supone la aceptación de las Condiciones actualizadas.
Para cualquier consulta sobre estas Condiciones, puede escribirnos a:
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