Cómo funciona un check-in, de principio a fin

Todo empieza con un enlace de check-in: lo crea automáticamente un PMS conectado, o lo creas tú a mano desde «Enlaces» con la propiedad, las fechas y el número de huéspedes. En cualquiera de los dos casos, se lo haces llegar al huésped por correo o por el canal que prefieras.

El huésped abre el enlace en su propio dispositivo y completa el check-in: sus datos personales, los del resto de acompañantes si viaja en grupo, y — según la propiedad — un documento escaneado o fotografiado. No hace falta que lo haga todo de una sentada: puede volver más tarde y seguir donde lo dejó.

En cuanto el huésped abre el enlace — incluso antes de terminar — su check-in aparece como una fila en «Registros». Mientras no haya nada enviado todavía verás una de estas dos etiquetas: «Sin abrir — a la espera del registro» si aún no ha empezado, o «En curso · N/M registrados» mientras va rellenando a los acompañantes uno a uno.

Una vez que el primer huésped de la reserva envía sus datos, esa etiqueta se sustituye por una barra de progreso con cinco etapas: Enviado, Validado, En cola, Procesando y, al final, Aceptado, Errores parciales o Rechazado — el mismo lenguaje que usa el Ministerio para procesar los partes por lotes. Pulsa la fila para abrir la ficha completa del check-in, con los datos de cada huésped y, si ya se presentó, la respuesta exacta del Ministerio.

Si al final se aloja menos gente de la prevista, abre la tarjeta del enlace en «Enlaces» y despliega «Ajustar el número de huéspedes» para reducir el total — el huésped nunca puede bajarlo por su cuenta, así que ese ajuste lo haces tú.

Si un acompañante no puede o no sabe rellenar su propio formulario, entra en la ficha del check-in y pulsa «Insertar manualmente» en su fila: puedes escanear su documento y dejar que BookCheckin lea los datos, o escribirlos tú directamente.

Y si un dato ya enviado está mal — un apellido mal escrito, un número de documento equivocado — «Editar» en esa misma fila te deja corregirlo. Si el Ministerio ya había aceptado a ese huésped, corregirlo anula la comunicación de todo el lote y lo vuelve a presentar con el dato corregido — BookCheckin te avisa antes de confirmar.

En cuanto un huésped envía sus datos, BookCheckin los presenta dentro del plazo legal de 24 horas — no hace falta que tú pulses nada. A qué autoridad llegan depende de dónde está la propiedad: la inmensa mayoría se presenta ante el Ministerio del Interior a través de SES Hospedajes; Cataluña y el País Vasco, cuando están configuradas para ello, se presentan ante los Mossos d'Esquadra o la Ertzaintza en su lugar.

«Aceptado» significa que ya está — no tienes que hacer nada más con ese huésped. «Errores parciales» o «Rechazado» significa que el Ministerio ha señalado un problema con uno o varios huéspedes del lote: la ficha del check-in muestra el texto exacto del error para que sepas qué corregir.

Si un envío se queda parado más tiempo del que esperas, o no sabes qué significa un error concreto, empieza siempre por la ficha del check-in — ahí está el mensaje exacto del Ministerio, no una versión resumida.

Para un dato suelto mal escrito, «Editar» en la fila del huésped es lo más rápido: cambias el campo y guardas. Si ese huésped ya estaba comunicado al Ministerio, verás antes un aviso — «Este huésped ya está comunicado al Ministerio» — explicando que guardar el cambio anula la comunicación de todos los huéspedes presentados juntos en el mismo lote, no solo la de este, y vuelve a presentarlos con el dato corregido. No se anula nada hasta que confirmas ese aviso.

Para retirar la presentación sin tener ya el dato corregido a mano — o para quitar directamente a un huésped de la reserva — usa «Anular comunicación», en el menú «⋯» de la ficha del check-in. El enlace sigue activo; solo se retira lo ya comunicado al Ministerio. A partir de ahí, huésped por huésped, eliges «Reiniciar registro» (borra lo que envió para que vuelva a rellenar el formulario él mismo) o «Eliminar» (lo quita de la reserva sin más). Cuando lo tengas listo, «Reenviar reserva corregida» presenta de nuevo el lote completo.

«Eliminar formulario» es otra cosa — retira el check-in del panel por completo, no solo su comunicación al Ministerio. Solo está disponible cuando no hay ninguna presentación activa (antes de presentar, o después de anularla), y los datos del huésped se conservan igualmente porque la ley lo exige.