Como funciona um check-in, do início ao fim

Tudo começa com um link de check-in: ou é criado automaticamente por um PMS ligado, ou cria-o à mão em «Links», com o alojamento, as datas e o número de hóspedes. Em qualquer dos casos, faz-lho chegar por e-mail ou pelo canal que preferir.

O hóspede abre o link no seu próprio dispositivo e conclui o check-in: os seus dados pessoais, os dos restantes acompanhantes se viajar em grupo e — consoante o alojamento — um documento digitalizado ou fotografado. Não precisa de fazer tudo de uma vez: pode voltar mais tarde e continuar onde ficou.

Assim que o hóspede abre o link — mesmo antes de terminar — o seu check-in surge como uma linha em «Registos de check-in». Enquanto nada tiver sido enviado verá uma destas duas etiquetas: «Não aberto — aguarda registo», se ainda não começou, ou «Em curso · N/M registados», enquanto vai preenchendo os acompanhantes um a um.

Assim que o primeiro hóspede da reserva envia os seus dados, essa etiqueta dá lugar a uma barra de progresso com cinco etapas: Enviado, Validado, Em fila, A processar e, no fim, Aceite, Erros parciais ou Rejeitado — a mesma linguagem que o Ministério usa para processar os boletins por lotes. Clique na linha para abrir a ficha completa do check-in, com os dados de cada hóspede e, se já tiver sido comunicado, a resposta exata do Ministério.

Se, no fim, ficarem menos pessoas do que o previsto, abra o cartão do link em «Links» e expanda «Ajustar número de hóspedes» para reduzir o total — o hóspede nunca o pode baixar por si, por isso esse ajuste é seu.

Se um acompanhante não puder ou não souber preencher o seu formulário, entre na ficha do check-in e clique em «Inserir manualmente» na linha dele: pode digitalizar o documento e deixar o BookCheckin ler os dados, ou escrevê-los diretamente.

E se um dado já enviado estiver errado — um apelido mal escrito, um número de documento trocado — «Edit», nessa mesma linha, permite-lhe corrigi-lo. Se o Ministério já tinha aceitado esse hóspede, a correção cancela a comunicação de todo o lote e volta a comunicá-lo com o dado corrigido — o BookCheckin avisa-o antes de confirmar.

Assim que um hóspede envia os seus dados, o BookCheckin comunica-os dentro do prazo legal de 24 horas — não tem de clicar em nada. A que autoridade chegam depende de onde fica o alojamento: a esmagadora maioria é comunicada ao Ministério do Interior através do SES Hospedajes; na Catalunha, se o alojamento estiver em modo Mossos, e no País Basco, se tiver a Ertzaintza ativada, o BookCheckin não comunica nada: prepara o ficheiro oficial e é você que o carrega no portal dos Mossos d'Esquadra ou no da Ertzaintza.

«Aceite» significa que está feito — não tem mais nada a fazer com esse hóspede. «Erros parciais» ou «Rejeitado» significa que o Ministério assinalou um problema com um ou mais hóspedes do lote: a ficha do check-in mostra o texto exato do erro, para que saiba o que corrigir.

Se um envio ficar parado mais tempo do que espera, ou não souber o que significa um erro concreto, comece sempre pela ficha do check-in — é aí que está a mensagem exata do Ministério, e não uma versão resumida.

Para corrigir um hóspede que já foi comunicado ao Ministério — quer o tenha aceitado, quer rejeitado —, use «Cancelar submissão», no menu «⋯» da ficha do check-in. O link mantém-se ativo; só se retira o que já foi comunicado ao Ministério. A partir daí, hóspede a hóspede, escolhe «Reiniciar registo» (apaga o que ele enviou, para que volte a preencher o formulário) ou «Remover» (tira-o simplesmente da reserva). Se o problema não estava nos hóspedes mas no alojamento — por exemplo, o código do estabelecimento —, corrija-o no separador Legal do alojamento e deixe os hóspedes como estão. Quando estiver tudo pronto, «Reenviar submissão corrigida» volta a comunicar o lote completo.

«Eliminar formulário» é outra coisa — retira o check-in do painel por completo, não apenas a sua comunicação ao Ministério. Só está disponível quando não há nenhuma comunicação ativa (antes de comunicar, ou depois de a cancelar), e os dados do hóspede conservam-se na mesma porque a lei o exige.