O que o seu hóspede vê: o portal de check-in

Quando o seu hóspede abre o link de check-in não precisa de criar qualquer conta nem de instalar nada: a página abre diretamente no navegador do telemóvel ou do computador, já identificada com o nome do seu alojamento.

Se houver datas de reserva associadas ao link, vê-as indicadas em cima, juntamente com o número de hóspedes. A barra de progresso no topo indica-lhe em que passo está e quantos faltam, e pode mudar o idioma de todo o ecrã entre seis opções (espanhol, inglês, francês, alemão, italiano e português) sem perder os dados que já tenha introduzido.

Para avançar, tem primeiro de assinalar duas caixas: que confirma as datas da sua estadia e que aceita os termos e condições deste processo de registo. Só então o botão «Seguinte» o deixa continuar.

O passo seguinte pede-lhe que escolha o tipo de documento que vai usar: «DNI / NIF», «NIE», «Passaporte» ou «Outro». Esta escolha determina exatamente o que a aplicação lhe pede a seguir.

Se escolher DNI ou NIE, a aplicação pede-lhe para digitalizar primeiro a frente e depois o verso do documento. Com passaporte só digitaliza uma face. Se escolher «Outro» (por exemplo, um documento de identificação estrangeiro que não encaixa nas categorias anteriores), a digitalização é ignorada por completo e passa diretamente a escrever os seus dados à mão.

Mesmo por baixo do seletor, o ecrã lembra ao hóspede que esta recolha de dados é um requisito legal em Espanha (Real Decreto 933/2021, registo de viajantes), com uma ligação para a regulamentação oficial — útil caso alguma vez questione por que motivo lhe pedem estas informações.

Para os tipos de documento digitalizáveis, a aplicação abre a câmara do telemóvel (ou permite carregar uma fotografia já tirada) para captar cada face do documento.

Depois de captada a imagem, o BookCheckin extrai automaticamente os dados do documento (nome, apelidos, número, data de nascimento, nacionalidade…) por reconhecimento ótico, para que o hóspede não tenha de os escrever todos à mão. Se a fotografia sair desfocada ou o sistema não conseguir ler bem algum campo, avisa-o e deixa-o repetir a captura ou completar o dado manualmente no passo seguinte.

Esta extração automática é uma ajuda, não a fonte final do registo: todos os campos continuam editáveis pelo hóspede no ecrã seguinte, até ao momento em que assina e envia.

É aqui que o hóspede revê e completa toda a sua informação: nome e apelidos, data de nascimento, sexo, nacionalidade, número do documento, morada de residência, telefone e e-mail. Os campos que a aplicação conseguiu preencher automaticamente a partir da digitalização aparecem destacados para que os confirme, mas pode corrigir qualquer um deles.

Logo por baixo desses dados, no mesmo ecrã, está o quadro da assinatura: o hóspede assina com o dedo (ou com o rato) diretamente ali. Não existe um passo autónomo só para a assinatura — dados e assinatura completam-se em conjunto. Ao tocar em «Seguinte», a aplicação verifica se tudo o que é obrigatório está preenchido e se a assinatura está feita; se faltar alguma coisa, assinala-a a vermelho e não o deixa avançar enquanto não a corrigir.

A assinatura é obrigatória a partir dos 14 anos. Os menores de 14 anos têm um formulário reduzido em que só se pedem o nome e apelidos, a data de nascimento, a nacionalidade e a sua relação de parentesco com o adulto responsável — sem documento nem assinatura, tal como permite o Real Decreto 933/2021.

Antes de enviar seja o que for, o hóspede vê um resumo completo: as datas da estadia, os dados de cada pessoa registada (incluindo a assinatura, quando aplicável) e os dados do contrato e da reserva.

Para concluir o envio tem de assinalar uma última caixa a declarar que toda a informação prestada é verdadeira e exata. Só então o botão «Enviar check-in» fica ativo.

Numa reserva com vários hóspedes, cada pessoa pode completar a sua própria parte a partir de um dispositivo diferente, partilhando o mesmo link — os seus dados ficam guardados assim que termina, sem esperar pelo resto do grupo.

Assim que todos os hóspedes do link enviarem o seu registo, o cartão desse link no seu painel Links muda para o estado «Concluído» — assim sabe de relance, sem ter de perguntar, que o check-in está terminado. Enquanto faltar alguém por registar, o cartão mantém-se em «Pendente».

A partir daí, o BookCheckin encarrega-se de comunicar o boletim de alojamento ao SES Hospedajes de forma automática, sem que tenha de fazer nada. Não precisa de verificar manualmente que foi enviado: se algum envio não puder ser concluído (por exemplo, um dado que a Dirección General de la Policía recusa), avisamo-lo e pode ver como resolvê-lo no manual sobre envios falhados.