Ce que voit votre voyageur : le portail de check-in

Quand votre voyageur ouvre le lien de check-in, il n'a besoin de créer aucun compte ni d'installer quoi que ce soit : la page s'ouvre directement dans le navigateur de son téléphone ou de son ordinateur, déjà identifiée au nom de votre hébergement.

Si des dates de réservation sont associées au lien, il les voit affichées en haut, avec le nombre de voyageurs. La barre de progression en haut de l'écran lui indique à quelle étape il se trouve et combien il en reste, et il peut basculer tout l'écran dans l'une des six langues proposées (espagnol, anglais, français, allemand, italien et portugais) sans perdre les données déjà saisies.

Pour avancer, il doit d'abord cocher deux cases : confirmer les dates de son séjour et accepter les conditions générales de ce processus d'enregistrement. Le bouton « Suivant » ne le laisse continuer qu'à ce moment-là.

L'étape suivante lui demande de choisir le type de document qu'il va utiliser : « DNI / NIF », « NIE », « Passeport » ou « Autre ». Ce choix détermine exactement ce que l'application lui demandera ensuite.

S'il choisit DNI ou NIE, l'application lui demandera de scanner d'abord le recto puis le verso du document. Avec un passeport, une seule face est scannée. S'il choisit « Autre » (par exemple une pièce d'identité étrangère qui n'entre dans aucune des catégories précédentes), le scan est entièrement ignoré et il passe directement à la saisie manuelle de ses informations.

Juste sous le sélecteur, l'écran rappelle au voyageur que cette collecte de données est une obligation légale en Espagne (décret royal 933/2021, registre des voyageurs), avec un lien vers la réglementation officielle — utile s'il vient à demander pourquoi ces informations lui sont réclamées.

Pour les types de document scannables, l'application ouvre l'appareil photo du téléphone (ou permet d'envoyer une photo déjà prise) pour capturer chaque face du document.

Une fois l'image capturée, BookCheckin en extrait automatiquement les données (nom, prénoms, numéro, date de naissance, nationalité…) par reconnaissance optique, pour que le voyageur n'ait pas à tout taper à la main. Si la photo est floue ou si le système ne parvient pas à lire correctement un champ, il le signale et lui permet de refaire la capture ou de compléter la donnée manuellement à l'étape suivante.

Cette extraction automatique est une aide, pas la source définitive de la fiche : tous les champs restent modifiables par le voyageur à l'écran suivant, avant la signature et l'envoi.

C'est ici que le voyageur vérifie et complète toutes ses informations : nom et prénoms, date de naissance, sexe, nationalité, numéro de document, adresse de résidence, téléphone et adresse e-mail. Les champs que l'application a réussi à remplir automatiquement à partir du scan apparaissent en surbrillance pour qu'il les relise, mais il peut corriger n'importe lequel d'entre eux.

Juste en dessous, sur le même écran, se trouve le cadre de signature : le voyageur signe avec le doigt (ou la souris) directement dedans. Il n'existe pas d'étape distincte réservée à la signature — informations et signature se remplissent ensemble. En appuyant sur « Suivant », l'application vérifie que tous les champs obligatoires sont remplis et que la signature est faite ; s'il manque quelque chose, elle le signale en rouge et ne le laisse pas avancer tant que ce n'est pas corrigé.

La signature est obligatoire à partir de 14 ans. Les moins de 14 ans ont un formulaire réduit qui ne demande que le nom et les prénoms, la date de naissance, la nationalité et le lien de parenté avec l'adulte responsable — sans document ni signature, comme l'autorise le décret royal 933/2021.

Avant tout envoi, le voyageur voit un récapitulatif complet : les dates du séjour, les informations de chaque personne enregistrée (y compris sa signature, le cas échéant) et les informations du contrat et de la réservation.

Pour finaliser l'envoi, il doit cocher une dernière case déclarant que toutes les informations fournies sont véridiques et exactes. Ce n'est qu'alors que le bouton « Soumettre l'enregistrement » s'active.

Sur une réservation à plusieurs voyageurs, chaque personne peut remplir sa propre partie depuis un appareil différent en partageant le même lien — ses données sont enregistrées dès qu'elle a terminé, sans attendre le reste du groupe.

Dès que tous les voyageurs du lien ont envoyé leur enregistrement, la carte de ce lien dans votre panneau Liens passe au statut « Terminé » — vous savez ainsi d'un coup d'œil, sans avoir à demander, que le check-in est bouclé. Tant qu'il reste quelqu'un à enregistrer, la carte reste sur « En attente ».

À partir de là, BookCheckin se charge de transmettre la fiche de voyageurs à SES Hospedajes automatiquement, sans que vous ayez quoi que ce soit à faire. Inutile de vérifier à la main que l'envoi est passé : si jamais un envoi ne peut pas aboutir (par exemple une donnée que la Dirección General de la Policía refuse), nous vous prévenons et vous trouverez comment le résoudre dans le manuel sur les envois en échec.