Che cosa vede il tuo ospite: il portale di check-in

Quando il tuo ospite apre il link di check-in non deve creare alcun account né installare nulla: la pagina si apre direttamente nel browser del suo telefono o del suo computer, già intestata al nome della tua struttura.

Se al link sono associate delle date di prenotazione, le vede indicate in alto insieme al numero di ospiti. La barra di avanzamento in cima gli mostra a che passaggio si trova e quanti ne restano, e può cambiare la lingua di tutta la schermata tra sei opzioni (spagnolo, inglese, francese, tedesco, italiano e portoghese) senza perdere i dati già inseriti.

Per andare avanti deve prima spuntare due caselle: confermare le date del soggiorno e accettare i termini e le condizioni di questo processo di registrazione. Solo allora il pulsante «Avanti» gli permette di proseguire.

Il passaggio successivo gli chiede di scegliere il tipo di documento che userà: «DNI / NIF», «NIE», «Passaporto» o «Altro». Questa scelta determina esattamente ciò che l'app gli chiederà dopo.

Se sceglie DNI o NIE, l'app gli chiederà di scansionare prima il fronte e poi il retro del documento. Con il passaporto si scansiona una sola facciata. Se sceglie «Altro» (per esempio un documento d'identità straniero che non rientra nelle categorie precedenti), la scansione viene saltata del tutto e passa direttamente a scrivere i suoi dati a mano.

Proprio sotto il selettore, la schermata ricorda all'ospite che questa raccolta di dati è un obbligo di legge in Spagna (Regio Decreto 933/2021, registro dei viaggiatori), con un link alla normativa ufficiale — utile se dovesse chiedere perché gli vengono richieste queste informazioni.

Per i tipi di documento scansionabili, l'app apre la fotocamera del telefono (oppure consente di caricare una foto già scattata) per acquisire ogni facciata del documento.

Una volta acquisita l'immagine, BookCheckin estrae automaticamente i dati del documento (nome, cognomi, numero, data di nascita, cittadinanza…) tramite riconoscimento ottico, così l'ospite non deve digitare tutto a mano. Se la foto viene mossa o il sistema non riesce a leggere bene un campo, glielo segnala e gli permette di rifare lo scatto o di completare il dato a mano nella schermata successiva.

Questa estrazione automatica è un aiuto, non la fonte definitiva della scheda: tutti i campi restano modificabili dall'ospite nella schermata successiva, fino al momento in cui firma e invia.

È qui che l'ospite rivede e completa tutte le sue informazioni: nome e cognomi, data di nascita, sesso, cittadinanza, numero del documento, indirizzo di residenza, telefono ed email. I campi che l'app è riuscita a compilare automaticamente dalla scansione compaiono evidenziati perché li ricontrolli, ma può correggerne qualsiasi.

Subito sotto quei dati, nella stessa schermata, c'è il riquadro della firma: l'ospite firma con il dito (o con il mouse) direttamente lì. Non esiste un passaggio separato solo per la firma: dati e firma si completano insieme. Premendo «Avanti», l'app verifica che tutto ciò che è obbligatorio sia compilato e che la firma ci sia; se manca qualcosa glielo segnala in rosso e non lo lascia proseguire finché non lo corregge.

La firma è obbligatoria a partire dai 14 anni. I minori di 14 anni hanno un modulo ridotto in cui si chiedono solo nome e cognomi, data di nascita, cittadinanza e il rapporto di parentela con l'adulto responsabile — senza documento né firma, così come consente il Regio Decreto 933/2021.

Prima di inviare qualsiasi cosa, l'ospite vede un riepilogo completo: le date del soggiorno, i dati di ogni persona registrata (firma compresa, dove prevista) e i dati del contratto e della prenotazione.

Per completare l'invio deve spuntare un'ultima casella in cui dichiara che tutte le informazioni fornite sono veritiere e accurate. Solo allora si attiva il pulsante «Invia check-in».

In una prenotazione con più ospiti, ogni persona può completare la propria parte da un dispositivo diverso condividendo lo stesso link: i suoi dati vengono salvati appena ha finito, senza aspettare il resto del gruppo.

Appena tutti gli ospiti del link hanno inviato la propria registrazione, la scheda di quel link nel tuo pannello Link passa allo stato «Completato»: così sai a colpo d'occhio, senza doverlo chiedere, che il check-in è concluso. Finché resta qualcuno da registrare, la scheda rimane «In attesa».

Da lì in poi è BookCheckin a occuparsi di inviare la scheda del viaggiatore a SES Hospedajes in modo automatico, senza che tu debba fare nulla. Non serve che controlli a mano che sia partita: se mai un invio non riuscisse a completarsi (per esempio un dato che la Dirección General de la Policía rifiuta), ti avvisiamo e trovi come risolverlo nel manuale sugli invii non riusciti.