Creare e inviare un link di check-in
Genera un link di check-in manuale per un ospite senza prenotazione o per una struttura senza PMS, e condividilo sul canale che preferisci.
Ultima revisione: 16 agosto 2026
Apri Link
Nel menu laterale di BookCheckin apri «Link». Lì trovi tutti i link di check-in delle tue strutture — sia quelli che genera automaticamente un PMS collegato, sia quelli che crei a mano.
Nuovo link manuale
Premi «Crea link manuale», in alto a destra. I link manuali servono per gli ospiti che arrivano senza prenotazione o per le strutture senza collegamento a un PMS: le prenotazioni sincronizzate da un PMS generano il proprio link automaticamente, quindi non serve crearle qui — copiale dalla scheda Prenotazioni della struttura.
Struttura, date e ospiti
Scegli la struttura per cui stai registrando il soggiorno e, se già le conosci, la data di check-in e quella di check-out.
In «Ospiti» indica il numero totale di persone che soggiorneranno, minori compresi: il campo conta l'intera prenotazione, non solo gli adulti.
Al check-in almeno uno degli ospiti deve registrarsi come adulto (18 anni o più); una prenotazione composta solo da minori non può essere completata.
Fonte della prenotazione e tipo di soggiorno
«Fonte della prenotazione» non è solo informativa: BookCheckin la usa per compilare il tipo di pagamento dichiarato nella scheda ufficiale. Booking.com, Airbnb, Vrbo, Expedia e Hotels.com vengono comunicati come pagamento tramite piattaforma; Diretta e Altro come contanti — non esiste un campo a parte per il tipo di pagamento. Scegli sempre la fonte reale della prenotazione e non lasciare il valore predefinito se l'ospite è arrivato da una OTA.
«Tipo di soggiorno» compare solo nelle strutture in affitto a breve termine (temporada) — non negli appartamenti turistici — ed è obbligatorio in quel caso. Personalizza soltanto il messaggio di benvenuto che l'ospite vede al check-in: non cambia nulla di ciò che viene inviato al Ministero.
Dati dell'ospite e creazione
Nome ed email dell'ospite sono facoltativi, ma ti aiutano a riconoscere il link nell'elenco e servono se vuoi inviarglielo per email. Spunta «Invia subito questo link via email all'ospite» perché BookCheckin glielo mandi appena lo crei.
Premi «Crea link» per generarlo. Se la struttura non ha credenziali del Ministero valide, BookCheckin non ti lascerà creare il link: aggiungile prima nelle impostazioni della struttura.
Condividi e monitora il link
Ogni link compare come una scheda con uno stato: «In attesa» (creato, si aspetta che l'ospite completi il check-in), «Completato» (tutti gli ospiti previsti hanno inviato i propri dati), «Scaduto» (il termine è passato senza che venisse completato) o «Disattivato» (l'hai disattivato tu, oppure è scaduto, senza che nessun ospite avesse inviato i propri dati).
Copia il link con il pulsante «Copia» per passarlo all'ospite sul canale che preferisci, oppure usa «Invia email» se hai già il suo indirizzo e non gliel'hai ancora mandato: quel pulsante sparisce appena l'email parte.
Il link resta attivo fino a 7 giorni dopo la data di check-out; scaduto quel termine si disattiva automaticamente. I dati già inviati vengono comunque conservati, per obbligo di legge.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra un link manuale e uno generato dal PMS?+
I link manuali li crei tu da questa schermata, per gli ospiti che arrivano senza prenotazione o per le strutture senza collegamento a un gestionale (PMS). Se la struttura è collegata a un PMS, ogni prenotazione genera il proprio link automaticamente: puoi copiarlo dalla scheda Prenotazioni della struttura invece di crearlo qui.
Perché non riesco a creare un link per una delle mie strutture?+
Due motivi frequenti: la struttura non ha ancora credenziali del Ministero (SES Hospedajes) valide — aggiungile nelle sue impostazioni e verifica la connessione prima di creare link — oppure la struttura si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi, dove la registrazione dei viaggiatori si presenta attraverso un sistema regionale (Mossos d'Esquadra o Ertzaintza) a cui BookCheckin non comunica automaticamente. In Catalogna sei tu ad attivare la comunicazione ai Mossos dalla scheda Legale della struttura (salva l'identificativo di struttura e cambia la modalità): BookCheckin prepara il file e tu lo carichi sul portale — vedi il manuale «Registro de viajeros en Cataluña». Nei Paesi Baschi funziona allo stesso modo: nella scheda Legale della struttura salvi il codice di stabilimento che ti ha assegnato l'Ertzaintza e lo attivi; BookCheckin prepara il file XML del suo Registro Hostelero e tu lo carichi sul portale. Finché quel codice non risulta salvato, non si possono creare link. «Testa connessione» verifica solo che le credenziali siano valide: non garantisce che un invio reale venga accettato.
Per quanto tempo resta attivo un link?+
Fino a 7 giorni dopo la data di check-out — e mai meno di 7 giorni dal momento in cui lo crei, per esempio se registri un soggiorno già concluso. Se non hai indicato la data di check-out, dura 7 giorni dalla creazione. Passato quel termine si disattiva automaticamente; i dati già inviati vengono conservati in ogni caso.
Posso cambiare il numero di ospiti o il tipo di soggiorno dopo aver creato il link?+
Sì. Apri la scheda del link nell'elenco: «Modifica il numero di ospiti» ti permette di ridurre il numero di persone (per esempio se ne arrivano meno del previsto), e nelle strutture in affitto a breve termine (temporada) da lì puoi anche cambiare il tipo di soggiorno.
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