Comunicazione degli ospiti nei Paesi Baschi: come rispettare l’Ertzaintza
Nei Paesi Baschi, la comunicazione degli ospiti non viene inviata a SES Hospedajes: va trasmessa al registro dell’Ertzaintza. Chi è tenuto a farlo, come funziona, quali sanzioni sono previste e come BookCheckin copre i Paesi Baschi: check-in digitale e il file per l’Ertzaintza pronto perché lo carichi tu sul portale.
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In breve: nei Paesi Baschi la comunicazione degli ospiti non viene inviata a SES Hospedajes ma al registro elettronico dell’Ertzaintza (la polizia autonoma dei Paesi Baschi). Il termine è di 24 ore dall’arrivo dell’ospite e il registro va conservato per tre anni, come nel resto della Spagna (RD 933/2021). Le sanzioni sono disciplinate dalla Legge Organica 4/2015: da 100 a 600 € per le infrazioni lievi e da 601 a 30.000 € per quelle gravi. BookCheckin copre le strutture dei Paesi Baschi: aggiungi nella scheda Legale della struttura il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo, e il link di check-in, la scansione del documento e la firma funzionano dall’inizio alla fine. Con quei dati BookCheckin prepara il file nel formato XML del Registro Hostelero dell’Ertzaintza: sei tu a scaricarlo e a caricarlo sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai a quel portale e non conserva alcuna credenziale dell’Ertzaintza.
I Paesi Baschi non comunicano a SES Hospedajes
SES Hospedajes è la piattaforma statale del Ministero dell’Interno spagnolo, ma nei Paesi Baschi la competenza sulla registrazione degli ospiti spetta all’Ertzaintza. Gli alloggi baschi trasmettono i dati dei propri ospiti al registro elettronico della polizia regionale.
Come accade in Catalogna con i Mossos d’Esquadra, non si tratta di un obbligo aggiuntivo ma di un destinatario diverso: il dovere di comunicare gli ospiti previsto dal Regio Decreto 933/2021 si assolve nei Paesi Baschi nei confronti dell’Ertzaintza. Una comunicazione per un appartamento di Bilbao inviata a SES Hospedajes non soddisfa l’obbligo.
Fonti ufficiali
- ertzaintza.euskadi.eus— Portale ufficiale dell’Ertzaintza (Governo Basco) — comunicazione degli ospiti
- BOE-A-2021-17461 — Regio Decreto 933/2021— La norma statale che disciplina l’obbligo di registrazione
Chi è tenuto nei Paesi Baschi
L’obbligo riguarda ogni attività di alloggio situata nei Paesi Baschi, a prescindere dalle dimensioni:
- ✓Hotel, ostelli e pensioni.
- ✓Alloggi e camere per uso turistico e chi li gestisce.
- ✓Agriturismi e case rurali.
- ✓Campeggi e aree per camper.
- ✓Gestori e piattaforme che intermediano l’affitto di questi alloggi.
Come funziona la comunicazione all’Ertzaintza
Il canale è elettronico: l’Ertzaintza gestisce un proprio servizio di comunicazione degli ospiti, sul quale la struttura si registra e comunica gli arrivi dei propri ospiti. L’iscrizione e le istruzioni passano attraverso i canali ufficiali del Governo Basco.
Il termine coincide con quello statale: i dati vengono comunicati entro 24 ore dall’arrivo, e il registro degli ospiti va conservato per tre anni, disponibile in caso di ispezione.
I campi seguono la logica della comunicazione degli ospiti: identificazione dell’ospite, documento, data di nascita, nazionalità e dati del soggiorno. Trascrivili sempre esattamente come compaiono sul documento: la trascrizione manuale è la causa più frequente di comunicazioni errate.
Sanzioni: cosa rischi
Il regime sanzionatorio è quello della Legge Organica 4/2015 sulla protezione della sicurezza pubblica: le irregolarità nella compilazione dei registri sono qualificate come infrazione lieve, punita con multe da 100 a 600 €, mentre l’inadempimento degli obblighi di registrazione documentale può costituire infrazione grave, punita con multe da 601 a 30.000 €.
Non è richiesta alcuna intenzionalità: basta una sola comunicazione fuori termine o un solo ospite non comunicato. In alta stagione, ogni settimana senza un sistema fa aumentare il rischio.
Fonti ufficiali
- BOE-A-2015-3442 — Legge Organica 4/2015— Legge sulla protezione della sicurezza pubblica (regime sanzionatorio)
Paesi Baschi e SES Hospedajes: due sistemi, un solo obbligo
Se gestisci proprietà dentro e fuori dai Paesi Baschi, convivono due destinatari: gli alloggi baschi comunicano all’Ertzaintza; quelli situati in regioni senza un proprio registro di polizia comunicano a SES Hospedajes. La Catalogna, con i Mossos d’Esquadra, è l’altro caso di registro regionale.
I dati richiesti dalla comunicazione sono gli stessi in tutta la Spagna: identificazione dell’ospite, documento, data di nascita, nazionalità e dati del soggiorno. Ciò che cambia in base alla regione è il registro a cui viene trasmessa ogni comunicazione.
Posso usare BookCheckin per un alloggio nei Paesi Baschi?
Sì. Nella scheda Legale della proprietà aggiungi il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza e attivalo. È un passaggio unico, l’equivalente basco del salvataggio delle credenziali SES nel resto della Spagna: finché quel codice non risulta, la proprietà non può creare link di check-in; appena risulta, il check-in funziona dall’inizio alla fine. Se non trovi il tuo codice, scrivici e lo verifichiamo insieme.
Da lì il percorso è quello di sempre: mandi il link all’ospite, che inserisce i suoi dati, scansiona il documento e firma dal telefono. Con quei dati BookCheckin prepara il file XML per il Registro Hostelero dell’Ertzaintza, pronto da presentare, e tu lo scarichi quando vuoi.
L’ultimo passaggio lo fai tu, ed è una scelta precisa. BookCheckin non accede mai al portale dell’Ertzaintza, non invia nulla a tuo nome e non conserva alcuna credenziale. Sei tu ad accedere al Registro Hostelero con le tue credenziali e a caricare il file sotto “Envío fichero” entro 24 ore.
Il Registro Hostelero dell’Ertzaintza è il percorso che abbiamo aperto più di recente. Se il loro portale rifiuta un file, segnalacelo dalla pagina dei contatti — o da Assistenza, nel tuo pannello — con il messaggio di errore e lo correggiamo.
Se il tuo portafoglio include proprietà fuori dai Paesi Baschi e dalla Catalogna, quelle si comunicano da sole: BookCheckin conta oltre 9.000 comunicazioni accettate su SES Hospedajes. In Catalogna e nei Paesi Baschi, invece, BookCheckin prepara il file e lo carichi tu.
Ecco com’è un soggiorno nei Paesi Baschi, giorno per giorno:
- ✓Una volta sola: aggiungi e confermi il codice di stabilimento dell’Ertzaintza nella scheda Legale della proprietà.
- ✓A ogni prenotazione: crei il link di check-in e l’ospite inserisce i suoi dati, scansiona il documento e firma dal telefono.
- ✓BookCheckin prepara il file XML per il Registro Hostelero con gli ospiti già pronti e lo scarica per te.
- ✓Lo carichi tu sotto “Envío fichero” entro 24 ore e lo contrassegni come caricato in BookCheckin.
Risorse correlate
- Mossos ed Ertzaintza a confronto con SES Hospedajes — articolo del blog— Il confronto tra i due regimi regionali in 5 minuti
- Modello di comunicazione degli ospiti (PDF e Word)— Modello gratuito con i campi dell’Allegato I per raccogliere i dati
- Cos’è la comunicazione degli ospiti — guida completa— L’obbligo generale, spiegato
- Pagina dei contatti— Se il portale rifiuta un file, segnalacelo con il messaggio di errore
Domande frequenti
Il mio alloggio si trova a Bilbao o San Sebastián: devo registrarlo su SES Hospedajes?+
No. Gli alloggi situati nei Paesi Baschi comunicano i propri ospiti al registro dell’Ertzaintza, non a SES Hospedajes. La piattaforma statale riguarda le strutture del resto della Spagna, tranne la Catalogna, che comunica ai Mossos d’Esquadra.
Qual è il termine per comunicare all’Ertzaintza?+
Nei Paesi Baschi, 24 ore dall’arrivo dell’ospite per comunicare i dati all’Ertzaintza, lo stesso termine del resto della Spagna. Il registro degli ospiti deve inoltre essere conservato per tre anni.
Cosa succede se non comunico gli ospiti nei Paesi Baschi?+
L’inadempimento viene sanzionato ai sensi della Legge Organica 4/2015: da 100 a 600 € per le infrazioni lievi e da 601 a 30.000 € se viene considerata infrazione grave.
BookCheckin trasmette le comunicazioni all’Ertzaintza?+
Quel caricamento lo fai tu, ed è una scelta precisa. BookCheckin si occupa di tutto ciò che viene prima — check-in, scansione del documento, firma — e prepara il file XML per il Registro Hostelero dell’Ertzaintza, che scarichi e carichi tu stesso sul loro portale con le tue credenziali. BookCheckin non accede mai al portale dell’Ertzaintza, non invia nulla a tuo nome e non conserva alcuna credenziale. Per le tue proprietà fuori dalla Catalogna e dai Paesi Baschi, invece, l’invio a SES Hospedajes è automatico.
Che cosa mi serve per iniziare a usare BookCheckin nei Paesi Baschi?+
Il codice di stabilimento che ti ha assegnato l’Ertzaintza. Lo aggiungi nella scheda Legale della proprietà e lo attivi: fino a quel momento la proprietà non può creare link di check-in; da lì in poi check-in, scansione del documento e firma funzionano normalmente e BookCheckin ti lascia il file XML pronto da caricare.
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Aggiungi il codice di stabilimento dell’Ertzaintza ed è fatta: dati verificati, documento scansionato, firma digitale e il file XML dell’Ertzaintza pronto perché lo carichi tu sul loro portale. Nel resto della Spagna l’invio a SES Hospedajes è automatico.
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