Software di registrazione viaggiatori per la Spagna
In breve
BookCheckin è un software di registrazione viaggiatori per strutture ricettive turistiche in Spagna. Raccoglie i dati dell’ospite tramite check-in online e scansione del documento (DNI, NIE o passaporto) e invia automaticamente la comunicazione degli ospiti a SES Hospedajes, il sistema nazionale del Ministero dell’Interno spagnolo richiesto dal Regio Decreto 933/2021, entro il termine legale di 24 ore. I piani partono da 3 €/struttura/mese, senza minimi né commissioni, con 3 mesi di prova gratuita.
- Sistema
- SES Hospedajes (nazionale)
- Normativa
- RD 933/2021
- Termine di invio
- 24 h (automatico in pochi secondi)
- A partire da
- 3 €/struttura/mese
Come funziona, passo dopo passo
Dal link di check-in alla ricevuta del Ministero, senza mai accedere al portale ufficiale.
Arriva la prenotazione
Crei la struttura e aggiungi la prenotazione manualmente oppure la sincronizzi dal tuo PMS o canale di vendita. BookCheckin genera un link di check-in univoco per l’ospite.
L’ospite effettua il check-in online
Riceve il link via email, WhatsApp o SMS e compila i propri dati dallo smartphone, nella propria lingua, prima dell’arrivo.
Scansiona il suo documento
Fotografa il proprio DNI, NIE o passaporto. La nostra IA estrae nome, cognome, numero del documento, nazionalità e data di nascita — senza digitare nulla a mano.
Verifica, convalida e firma
L’ospite conferma i dati e firma digitalmente. BookCheckin convalida ogni campo rispetto a ciò che SES Hospedajes accetta prima di inviare qualsiasi cosa.
La comunicazione viene inviata a SES Hospedajes
La comunicazione degli ospiti viene trasmessa automaticamente al sistema nazionale del Ministero dell’Interno e la ricevuta viene conservata insieme alla prenotazione, pronta per qualsiasi ispezione.
Cosa include
Tutto il necessario per rispettare il RD 933/2021 e velocizzare il check-in — descritto con onestà, senza promesse che non manteniamo.
- Check-in online per gli ospiti, multilingue, da qualsiasi dispositivo.
- Scansione di DNI, NIE e passaporto con IA (OCR): l’ospite non digita mai i propri dati.
- Invio automatico della comunicazione degli ospiti a SES Hospedajes (sistema nazionale).
- Convalida preventiva di ogni campo secondo i formati richiesti da SES Hospedajes.
- Firma digitale dell’ospite e ricevuta di ogni invio conservata a fini di audit.
- Dati cifrati su server europei e conservati solo per il periodo previsto dalla legge (GDPR).
Quello che NON facciamo (e che altri non ti dicono)
Nessun riconoscimento facciale nel check-in
La verifica si basa sul documento: scansione OCR e conferma dell’ospite. Il check-in non utilizza il riconoscimento facciale: verifica il documento con l’OCR, non il volto.
Non archiviamo le immagini dei documenti
Estraiamo i dati richiesti dalla legge e non conserviamo la foto del DNI o del passaporto dell’ospite. Meno dati sensibili archiviati significa meno superficie di rischio.
Inviamo solo al sistema nazionale (SES Hospedajes)
La Catalogna (Mossos d’Esquadra) e i Paesi Baschi (Ertzaintza) hanno un proprio registro di polizia, al quale oggi non inviamo. BookCheckin non supporta ancora le strutture di quelle regioni: non è possibile creare link di check-in per esse.
Domande frequenti
Cos’è un software di registrazione viaggiatori?+
È uno strumento che raccoglie i dati identificativi di ogni ospite e li comunica alle autorità come richiesto dalla legge spagnola. Con BookCheckin, l’ospite effettua il check-in online e scansiona il proprio documento, e la comunicazione degli ospiti viene inviata automaticamente a SES Hospedajes, il sistema nazionale del Ministero dell’Interno spagnolo.
BookCheckin invia la comunicazione a SES Hospedajes automaticamente?+
Sì. Non appena l’ospite completa il check-in e firma, BookCheckin costruisce la comunicazione nel formato richiesto da SES Hospedajes e la trasmette al sistema nazionale in pochi secondi, senza che tu debba accedere al portale ufficiale. Il termine legale è di 24 ore dall’arrivo dell’ospite.
Quali documenti può scansionare?+
DNI e NIE spagnoli — fronte e retro — e passaporti. L’IA estrae nome, cognome, numero del documento, nazionalità e data di nascita, e l’ospite verifica i dati prima di firmare. Non c’è nulla da digitare a mano.
Utilizza il riconoscimento facciale o conserva le foto dei documenti?+
No. Nel check-in, BookCheckin non utilizza il riconoscimento facciale — verifica il documento, non il volto — e non archivia le immagini del DNI o del passaporto. Estrae solo i dati che la normativa richiede di comunicare e li conserva cifrati per il periodo previsto dalla legge.
Funziona se la mia struttura si trova in Catalogna o nei Paesi Baschi?+
BookCheckin comunica al sistema nazionale SES Hospedajes. La Catalogna e i Paesi Baschi mantengono registri di polizia propri (Mossos d’Esquadra ed Ertzaintza), ai quali oggi non inviamo. BookCheckin non supporta ancora le strutture di quelle regioni: non è possibile creare link di check-in per esse.
Quanto costa il software di registrazione viaggiatori?+
I piani di BookCheckin partono da 3 €/struttura/mese, funzionano a partire da 1 struttura e non applicano commissioni per check-in, per ospite o per comunicazione inviata. I primi 3 mesi sono gratuiti, poi si applica il prezzo standard del tuo piano.
Entro quanto tempo bisogna inviare la comunicazione degli ospiti?+
Il Regio Decreto 933/2021 richiede di comunicare i dati entro un massimo di 24 ore dall’arrivo dell’ospite. BookCheckin lo fa automaticamente in pochi secondi non appena l’ospite completa il check-in, quindi il termine smette di essere un rischio.
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